Table of Contents
Thông tin khách hàng
Có mặt tại thị trường Việt Nam từ 2012, Central Retail liên tục mở rộng và phát triển, tới nay đã sở hữu 38 trung tâm thương mại, 260 cửa hàng trên toàn quốc. Tầm nhìn và sứ mệnh của Central Retail tại Việt Nam (CRV) là trở thành một nhà bán lẻ đa kênh lấy khách hàng làm trung tâm, luôn đứng đầu và phát triển bền vững.
Thách thức
Với số lượng khách hàng và nhà cung cấp lớn, CRV đứng trước áp lực xử lý và khớp 1,8 triệu hóa đơn/năm. Quy trình này yêu cầu 75 nhân viên làm việc toàn thời gian, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc mỗi năm. Xét về dài hạn, tính chất công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán này có thể khiến tỷ lệ nhân viên bỏ việc tăng cao, đặc biệt trong những thời gian cao điểm.
Giải pháp
Nhận thấy RPA là giải pháp tiềm năng giúp CRV xử lý thao tác khớp hóa đơn lặp đi lặp lại thủ công, CRV đã phối hợp với đội ngũ akaBot, tạo ra một quy trình mới ứng dụng RPA, trong đó bot hỗ trợ con người tối đa, giảm thiểu tác vụ thủ công của con người.
- Tự động tải hóa đơn điện tử (e-invoice).
- Trích xuất dữ liệu từ e-invoice, chuyển (convert) sang file excel.
- So sánh đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với các văn bản liên quan.
- Thông báo với kế toán khi phát hiện trường hợp bất thường.
Trong quy trình này, con người đóng vai trò quyết định cuối cùng.
Kết quả
Ứng dụng akaBot mang lại những kết quả rõ rệt:
- Hệ thống: Dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại của CRV, cho phép thao tác nhanh chóng. Ngoài ra, bot có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bao gồm cả những thông tin nhạy cảm, giúp giảm thiểu rủi ro về bảo mật và cá nhân.
- Con người: akaBot giúp giải phóng một lượng lớn các tác vụ lặp đi lặp lại cho kế toán, cho phép họ tập trung nhiều hơn vào các tác vụ quan trọng hơn, tạo ra giá trị cao hơn.
- Vận hành kinh doanh: Các tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán được đảm nhiệm bằng bot tự động, giúp giảm tỷ lệ sai sót, hạn chế các sai sót thủ công, sai sót đến từ con người. Việc ứng dụng tự động hóa akaBot đã giúp tiết kiệm chi phí xử lý hóa đơn tới 10 tỷ VNĐ trong vòng 05 năm, giảm tới 90.000 giờ làm việc mỗi năm.
“Nhờ các kết quả hoạt động khả quan, CRV dễ dàng chủ động chiến lược mở rộng kinh doanh, đẩy mạnh vận hành trên tất cả các kênh bán hàng. Với thời gian tiết kiệm được, CRV phát triển các giá trị giữ chân khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm mua sắm.” – Bà Trần Thị Hồng Nhan, Trưởng Bộ phận Kế toán và Tài chính, Central Retail tại Việt Nam.
