Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, việc sử dụng RPA là chìa khóa để tăng hiệu quả và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. RPA giúp tự động hóa các công việc lặp lại và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Cùng akaBot tìm hiểu về những kiến thức cơ bản và lộ trình để triển khai RPA hiệu quả trong bối cảnh các doanh nghiệp đang hướng tới một “văn hóa tự động hóa”.
Table of Contents
Ý nghĩa của RPA
Robot hóa quá trình tự động (RPA) là một phương pháp tối ưu hóa các tác vụ có tính chất lặp lại và khối lượng lớn, bằng cách mô phỏng hoạt động của con người trong giao tiếp với các phần mềm. Các bot hoặc chương trình RPA có thể thực hiện đăng nhập, nhập liệu, tính toán, và sao chép dữ liệu giữa các hệ thống hoặc quy trình một cách hiệu quả. Khi được tích hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML), RPA có khả năng phân tích sâu thêm về ngữ cảnh của dữ liệu đang được xử lý. Các công nghệ như nhận dạng ký tự quang học (OCR) giúp đọc và viết tay; xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) giúp nhận dạng thông tin cụ thể như tên, điều khoản hóa đơn, hoặc địa chỉ.
RPA đang trở nên phổ biến do khả năng giảm chi phí, tối ưu hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm người dùng. Điểm mạnh khác của phần mềm RPA là khả năng triển khai nhanh chóng mà không yêu cầu các phòng ban kinh doanh phải học hỏi công cụ mới, tìm kiếm sự hỗ trợ từ bộ phận IT, hay cần phải thay đổi cấu trúc IT cơ bản của tổ chức.
Các chuyên gia nói gì về tự động hoá?
Một số nhà lãnh đạo trong ngành tự động hóa đã đưa ra những lời khuyên về cách bắt đầu quá trình ứng dụng tự động hoá từ quy mô nhỏ để tạo tiền đề cho thành công.
Tránh những cạm bẫy phổ biến
Những người mới tiếp xúc với tự động hóa có thể lo ngại về những sự hiểu lầm phổ biến. Ví dụ, một số lãnh đạo sản xuất sợ rằng tự động hóa sẽ gây mất việc làm.
Fredrik Ryden, Giám đốc điều hành của Olis Robotics cho biết : “Nỗi sợ bị dịch chuyển việc làm cần được thừa nhận và xem xét một cách nghiêm túc. Nhưng thực tế là robot và tự động hóa không thể thay thế được con người. Con người có hiểu biết về thế giới và các định luật vượt xa khả năng của bất kỳ robot công nghiệp nào hiện nay.”
Damon Sepe, quản lý phân khúc tại Rockwell Automation giải thích: “Trên toàn cầu, những người lao động lớn tuổi đang hướng tới việc nghỉ hưu trong khi một đội ngũ nhân tài trẻ, ít kinh nghiệm hơn sẽ thay thế họ. Tự động hóa nên được xem như một phương tiện để giải quyết những thách thức về lực lượng lao động này và tạo ra những cơ hội mới để triển khai và hỗ trợ các hệ thống này tại hiện trường.”
Xác định quy trình tự động hóa
Một phần của việc phát triển chiến lược tự động hóa là xác định những quy trình sản xuất phù hợp nhất với tự động hóa.
Paul Anderson, giám đốc kỹ thuật của Omron Automation Americas cho biết: “Việc loại bỏ các tắc nghẽn và lỗi sẽ cải thiện thông lượng, nhắm mục tiêu vào các điểm có sự tham gia quan trọng của nhà điều hành, giúp giảm công việc lặp đi lặp lại và các nguồn tiềm ẩn gây ra lỗi của con người”
Theo George Gauthier, giám đốc cấp cao về tiếp thị sản phẩm tại Cognex: “những công việc tốn kém và dễ mắc sai sót là nơi tốt để bắt đầu. Các quy trình tạo ra lượng chất thải quá mức hoặc các bước sản xuất quan trọng có thể dẫn đến các vấn đề sau này. ”
Đo lường thành công
Có nhiều cách để đánh giá hiệu quả của giải pháp tự động hóa cũng như có nhiều loại giải pháp tự động hóa khác nhau.
Ryden giải thích: “Việc thu thập các số liệu tiêu chuẩn, chẳng hạn như thông lượng và thời gian hoạt động bằng cách sử dụng các gói phần mềm giúp dễ dàng xác định nhanh chóng liệu giải pháp đã triển khai có hoạt động theo thông số kỹ thuật hay không.”
Anderson cho biết một cách đơn giản là áp dụng phương pháp tài chính.
“ROI có thể được tính toán bằng cách xem xét tổng mức đầu tư tài chính và lợi ích về thông lượng so với trước và sau. Cải thiện năng suất và chất lượng chỉ là những quan điểm khác nhau về số liệu có thể giúp giải thích các khoản đầu tư tự động hóa đang cải thiện nhà máy như thế nào. Những số liệu này thường có ý nghĩa đối với nhân viên hơn là các số liệu tài chính.” ông chia sẻ thêm
Lộ trình bắt đầu RPA cho mọi doanh nghiệp
Bắt Đầu Từ Những Bước Nhỏ
Trước khi triển khai RPA trên quy mô lớn, các doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc tự động hóa các quy trình nghiệp vụ đơn giản. Điều này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả thực tế của RPA mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến đầu tư ban đầu.
- Khảo sát và đánh giá: Các Giám đốc công nghệ cần xác định các quy trình hiện tại trong doanh nghiệp để tìm ra “điểm nghẽn” và các tác vụ có tiềm năng tự động hóa cao.
- Thử nghiệm: Chọn một hoặc một số quy trình nhỏ để thử nghiệm trước. Các quy trình này phải đơn giản, có khối lượng công việc đáng kể và rõ ràng về quy trình.
Tự Động Hóa Nhanh Chóng
Tự động hóa nhanh chóng tập trung vào việc tự động hóa nhanh các quy trình đã chọn để nhanh chóng nhìn thấy kết quả và khuyến khích sự chấp nhận rộng rãi trong tổ chức.
- Lựa chọn công cụ và nền tảng: Lựa chọn các công cụ RPA phù hợp với nhu cầu và kích cỡ doanh nghiệp. Đánh giá dựa trên tính năng, dễ dàng sử dụng và chi phí.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên để họ có thể sử dụng công cụ RPA một cách hiệu quả.
Khai Thác Lợi Thế Từ “Quick-win”
“Quick-win” trong tự động hóa liên quan đến việc xác định và tự động hóa các quy trình mang lại lợi ích đáng kể về tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, giảm thiểu lỗi hoặc cải thiện năng suất. Điều này sẽ giúp tăng động lực và hỗ trợ văn hóa tự động hóa trong doanh nghiệp.
Một số ví dụ về các quy trình Quick-Win
- Tự động hóa quy trình nhập liệu.
- Tự động hóa báo cáo định kỳ.
- Tự động hóa quản lý hóa đơn và thanh toán.
Một số khung phần mềm phổ biến cho RPA
Tự động hóa thành công nhất bắt nguồn từ thiết kế tốt. Trước khi bắt đầu phát triển, nhà phát triển nên hiểu các chi tiết cụ thể của quy trình thủ công. Đảm bảo rằng tài liệu thiết kế quy trình (PDD) ghi lại chi tiết quy trình đến thao tác. Khi nhà phát triển sử dụng PDD làm nền tảng để thiết kế giải pháp tự động, điều đó đảm bảo tất cả quá trình tự động hóa được tạo ra một cách nhất quán và có tổ chức. Framework bắt đầu với mức overview kiến trúc trực quan và sau đó cho phép các Developer đi sâu hơn vào các chi tiết cụ thể của từng quy trình
1. Robot Framework
REFramework là một framework mã nguồn mở được sử dụng rộng rãi để tự động hóa nhiều loại tác vụ, không chỉ là các ứng dụng web. Nó nổi bật với:
- Phương pháp Tiếp cận Dựa trên Từ Khóa: Các bài kiểm tra và script tự động hóa được viết theo phong cách từ khóa, làm cho chúng dễ hiểu hơn đối với những người kiểm tra có ít kinh nghiệm lập trình. Các từ khóa có thể được tạo ra bằng Python hoặc các ngôn ngữ khác như Java (Jython) hoặc C# (.NET).
- Tính linh hoạt: Robot Framework có thể được mở rộng để tự động hóa nhiều loại tác vụ khác ngoài kiểm thử web thông qua các thư viện bên ngoài. Ví dụ, nó có thể tương tác với các cơ sở dữ liệu (sử dụng thư viện như robotframework-databaselibrary), ứng dụng di động (sử dụng AppiumLibrary), và cả các hệ thống cũ.
- Dễ sử dụng: Robot Framework sử dụng cú pháp dễ đọc, làm cho nó dễ học và bảo trì hơn so với các framework yêu cầu mã hóa phức tạp.
2. TagUI
TagUI là một công cụ RPA (Robotic Process Automation) mã nguồn mở và miễn phí, nổi bật với tính đơn giản và dễ sử dụng của nó. Đây là công cụ rất phù hợp cho người mới bắt đầu và những người có kinh nghiệm lập trình hạn chế. Nó được biết đến với:
- Dễ sử dụng: Với công cụ chọn đối tượng trực quan và hỗ trợ JavaScript, TagUI giảm bớt rào cản khi tiếp cận với phát triển RPA.
- Nhẹ và Hiệu quả: TagUI là một công cụ nhẹ, không yêu cầu cài đặt nặng nề hay cấu hình phức tạp.
- Mã nguồn mở và Miễn phí: Bản chất mã nguồn mở và tính khả dụng miễn phí của TagUI làm cho nó trở thành một lựa chọn dễ tiếp cận cho cá nhân và tổ chức.
3. REFramework
REFramework (Robotic Enterprise Framework) là một khuôn khổ mã nguồn mở phổ biến được sử dụng cho phát triển Phần mềm Tự động hóa Quy trình Robot (RPA) trong UiPath Studio. Nó cung cấp một cấu trúc chuẩn hóa và các thực hành tốt nhất để xây dựng các bot RPA mạnh mẽ, có thể mở rộng và dễ bảo trì.
Lợi ích chính của REFramework:
- Tăng năng suất: REFramework giúp các nhà phát triển xây dựng bot RPA nhanh hơn và hiệu quả hơn bằng cách cung cấp các mẫu và thư viện được thiết kế sẵn.
- Cải thiện khả năng bảo trì: REFramework thúc đẩy việc viết mã có cấu trúc và dễ hiểu, giúp dễ dàng bảo trì và nâng cấp bot RPA trong tương lai.
- Tăng độ tin cậy: REFramework bao gồm các cơ chế xử lý lỗi và ghi nhật ký mạnh mẽ giúp đảm bảo bot RPA hoạt động ổn định và đáng tin cậy.
- Khả năng mở rộng: REFramework được thiết kế để dễ dàng mở rộng để đáp ứng các nhu cầu tự động hóa ngày càng tăng của doanh nghiệp.
Mỗi khung cung cấp các tính năng và lợi thế riêng, đáp ứng các yêu cầu và sở thích thử nghiệm khác nhau. Hãy chọn một trong những phù hợp nhất với nhu cầu dự án của bạn.
Kết luận
Việc triển khai RPA trong doanh nghiệp không chỉ là một dự án công nghệ mà còn là một sự thay đổi văn hóa. Để thành công, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải đóng vai trò tích cực trong việc xây dựng và duy trì một “văn hóa tự động hóa” tích cực, nơi mà mọi người không chỉ chấp nhận mà còn hào hứng với việc sử dụng công nghệ để cải thiện hiệu suất làm việc. Bắt đầu từ những bước nhỏ, đẩy mạnh tự động hóa nhanh chóng và khai thác các Quick Win sẽ là những bước đi quan trọng trong hành trình này.
Nguồn Tham Khảo
RPA Development — A Step By Step Guide for 2024
How To Implement Robotic Process Automation (RPA) In Your Business: A Step-By-Step Guide
Small business automation: 5 quick wins
Getting started with automation
Get Some Quick Wins with RPA Bots
Top 10 Test Automation Frameworks
