Các Trường Hợp Sử Dụng RPA Trong Tài Chính Và Kế Toán

Tự động hóa quy trình với bot (RPA) hiện đang được sử dụng rất rộng rãi trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán và mang đến rất nhiều lợi ích. Chi tiết, hãy tham khảo ngay các trường hợp sử dụng RPA trong tài chính và kế toán trong bài viết sau, trước khi đưa ra quyết định doanh nghiệp mình nên áp dụng RPA với các tác vụ nào.

Xu hướng sử dụng RPA trong lĩnh vực tài chính – kế toán 

RPA (Robotic Process Automation) được hiểu là tự động hóa quy trình bằng robot. RPA được phát triển để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công đó và mang đến những lợi ích nhất định. 

Tài chính – Kế toán là nhóm ngành có các nghiệp vụ với số lượng lớn dữ liệu đầu vào yêu cầu độ chính xác cao bởi chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến tổn thất lớn. RPA đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán, triển khai RPA trong lĩnh vực này đã và đang thể hiện nhiều kết quả khả quan. Căn cứ vào các nghiên cứu và những trường hợp ứng dụng RPA thực tế cho thấy:

  • RPA giúp giảm tới 50% lỗi và tăng độ chính xác lên đến 50 – 70%.
  • RPA giảm gần 50% thời gian thực hiện tác vụ từ đó rút ngắn thời gian hoàn thành quy trình.
  • Tối ưu hóa chi phí, đặc biệt là chi phí nhân sự bởi các hoạt động thủ công nay được thực hiện tự động, nhanh chóng với mức đầu tư không quá cao.
  • Cho phép nhân sự Tài chính – Kế toán tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn…

Vậy có các trường hợp sử dụng RPA trong tài chính và kế toán nào? Ứng dụng RPA trong từng trường hợp sẽ thu được những lợi ích gì? Hãy tiếp tục cùng chúng tôi khám phá ở các phần tiếp theo.

Ứng dụng RPA trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán
Ứng dụng RPA trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán

11+ trường hợp sử dụng RPA trong Tài Chính 

Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng có thể ứng dụng RPA cho khoảng 42% hoạt động tài chính và kế toán. 11+ trường hợp sử dụng RPA trong Tài chính bao gồm:

Kiểm soát tài chính 

Thông qua việc tổng hợp hệ thống dữ liệu tuân thủ từ các nguồn khác nhau, các bot RPA cho phép triển khai giám sát và tự động phân tích đối chiếu từ hệ thống dữ liệu để đưa ra dự báo cần thiết, kịp thời nếu xuất hiện vấn đề đáp ứng yêu cầu của kiểm soát tài chính.

RPA đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bắt buộc của kiểm soát tài chính
RPA đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bắt buộc của kiểm soát tài chính

Tạo báo cáo tự động

Để thiết lập báo cáo SAR, nhân sự sẽ phải lọc cảnh báo giao dịch đáng ngờ thông qua việc đọc thủ công khối lượng báo cáo khổng lồ. Các bot RPA có thể quét các tài liệu tuân thủ để trích xuất thông tin cần thiết và ghi nhận vào biểu mẫu SAR nhanh chóng hơn và chính xác hơn để giảm thiểu sai sót của con người.

Tiếp cận khách hàng 

Các bot RPA được lập trình để quét tài liệu, tệp thông tin, xác định và thu thập dữ liệu về khách hàng. Tiếp theo, RPA xác minh danh tính của khách hàng và khớp với thông tin họ cung cấp để trích xuất, nhập khẩu dữ liệu vào hệ thống quản lý khách hàng. Điều này sẽ giúp giảm các lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân sự và nhanh chóng xác thực khách hàng.

Tự động hóa cho phép tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn.
Tự động hóa cho phép tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn.

Xác minh danh tính và thẩm định với KYC (Know your customers)

KYC – “định danh khách hàng” bao gồm 2 quy trình thực hiện thủ công tốn thời gian là thu thập và xác minh thông tin khách hàng. Áp dụng RPA là điều phù hợp để rút ngắn thời gian xử lý KYC mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Một vài quy trình KYC có thể tự động hóa với bot như:

  • Thiết lập dữ liệu khách hàng: Các bot tự động quét thông tin của khách hàng từ nguồn dữ liệu thu thập được và nhập thông tin vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót.
  • Xác thực thông tin khách hàng: Các bot RPA xác thực thông tin khách hàng thông qua việc truy cập cơ sở dữ liệu, trích xuất, thu thập dữ liệu mạng xã hội, hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau và nhập khẩu vào tài liệu.
Tự động hóa KYC mang đến nhiều lợi ích.
Tự động hóa KYC mang đến nhiều lợi ích.

Chống rửa tiền (AML – Anti Money Laundering)

Hoạt động chống rửa tiền (AML) của các tổ chức tài chính tiêu tốn nhiều chi phí vì cần có lượng lớn nhân sự xử lý thủ công để đưa ra cảnh báo phù hợp. Quy trình AML cũng sử dụng rất nhiều dữ liệu nên về cơ bản, nó phù hợp để triển khai RPA. So với các giải pháp truyền thống thì RPA là công cụ vừa tiết kiệm thời gian, chi phí vừa đảm bảo tính chính xác. Có thể kể đến một số quy trình AML ứng dụng được tự động hóa robot phần mềm như:

  • Định danh khách hàng (KYC)
  • Thu thập dữ liệu tự động để điều tra: Thẩm định, giám sát giao dịch; thu thập dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài và trích xuất thành báo cáo cho các đối tượng phù hợp
  • Tự động gửi báo cáo hoạt động đáng ngờ (SAR) qua các kênh điện tử
Triển khai tự động hóa các quy trình AML với RPA
Triển khai tự động hóa các quy trình AML với RPA

Mở tài khoản

Với RPA, quy trình mở tài khoản được cải thiện từ nhập liệu thủ công, tốn thời gian, nhiều lỗi chuyển thành quy trình tự động chính xác, nhanh chóng với chi phí thấp. Các bot RPA cho phép xác thực danh tính khách hàng, xác nhận nếu khách hàng đáp ứng các nguyên tắc tuân thủ hoặc đưa ra cảnh báo nếu nhận thấy vấn đề. Sau khi hoàn tất quy trình xác nhận và robot phần mềm tự động tạo tài khoản mới và chia sẻ thông tin đến khách hàng.

Nhập và xuất các khoản thanh toán

Nhập và xuất các khoản thanh toán là những nghiệp vụ quen thuộc trong Tài chính. Có thể thiết lập nhập và xuất các khoản thanh toán thành quy trình để ứng dụng RPA. Tốc độ thực hiện các khoản thanh toán tăng 4-5 lần trong khi độ chính xác của các khoản thanh toán gia tăng đáng kể, cho phép nhân sự thực hiện các công việc khác quan trọng hơn. 

Cho vay thế chấp

RPA phù hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ trong quy trình cho vay thế chấp bao gồm xác minh khách hàng, so sánh tài chính và kiểm soát chất lượng… Thời gian xử lý khoản vay rút gọn cho phép phê duyệt các khoản vay nhanh hơn. 

Một ví dụ cụ thể về ứng dụng RPA trong hoạt động cho vay thế chấp là ngân hàng OCBC (Oversea-Chinese Banking Corporation), sau khi triển khai ngân hàng này giảm thời gian định giá lại các khoản vay mua nhà từ 45 phút xuống chỉ còn một phút.

Thu lợi ích từ tự động hóa RPA các quy trình cho vay thế chấp, xử lý khoản vay
Thu lợi ích từ tự động hóa RPA các quy trình cho vay thế chấp, xử lý khoản vay

Xử lý khoản vay

Các bot phần mềm có thể quét dữ liệu từ các định dạng mà nhân viên đưa vào; xác minh tự động các dữ liệu khách hàng (đơn xin vay, chứng minh thu nhập, sao kê tài sản…); thông qua truy cập CIC để kiểm tra lịch sử tín dụng và gửi thông báo cho chuyên viên kiểm duyệt nếu phát hiện vấn đề. Chuyên viên sẽ không phải nhập liệu, đối chiếu so sánh thủ công nữa mà chỉ cần vào duyệt khoản vay.

Xử lý thẻ tín dụng

Quy trình xử lý thẻ tín dụng thủ công tốn thời gian và chi phí lại có thể gây ra những trải nghiệm không mấy tích cực cho khách hàng. Với RPA, khách hàng không cần đến phòng giao dịch và điền đơn trên giấy, hoặc liên hệ các đại lý để yêu cầu mở thẻ còn nhân viên ngân hàng không cần “vật lộn” với hệ thống giấy tờ dày đặc. Bot phần mềm giúp quy trình xử lý thẻ tín dụng rút ngắn thời gian xử lý từ 8 phút xuống chỉ còn 2 phút, giảm khối lượng và áp lực công việc lên nhân viên tín dụng.

Đối soát

Tại các tổ chức tài chính cần một nguồn lực lớn để thực hiện đối soát. Trong khi đó, các bot RPA có thể xử lý tự động đối chiếu, rà soát thông số chi phí, khớp giao dịch nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn tài chính. Hơn nữa, RPA còn đảm bảo giảm thiểu các sai số dù phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu.

10+ trường hợp sử dụng RPA trong kế toán

Tương tự Tài chính, Kế toán cũng là lĩnh vực với nhiều nghiệp vụ có thể thiết lập được thành quy trình và ứng dụng tự động hóa với robot phần mềm. 10+ trường hợp ứng dụng RPA trong kế toán bao gồm:

Các khoản phải trả (AP)

Robot phần mềm tự động tạo quét dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng dưới nhiều định dạng, trích xuất và nhập khẩu dữ liệu vào bảng theo dõi nội bộ đồng thời tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, đối chiếu đơn đặt hàng với phiếu mua hàng. Nhờ vậy thời gian chu kỳ xử lý hóa đơn có thể giảm tới 60%.

Triển khai tự động hóa quản lý khoản phải trả, phải thu
Triển khai tự động hóa quản lý khoản phải trả, phải thu

Các khoản phải thu (AR)

Từ hợp đồng khách hàng, phiếu mua hàng nhận được từ nhà cung cấp, các bot tự động lập hóa đơn, đơn hàng phù hợp. Bot cũng tự động xác thực và đối chiếu thanh toán và đưa ra thông báo về các nội dung chính cho đối tượng phù hợp qua email. Bot xử lý nhanh hơn, chính xác hơn khi theo dõi tuân thủ, theo dõi tín dụng của khách hàng mà vẫn đưa ra báo cáo chính xác, kịp thời.

Chức năng điều khiển

Các bot RPA tự động đối chiếu hóa đơn giữa các kỳ nên giúp giảm thời gian so sánh dữ liệu. Trường hợp các dữ liệu không thể xử lý dễ dàng hay điều chỉnh tự động, bot phần mềm tự động chuyển hướng để nhân sự kế toán xử lý. Tức là, với RPA nhân sự kế toán chỉ cần xử lý khi xuất hiện “dữ liệu có sự thay đổi”, toàn bộ các dữ liệu còn lại được robot phần mềm tự động xử lý.

RPA tự động chuyển hướng giao dịch cần xử lý đến con người
RPA tự động chuyển hướng giao dịch cần xử lý đến con người

Phân bổ chi phí

Các bot RPA có thể truy cập và tổng hợp dữ liệu từ các nguồn như email, google sheet… Sau đó, các dữ liệu được hợp nhất thành một tệp và chuyển đến chương trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nhờ vậy, hoạt động thu thập thông tin làm căn cứ nghiên cứu phân bổ chi phí diễn ra nhanh chóng.

Thực hiện bút toán kết sổ và lập báo cáo tài chính

Robot phần mềm có thể được lập trình để thực hiện các bút toán kết sổ, kết chuyển để lên báo cáo tài chính. Nhờ tính chính xác và tốc độ nên bot RPA có thể đảm bảo xuất khẩu báo cáo tài chính không có sai số trong thời gian ngắn hơn so với lập báo cáo thủ công của nhân sự. 

Đối chiếu kế toán

Các bot RPA có thể quét và nhập khẩu dữ liệu từ các định dạng nên số liệu kế toán trên hóa đơn, sổ phụ có thể được tổng hợp dễ dàng. Các bot cũng thực hiện xác thực dữ liệu và tìm kiếm chênh lệch từ đó giảm thiểu các sai sót về thông tin kế toán.

Hoạt động đối chiếu kế toán diễn ra nhanh chóng, chính xác nhờ ứng dụng RPA 
Hoạt động đối chiếu kế toán diễn ra nhanh chóng, chính xác nhờ ứng dụng RPA 

Đối chiếu giao hàng

Có thể lập trình các bot RPA để đối chiếu đơn đặt hàng với phiếu giao hàng. Nếu các thông tin khớp, bot phần mềm tự động duyệt thực hiện. Can thiệp của nhân sự chỉ xuất hiện khi có trường hợp thông tin trên các chứng từ có sự khác biệt.

So sánh giá của nhà cung cấp

So sánh giá giữa các nhà cung cấp là công việc quan trọng của kế toán mua hàng. Quy trình là nhà cung cấp gửi báo giá, kế toán tổng hợp so sánh đối chiếu và đưa ra lựa chọn. RPA cho phép thực hiện tổng hợp báo giá của nhà cung cấp và so sánh tự động, đưa ra các phân tích để kế toán có sự lựa chọn phù hợp mà nhanh chóng. 

So sánh giá giữa các nhà cung cấp nhanh hơn và chính xác hơn khi triển khai RPA
So sánh giá giữa các nhà cung cấp nhanh hơn và chính xác hơn khi triển khai RPA

Hoạt động tài chính kế toán

Các bot RPA có thể quét hợp đồng của khách hàng và bảng giá đã được phê duyệt trước, xử lý dữ liệu doanh số để xử lý chiết khấu cho khách hàng hay tính toán hoa hồng. Các thông tin này sau đó được trích xuất thành báo cáo chuyển tới cấp thẩm quyền phê duyệt. 

Báo cáo theo quy định

Một nghiên cứu đưa ra con số khoảng 50% nhà quản trị cho rằng tốc độ lập báo cáo của đơn vị chậm hơn so với kỳ vọng. Nhân sự lập báo cáo tốn thời gian để thu thập dữ liệu, so sánh đối chiếu thủ công. 

Các bot RPA thu thập, tổng hợp dữ liệu từ các nguồn và cập nhật dữ liệu với tốc độ và tính chính xác cao. Bot có thể tự động nhập, phân tích và trích xuất các loại báo cáo phù hợp theo thời gian thực, sau đó gửi cho các đối tượng qua các kênh như được lập trình. Đã có doanh nghiệp giảm thời gian lập báo cáo xuống còn một nửa so với trước đó khi ứng dụng RPA.

Sử dụng RPA trong Tài chính và Kế toán: Lợi ích và Thách thức

Các đơn vị, bộ phận Tài chính và Kế toán khi ứng dụng RPA trong các quy trình sẽ mang đến nhiều lợi ích, bao gồm:

  • Nâng cao hiệu suất: Các bot hoạt động 24/7 với tốc độ cao nên các tác vụ, nghiệp vụ sẽ được xử lý liên tục, nâng cao hiệu suất công việc
  • Giảm chi phí: RPA giúp giảm đáng kể chi phí hoạt động nhờ gia tăng tốc độ xử lý các nghiệp vụ, mang đến trải nghiệm tối cho khách hàng, tối ưu hóa số lượng nhân sự…..
  • Minh bạch hơn, ít rủi ro hơn: Hoạt động của các bot RPA diễn ra tuần tự, tuân theo quy trình tuân thủ giúp giảm thiểu nguy cơ rủi ro. Các truy cập dữ liệu đều được ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ nên sẽ đảm bảo tính minh bạch.
  • Các chỉ số hoạt động và SLA (Service Level Agreements) được cải thiện: RPA rút ngắn thời gian xử lý, giảm tỷ lệ lỗi xuống 0% và mang đến những trải nghiệm mới mẻ nên sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng, cải thiện đáng kể SLA. 
  • Giảm các lỗi thủ công: Các bot tự động nhập quét và nhập khẩu dữ liệu với tính chính xác cao sẽ loại bỏ hoàn toàn các lỗi xuất hiện trong quá trình nhập liệu, đối chiếu thủ công.
  • Dễ dàng quản lý chi phí: Đầu tư RPA để xử lý các quy trình thủ công sẽ có lợi về kinh tế hơn so với đầu tư cho một tổ hợp nhân sự thực hiện các quy trình đó.  
Lợi ích và thách thức khi sử dụng RPA trong Tài chính - Kế toán
Lợi ích và thách thức khi sử dụng RPA trong Tài chính – Kế toán

Đi kèm với đó là những thách thức mà các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng như:

  • Chi phí đầu tư cao: Chi phí triển khai RPA phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tiêu biểu như độ phức tạp của bot, sự khác biệt của doanh nghiệp… Vì vậy, chi phí đầu tư ban đầu vẫn còn tương đối cao.
  • Việc xử lý dữ liệu lớn trong các lĩnh vực như ngân hàng, kế toán đòi hỏi người lập trình phần mềm phải có kiến thức tổng quan trên nhiều lĩnh vực. Hơn nữa, đòi hỏi lập trình viên phải có kiến thức tổng quan trên nhiều lĩnh vực để xây dựng các bot có khả năng xử lý dữ liệu lớn.
  • Yêu cầu chuẩn hoá thông tin, dữ liệu đầu vào/quy trình quản lý hiện có: RPA tức là lập trình các bot để xử lý nghiệp vụ lặp đi lặp lại có tính quy trình nên cần chuẩn hóa từ thông tin, dữ liệu đầu vào/quy trình quản lý hiện có. 
  • Đòi hỏi sự kết nối, tương thích hệ thống CNTT/hệ thống vận hành nội bộ với nền tảng RPA. Tuy nhiên, hệ thống CNTT/hạ tầng công nghệ tại tổ chức tài chính nhất là các ngân hàng là những hệ thống phức tạp, có đặc thù riêng nên các nhà quản trị cần nghiên cứu đến khả năng tương thích để triển khai ứng dụng nhằm tránh các tổn thất nguồn lực.

akaBot cung cấp giải pháp RPA trong lĩnh vực tài chính – kế toán

akaBot nằm trong hệ sinh thái công nghệ FPT là đơn vị tiên phong xây dựng và phát triển nền tảng RPA tại Việt Nam. akaBot đã được ghi nhận năng lực bởi các đơn vị đánh giá uy tín hàng đầu như Gartner Peer Insight, G2… Tính đến nay giải pháp tự động hóa của akaBot đã chinh phục được ​​hơn 200 khách hàng tập đoàn lớn tại 13 quốc gia. 

akaBot - giải pháp tự động hóa nhiều ưu thế
akaBot – giải pháp tự động hóa nhiều ưu thế

akaBot sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội:

  • Am hiểu sâu về thị trường và cách vận hành của doanh nghiệp tài chính, ngân hàng, kế toán trong nước, đảm bảo mang đến giải pháp phù hợp nhất.
  • Có đa dạng giải pháp cho doanh nghiệp lựa chọn, bao gồm giải pháp trọn gói, giải pháp có lộ trình cụ thể và cả giải pháp “may đo” riêng theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Chi phí đầu tư triển khai tự động hóa RPA với akaBot thấp hơn so với các platform khác cùng ngành. Ngoài ra, akaBot luôn đồng hành, hỗ trợ đào tạo, bảo trì với khách hàng để đảm bảo quy trình tự động hóa diễn ra trơn tru nhất.

Dưới đây là một câu chuyện của khách hàng đã từng hợp tác với akaBot, bạn có thể tham khảo để hình dung rõ hơn về ứng dụng của RPA.

Khách hàng: Central Retail tại Việt Nam – hệ thống bán lẻ với 260 cửa hàng, siêu thị và 38 trung tâm thương mại.

Bối cảnh: 

CRV sở hữu hệ thống chuỗi siêu thị, cửa hàng bán lẻ và trung tâm thương mại lớn nên đối mặt với áp lực xử lý và khớp 1,8 triệu hóa đơn/năm. Tại CRV, có tới 75 nhân sự toàn thời gian xử lý công việc này, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc mỗi năm. Không chỉ tiêu tốn thời gian, chi phí mà còn tăng nguy cơ bỏ việc do nhân sự phải làm các công việc nhàm chán lặp đi lặp lại.

akaBot triển khai giải pháp tự động hóa lên các quy trình:

  • Tự động tải hóa đơn điện tử (e-invoice). 
  • Trích xuất dữ liệu từ e-invoice, chuyển (convert) sang file excel. 
  • So sánh đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với các văn bản liên quan.
  • Thông báo với kế toán khi phát hiện trường hợp bất thường.

Kết quả thu được: 

  • Hệ thống: Giải pháp của akaBot tích hợp dễ dàng với hệ thống kế toán của CRV. Bot xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bao gồm cả những thông tin nhạy cảm, giúp giảm thiểu rủi ro về bảo mật và cá nhân.
  • Con người: Giải pháp của akaBot đảm nhiệm các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép kế toán dành thời gian tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn, tạo ra giá trị cao hơn.
  • Vận hành kinh doanh: Bot tự động xử lý các tác vụ giúp giảm tỷ lệ sai sót, hạn chế các sai sót thủ công của con người. 

Đại diện của CRV chia sẻ: “Sau một năm triển khai giải pháp của akaBot, CRV đã giảm tới 50% thời gian làm việc của bộ phận tài chính-kế toán, tăng gấp đôi tốc độ xử lý hóa đơn, giảm 5-10 tỷ đồng chi phí vận hành trong vòng 5 năm. Từ các kết quả khả quan CRV dễ dàng chủ động mở rộng chiến lược kinh doanh, đẩy mạnh vận hành trên tất cả các kênh bán hàng…”

Như vậy, qua các trường hợp sử dụng RPA trong tài chính và kế toán trên đây, có thể thấy việc sử dụng RPA là hoàn toàn khả thi và mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Vì thế, hãy tìm hiểu chi tiết hơn về RPA tự động hóa – tối ưu vận hành tại đây

0 Share
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Subscribe to Our Newsletter
Donec euismod arcu vel neque volutpat, sed ullamcorper tortor blandit. Spendisse potenti lacus neque.