7 Quy Trình Thủ Công Cần Được Tự Động Hóa Trong Bán Lẻ

Một nghiên cứu của The Alternative Board, đơn vị tư vấn quản trị đã chỉ ra, 72% các nhà quản lý doanh nghiệp bán lẻ cảm thấy quá tải và chồng chéo về chức năng & nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải ưu tiên việc giải phóng thời gian để tránh được tình trạng đốt sức và giúp nhà quản lý luôn đạt trạng thái tốt nhất. Đánh giá các quy trình hiện tại, tự động hóa các quy trình thủ công là cách tăng tốc vận hành cho các nhà bán lẻ. Bài viết này đề cập những quy trình thủ công trong bán lẻ cần được tự động hóa.

Kiểm đếm kho 

Kiểm soát kho hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng trong bán lẻ. Cần phải kiểm đếm hàng chính xác để đảm bảo số liệu tồn kho khớp với số lượng thực tế. Việc tự động hóa khâu lấy hàng vốn khó thực hiện (trừ khi bạn có robot vật lý tại kho hàng), tuy nhiên các nhà bán lẻ có thể sử dụng ứng dụng quét mã barcode và các công cụ số khác thay cho việc sử dụng giấy bút truyền thống. 

Nếu bạn đã sử dụng máy POS hoặc hệ thống quản lý kho, hãy hỏi nhà cung cấp về việc ứng dụng tính năng lấy hàng từ kho. Nhà bán lẻ cũng có thể tự động hóa việc đối chiếu tồn kho thông qua việc đồng bộ hệ thống quản lý kho với giải pháp kiểm đếm hàng. Cách làm này giúp giảm các tác vụ thủ công, tăng tốc quá trình đối chiếu kho, giảm sai sót của con người. 

Đọc thêm: 5 Xu Hướng Công Nghệ Quan Trọng Ngành Bán Lẻ Năm 2022

Quản lý khách hàng 

Khách hàng đang đòi hỏi các thương hiệu chú trọng hơn tới yếu tố cá nhân hóa. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra 62% khách hàng kì vọng các nhãn hàng sẽ gửi chương trình khuyến mãi tùy chỉnh cho họ, 54% người mua hàng mong muốn có những mã giảm giá trong ngày nếu họ chia sẻ thông tin cá nhân cho nhà bán lẻ. 

Khách hàng đang muốn những trải nghiệm khách hàng được thiết kế riêng cho họ, do vậy nhà bán lẻ cần cá nhân hóa cách phục vụ những khách hàng khác nhau. Đó là lý do cần có tự động hóa. Thu thập thông tin khách hàng thủ công để tạo ra các chiến dịch marketing mà không có công nghệ hỗ trợ sẽ vừa mất thời gian, vừa không dễ để nhân rộng. 

Một hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM hiệu quả, có khả năng tự động hóa sẽ là giải pháp tốt. Theo đó, nhà bán lẻ có thể thu thập thông tin người mua hàng, phân khúc, từ đó tạo ra và vận hành các chiến dịch cá nhân hóa cho khách hàng. Lý tưởng nhất là tích hợp CRM với hệ thống bán hàng – tích điểm cũng như nền tảng TMĐT, tại đó dữ liệu bán hàng, lịch sử mua hàng đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất. 

Tìm hiểu thêm về giải pháp tự động hóa trong ngành bán lẻ tại đây!

Báo cáo 

Các chỉ số và KPI trong bán lẻ như vòng quay hàng tồn kho, doanh số bán hàng, lợi nhuận… rất quan trọng trong việc ra quyết định. Những chỉ số này giúp đưa ra mọi quyết định trọng yếu: nhập hàng gì, chạy khuyến mãi gì… Việc tự tính toán chỉ số hoàn toàn khả thi, chỉ có điều mất thời gian và vẫn có rủi ro sai sót. 

Do vậy, việc tự động tạo báo cáo trong vận hành cũng nên được đưa vào thứ tự ưu tiên. Điều này tạo ra một giải pháp phân tích trong bán lẻ, từ đó tự động tạo ra báo cáo với các chỉ số về doanh thu, tồn kho, khách hàng… mà bạn quan tâm. 

Ghi sổ & quản lý sổ sách 

Theo dõi thu chi của doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn gây đau đầu cho đội ngũ kế toán và cả doanh nghiệp mỗi khi đến kỳ quyết toán thuế. Sử dụng phần mềm kế toán và ghi sổ tự động hóa kết nối với tài khoản ngân hàng có thể giúp bạn tự động phân loại giao dịch một cách dễ dàng.

Đối chiếu POS cuối ngày

Về góc độ tài chính, việc đối chiếu POS cuối ngày là một việc quan trọng có thể được tự động hóa. Quy trình này nhằm đảm bảo các khoản thu khớp với dữ liệu thanh toán tại máy POS của điểm bán. Việc này cũng giúp theo dõi doanh thu theo phương thức thanh toán (bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ). 

Việc này thực tế hoàn toàn có thể tự động hóa để tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quy trình đối chiếu, đồng thời giảm tỷ lệ sai sót. 

Kiểm toán bán lẻ

Cách thức truyền thống của quy trình kiểm toán các cửa hàng bán lẻ thường có tính thủ công khá cao, gồm nhiều bước và nhiều tác vụ trong một quy trình. Quy trình này cần được lên lịch trình và phối hợp từ trước, cần phải thực hiện nhiều thủ tục phức tạp, di chuyển nhiều, chia sẻ thông tin, quản lý dữ liệu…bằng phương thức thủ công. Hiện nay đã có nhiều giải pháp giúp tự động hóa quy trình này: đưa checklist cửa hàng thông minh, quản lý tác vụ, xác thực hình ảnh, tạo lịch phối hợp, năng lực theo dấu các ticket… 

Giao tiếp giữa các cửa hàng

Trong bán lẻ, việc giao tiếp giữa các điểm bán là vô cùng quan trọng. Những nhân viên khối văn phòng, người quản lý, nhân viên front-line… đều phải có sự thống nhất chung về các thông tin: chính sách mới nhất của cửa hàng, những hướng dẫn cho từng cửa hàng, thông tin thu hồi sản phẩm, phương thức giao việc và theo sát công việc… 

Theo cách thức truyền thống, các phương thức giao tiếp bao gồm email, gọi điện thoại, nhắn tin, không giúp tất cả mọi người đồng bộ thông tin. Khi đó, các tiểu tiết, tin nhắn, thậm chí nội dung quan trọng cũng có thể bị bỏ sót. Các kênh này cũng khó theo dõi việc hoàn thành tác vụ, nhiệm vụ. Một nền tảng thông minh hơn giúp duy trì tất cả các kênh giao tiếp, văn bản, danh sách việc cần làm… như một số giải pháp cloud có thể giải quyết hiện đang giúp ích rất nhiều cho việc giao tiếp giữa các cửa hàng và quản lý tác vụ trong ngành bán lẻ. 

Đã đến lúc các nhà bán lẻ cần nhanh nhạy hơn trong việc ứng dụng tự động hóa để loại bỏ những quy trình thủ công không còn phù hợp với tốc độ phát triển của ngành. Ngành bán lẻ Việt Nam đã chứng kiến rất nhiều đơn vị tiên phong đứng ra triển khai tự động hóa để tối ưu vận hành, ví dụ như Central Retail tại Việt Nam ứng dụng auto invoice-matching để tiết kiệm tới 50% thời gian xử lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí xử lý hóa đơn tới 10 tỷ đồng trong vòng 5 năm. Khám phá câu chuyện thành công của Central Retail tại Việt Nam tại đây.

Quý đối tác có nhu cầu tăng tốc vận hành, tự động hóa quy trình bằng giải pháp RPA vui lòng liên hệ Đội ngũ akaBot để được tư vấn chi tiết.