Các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu tối ưu chi phí nhân sự để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thay vì sa thải nhân sự, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí nhân sự thông qua việc cắt giảm chi phí trực tiếp, gián tiếp qua 10 cách được giới thiệu trong bài viết dưới đây.
Table of Contents
1. Tiêu chuẩn hóa các loại chi phí
Để tiêu chuẩn hóa các loại chi phí, trước hết doanh nghiệp cần tiến hành sơ đồ hóa các khoản chi và tính toán tỷ trọng của chúng. Sau đó doanh nghiệp sẽ xác định được mục tiêu giảm chi phí nhân sự, ví như tái cấu trúc vị trí nhân sự, tối ưu chính sách lương – thưởng, tập trung nhân sự vào những vị trí quan trọng, cần thiết…
Tiêu chuẩn hóa chi phí là việc không hề đơn giản, nhất là tại những doanh nghiệp quy mô cồng kềnh, cấu trúc phức tạp. Muốn tiêu chuẩn hóa chi phí cần nguồn lực về nhân sự và thời gian để hệ thống hóa các khoản chi và đưa ra định mức phù hợp. Tuy áp dụng tiêu chuẩn hóa chi phí tại Việt Nam còn tương đối khó khăn nhưng vẫn có thể tiến hành, nhất là tại các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất.
2. Cải thiện các quy trình làm việc
Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí nhân sự bằng cách cải thiện quy trình làm việc bằng nhiều cách thức, ví dụ như áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình RPA. Tự động hóa quy trình với bot – RPA giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào những phân đoạn quan trọng hơn.
Áp dụng các giải pháp cải thiện quy trình làm việc ngoài giảm thiểu chi phí nhân sự còn giúp loại bỏ sự cồng kềnh và phức tạp, đẩy nhanh tốc độ xử lý quy trình. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, hoạt động doanh nghiệp chưa được quy trình hóa hoặc nếu có thì cũng là quy trình cồng kềnh, phức tạp.
Về bản chất, mọi doanh nghiệp tại Việt Nam đều có thể tiến hành cải thiện quy trình làm việc để cắt giảm chi phí nhân sự.
Central Retail tại Việt Nam là một ví dụ điển hình, chuỗi siêu thị bán lẻ này đã ứng dụng giải pháp RPA của akaBot để cải thiện quy trình xử lý hóa đơn. Nhờ cải thiện quy trình làm việc, chuỗi siêu thị này cắt giảm được 90.000 giờ làm việc của 75 nhân sự toàn thời gian vốn đảm nhiệm chính công tác xử lý hóa đơn, từ đó tiết kiệm được chi phí xử lý công việc.
3. Sử dụng công nghệ phù hợp
Cắt giảm chi phí nhân sự thông qua ứng dụng công nghệ phù hợp là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Ví dụ, các doanh nghiệp sử dụng điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu hiệu quả. Hoặc trường hợp các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình xử lý tác vụ để các nhân sự tập trung vào công việc quan trọng hơn. Trong các ví dụ trên, mặc dù không cần phải cắt giảm nhân sự nhưng các doanh nghiệp vẫn tiết kiệm được lượng lớn chi phí.
Ứng dụng công nghệ là một trong các bước thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp, phù hợp với lộ trình chuyển đổi số quốc gia tại Việt Nam hiện nay. Tuy vậy, có một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đó là cần nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn đầu tư đúng công nghệ.
DHL thường cần 3 nhân sự vận hành mỗi container khi thực hiện bốc dỡ hàng. Sau đó DHL đã quyết định đầu tư hệ thống robot xếp dỡ container tự động cho tác vụ này. Giờ đây, mỗi container chỉ cần 1 nhân sự điều khiển hệ thống robot bốc dỡ. Hơn nữa, tốc độ thực hiện công việc của robot nhanh chóng, khả năng vận hành không ngừng nghỉ giúp tối ưu hiệu suất tác vụ bốc dỡ hàng.
4. Tối ưu chính sách lương thưởng
Rất nhiều người nhầm lẫn giữa tối ưu chính sách lương thưởng tại doanh nghiệp với cắt giảm chi phí lương thưởng. Thực tế đây là 2 chủ trương hoàn toàn khác nhau. Doanh nghiệp hoàn toàn tối ưu chính sách lương thưởng, ví dụ như thay vì trả lương cứng thật cao, doanh nghiệp có thể áp dụng lương 3P với phần lương được trả theo hiệu suất công việc.
Tối ưu chính sách lương thưởng trên thực tế còn giúp thúc đẩy và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự và mang đến nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào sales và marketing sẽ phù hợp với giải pháp giảm chi phí nhân sự tối ưu chính sách lương thưởng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp ở những ngành, lĩnh vực khác vẫn có thể áp dụng nếu cảm thấy cần thiết.
5. Thúc đẩy chính sách làm việc ở nhà
Các doanh nghiệp hiện nay thực tế đang thúc đẩy chính sách làm việc tại nhà nhằm tuân thủ quy định giãn cách xã hội trong đại dịch. Chính sách này đồng thời cũng gián tiếp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự mà cụ thể là cắt giảm các chi phí gián tiếp như chi phí địa điểm làm việc, văn phòng phẩm, điện nước,…
Chính sách làm việc ở nhà ngoài giúp giảm thiểu chi phí nhân sự còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, đẩy mạnh khả năng sáng tạo. Tuy nhiên, cho phép nhân sự làm việc tại nhà có thể gây khó khăn và cản trở cho việc kiểm soát nhân sự. Vì vậy, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và có chiến lược cụ thể khi quyết định sử dụng giải pháp này.
Giữa năm 2021, Giám đốc điều hành Google và Alphabet – Sundar Pichai đã chia sẻ tầm nhìn của mình về kế hoạch quay trở lại làm việc kết hợp mới. Theo đó, khoảng 60% nhân viên Google đến văn phòng vài ngày trong tuần, trong khi 20% khác sẽ làm việc tại các địa điểm văn phòng mới và 20% dự kiến sẽ làm việc từ xa.
6. Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt
Thuê ngoài một bên thứ 3 ngoài việc đảm bảo hiệu suất công việc cũng giúp cắt giảm chi phí nhân sự. Giả sử trường hợp doanh nghiệp cần nhu cầu nhân sự đột biến trong thời gian ngắn, việc thuê nhân sự fulltime có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí hơn. Lúc này thuê ngoài chính là giải pháp mà doanh nghiệp nên lựa chọn.
Thuê ngoài giúp giảm thiểu chi phí nhân sự ở chỗ doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng, đào tạo. Thách thức lớn nhất với quyết định thuê ngoài là lựa chọn đơn vị đáng tin cậy để hợp tác thực hiện công việc.
Doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, lĩnh vực đều có thể thuê ngoài nhân sự chỉ cần xác định được nhu cầu riêng, tìm kiếm và lựa chọn được đối tác chuyên nghiệp.
Rất nhiều doanh nghiệp đã thành công thuê ngoài nhân sự, trong đó có Skype – nền tảng kết nối trực tuyến nổi tiếng. Thay vì tự mình xây dựng phần mềm, những người sáng lập Skype đã thuê ngoài ba developer chuyên nghiệp từ Estonia. Điều này cho phép Skype tiếp cận với các bản cập nhật công nghệ cao mới nhất và cắt giảm chi phí không cần thiết.
7. Khuyến khích và phát triển khả năng làm việc đa nhiệm của nhân viên
Doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống nhân sự chuyên môn cao của mình để giảm chi phí nhân sự bằng cách khuyến khích khả năng đa nhiệm của mỗi cá nhân. Các doanh nghiệp có thể thực hiện điều này bằng cách tổ chức đào tạo thường niên cho nhân sự trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân sự học hỏi lẫn nhau.
Ngoài giảm chi phí nhân sự thì khuyến khích khả năng đa nhiệm của nhân viên cũng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả công việc, đẩy nhanh tốc độ xử lý việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, đầu tư đào tạo nội bộ cần nhiều thời gian và nguồn lực để thực hiện. Các doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch và chiến lược đào tạo phù hợp.
Marriott International – tập đoàn kinh doanh và quản lý khách sạn và resort có chiến lược đào tạo nội bộ ấn tượng. Marriott cung cấp các chương trình đào tạo phát triển nghề nghiệp và chuyên môn để nhân viên đón nhận các cơ hội phát triển tiềm năng trong công ty. Một số chương trình của Marriott tập trung vào các chủ đề như lãnh đạo, quản lý và phát triển các bộ kỹ năng.
8. Cân nhắc điều chuyển nhân viên toàn thời gian sang bán thời gian
Mức lương và các khoản thưởng trả cho nhân sự bán thời gian thường thấp hơn nhân sự toàn thời gian. Thậm chí, bạn có thể thuê một nhân sự thực hiện một vài công việc bán thời gian giúp nhân sự phát huy tối đa khả năng của mình.
Mặc dù vậy, các doanh nghiệp cần ghi nhớ chiến lược này cần cân nhắc và phân tích kỹ lưỡng để xác định vị trí có thể sử dụng nhân sự bán thời gian và đối tượng nhân sự có thể thực hiện.
Các vị trí nhân sự như lái xe, bốc dỡ hàng hóa… thường là những vị trí mà doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển từ toàn thời gian sang bán thời gian. Điều quan trọng khi lựa chọn giải pháp cắt giảm chi phí nhân sự này là doanh nghiệp cần có những bước đi phù hợp để nhân sự có cảm giác thoải mái nhất.
9. Tuyển dụng chọn lọc
Chi phí nhân sự bắt đầu phát sinh từ giai đoạn tuyển dụng nhân sự vì vậy để tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp cần cẩn trọng ngay từ bước tuyển dụng mà cụ thể là tuyển dụng có chọn lọc.
Tuyển dụng có chọn lọc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời cũng giúp xây dựng hệ thống nhân sự có chất lượng cao để tối ưu hiệu suất. Tuy nhiên, thị trường nhân sự luôn sôi động và biến động không ngừng, nhân sự chất lượng hiện nay cũng nhiều và có những yêu cầu riêng. Vì vậy, tuyển dụng có chọn lọc có thể là bài toán khó đối với các doanh nghiệp.
Apple – gã công nghệ khổng lồ có chiến lược tuyển dụng nhân sự cực kỳ nghiêm khắc. Để được làm việc tại Apple, nhân sự phải đáp ứng được nhiều yêu cầu khắt khe và trải qua quá trình tuyển dụng với mức độ cạnh tranh nghẹt thở. Đến nay, chiến lược tuyển dụng của Apple vẫn chú trọng vào việc tuyển dụng nhân sự có khả năng và đáp ứng công việc hơn là nhân sự có bằng cấp ấn tượng.
10. Đầu tư cho các giải pháp giữ chân người lao động
Quá trình tuyển dụng và đào tạo để có được một nhân sự tại doanh nghiệp tốn nhiều chi phí nên sẽ rất lãng phí nếu nhân sự nghỉ việc. Vì vậy, giải pháp phù hợp để các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự là đầu tư để giữ chân người lao động.
Các giải pháp giữ chân người lao động mà doanh nghiệp có thể áp dụng như:
- Đào tạo nhân sự: Tạo cho nhân sự cơ hội được phát triển bản thân sẽ giúp nhân sự được trang bị thêm nhiều kiến thức mới, có động lực làm việc và thăng tiến trong công việc.
- Tạo động lực cho nhân viên: Những lời khen ngợi hay những phần thưởng xứng đáng hoặc cơ hội thăng tiến sẽ là động lực để nhân viên phát triển và tối ưu hiệu suất công việc.
- Quản lý hiệu suất nhân viên: Đây là cách để phát triển mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp từ đó tăng cường sự gắn kết của nhân sự. Hơn nữa, quản lý hiệu suất nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hiệu quả hoạt động.
Khách sạn Hyatt giữ chân nhân sự bằng cách tạo cơ hội cho họ phát triển thông qua các khóa đào tạo nội bộ. Trung bình, một nhân viên của khách sạn này sẽ gắn bó hơn 12 năm. Hơn 14.000 trong số khoảng 75.000 nhân viên Hoa Kỳ của Hyatt đã làm việc tại công ty trong hơn 10 năm cũng là một con số ấn tượng khi nhắc đến khả năng giữ chân người lao động của Hyatt.
Tối ưu chi phí mà cụ thể thông qua cắt giảm chi phí nhân sự là lựa chọn thông minh của các doanh nghiệp. Có nhiều cách thức để doanh nghiệp giảm, tiết kiệm chi phí nhân sự mà không cần sa thải người của mình. Các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện và nếu có thể thì nên ứng dụng kết hợp một vài giải pháp.
Ví dụ, lựa chọn công nghệ phù hợp có thể kết hợp với cải thiện quy trình, khuyến khích nhân viên đa nhiệm. Các giải pháp công nghệ như tự động hóa quy trình với Bot do akaBot tiên phong cung cấp trên thị trường Việt Nam có thể giúp doanh nghiệp thực hiện điều này. Mời Quý doanh nghiệp tìm hiểu về giải pháp RPA của akaBot bằng cách liên hệ đến hotline: +84 (24) 3 768 9048 hoặc điền form đăng ký tư vấn. akaBot – đơn vị đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp tại 13+ quốc gia sẽ giúp các doanh nghiệp có được giải pháp công nghệ phù hợp nhất.
