小売業界の自動化は、請求書の処理を迅速かつ正確に行うことで、エラーを最小限に抑え、運用効率を最適化します。
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小売業およびFMCG企業における手作業による請求書処理に関する運用上の課題
小売業界およびFMCG（消費財業界）では、請求書処理は非常に重要な役割を果たしており、支払いに影響を与えるだけでなく、キャッシュフローや企業の業績にも影響を与えます。しかし、急速な成長と高い需要に伴い、手作業での請求書処理は大きな課題となっています。以下は企業が直面している問題です。
膨大な請求書の量
小売業およびFMCG企業は、毎日、多くの異なるサプライヤーからの大量の請求書を処理しなければなりません。大規模な業務と増え続ける請求書の数により、手作業での処理はオーバーロードの原因となりやすくなります。これにより、データ入力のエラーが発生し、支払いプロセスが遅れ、サプライヤーとの関係に直接影響を与える可能性があります。
エラーと欠陥のリスク
データ入力を手作業で行う場合、特に処理すべき請求書の数が多いと、エラーが発生しやすくなります。データ入力でのわずかなエラーが、請求書と注文書または受領した商品の照合ミスにつながる可能性があります。これは、財務管理を困難にするだけでなく、サプライヤーからの信用を失う原因にもなります。
高額な処理コストと時間
手作業による請求書処理は、時間がかかるだけでなく、大量の人材を必要とします。従業員は多くの時間を費やしてデータ入力、検証、請求書の照合を行う必要があります。これにより、運用コストが増加し、処理時間が長くなることで、適時な支払いが難しくなります。このプロセスが遅延すると、企業はキャッシュフローの問題に直面し、サプライヤーとの交渉の機会を失う可能性があります。
書類管理および保管の課題
請求書は、法的要件や監査のために、長期間安全に保管する必要があります。しかし、必要な時に請求書を検索・取り出すには多大な時間と労力がかかり、特に大量の書類を扱う企業にとっては困難です。これにより、業務プロセスが遅延するだけでなく、書類の紛失や損傷のリスクも増加します。
FMCG業界における請求書処理の自動化ソリューション
手作業による請求書処理の重大な課題に直面し、小売業およびFMCG企業は、自動化ソリューションを導入することで、効率を改善し、エラーを最小限に抑える最適な方法を模索しています。自動化は、処理速度を向上させるだけでなく、多くの利点をもたらし、競争の激しい市場で企業が競争優位を維持するのに役立ちます。
プロセス:
- 請求書の収集：サプライヤーからの請求書は、紙またはデジタル形式で受け取り、処理準備のためにスキャンされます。
- データの認識と抽出（OCRおよびAI）：OCR技術を使用して、請求書からサプライヤー名、請求書番号、総額などの情報を認識および抽出します。
- データの照合：システムは、請求書を注文書（PO）や商品受領書と自動的に照合し、正確性を確認します。
- 請求書の承認: 照合が成功した請求書は、統合されたERPシステムを通じて自動的に承認されます。
- 保存と管理: 請求書はデジタル形式で保存され、簡単に検索でき、法的規制に準拠しています。
- レポートと分析: システムは請求書データを自動的にレポートおよび分析し、企業の意思決定を支援します。
自動化のメリット
請求書処理の自動化は、企業が運用プロセスを最適化するための重要なメリットをもたらします。
- 処理速度の向上：自動システムは、数千枚の請求書を数分で処理でき、手動では数時間、場合によっては数日かかることもあります。これにより、企業は請求書を迅速に処理し、キャッシュフローと適時な支払い能力を向上させます。
- エラーの最小化：OCRとAIの支援により、システムは正確にデータを認識し入力することができ、人為的なエラーを最小限に抑えます。これには、請求書と注文書や受領した商品の自動照合も含まれ、プロセス全体の正確性と透明性が確保されます。
- コスト削減：自動化により、企業はデータ入力や請求書のチェックに関連する人件費を削減できます。また、迅速かつ正確な処理により、遅延やエラーによる罰金を回避できます。
- データ管理と検索機能の向上：請求書はデジタル形式で保存され、簡単に検索できます。
成功事例：ベトナムのCentral Retail
Central Retailは2012年にベトナム市場に参入し、現在では全国に38のショッピングセンターと260の店舗を展開しています。顧客中心の持続可能な成長を目指すオムニチャネルリーダーとして、ベトナムのCentral Retail（CRV）はそのリーダーシップを維持するために尽力しています。
多くの顧客とサプライヤーを抱えるCRVは、年間180万枚の請求書を処理および照合するという圧力に直面しており、このプロセスには75人のフルタイム従業員が必要で、年間18万時間の作業時間を費やしています。この反復的で単調な作業は、特にピーク時に退職率を高めるリスクがあります。
運用効率を向上させるために、CRVはakaBotが開発した自動化技術を請求書処理プロセスに導入しました。akaBotソリューションは、CRVの既存の会計システムと簡単に統合でき、迅速な操作を可能にします。反復的な作業は自動ボットによって実行され、エラーを最小限に抑えることができます。akaBotの自動化技術の導入により、CRVは5年間で請求書処理コストを10億VND削減し、年間9万時間の作業時間を削減しました。
競争力を強化するための請求書処理の自動化
今日のビジネス環境では、特に小売業やFMCG業界の企業にとって、請求書処理の自動化が重要な役割を果たしています。自動化は、処理速度の向上、エラーの最小化だけでなく、リソースの最適化、コスト削減、管理効率の向上にも役立ちます。
競争が激化する環境では、企業が持続的な成長を維持するためには、最新の技術ソリューションを導入することが不可欠です。そのため、企業は競争力を強化し、市場の要求に効果的に対応するために、自動化ソリューションを迅速に導入する必要があります。
