Với nhiều tính năng vượt trội, RPA nhanh chóng trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Vậy giải pháp RPA là gì? Những xu hướng, vai trò và ứng dụng của RPA trong doanh nghiệp là gì?
Table of Contents
RPA – Tổng quan
RPA là gì?
RPA (Robotic Process Automation – Tự động hóa Quy trình bằng Robot) là một công nghệ phần mềm mô phỏng hành vi thực hiện nhiệm vụ của con người.
Hoạt động của RPA diễn ra trên lớp giao diện của trình duyệt và phần mềm… Lập trình viên sử dụng các chương trình để xây dựng các quy trình cụ thể để robot có thể mô phỏng tương tác của con người trên Giao diện người dùng đồ họa (GUI) giữa các hệ thống khác nhau.
Robot phần mềm cho phép thực hiện các tác vụ nhanh chóng, chính xác 100% và ổn định hơn so với con người. Tuy nhiên, đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi xảy ra lỗi, con người vẫn có thể can thiệp để xử lý.
Các mô hình RPA và quy trình phù hợp ứng dụng RPA
Một hệ thống RPA cần thiết phải đáp ứng ba tiêu chí sau:
- Giao tiếp với các hệ thống khác để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API (Giao diện lập trình ứng dụng)
- Khả năng ra quyết định
- Tích hợp với các giao diện lập trình robot
Một số loại tác vụ phù hợp để triển khai RPA bao gồm các đặc điểm sau:
- Dựa trên quy tắc
- Dễ xảy ra lỗi
- Khối lượng lớn
- Mất nhiều thời gian
- Thường xuyên, lặp lại
Ví dụ, RPA có thể được áp dụng trong việc đối chiếu tài khoản để trích xuất dữ liệu từ các hệ thống khác nhau, khớp các giao dịch và xác định các điểm bất thường và chuyển cho con người đánh giá. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với các quy trình đối chiếu thủ công.
Phân loại RPA
Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai một trong những loại hình RPA như sau:
- Tự động hóa có giám sát: Khi các quy trình tự động hóa diễn ra, sự can thiệp của con người là cần thiết.
- Tự động hóa không giám sát: Các quy trình tự động hóa hoạt động độc lập bởi robot, không cần sự can thiệp của con người.
- Hybrid RPA: Sự kết hợp giữa tự động hóa có giám sát và không giám sát, cho phép tự động hóa quy trình linh hoạt.
Mỗi loại RPA sẽ có những ưu nhược điểm riêng. Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng hoạt động của mình để lựa chọn loại phù hợp.
Các trường hợp sử dụng RPA phổ biến
RPA có thể được triển khai trong nhiều lĩnh vực như tài chính, kế toán, ngân hàng, sản xuất / bán lẻ, logistics, v.v.
- Tài chính và ngân hàng: Các nhiệm vụ như mở tài khoản và KYC…liên quan đến việc xử lý khối lượng dữ liệu lớn và các quy trình thủ công tốn thời gian. RPA giúp thực hiện nhanh chóng và chính xác các tác vụ này.
- Sản xuất / bán lẻ: Một số lượng lớn các nhiệm vụ như xử lý hóa đơn và xử lý đơn hàng trong lĩnh vực sản xuất / bán lẻ có thể được tự động hóa bằng RPA.
- Viễn thông: RPA hỗ trợ trong các tác vụ như xử lý thanh toán, giải quyết thắc mắc của khách hàng hoặc quản lý sự cố, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Logistics: Các doanh nghiệp logistics sẽ không còn phải đương đầu với các nhiệm vụ như xử lý và theo dõi đơn hàng, quản lý vận tải nhờ việc tự động hóa các quy trình này.
Lợi ích của RPA đối với doanh nghiệp
RPA mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Triển khai RPA cho phép doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến nhân sự, xử lý lỗi và chi phí vận hành… do đó tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.
- Tăng năng suất: Áp dụng RPA giúp đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, cho phép thực hiện quy trình nhanh hơn và đơn giản hơn, nhờ đó tăng năng suất.
- Nâng cao độ chính xác: Robot đảm bảo độ chính xác 100% và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện tác vụ.
- Hoạt động liên tục, không bị gián đoạn: Không giống như con người, robot phần mềm có thể hoạt động 24/7. Hoạt động liên tục giúp loại bỏ sự chậm trễ giữa các tác vụ.
- Giúp nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn: Tự động hóa quy trình bằng robot thay thế các tác vụ thủ công do con người thực hiện, giúp đơn giản hóa quy trình và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ.
Thách thức khi triển khai RPA
Cùng với những lợi ích ấn tượng mà RPA mang lại, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một số thách thức khi triển khai RPA:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là độ phức tạp của bot.
- Yêu cầu lập trình viên phần mềm có chuyên môn rộng: RPA có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, trong các lĩnh vực có tác vụ phức tạp như kế toán, ngân hàng, tài chính…, lập trình viên RPA cần có kiến thức toàn diện. Tuy nhiên, đội ngũ lập trình viên RPA tại Việt Nam hiện đang ở giai đoạn đầu, gây khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
- Chuẩn hóa dữ liệu/thông tin đầu vào, quy trình quản lý hiện hành: RPA được áp dụng cho các tác vụ và quy trình dựa trên quy tắc. Do đó, các tổ chức cần thiết lập các quy trình chuẩn hóa cần thiết cho dữ liệu và thông tin đầu vào.
- Yêu cầu tương thích với hệ thống IT/hệ điều hành nội bộ: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, sở hữu cơ sở hạ tầng IT phức tạp với các đặc điểm riêng. Để triển khai RPA thành công, cần đảm bảo kết nối và tương thích giữa RPA với hệ thống IT và hệ điều hành nội bộ.
Các bước triển khai RPA
Tùy thuộc vào mô hình và điều kiện cụ thể, sẽ có các bước phù hợp. Tuy nhiên, nhìn chung tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn như sau:
- Đánh giá kỹ lưỡng: Doanh nghiệp cần đánh giá cẩn thận tính khả thi của RPA, khả năng tương thích với cơ sở hạ tầng IT, lộ trình triển khai và các tác vụ cần tự động hóa.
- Tạo các trường hợp sử dụng kinh doanh: Chạy thử nghiệm trên một quy trình là điều cần thiết để đánh giá tính phù hợp của RPA.
- Chuẩn bị chiến lược triển khai toàn diện: Triển khai trên toàn doanh nghiệp luôn đi kèm với một số rủi ro nhất định. Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược triển khai toàn diện dựa trên những hiểu biết có được từ hai bước trước đó.
Những lưu ý khi áp dụng RPA
Khi quyết định áp dụng RPA, doanh nghiệp cần cân nhắc các vấn đề sau:
- Chọn sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và chi phí: Trên thị trường có nhiều sản phẩm RPA với các tính năng, chi phí và giao diện khác nhau. Cần tiến hành nghiên cứu và so sánh kỹ lưỡng giữa các sản phẩm để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
- Xác định phạm vi nhiệm vụ kinh doanh sử dụng RPA: Doanh nghiệp có thể áp dụng RPA cho nhiều tác vụ miễn là chúng theo quy trình, nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng.
- RPA là công cụ hỗ trợ con người: Không cần lo lắng rằng RPA sẽ thay thế con người. Thay vào đó, công nghệ này được thiết kế để hỗ trợ con người thực hiện các tác vụ thủ công tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
Xu hướng RPA trong tương lại
Cuộc khảo sát RPA Toàn cầu năm 2018 của Deloitte tiết lộ rằng vào cuối năm 2025, RPA sẽ đạt được tỷ lệ áp dụng gần như phổ biến. RPA đang gia tăng liên tục, với thị trường toàn cầu tăng trưởng với tốc độ đáng kể 40,6% CAGR mỗi năm và dự kiến đạt 25,66 tỷ USD vào năm 2027, theo Grand View Research.
Dự đoán năm 2024
Vào năm 2024, thị trường RPA sẽ thay đổi do một số xu hướng mới:
- Trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với RPA
- Tự động hóa thông minh
- RPA dựa trên đám mây
- Nền tảng low-code và no-code
- Lập trình viên RPA công dân
- Chuyển đổi nền tảng RPA
- Sự hợp tác giữa con người và robot
Đọc thêm: 5 Xu Hướng Định Hình Công Nghệ RPA Năm 2024
Vai trò của RPA trong chuyển đổi số
Nghiên cứu của Gartner định nghĩa chuyển đổi số là quá trình tận dụng các công nghệ và khả năng kỹ thuật số để biến đổi hoặc tạo ra các mô hình kinh doanh mới.
Nâng cao hiệu quả hoạt động là một mục tiêu chính cho các doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số và đây chính là lúc RPA bước vào để cách mạng hóa hoạt động. Mang lại nhiều lợi ích kinh doanh, RPA không chỉ thay đổi cách nhân viên thực hiện nhiệm vụ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng sự phát triển kỹ thuật số.
Ngoài ra, RPA cung cấp các chức năng phân tích dữ liệu lớn, cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất quy trình làm việc. Từ thông tin quý giá này, các công ty có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và tích hợp liền mạch các chiến lược kỹ thuật số.
Sự khác biệt giữa RPA và AI
Tương tự như RPA, AI cũng là một công nghệ có thể tận dụng chuyển đổi kỹ thuật số. Tuy nhiên, những công nghệ này có một số khác biệt như sau:
| Tiêu chí | RPA | AI |
| Định nghĩa | Bot được lập trình để mô phỏng hành vi của con người khi thực hiện các nhiệm vụ | Bot được lập trình để mô phỏng hành vi thông minh – suy nghĩ và học cách thích nghi với một môi trường cụ thể |
| Mục tiêu | Hỗ trợ con người thực hiện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian, chi phí và cho phép con người tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn | Cho phép robot hoạt động thông minh như con người |
| Trường hợp ứng dụng | Được sử dụng trong các mô hình kinh doanh, giúp các công ty giảm chi phí nhân sự, thời gian, v.v. Ví dụ: xử lý đơn hàng, xử lý hóa đơn, quản lý bảng lương, v.v. | Được sử dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống, chẳng hạn như quản lý an ninh mạng, điều khiển xe tự động, chuyển đổi giọng nói sang văn bản, v.v. |
| Loại dữ liệu | Dữ liệu có cấu trúc | Dữ liệu có cấu trúc, không cấu trúc, bán cấu trúc |
| Khả năng ra quyết định | Không có khả năng ra quyết định | Có thể đưa ra quyết định và dự đoán |
Kết hợp RPA và AI
Mặc dù có sự khác biệt, RPA và AI đều là những công nghệ được phát triển để bổ sung cho nhau. AI nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả của RPA trong khi RPA đóng vai trò là bước đệm cho AI. Sự hội tụ của RPA và AI cho phép thực hiện nhiều tác vụ phức tạp.
Ngoài ra, AI cung cấp tư duy logic cho các hành động mà RPA thực hiện. Việc kết hợp AI và RPA cho phép mở rộng và cải thiện khả năng truy cập vì AI có thể xử lý nhiều loại dữ liệu không cấu trúc trong các quy trình thủ công phức tạp. Khả năng ra quyết định của AI cho phép tự động hóa các quy trình phức tạp hơn.
akaBot – Đối tác RPA đáng tin cậy của doanh nghiệp
Là một phần của hệ sinh thái FPT, akaBot là giải pháp tự động hóa tiên phong tại Việt Nam. Giải pháp akaBot đã được các nền tảng đánh giá toàn cầu hàng đầu như Gartner Peer Insight, G2 và Everest PEAK Matrix công nhận về năng lực. Cho đến nay, akaBot đã chinh phục 3.900 doanh nghiệp ở 21 quốc gia trên toàn thế giới thuộc mọi thị trường chính như Châu Âu, Châu Mỹ và Trung Đông.
TPBank (Tiền Phong Bank) là đối tác đã tin tưởng lựa chọn giải pháp của akaBot. Đây là một ví dụ điển hình của một ngân hàng có ứng dụng RPA mạnh mẽ nhất, đạt được tốc độ triển khai ấn tượng là 5 bot mỗi tuần. Ngân hàng này đã giành giải thưởng “Ngân hàng Tự động hóa Quy trình xuất sắc nhất Việt Nam” của The Asian Banker vào năm 2021.
Cho đến nay, ngân hàng này đã triển khai gần 300 robot ảo dựa trên nền tảng akaBot trong các quy trình giao dịch, tiết kiệm hàng trăm nhân sự và áp dụng các công nghệ AI và trợ lý ảo để đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch. Điều này hướng đến mục tiêu số hóa, tự động hóa thông minh và tối ưu hóa quy trình.
akaBot – Đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên hành trình ứng dụng tự động hoá
- Giải pháp trọn gói: akaBot cung cấp giải pháp Tự động hóa thông minh toàn diện, tích hợp nhiều công nghệ thông minh, bao gồm AI/ML, OCR, IDP, Process Mining, Task Mining, Computer Vision, Hệ thống Quản lý Quy trình Kinh doanh, eKYC để giúp doanh nghiệp đứng đầu trong cuộc cạnh tranh và đáp ứng các nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng.
- Hỗ trợ hiệu quả 24/7, được khách hàng và các tổ chức đánh giá giải pháp IT hàng đầu thế giới công nhận (G2, Gartner)
- Hoàn vốn đầu tư nhanh chóng (chỉ sau 7 tháng, theo báo cáo của G2)
- Triển khai nhanh chóng: PoC (Proof of Concept) trong vòng 1 tuần cho tự động hóa quy trình đầu tiên
Để tìm hiểu thêm về cách tận dụng sức mạnh của tự động hóa và mở khóa nhiều lợi ích của RPA, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
Tham khảo
Automation with intelligence Pursuing organization-wide reimagination
What is robotic process automation (RPA)?
akaBot (FPT) is the operation optimization solution for enterprises based on the RPA (Robotic Process Automation) platform combined with Artificial Intelligence, Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI, etc. Serving clients in 21+ countries, across 08 domains such as Banking & Finances, Retail, IT Services, Manufacturing, and Logistics…, akaBot is featured in “Voice of the Customer” for Robotics Process Automation” by Gartner Peer Insights, G2, and ranked as Top 6 Global RPA Platform by Software Reviews. akaBot also won the prestigious Stevie Award, The Asian Banker Award 2021, Everest Group’s RPA Products PEAK Matrix® 2023, etc.
Leave us a message for free consultation!
