Giải Pháp Tối Ưu Vận Hành Phòng Tài Chính – Kế Toán: Câu Chuyện Từ PJICO Và Central Retail Vietnam

Tối ưu hoá quy trình xử lý hoá đơn hiện đang là một trong những bài toán doanh nghiệp loay hoay tìm lời giải. Giải pháp tự động hóa xuất hiện như một cứu cánh, không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường hiệu suất làm việc. Khám phá cách tự động hóa đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu vận hành qua câu chuyện từ PJICO và Central Retail Vietnam.

Phòng Tài chính – Kế toán tại doanh nghiệp trăn trở vì bài toán xử lý hoá đơn 

Tại các doanh nghiệp lớn, phòng tài chính – kế toán thường phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ liên quan đến xử lý hóa đơn, chứng từ và nhiều công việc giấy tờ khác. Quy trình này đòi hỏi nhiều công đoạn kiểm tra và lưu trữ thủ công, gây tốn thời gian và nguồn lực.

Nhân viên phòng tài chính – kế toán phải dành rất nhiều thời gian để kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Thực tế đã chứng minh rằng nhân viên kế toán trung bình chỉ có thể xử lý thủ công 5 hóa đơn mỗi giờ và chi phí từ dao động từ 2,07 đô la đến 10 đô la cho mỗi hóa đơn. Bên cạnh đó, những trường hợp hóa đơn không hợp lệ như hóa đơn giả, hết giá trị sử dụng hay sai thông tin cũng gây nhiều khó khăn và kéo dài thời gian xử lý. Việc kiểm tra thủ công vẫn có thể dẫn đến rủi ro về sai lệch thông tin hóa đơn với nguy cơ lỗi dữ liệu trong các bảng tính.

Ứng dụng tự động hoá: Giải pháp vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp

Với bài toán này, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian; mà còn cải thiện độ chính xác, giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót trong dữ liệu. Giải pháp tự động hóa ứng dụng các công nghệ như RPA và AI giúp thu thập, xác minh và lưu trữ hóa đơn một cách hiệu quả; từ đó mang lại hiệu quả vận hành rõ rệt cho doanh nghiệp.

PJICO tiết kiệm 80% thời gian xử lý hoá đơn khi tự động hóa quy trình

Với hơn 30 năm phát triển ở vị thế là một trong những doanh nghiệp bảo hiểm uy tín hàng đầu tại Việt Nam, Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) dẫn đầu với mức tăng trưởng vượt trội. PJICO đang tăng tốc triển khai các bước trong lộ trình chuyển đổi số giai đoạn 2023-2028 với mục tiêu hoạt động, vận hành bền vững – an toàn – hiệu quả trên nền tảng số; qua đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường cơ hội kinh doanh.

Trong bài toán về vận hành, quản lý hoá đơn nói riêng, hiện nay, PJICO thường xử lý số lượng hóa đơn đầu vào lên tới hơn hàng ngàn hóa đơn mỗi ngày. Một quy trình xử lý hóa đơn truyền thống tại PJICO có thể lên tới 7 bước, bao gồm cả việc nhân viên nghiệp vụ lẫn kế toán nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kiểm tra tình trạng, tải hóa đơn lên hệ thống và lập đề nghị thanh toán/ lập phiếu chi.

Nhận thấy tự động hóa quy trình là giải pháp tiềm năng giúp xử lý thao tác khớp hóa đơn lặp đi lặp lại thủ công, PJICO đã phối hợp cùng đội ngũ akaBot để cải thiện quy trình. Các trợ lý ảo akaBot có khả năng trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) để thực hiện tự động toàn bộ từ khâu trích xuất nội dung, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, phát hiện trùng lặp, rà soát phương thức thanh toán, cập nhật trạng thái hóa đơn và lưu trữ chứng từ theo đúng quy chuẩn.

Kết quả là, thời gian xử lý mỗi hóa đơn từ trung bình 15 phút giảm xuống chỉ còn 3 phút – tương đương với tiết kiệm 80% thời gian xử lý quy trình. Điều này giúp PJICO giảm thiểu mức độ sai sót tới 99,9%.

Central Retail tại Việt Nam tiết kiệm 10 tỷ trong 5 năm nhờ ứng dụng tự động hóa

Có mặt tại thị trường Việt Nam từ năm 2012, Central Retail liên tục mở rộng và phát triển, tới nay đã sở hữu 38 trung tâm thương mại, 260 cửa hàng trên toàn quốc. Tầm nhìn và sứ mệnh của Central Retail Việt Nam (CRV) là trở thành một nhà bán lẻ đa kênh lấy khách hàng làm trung tâm, luôn đứng đầu và phát triển bền vững.

Với số lượng khách hàng và nhà cung cấp lớn, CRV đứng trước áp lực xử lý và khớp 1,8 triệu hóa đơn/năm. Quy trình này yêu cầu 75 nhân viên làm việc toàn thời gian, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc mỗi năm. Xét về dài hạn, tính chất công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán này có thể khiến tỷ lệ nhân viên bỏ việc tăng cao, đặc biệt trong những thời gian cao điểm nhiều áp lực.

Đứng trước thách thức cải thiện vận hành, CRV đã ứng dụng công nghệ tự động hóa do akaBot phát triển trong quy trình xử lý hóa đơn. Ứng dụng akaBot dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại của CRV, cho phép thao tác nhanh chóng. Các tác vụ lặp đi lặp lại được đảm nhiệm bằng bot tự động, giúp giảm tỷ lệ sai sót. Việc ứng dụng tự động hóa akaBot đã giúp CRV tiết kiệm chi phí xử lý hóa đơn tới 10 tỷ VNĐ trong vòng 05 năm, giảm tới 90.000 giờ làm việc mỗi năm.

Tăng tốc trên hành trình chuyển đổi số cùng ứng dụng tự động hóa

Câu chuyện thành công về PJICO và Central Retail tại Việt Nam là minh chứng cho cách doanh nghiệp tối ưu vận hành khâu xử lý hóa đơn; từ đó tối ưu chi phí, góp phần tăng cường hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng tự động hóa. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mở rộng ứng dụng tự động hóa cho các quy trình khác như: quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự và dịch vụ khách hàng, tự động hóa quy trình đặt hàng, kiểm tra tồn kho, theo dõi vận chuyển, xử lý bảng lương, quản lý bảng chấm công và tuyển dụng nhân sự… 

Theo nhận định từ đội ngũ triển khai akaBot, với sự hỗ trợ từ giải pháp tự động hóa tiên tiến, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất tới 80%, tiết kiệm tới 60% chi phí, tiết kiệm lên tới 90% thời gian, xây dựng một doanh nghiệp linh hoạt và thích ứng hơn, tối ưu hóa doanh thu…; từ đó giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức kinh tế hiện tại và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

______

Nguồn:

4 Challenges of Traditional Invoice Management

It’s costing how much? The truth about manual invoice processing