Trong 5 năm qua, các doanh nghiệp tại Việt Nam đã chứng kiến sự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Sự chuyển đổi này không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới, mà còn là một quá trình tái cấu trúc toàn diện, nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Table of Contents
Sự chuyển dịch của phòng hành chính nhân sự trong những năm gần đây
Theo Báo cáo Chuyển đổi số của Việt Nam 2022 do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố, 78% doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai ít nhất một giải pháp chuyển đổi số, trong đó các giải pháp về quản lý nhân sự và tuyển dụng là một trong những lĩnh vực được ưu tiên đầu tư. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 20% doanh nghiệp vừa và nhỏ thực sự triển khai thành công các giải pháp này do thiếu nguồn lực và hiểu biết sâu sắc về công nghệ.
Ngoài ra, khảo sát từ Navigos Group chỉ ra rằng, 65% doanh nghiệp tại Việt Nam hiện đang sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi hồ sơ, phúc lợi và chấm công. Các doanh nghiệp này cho biết đã tiết kiệm từ 30-40% thời gian và chi phí cho các hoạt động hành chính nhờ ứng dụng công nghệ. Tuy vậy, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa thực sự khai thác hết tiềm năng của các giải pháp số hóa.
Chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự là một phần trong chiến lược tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Học tập từ các doanh nghiệp quốc tế, nhiều doanh nghiệp Việt đã bắt đầu tích hợp các phần mềm quản lý nhân sự toàn diện vào quy trình vận hành. Những phần mềm này không chỉ hỗ trợ theo dõi và quản lý nhân sự mà còn có khả năng phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng và tối ưu hơn.
Ứng dụng tự động hóa trong các quy trình phònghành chính nhân sự
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đã chứng tỏ khả năng mạnh mẽ trong việc giảm thiểu các thao tác thủ công và tăng cường hiệu quả quản lý. RPA có thể được triển khai với nhiều nghiệp vụ trong phònghành chính nhân sự như một số ví dụ dưới đây:
Quy trình Onboarding và Offboarding nhân viên
Onboarding và Offboarding là hai quy trình có nhiều bước thủ công phức tạp liên quan đến thủ tục hành chính. RPA tự động tạo và gửi thư mời làm việc, thiết lập tài khoản người dùng, khởi động quy trình kiểm tra lý lịch trong onboarding; và tạo tài liệu nghỉ việc, thu hồi quyền truy cập hệ thống, thu hồi tài sản, xử lý thanh toán cuối cùng trong offboarding.
Đọc thêm: Tự động hóa quy trình onboarding: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp quy mô lớn
Quy trình tuyển dụng
RPA tích hợp cùng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) có khả năng quét hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí có sẵn, tự động sàng lọc ứng viên phù hợp. Hơn nữa, các trợ lý ảo còn hỗ trợ lên lịch phỏng vấn, gửi lời mời họp, soạn thảo tin nhắn tùy chỉnh và tự đồng điền vào các mẫu email.
Quản lý chấm công và nghỉ phép
RPA kiểm tra số ngày nghỉ hiện có, đối chiếu với chính sách của công ty và tự động cập nhật dữ liệu nghỉ phép. Công nghệ này hỗ trợ theo dõi dữ liệu chấm công và tạo báo cáo, giúp giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa quá trình xử lý bảng lương.
Quản lý bảng lương
RPA tự động thu thập và kiểm tra dữ liệu từ bảng chấm công, hồ sơ nhân viên và các quy định thuế để tính toán bảng lương chính xác. Quá trình này giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo chi trả lương đúng thời hạn, đồng thời theo dõi được các biến động về quy định thuế.
Quản lý hiệu suất làm việc
RPA gửi lời nhắc, thu thập phản hồi và tổng hợp dữ liệu hiệu suất từ các chỉ số KPI. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình đánh giá mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý nhân sự.
Quản lý dữ liệu nhân viên
Quản lý dữ liệu nhân viên đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác, đặc biệt là khi xử lý các thông tin liên quan đến hồ sơ cá nhân, y tế, và các thông tin lao động khác. RPA có thể tự động thu thập, lưu trữ và duy trì dữ liệu nhân viên, giảm thiểu lỗi nhập liệu và đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục.
Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ vào các quy trình hành chính nhân sự
Việc ứng dụng công nghệ vào các quy trìnhhành chính nhân sự không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan đến sự thay đổi về tư duy quản trị và văn hóa doanh nghiệp. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp nên chú trọng vào một số vấn đề:
Quản trị thay đổi
Một trong những thách thức lớn nhất khi ứng dụng công nghệ vào phònghành chính nhân sự là sự phản kháng từ nhân viên. Các nhân viên có thể cảm thấy lo lắng về việc bị “thay thế” hoặc bị giám sát kỹ càng hơn. Để khắc phục điều này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch quản trị thay đổi chặt chẽ, giải thích rõ ràng về lợi ích của tự động hóa và tạo ra một lộ trình chuyển đổi dần dần.
Truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình ứng dụng công nghệ. Các doanh nghiệp cần thường xuyên thông báo và giải thích rõ về việc triển khai các hệ thống mới, cung cấp thông tin về cách tự động hoá hỗ trợ trong các nhiệm vụ và cách thức hoạt động. Điều này giúp tăng cường sự đồng thuận và tạo niềm tin từ phía nhân viên.
Đào tạo
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo. Nhân viên phònghành chính nhân sự cần được trang bị kiến thức về công nghệ, hiểu rõ cách thức vận hành của các hệ thống tự động hóa và các phần mềm quản lý nhân sự mới. Đào tạo không chỉ giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên mà còn giúp họ cảm thấy tự tin hơn trong việc sử dụng công nghệ.
Kết luận
Chuyển đổi số là một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp muốn duy trì sự cạnh tranh và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Khi ứng dụng các công nghệ như AI, RPA vào các quy trìnhhành chính nhân sự, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa vận hành, tăng hiệu quả và năng suất lao động. Tuy nhiên, để thành công, các doanh nghiệp cần chú trọng đến yếu tố quản trị thay đổi, truyền thông nội bộ và đào tạo nhân viên. Chỉ khi đạt được sự chuyển đổi về công nghệ cũng như tư duy, doanh nghiệp mới có thể khai thác trọn vẹn tiềm năng của chuyển đổi số.
Tham khảo:
RPA in human resources: 10 use cases, examples & best tools
Top 8 Use Cases of Robotic Process Automation in HR
Xu hướng công nghệ hoá trong quản lý nhân sự
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
