Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotics Process Automation – RPA) ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Nhờ những lợi ích mà công nghệ này mang lại, các công ty đã bắt đầu áp dụng RPA vào các quy trình hoạt động của mình. Nếu bạn đang nhắm đến việc áp dụng giải pháp này vào công ty của mình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ giải đáp về cách thức hoạt động của một dự án tự động hóa.

Nguồn: CiGen

Việc triển khai RPA khá đơn giản nếu như các công ty có mục tiêu và chiến lược rõ ràng khi sử dụng. Mặc dù mỗi nhà cung cấp RPA có cách giới thiệu riêng sản phẩm của mình tới khách hàng, nhưng một dự án RPA luôn trải qua ít nhất ba giai đoạn, bao gồm giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thử nghiệm và giai đoạn triển khai.

Giai đoạn chuẩn bị

Quá vội vàng ứng dụng RPA mà chưa hề có sự chuẩn bị nào chính là sai lầm nghiêm trọng khiến nhiều công ty phải bỏ ra khoản chi phí cao mà không thu lại được lợi ích gì. Việc thành hay bại trong dự án RPA đều phụ thuộc vào sự chuẩn bị của doanh nghiệp. Ngay từ bước đầu, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phác thảo mục tiêu của mình cũng như xác định rõ những yêu cầu khi triển khai RPA. Việc này không chỉ giúp điều chỉnh RPA phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty mà còn có thể dự đoán những rủi ro tiềm ẩn và loại bỏ bất kỳ rào cản nào. Cuối giai đoạn này, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố cơ bản như mục tiêu, trường hợp sử dụng, nhà cung cấp được lựa chọn và lộ trình hoàn thiện cho giải pháp RPA.

Nguồn: Simplify Reality

• Mục tiêu đề ra

Giai đoạn này trước hết đề ra mục tiêu và yêu cầu để công ty có thể xem xét lại kết quả thu được khi kết thúc dự án. Những mục tiêu này sẽ được so sánh với thành tích đạt được trong suốt dự án và được điều chỉnh để RPA phù hợp với môi trường doanh nghiệp.

• Xác định trường hợp sử dụng

Bước tiếp theo là định hình những tác vụ sử dụng RPA trong công ty. Chỉ cần lướt qua các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, ta có thể nhận định được tình huống nào là lý tưởng để chuyển đổi từ các tác vụ thủ công sang tự động. Trong một số trường hợp, chỉ một phần nhỏ trong quy trình của công ty mới có thể được tự động hóa.

• Lựa chọn nhà cung cấp

Một bước chuẩn bị khác trong việc triển khai RPA là tìm kiếm các nhà cung cấp hỗ trợ tốt nhất cho công ty. Nằm trong một ngành công nghiệp cạnh tranh, mỗi nhà phát triển RPA đều phải tạo ra các tính năng đặc trưng của riêng họ làm nổi bật sức mạnh công nghệ của họ trong một lĩnh vực riêng biệt. Do đó, sau khi nắm rõ tất cả các sản phẩm, các công ty cần lựa chọn đối tác phù hợp của mình, những người hiểu rõ các yêu cầu cơ bản trong ngành của khách hàng.

Giai đoạn thử nghiệm

Bước sang giai đoạn thứ hai, chúng ta cần hiểu rõ về môi trường vận hành và kỹ thuật để RPA có hiệu quả. Theo những định hướng ban đầu, các nhà phát triển RPA có thể thiết kế các giải pháp và chạy một vài thử nghiệm để kiểm tra xem liệu phần mềm của họ có thể trở thành giải pháp đối với khó khăn của doanh nghiệp hay không.

Nguồn: Bitrix

• Thiết kế giải pháp

Trong trường hợp các công ty áp dụng công nghệ tự động hóa vào quy trình làm việc của họ, khối lượng giữa robot và con người sẽ cần có sự điều chỉnh. Hiển nhiên là những quy trình rắc rối trước đây sẽ được rút ngắn. Do đó, chúng ta cần phải tìm ra vai trò của những trợ lí ảo trong quy trình hoạt động mới để các bot RPA có thể được lập trình chính xác.

• Kiểm tra và chạy thử nghiệm

Trước hết, robot cần được thử nghiệm. Với tất cả các bước chuẩn bị cho đến nay, một thử nghiệm thí điểm có thể ghi lại hiệu quả của RPA trong tình huống áp dụng của doanh nghiệp. Việc thử nghiệm này nhằm cung cấp những thông tin cần thiết để tối ưu hóa RPA theo các mục tiêu và nhằm điều chỉnh chiến lược phù hợp. Trong giai đoạn này, kiến trúc sư phần mềm có nhiệm vụ giám sát và sửa lỗi nếu có.

Giai đoạn áp dụng

Giai đoạn cuối cùng của quá trình tự động hóa robot là ứng dụng vào doanh nghiệp. Sau khi xác định các yếu tố cần thiết để nhận diện các quy trình có thể ứng dụng RPA và các trường hợp khả thi khác, ở bước này, doanh nghiệp có thể thấy rõ những mục tiêu mà họ đề ra ban đầu khi sử dụng RPA.

Nguồn: Bell System

Để phát huy tác dụng của RPA như một công cụ bền vững của hệ thống quản lý, các tổ chức nên mở rộng khuôn khổ của mình để phát hiện thêm các bộ phận có thể được tự động hóa bởi RPA. Trong một số trường hợp, RPA được triển khai hoàn toàn không thể được sử dụng. Tuy nhiên, miễn là các doanh nghiệp có tầm nhìn rõ ràng trong việc sử dụng RPA, các trợ lý ảo này sẽ trở nên rất hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa quy trình làm việc nội bộ. Ngoài ra, chúng ta nên khai thác những lợi ích của RPA sớm hơn bằng cách thực hiện chúng đúng quy trình ngay từ đầu.

Nguồn:

• 12 step best practice RPA implementation guide [2021 update]
• Robotic Process Automation | RPA Life Cycle
• The Four Stages of Robotic Process Automation (RPA)
• A five-step approach to an RPA implementation
• The Top 10 Technology Tre