6 Bước “Tự Động Hóa Nhanh” Cho Doanh Nghiệp Với akaBot

Có lẽ Tự động hóa đã không còn là một thuật ngữ xa lạ với giới doanh nghiệp với mức độ thâm nhập vào thị trường Việt Nam ngày càng cao và hiệu quả thực tế mỗi lúc một rõ nét hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều băn khoăn về tốc độ ứng dụng cũng như quy trình RPA thực tế sẽ được thực hiện thế nào. 

Với tôn chỉ tự động hóa phải nhanh, áp dụng chiến lược Fast to Mass, akaBot giúp một quy trình có thể được hoàn thiện tự động hóa chỉ trong 2-3 tuần. Cùng đi sâu vào tìm hiểu Quy trình Tự động hóa nhanh 6 bước từ akaBot để thấy được bức tranh ứng dụng công nghệ đã trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Khảo sát

Mục đích: Hiểu cách thực hiện quy trình nghiệp vụ, làm rõ các yêu cầu về logic của bot, xác định các bước/ dữ liệu cần chuẩn hóa trước khi đưa vào tự động

Thời gian trung bình: 1 – 2 buổi họp

Hình thức: Offline/ Online

Đại diện: BA akaBot làm việc cùng Phòng ban nghiệp vụ

Hoạt động chính: 

1. Tìm hiểu mục đích, tần suất thực hiện, PIC của quy trình nghiệp vụ

2. User demo trực tiếp quy trình nghiệp vụ chi tiết trên các hệ thống

3. Làm rõ quy luật thực hiện và các vấn đề khác

4. Đánh giá tính khả thi và đề xuất thay đổi/ chuẩn hóa các bước trước khi đưa vào tự động hóa

Kết quả: Bảng đánh giá tính khả thi tự động hóa và mô tả sơ bộ quy trình

Đội ngũ BA akaBot am hiểu nghiệp vụ và có kinh nghiệm khảo sát nhiều dự án ở nhiều ngành khác nhau đảm bảo hướng đi đúng đắn và bước đầu thuận lợi.

Tài liệu quy trình

Mục đích: Mô tả lại quy trình nghiệp vụ để phục vụ cho giai đoạn phát triển bot đủ và đúng yêu cầu của khách hàng

Thời gian trung bình: 3-5 ngày/ quy trình

Hình thức: Họp Online

Đại diện: BA akaBot; Phòng ban nghiệp vụ xác nhận tài liệu chính xác

Hoạt động chính: 

1. BA viết tài liệu

2. BA gửi tài liệu cho user review

3. Tổ chức meeting để giải thích tài liệu cho user

4. User xác nhận tài liệu chính xác hoặc yêu cầu chỉnh sửa/ bổ sung nếu cần

Kết quả: Tài liệu mô tả quy trình (PDD)

Phát triển bot

Mục đích: Tạo ra bot tự động quy trình

Thời gian trung bình: 1 – 3 tuần/ quy trình

Hình thức: Họp Online hoặc Onsite bên khách hàng

Đại diện: Developer akaBot; IT bên Khách hàng cung cấp môi trường, hệ thống; Phòng ban nghiệp vụ hỗ trợ giải thích các vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ nếu cần.

Hoạt động chính:

1. Xây dựng framework bot

2. Phát triển bot theo PDD bàn giao từ BA

Kết quả: Bot Package

Đội ngũ developer của akaBot đã có kinh nghiệm thực chiến dày dặn, có thể triển khai rất nhanh chỉ từ 1 tuần.

Test bot

Mục đích: Kiểm thử hoạt động của bot trước khi UAT với khách hàng

Thời gian trung bình: 1-2 ngày/ quy trình

Hình thức: Offline/ Online

Đại diện: BA và Developer của akaBot

Hoạt động chính: Kiểm tra hoạt động của bot để đảm bảo bot hoạt động trơn tru trước khi UAT với khách, BA và DEV kiểm thử tất cả các test case

Kết quả: Các test case đều thành công

UAT – Go live

Mục đích: Người dùng kiểm thử hoạt động của bot theo các test case họ chuẩn bị để đảm bảo bot hoạt động đúng yêu cầu

Thời gian trung bình: 1 tuần/ quy trình

Hình thức: Họp Online hoặc Onsite bên khách hàng

Đại diện: BA và Developer của akaBot làm việc với Phòng ban nghiệp vụ

Hoạt động chính:

1. Test từng test case

2. Ghi nhận kết quả

3. Fix bug nếu có

Kết quả: Các test case đều thành công

Đội ngũ akaBot luôn sẵn sàng onsite, đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm tốt nhất.

Đào tạo chuyển giao

Mục đích: Hướng dẫn người dùng cách vận hành bot và cách xử lý trong các trường hợp exception

Thời gian trung bình: 1 ngày/ quy trình

Hình thức: Họp Online hoặc Onsite bên khách hàng

Đại diện: BA và Developer của akaBot làm việc với IT và Phòng ban nghiệp vụ

Kết quả: 

Bot được triển khai thành công

Các tài liệu được bàn giao đầy đủ cho user

User hiểu cách vận hành bot

Với 6 bước tự động hóa nhanh, akaBot có thể triển khai đồng thời nhiều quy trình cùng lúc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian & đẩy nhanh tiến độ dự án. Các nhà hoạch định chiến lược trong ngành ngân hàng chia sẻ, để nắm được lợi thế, việc áp dụng công nghệ của các doanh nghiệp cần phải nhanh, nhanh và nhanh. Tiếp đó là nhận phải hồi và liên tục cập nhật, thay vì chỉ chờ đợi và dự đoán tương lai xa.