Bot Hunters #1: “Chi Phí 1 Bot Tiết Kiệm Hơn Chi Phí 1 Nhân Sự Chuyên Trách”

Series bài viết này sẽ kể lại những câu chuyện của “Bot Hunters”, cách chúng tôi gọi những nhân vật quan trọng tham gia vào quá trình định hướng, tham vấn hoặc đưa quyết định trong việc ứng dụng công nghệ tự động hoá, cụ thể là giải pháp RPA, vào các quy trình vận hành của doanh nghiệp. Họ có thể là trưởng phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trưởng phòng công nghệ, người đứng đầu bộ phận chuyển đổi số của doanh nghiệp, hoặc chính là những lãnh đạo cao nhất đứng đầu doanh nghiệp.

Nguồn: akaBot

Chân dung nhân vật 

Mr. H, Trưởng bộ phận Chuyển tiền trong nước, Phòng Thanh toán trong nước, Khối Vận Hành, trực thuộc một Ngân hàng thuộc tốp đầu về chuyển đổi số tại Việt Nam. Không chỉ là người tường tận nhất về quy trình Chuyển tiền ngân hàng nội địa/ Chuyển tiền liên ngân hàng, anh còn là người khá am hiểu về công nghệ, có khả năng tự nghiên cứu, lựa chọn các giải pháp công nghệ cho phòng ban, cũng là người có thẩm quyền đề xuất với lãnh đạo cấp trên về nhu cầu ứng dụng công nghệ trong công việc chuyên môn. 

Bài toán nghiệp vụ

Bộ phận Chuyển tiền trong nước trong nước cần xử lý một lượng thanh toán lớn, 5.000 – 6.000 giao dịch/ngày, được thực hiện bởi giao dịch viên và kế toán. Công việc này lặp đi lặp lại tương đối mất thời gian, trong khi yêu cầu quan trọng cho nghiệp vụ này là “nhanh & kịp thời”. 

Để triển khai tự động hoá hỗ trợ cho nghiệp vụ này, dựa trên những chính sách hợp tác giữa Ngân hàng và FPT, Mr. H đã đánh giá giải pháp tự động hoá RPA akaBot dựa trên 2 yêu cầu: tính ổn định và chi phí hợp lý. Quá trình thử nghiệm cho thấy bot làm thay nhân viên của bộ phận 100%, mỗi ngày nhân viên chỉ cần tới bật máy tính, khởi động bot là bot sẽ tự chạy, không cần kiểm tra giám sát liên tục, cũng chưa hề có lỗi gián đoạn do nguyên nhân phía sản phẩm hay vendor. Xét về mặt chi phí, bot trợ lý ảo cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể so với chi phí phải trả cho số lượng nhân sự tương ứng.  

Ngoài 2 yếu tố này, đội ngũ hỗ trợ akaBot giàu kinh nghiệm triển khai tại các ngân hàng lớn cũng góp phần vào quá trình ra quyết định của Mr. H.  

Thực tế ứng dụng bot ảo RPA tại đơn vị 

Sau khi Ngân hàng lựa chọn giải pháp akaBot, đội ngũ IT Ngân hàng cũng hỗ trợ để triển khai và sử dụng RPA trong nghiệp vụ Chuyển tiền trong nước hàng ngày. Những thông tin chính về quá trình sử dụng & kết quả tiêu biểu tại phòng ban như sau: 

• 4 nhân viên phụ trách 2 bot (2 người phụ trách chính, 2 người back-up).
• Dễ sử dụng với nhân viên không có kiến thức IT (no-code). 
• Bot hoạt động độc lập & ổn định, nhân viên không cần giám sát liên tục.
• 0% sự cố với bot sau 12 tháng sử dụng, 100% sự cố đến từ phía người dùng (ví dụ mất kết nối mạng)

Chia sẻ kinh nghiệm đối với những doanh nghiệp có dự định triển khai RPA

Đội ngũ kỹ thuật Ngân hàng nên làm việc sớm với RPA Vendor để kiểm tra, đánh giá tính khả thi, tính tương thích, mức độ ảnh hưởng của việc triển khai vận hành bot đến hệ thống ngân hàng, yếu tố bảo mật… từ đó đẩy nhanh tốc độ dự án, tiết kiệm thời gian triển khai. 

Lời nhân vật

“Đội ngũ nhân viên không gặp vướng mắc gì trong quá trình sử dụng bot. Mỗi ngày cứ đến bật máy là bot chạy, hoạt động đều và ổn định. Giao dịch thanh toán đã có quy chuẩn chung, khi những quy chuẩn này có thay đổi thì phòng ban mới cần yêu cầu thay đổi cấu hình bot”.