Nắm rõ và hiểu sâu về các bước chuyển đổi số ngành Logistics là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn chung và bước tới thành công. Vì thế hãy cùng tham khảo ngay 6 bước chi tiết và đã được tối ưu phù hợp cho doanh nghiệp Logistics Việt ngay dưới đây, việc chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Table of Contents
Chuyển đổi số ngành Logistics là gì?
Chuyển đổi số (Digital transformation) là ứng dụng công nghệ số như IoT, AI, Big Data… vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp nhằm thay đổi căn bản cách thức vận hành doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.
Xét thực trạng ngành Logistics tại Việt Nam hiện nay, có thể thấy số lượng doanh nghiệp đang cung ứng dịch vụ logistics ngày càng tăng tuy nhiên quy mô vẫn còn nhỏ lẻ, quy trình chưa tinh gọn, chi phí cao… Vì thế các doanh nghiệp Logistics cần đẩy nhanh chuyển đổi số hơn nữa để mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt mức tăng trưởng cao hơn so với hiện tại.
Các bước chuyển đổi số ngành Logistics
Vậy để chuyển đổi số hiệu quả, các doanh nghiệp trong ngành cần có lộ trình rõ ràng, cụ thể, phù hợp với chiến lược dài hạn để đạt được hiệu quả chuyển đổi cao nhất. Dưới đây là quy trình 6 bước chuyển đổi số ngành Logistics mà doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng một cách phù hợp.
Bước 1: Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp Logistics là phải nhìn nhận và đánh giá lại mọi mặt của doanh nghiệp: quy trình vận hành, chi phí và thời gian giao hàng trung bình so với các đối thủ, chi phí lưu kho hàng hóa, cơ sở hạ tầng…
Việc có cái nhìn rõ ràng và toàn cảnh sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mức độ sẵn sàng cho chuyển đổi số: Đây có phải thời điểm phù hợp để chuyển đổi số? Liệu doanh nghiệp có tối ưu hóa được quy trình logistics khi áp dụng chuyển đổi số? Khi chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thay đổi gì để giảm chi phí và thời gian giao hàng?…
Cùng với đó, ban lãnh đạo cũng phải đặt ra mục tiêu khi chuyển đổi số. Tùy theo giai đoạn và mức độ phát triển mà các mục tiêu đề ra sẽ khác nhau. Tuy nhiên, mục tiêu cần có tính khả thi, chia theo từng giai đoạn thực hiện và phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp.
Bước 2: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện
Sau khi đặt ra mục tiêu, doanh nghiệp logistics cần phải xây dựng kế hoạch và chiến lược cụ thể bao gồm thời gian thực hiện, những đầu việc phải làm, số lượng nhân lực, kết quả dự tính…
Cụ thể, những công việc cần làm của các doanh nghiệp Logistics có thể kể đến: xác định quy mô chuyển đổi số, lựa chọn đầu tư vào các công nghệ phù hợp, thử nghiệm với công nghệ mới, nhân rộng mô hình, theo dõi và so sánh tiến độ cũng như hiệu quả của quy trình khi bắt đầu chuyển đổi số…
Bước 3: Số hóa các tài liệu, quy trình
Số hóa các tài liệu là một bước trọng tâm của quá trình chuyển đổi, có vai trò như một bước “lấy đà”. Đây là việc chuyển đổi các tài liệu được lưu trữ trên giấy tờ sang thông tin được định dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên hệ thống Cloud. Mọi thông tin như: quản trị vận hành, quản lý đơn hàng, phương tiện vận tải, nhân sự phụ trách… sau khi số hóa sẽ được lưu trữ gọn gàng, tăng tính bảo mật và dễ dàng tìm kiếm, thống kê hơn trước.
Quy trình của doanh nghiệp Logistics cũng có thể chia thành 2 loại: quy trình hoạt động nội bộ và quy trình làm việc với khách hàng.
- Về hoạt động nội bộ, số hóa giúp doanh nghiệp ngành Logistics xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin đơn hàng nhanh chóng, chính xác hơn, giảm nhân lực, quản lý và tối ưu tuyến đường của phương tiện vận tải….
- Về mặt phục vụ khách hàng, chuẩn hóa quy trình cũng giúp việc giao nhận trở nên đơn giản, theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng dễ dàng hơn và chi phí giao hàng giảm, giúp khách hàng gia tăng độ hài lòng, đánh giá cao đơn vị giao hàng.
Bước 4: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực
Để chuyển đổi số thành công, không chỉ cần đến công nghệ, doanh nghiệp logistics còn phải chuẩn bị đội ngũ nhân lực chất lượng cao, có kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng thích nghi tốt. Nhân viên cũng phải được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả, phù hợp với môi trường làm việc thay đổi cũng như mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp.
Ví dụ, nhân viên cần chủ động học tập trong quá trình chuyển đổi số, tự tìm hiểu thêm các mô hình và quy trình trong các doanh nghiệp logistics đã chuyển đổi số thành công ở Việt Nam và nước ngoài để rút ra những bài học trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, nhân sự cũng nên theo dõi sâu sát các quy trình, đảm bảo tìm ra sai sót, khắc phục kịp thời, giúp quá trình chuyển đổi số ngành vận tải diễn ra nhanh hơn, thuận lợi hơn.
Bước 5: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến
Việc áp dụng công nghệ cải tiến phải được chuẩn bị, lên kế hoạch thực hiện một cách rõ ràng, cụ thể và phù hợp với tình hình doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics. Việt Nam có tới 95% tổng số doanh nghiệp Logistics là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên gặp nhiều khó khăn trong việc tham gia vào quá trình chuyển đổi số do chưa tìm được mô hình công nghệ sẵn sàng, phù hợp.
Tuy nhiên, hiện nay, rất nhiều công nghệ mới đã được phát triển và cải tiến, phù hợp với các đặc thù ngành như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) giúp quy trình tinh giản, tiết kiệm nhân sự và chi phí gấp nhiều lần hay chatbot giúp quá trình giao tiếp và phục vụ khách hàng trở nên vô cùng nhanh chóng, thuận lợi.
Bước 6: Đánh giá và cải thiện
Sau khi đã hoàn thành 5 bước trên, mỗi doanh nghiệp cần phải xem xét, đánh giá để đưa ra những phương hướng cải thiện quy trình chuyển đổi số thành công hơn nữa. Ban lãnh đạo phải nhận biết được doanh nghiệp đã tối ưu được quy trình từ những khâu nào, chi phí và thời gian giao hàng trung bình có giảm đi, số lượng khách hàng có tăng thêm không, việc quản lý vận đơn đã dễ dàng kiểm soát hơn chưa… Trả lời được những câu hỏi trên, doanh nghiệp có thể tìm ra những giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả quy trình logistics.
Cơ hội và thách thức của chuyển đổi số ngành Logistics
Chuyển đổi số mở ra nhiều cơ hội chưa từng có cho ngành Logistics, hứa hẹn tinh gọn và nâng khả năng làm việc toàn ngành lên một mức năng suất mới. Tuy nhiên, đi kèm cũng là những thách thức các nhà lãnh đạo cần quan tâm.
Về cơ hội, chuyển đối số giúp doanh nghiệp Logistics:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian hiệu quả: Chiếm đến 20,9% GDP, chi phí vận chuyển trong nước hiện đang ở mức rất cao. Mọi công việc văn phòng như ghi chép người nhận, người gửi, nơi đến hay việc gửi email, gọi điện thoại… đều có thể được tự động hóa giúp giảm chi phí, giảm thời gian xử lý công việc tối đa.
- Khả năng hiển thị chi tiết – theo dõi thời gian thực cao: Người gửi hàng và nhận hàng có thể theo dõi được chi tiết quá trình vận chuyển của đơn hàng: vị trí của đơn, người vận chuyển, ngày nhận hàng dự kiến… Bên cạnh đó, khả năng hiển thị đầu cuối giúp tuyến đường được lựa chọn một cách thuận lợi nhất để giao kịp tiến độ, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.
- IoT giúp theo dõi chi tiết quá trình vận hành: Các thiết bị IoT đã cho phép doanh nghiệp theo dõi thời gian thực của hàng hóa và những yếu tố môi trường xung quanh như nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo chất lượng hàng hóa và dự liệu sự cố gián đoạn trong suốt quá trình vận chuyển.
- Chuyển đổi số thông qua Blockchain: Với trợ lực từ các công nghệ như cảm biến, IoT, phân tích dữ liệu và robot, blockchain giúp tối ưu quá trình chuyển đổi số nhờ đảm bảo tính minh bạch với khả năng hiển thị chi tiết tiến độ của lô hàng. Đây cũng chính là chìa khóa cho dịch vụ giao nhận ưu việt hơn.
- Tối ưu hoá hoạt động: Bên cạnh nhu cầu giao hàng nhanh và đúng hạn từ phía khách hàng, các doanh nghiệp Logistics cũng chịu áp lực từ môi trường cạnh tranh khắc nghiệt. Chuyển đổi số sẽ giúp các doanh nghiệp nắm bắt được lợi thế cạnh tranh trong ngành thông qua việc tối ưu vận hành, cắt giảm chi phí, đẩy nhanh việc xử lý lỗi trong giao nhận và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bên cạnh các cơ hội rộng mở, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc tới các thách thức đi kèm.
- Về tiềm lực tài chính: Hiện nay, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Logistics đều là doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực tài chính chưa mạnh, trong khi quá trình chuyển đổi số có thể tiêu tốn từ 200 triệu đồng cho đến hàng chục tỷ đồng.
- Về tiềm lực công nghệ: Mức độ áp dụng khoa học công nghệ ở Việt Nam chưa cao và cũng chưa có tính đồng bộ toàn diện. Chủ yếu các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở bước số hóa và lưu trữ thông tin chứ chưa thực sự kết hợp khả năng tra cứu và xử lý đơn hàng trực tuyến.
- Về tiềm lực cạnh tranh: Việt Nam không có nhiều tiềm lực cạnh tranh với các bên cung cấp dịch vụ Logistics trên thế giới do nguồn tài chính còn yếu, quy mô nhỏ, quy trình vận hành còn phức tạp, chi phí cao, khả năng quản lý chưa tốt…
akaBot – hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt
Với tiềm lực chuyển đổi số của các doanh nghiệp Logistics Việt Nam hiện tại, việc tự xây dựng hạ tầng công nghệ hay sử dụng các dịch vụ quốc tế dường như chưa phù hợp.
Tuy nhiên, tin vui là hiện nay chúng ta đã có các sản phẩm công nghệ “make-in-Vietnam” đạt tiêu chuẩn quốc tế như akaBot – một sản phẩm phát triển bởi FPT Software. Chuyên biệt về các giải pháp Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), akaBot hứa hẹn mang đến bước đầu thuận lợi cho quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Am hiểu thị trường Việt Nam và nghiệp vụ ngành Logistics, akaBot cam kết là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp Việt phát triển đột phá hậu Covid thời đại 4.0.
Chuyển đổi số không phải là quá trình dễ dàng. Tuy nhiên với quy trình chuyển đổi số ngành logistics gồm 6 bước chi tiết vừa được tiết lộ, doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể tự tin bắt tay vào công cuộc chuyển đổi từ hôm nay.
