請求書処理の最適化は、企業が解決策を模索している課題の一つです。自動化のソリューションは、エラーの削減だけでなく、作業効率の向上にも寄与します。PJICOやCentral Retail Vietnamの事例を通じて、自動化がどのようにコスト削減と運用の最適化を実現したのかを探ってみましょう。
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企業の財務・経理部門は、請求書処理の課題に悩んでいます
大企業では、財務・経理部門が請求書や書類の処理に関連する膨大な作業量に直面することがよくあります。このプロセスは多くの手動での確認や保存を必要とし、時間とリソースを浪費します。
財務・経理部門のスタッフは、請求書のチェックと保存に多くの時間を費やさなければなりません。実際、平均的な経理担当者は、手作業で1時間に5枚の請求書しか処理できず、1枚あたりのコストは2.07ドルから10ドルに及びます。さらに、無効な請求書や偽造、使用期限切れ、情報の誤りがある場合も、処理が困難で時間がかかります。手動でチェックするのは、請求書の情報のずれやスプレッドシートのデータエラーのリスクを引き起こす可能性があります。
自動化の導入: 企業の効率的な運営ソリューション
この課題に対して、自動化された請求書処理プロセスは、コストと時間を節約するだけでなく、精度を向上させ、データのエラーに関連するリスクを軽減します。RPAやAIなどの技術を活用する自動化ソリューションは、請求書の収集、検証、保管を効率的に行い、企業の運営効率を大幅に向上させます。
PJICOは請求書処理の自動化によって、毎月6,000時間の労働時間を節約しています
ベトナムの主要な保険会社の一つとして30年以上の発展を遂げてきた石油保険株式会社（PJICO）は、卓越した成長を遂げています。PJICOは2023年から2028年にかけてのデジタルトランスフォーメーションの加速を進めており、デジタルプラットフォーム上で持続可能で安全、効率的な運営を目指し、顧客体験の向上とビジネス機会の拡大を図っています。
運営や請求書管理の面では、PJICOは現在、毎日何千件もの請求書を処理しています。PJICOでの従来の請求書処理の流れは最大で7つのステップがあり、供給者から電子請求書を受け取り、状態を確認し、請求書をシステムにアップロードし、支払い要求や伝票を作成する作業が含まれています。
請求書の照合などの繰り返しの手作業を自動化する可能性を認識したPJICOは、akaBotチームと協力してプロセスの改善を図りました。akaBotのバーチャルアシスタントは、光学式文字認識（OCR）を使用して、内容の抽出、請求書の確認、重複の検出、支払い方法の確認、請求書の状態の更新、規定に従った文書の保存まで、プロセス全体を自動化します。
その結果、請求書の処理時間は平均15分からわずか3分に短縮され、処理時間が80%削減されました。これにより、PJICOは財務・会計部門の毎月6,000時間の労働時間を節約し、エラーを99.9%削減することができました。
セントラル・リテール・ベトナム、5年間で50万ドルの節約を自動化により実現
2012年にベトナム市場に進出したセントラル・リテールは、拡張を続け、現在では38のショッピングモールと260の店舗を全国に展開しています。セントラル・リテール・ベトナム（CRV）のビジョンと使命は、顧客中心のマルチチャネル小売業者として、業界のリーダーであり続け、持続可能な成長を遂げることです。
多数の顧客とサプライヤーを抱えるCRVは、年間180万件の請求書の処理と照合という課題に直面しています。このプロセスには75人のフルタイム社員が必要で、毎年18万時間の労働を消費しています。仕事の反復性と単調さは、特にピーク時において社員の離職率を高める可能性があります。
業務改善の課題に対処するため、CRVはakaBotの自動化技術を請求書処理プロセスに導入しました。akaBotはCRVの既存の会計システムとスムーズに統合し、迅速な操作を可能にします。繰り返しの作業は自動化ボットが担当し、エラー率を低下させます。akaBotの導入により、CRVは5年間で50万ドルの請求書処理コストを節約し、年間9万時間の労働を削減しました。
デジタル変革の旅を加速する自動化アプリケーション
PJICOとCentral Retailの成功事例は、企業が請求書処理を最適化し、自動化を導入することでコスト削減とビジネス効率の向上を実現した方法を示しています。また、企業は自動化の適用範囲を拡大し、サプライチェーン管理、人事管理、顧客サービス、注文処理、在庫確認、配送追跡、給与処理、勤怠管理、採用活動など、さまざまなプロセスで自動化を進めることができます。
akaBotの導入チームによると、先進的な自動化ソリューションの支援を受けることで、企業はパフォーマンスを80%向上させ、コストを最大60%削減し、時間を最大90%節約することができます。この結果、企業はより柔軟で適応力のあるビジネスを構築し、収益の最適化を実現することで、現在の経済的課題を乗り越え、市場での競争力を高めることができます。
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R出典:
4 Challenges of Traditional Invoice Management
It’s costing how much? The truth about manual invoice processing
