Bộ Đôi Hoàn Hảo: Công Nghệ RPA & Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

RPA có lẽ là công nghệ hàng đầu được nhiều tập đoàn lớn yêu chuộng. Tuy nhiên, “mầm non” tự động hoá RPA không hề là đặc quyền của những “gã khổng lồ” trên thị trường ngày nay. Tích hợp RPA vào quy trình làm việc đã trở thành câu chuyện chung của đa dạng các doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau. Thay vì xem RPA như một giải pháp đến từ tương lai, nhiều công ty dần ý thức rằng robot tự động này vô cùng thân thiện và nằm trong tầm tay.

Tại sao RPA & Doanh nghiệp vừa và nhỏ là “bộ đôi hoàn hảo”?

Tiết kiệm chi phí

Khác với những tập đoàn lớn, những doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường hạn chế về ngân sách và nguồn lực. Chính vì lẽ ấy, họ luôn mong muốn những giải pháp đạt hiệu quả trong thời gian ngắn, nhưng lại tiết kiệm chi phí và công sức hết mức có thể. Bài toán khó này dường như đã tìm được lời giải thích đáng khi công nghệ RPA ra đời.

Tuy nhiên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo SME là giá thành của phần mềm RPA. Thật ra, sau nhiều năm ra mắt, giá dịch vụ của RPA đã bình ổn và chạm mức “thân thiện” để bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có cơ hội tiếp cận. “Robot” không còn là một khái niệm quá xa vời và hào nhoáng, mà đã trở thành một phần mềm tự động để hỗ trợ con người với những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán. Nói cách khác, công nghệ này đã được bình thường hoá và trở thành một phần thiết yếu của vô số các công ty.

Hiệu quả thiết thực

RPA không phải một công nghệ “đến từ tương lai” với những đặc tính phi thực tế. Ngược lại, các bot RPA mang tính ứng dụng cao, thu về những con số biết nói, và đem lại hiệu quả thiết thực cho các doanh nghiệp.

Nguồn: Impact

Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, sự phát triển của những công ty SME cũng đi đôi với lượng dữ liệu khổng lồ, tiêu biểu như hồ sơ khách hàng, bảng lương nhân viên, hóa đơn, v.v. Công nghệ RPA chính là vị cứu tinh giúp luồng thông tin lưu động linh hoạt hơn bằng cách lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu nhanh chóng và không hề sai sót.

Điều quan trọng nhất là, những doanh nghiệp nhỏ sẽ áp dụng công nghệ RPA dễ dàng hơn nhiều so với các tập đoàn lớn. Nhờ bởi quy mô vừa vặn, các công ty SME không phải đối mặt với những khó khăn trong việc mở rộng RPA như một vài “ông lớn” khác.

Tư duy chọn khách hàng là trung tâm

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hạn chế về nhân lực luôn là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, một khi robot xuất hiện để hỗ trợ những công việc tẻ nhạt, nhân viên sẽ có thêm nhiều thời gian rỗi để đầu tư tâm sức vào việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Không những thế, các bot RPA còn hỗ trợ nhân viên liên kết các đơn khiếu nại với hồ sơ khách hàng, tạo điều kiện để các bộ phận liên quan xử lý kịp thời, hướng đến cung cấp dịch vụ khách hàng nhanh gọn và hiệu quả.

Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai RPA: Đâu là điểm cần lưu ý?

Với sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp RPA, việc triển khai RPA đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, các doanh nghiệp SME vẫn nên xem xét những lưu ý sau trước khi tích hợp RPA vào quy trình vận hành của mình:

1. Thiết lập mục tiêu: Nên đặt ra những mục tiêu nhỏ cần sự hỗ trợ từ các RPA bot. Nhiều doanh nghiệp đã phạm phải sai lầm khi triển khai RPA để tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. Họ quên mất nguyên lý cơ bản rằng công nghệ không thể hoàn toàn thay thế con người, mà chỉ hỗ trợ một phần để công việc nhanh chóng hơn. Chính vì thế, việc thiết lập các mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch để đạt được chúng là yếu tố nền tảng.

2. Mô hình hoạt động: Các công ty SME có lợi thế hơn nhiều so với các tập đoàn lớn, bởi lẽ lực lượng lao động có quy mô vừa phải. Các nhà lãnh đạo ở đây sẽ cảm giác dễ dàng hơn nhiều để xác định những phần nên được tự động hoá, cũng như huy động nhân viên nghiên cứu và triển khai công nghệ RPA.

3. Hình thành KPI: Do thời gian và nguồn lực còn hạn chế, các SME phải đưa ra KPI rõ ràng để đánh giá xem liệu các bot có hoạt động hiệu quả hay không. Cần lưu ý: Chờ đợi là vàng. Ngay cả những công ty quy mô nhỏ cũng nên kiên nhẫn chờ đợi để đạt được lợi nhuận như ý muốn.

4. Đào tạo: Đào tạo là điều kiện tiên quyết để nhân viên có thể làm quen với việc phối hợp cùng robot. Nhân viên nên biết cách phối hợp nhịp nhàng cùng công nghệ RPA để đạt được lợi chung. Một số đơn vị cung cấp RPA, chẳng hạn như nền tảng akaBot, hỗ trợ dịch vụ trọn gói, bao gồm các khoá đào tạo nhân viên rất bài bản trước khi chính thức đi vào vận hành.

RPAaaS – Giải pháp RPA tinh gọn, linh hoạt cho doanh nghiệp SME

Cùng với sự phát triển của RPA, giải pháp RPA dưới dạng gói dịch vụ, sẵn sàng để doanh nghiệp sử dụng, hay RPAaaS, đang được nhiều doanh nghiệp SME lựa chọn sử dụng. Mô hình on-cloud được ứng dụng trong các giải pháp RPAaaS, cho phép ứng dụng linh hoạt, chủ động triển khai mọi lúc mọi nơi.

Về mặt công nghệ, giải pháp RPAaaS được đánh giá là nhỏ gọn, dễ cài đặt và sử dụng, cho phép mở rộng dự án tự động hóa một cách nhanh chóng và không phụ thuộc quá nhiều vào đội ngũ IT của doanh nghiệp. Về mặt kinh doanh, vận hành, RPAaaS giúp doanh nghiệp thu về hiệu quả trong thời gian ngắn, hoàn vốn nhanh chóng với mức đầu tư hợp lý. 

UBot là hệ sinh thái sản phẩm phái sinh được phát triển trên nền tảng RPA từ akaBot (FPT Software). Nguồn: UBot

UBot, hệ sinh thái sản phẩm từ akaBot (FPT Software) là một trong những nền tảng RPAaaS đi đầu tại Việt Nam. Với các giải pháp UBot Invoice (tự động xử lý hóa đơn), UBot Meeting (tổ chức Đại hội Cổ đông trực tuyến) và UBot Epayment (tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán), UBot thành công giải quyết nhiều bài toán nhức nhối của doanh nghiệp, đặc biệt là khối SME. Để tìm hiểu thêm về UBot, vui lòng truy cập: https://ubot.vn/

Nguồn:

Are RPA Solutions only for the Benefit of Large Organizations?

7 Uses of Robotic Process Automation (RPA) for SMEs