Nếu bạn đang đọc bài viết này, khả năng cao bạn đang tìm cách đưa tự động hóa  vào doanh nghiệp của mình. Ngày càng nhiều công ty đang tự động hoá các quy trình do những lợi ích về năng suất, nhân lực và thời gian. Bạn có thể nghĩ rằng tự động hoá là một lựa chọn đúng cho doanh nghiệp của mình, tuy nhiên, có một vài điều bạn cần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. 5 câu hỏi sau đây sẽ giúp đưa ra quyết định đúng đắn về chuyển đổi số bằng công nghệ tự động hóa. 

1. Tình trạng hiện tại của doanh nghiệp bạn ra sao?

Hãy thử dừng lại và nhìn vào tổng thể công ty của bạn. Xem xét dòng tiền, bức tranh tài chính, chỉ số sản xuất và những mảng cần cải thiện khác. Nếu công ty có nhiều vấn đề cần tập trung nguồn nhân lực lớn, tự động hoá ở một số khâu sẽ giúp nhân viên có nhiều thời gian để giải quyết các vấn đề đó. Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tăng trưởng vì công nghệ sẽ giúp nhân viên tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn.

Nguồn: The Enterprisers Project

2. Những hoạt động nào cần chuyển đổi số? 

RPA là một công cụ tốt cho tự động hoá để tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, RPA không thể phát huy được hết  khả năng nếu không được áp dụng vào đúng  quy trình. Các doanh nghiệp nên cân nhắc các yêu cầu dưới đây để đảm bảo áp dụng RPA một cách đúng nhất: 

• Quy trình có một quy tắc nhất định, không cần phán đoán của con người 
• Các công việc lặp đi lặp lại, dễ bị sai số chủ quan
• Quy trình đi theo một hướng dẫn cụ thể 
• Dữ liệu đầu vào (nếu có) đã được số hóa

Với những quy trình có quy luật và hướng dẫn rõ ràng, robot RPA sẽ thực hiện những công việc đó chính xác hơn. 

Sau khi bạn đã xác định được quy trình cần tự động hóa, câu hỏi tiếp theo cần đặt ra là: Quy trình này đã được thiết kế tối ưu nhất chưa? Một quy trình tệ khi được tự động hóa sẽ chỉ là một quy trình tệ được làm nhanh hơn. Nếu quy trình này đang gây rắc rối cho công việc, hãy thử suy nghĩ  xem tự động hoá có giải quyết được vấn đề thực sự. Có phải vấn đề chỉ nằm ở việc qui trình chậm chạp hay tốn nhiều nhân lực? Bạn có thể làm quy trình hiệu quả hơn mà chưa cần tự động hoá? Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, hãy  tính đến cách để tự động hóa quy trình.

Nguồn: Packtpub

3. Tự động hóa sẽ thay đổi công việc như thế nào? 

Tự động hóa sẽ nhanh và hiệu quả hơn nếu có những số liệu và báo cáo cụ thể, giúp bạn có một quyết định chi tiết và chính xác. Ví dụ, bạn  có thể dự đoán tổng lượng sản xuất của công ty sau khi đã tự động hoá. Con số này có thể được ước tính bằng số giờ lao động giảm xuống   sau khi đã được tự động  hóa trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy so sánh con số này với những báo cáo có sẵn của công ty trong 1-5 năm gần đây. 

Nguồn: Freepik

4. Chi phí cho áp dụng tự động hoá và đào tạo nhân lực là bao nhiêu?

Chuyển đổi số không miễn phí, nhưng hãy nghĩ đây là khoản đầu tư lâu dài giúp doanh nghiệp tăng trưởng với cấp số nhân. Phân tích tỷ số hoàn vốn (ROI) sẽ cho bạn cái nhìn hoàn chỉnh hơn. Các khoản chi tiêu cho đào tạo nhân lực cũng nên được cân nhắc. Khi một phần mềm mới được đưa vào sử dụng,  sẽ mất vài ngày hoặc tuần để tất cả các nhân viên cần được đào tạo. Hiện tại có khá nhiều phần mềm có giao diện đơn giản, gần như không cần mất thời gian đào tạo mà nhân viên có thể thích nghi dễ dàng. Tính toán kỹ các chi phí áp dụng và đào tạo sẽ giúp bạn có một chiến lược chuyển đổi số tốt và đạt được lợi ích tối đa. 

Nguồn: Freepik

5. Những vấn đề gặp phải sau khi tự động hoá là gì?

Duy trì và nâng cấp phần mềm thường xuyên rất quan trọng. Nhiều phần mềm sẽ tự  cập nhật khi có những thay đổi từ phía doanh nghiệp. Các công việc thực hiện bởi robot luôn   cần được kiểm tra bởi  nhân viên do tự động hoá chỉ là phần bổ sung cho con người. Phát hiện vấn đề từ sớm sẽ tránh công sức bị uổng phí. Các vấn  đề tiếp diễn cần được thông báo cho nhà cung cấp phần mềm để có giải pháp và nâng cấp kịp thời. 

References:

• 4 Key Questions to Ask Before Automating Business Processes
• 3 Critical Questions to Ask Before Adopting Process Automation
• Are you asking these questions before implementing RPA? You should be…
• 10 Questions To Ask Before Starting Any IT Automation Project