7 Lợi Ích Của RPA Trong Lĩnh Vực Viễn Thông

Lợi ích của RPA trong ngành viễn thông, đặc biệt trong việc thúc đẩy chuyển đổi toàn ngành là không thể phủ nhận. Với những tính năng vượt trội, RPA hỗ trợ nâng cao năng suất, giúp tăng độ chính xác trong các tác vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng… và đặc biệt là giảm chi phí. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết sau đây!

Xem thêm:

Table of Contents

Luồng dữ liệu hiệu quả

Công việc hàng ngày của nhân viên ngành viễn thông luôn phải tiếp xúc và xử lý rất nhiều dữ liệu được lưu trữ ở các định dạng tệp khác nhau, vì thế thường tốn nhiều thời gian và rủi ro sai sót cao.

Lúc này, việc sử dụng RPA có khả năng ghi nhớ và “bắt chước” các hành động của con người như nhấp chuột hay nhấn phím tương tác với giao diện sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Với ngành viễn thông, RPA giúp thu hẹp khoảng cách giữa các nguồn dữ liệu và dễ dàng truy cập các dữ liệu cần thiết.

Nghiên cứu tại châu Âu cho thấy, khi sử dụng RPA thì nhà cung cấp dịch vụ viễn thông có thể giảm thời lượng truyền dữ liệu xuống chỉ còn một vài phút, giúp giảm chi phí đến 3 triệu euro hàng năm.

RPA hỗ trợ luồng dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau (Nguồn: Nalashaa)

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Một lợi ích nữa của RPA trong ngành viễn thông là hỗ trợ tự động hóa một số quy trình nội bộ trong doanh nghiệp viễn thông như: thống kê danh sách khách hàng, cập nhật số liệu, biểu mẫu, bảng báo cáo…

Việc tự động hoá này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian cho công việc văn phòng nhàm chán. Từ đó, nhân viên sẽ có thêm thời gian để chú trọng tới các yêu cầu của khách hàng, giúp cải thiện khả năng cung cấp dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng …

Ví dụ, một doanh nghiệp viễn thông đã sử dụng RPA cho thấy: Tại bộ phận Tổng đài chăm sóc khách hàng, hơn 95% liên lạc được tự động hóa sẽ khiến thời gian phản hồi trung bình giảm xuống còn 1,5 phút, mang đến trải nghiệm tốt và nhanh cho khách hàng.

RPA giúp các vấn đề của khách hàng được giải quyết nhanh hơn (Nguồn: VHT Telecom)

Tăng độ chính xác trong các tác vụ văn phòng

Các bot trong RPA được lập trình để tuân theo quy trình sẵn có, bot sẽ không cảm thấy mệt và đặc biệt là không bao giờ mắc sai lầm. Chúng cực kỳ nhất quán và chính xác, chính vì vậy, chúng mang đến độ chuẩn gần như tuyệt đối trong việc thực hiện các tác vụ văn phòng.

Khi các công việc được chuyển giao càng nhiều cho robot, các lỗi văn thư sẽ càng ít hơn và các phòng ban trong ngành viễn thông sẽ tiết kiệm được thời gian sửa những lỗi đó. Loại bỏ những lỗi mà con người mắc phải có thể có tác động cực kỳ lớn đến chi phí và mức độ hài lòng của khách hàng.

RPA giúp giảm thiểu lỗi đến mức tối đa (Nguồn: HR Technologist)

Nâng cao năng suất và tốc độ

Việc áp dụng RPA sẽ giúp tăng năng suất và tốc độ tối đa cho doanh nghiệp viễn thông. Lý do là vì đứng trước cùng một công việc, bot luôn nhanh hơn con người và có thể thực hiện công việc chuẩn xác hơn. Đặc biệt, bot có thể làm việc với 24/7 với 100% năng suất mà không cần nghỉ ngơi, chúng sẽ không cảm thấy mệt mỏi.

Ngoài ra, việc sử dụng RPA cũng giúp giảm tải áp lực công việc cho nhân viên, giảm thời gian công sức cho các công việc tác vụ thủ công, thay vào đó nhân viên sẽ tập trung hơn tới các công việc liên quan tới trí tuệ, giúp nâng cao năng suất hơn nữa.

Làm việc liên tục, nhanh hơn và chính xác hơn. Nguồn: SmatBot

Giảm chi phí

Một lợi ích nữa RPA mang lại khi được triển khai trong lĩnh vực viễn thông đó là giảm thiểu chi phí, đặc biệt là chi phí xử lý (có thể lên đến 80%). RPA có khả năng tự động hóa tất cả các tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian của con người, do đó giảm chi phí lao động. Thống kê cho thấy, chi phí cho một phần mềm robot chỉ bằng 1/5 chi phí cho một nhân viên full-time trong lĩnh vực viễn thông.

Bên cạnh đó, bằng cách quản lý đa phần các tác vụ kỹ thuật trong hệ thống, RPA có thể hỗ trợ quy trình sao lưu cấu hình và các cài đặt trong di động của khách hàng. Ứng dụng này của RPA không chỉ xây dựng một hệ thống sao lưu chất lượng, với khả năng hoạt động trơn tru, liền mạch cho tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ viễn thông, mà còn giúp các nhà cung cấp dịch vụ tiết kiệm chi phí và thời gian.

Tiết kiệm chi phí và thời gian, tối ưu chất lượng – RPA là giải pháp hoàn hảo cho các công ty viễn thông (Nguồn: AdobeStock)

Mức độ bảo mật cao

Theo ghi nhận của CiGen RPA – các chuyên gia trong lĩnh vực triển khai RPA – thì những giải pháp tự động hóa sẽ gia tăng mức độ an toàn của các quy trình. Phần mềm robot duy trì các báo cáo và các phân tích hoạt động liên quan đến robot nhưng không lưu trữ cục bộ bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến quy trình từ robot phần mềm.

Các thông tin của doanh nghiệp và khách hàng được đảm bảo trong suốt quá trình hoạt động (Nguồn: HelpSystems)

RPA là đồng minh của các doanh nghiệp viễn thông trong việc giảm thiểu các sự cố an ninh mạng. Hệ thống RPA an toàn có thể tăng cường bảo mật bằng cách sử dụng robot để làm giảm các mối đe dọa liên quan đến danh tính kỹ thuật số, nhận dạng và bảo vệ dữ liệu. Sau khi bot gặp cảnh báo từ hệ thống, chúng sẽ hành động khẩn trương để ngăn chặn sự xâm nhập và bảo vệ mạng máy tính.

Tính linh hoạt cao trong điều chỉnh tăng – giảm quy mô

Các robot phần mềm có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô, chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản và không cần trả thêm chi phí. Với khả năng lập trình thông minh và cho thuê nhiều lần của giải pháp RPA, các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông có thể triển khai lực lượng lao động linh hoạt trên Đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ tại chỗ từ duy nhất một máy chủ.

Tự động hóa một cách linh hoạt có thể trải dài ở nhiều đơn vị kinh doanh và địa điểm, giúp các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng với sự tăng trưởng nội bộ hoặc những thay đổi tạm thời trong nhu cầu của khách hàng.

RPA – linh hoạt và đơn giản (Nguồn: The Softtek Blog)

Những trường hợp có thể áp dụng RPA trong ngành Viễn thông

Với những lợi ích to lớn mà RPA mang đến cho doanh nghiệp viễn thông, thật không khó để hiểu tại sao các “ông lớn” trong ngành không hẹn mà cùng nhau lựa chọn sử dụng RPA. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc trong doanh nghiệp viễn thông đều có thể áp dụng RPA mà thông thường sẽ áp dụng với nhóm công việc cụ thể sau:

Lập và phổ biến báo cáo định kỳ: Sau khi lập báo cáo, bot phân tích nội dung của báo cáo và dựa vào các tiêu chí được cung cấp, bot sẽ quyết định báo cáo liên quan tới bên nào và tự email cho họ.
Quản lý mạng: Các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông có thể sử dụng các giải pháp tự động cho các tác vụ lặp đi lặp lại như: quản lý sự cố, sự kiện và chẩn đoán…, giúp các kỹ sư mạng chuyển hướng tập trung sang quy trình khác phức tạp, tinh vi hơn.
Xử lý đơn đặt hàng và hóa đơn: Công nghệ RPA được sử dụng để số hóa hóa đơn và email, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các chiến lược tạo doanh thu.
Phản hồi hiệu quả các truy vấn của đối tác: Các robot phần mềm có thể trả lời câu hỏi truy vấn đơn giản, giải thích email, chuyển hướng các câu hỏi phức tạp đến con người, giúp cho quá trình giải quyết truy vấn tổng thể trở nên đơn giản hơn nhiều. RPA cũng hỗ trợ dịch vụ khách hàng vì có thể tự động chia sẻ cuộc gọi đến nhân viên nhanh chóng để họ phục vụ khách hàng kịp thời.
Chuyển đổi dữ liệu: RPA, với khả năng làm việc với các định dạng không chuẩn của dữ liệu, cực kỳ hữu ích trong quá trình chuyển đổi các dữ liệu được lưu trữ ở các định dạng tệp khác nhau thành một định dạng có cấu trúc và thống nhất

RPA tham gia tích cực vào các tác vụ trong lĩnh vực Viễn thông (Nguồn: CiGen)

akaBot cung cấp giải pháp RPA cho ngành điện tử viễn thông

akaBot là giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ toàn diện, được tạo ra với mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp vượt qua các thách thức trong kinh doanh và nâng tầm các quy trình tự động hóa. Các “trợ lý robot ảo” của akaBot có khả năng mô phỏng thao tác của con người, giúp giải thoát con người khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại với số lượng lớn.

Các giải pháp của akaBot sẽ giúp doanh nghiệp viễn thông giảm chi phí đến 60%, tăng năng suất đến 80% và giảm thời gian xử lý đến 90%. Là một trong 6 nền tảng RPA phổ biến nhất toàn cầu cho Software Reviews xếp hạng, akaBot hiện đang cung cấp giải pháp cho hơn 200 khách hàng và đối tác chiến lược thuộc 13 quốc gia và vùng lãnh thổ.

Phần mềm akabot — akaBot được xem như một trong những điểm sáng góp phần vào sự tăng trưởng của FPT Software

Một số ưu điểm nổi bật của akaBot:

Mức độ bảo mật cao so với những dịch vụ thuê ngoài.
Chi phí hợp lý, phù hợp cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số giúp tối ưu hóa nguồn lực.
Dịch vụ RPA toàn diện, thông minh, tiết kiệm thời gian, không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp và triển khai mà còn cung cấp lộ trình thực hiện chi tiết, lộ trình sau thực hiện và quy trình đào tạo nhân viên bài bản.
Đội ngũ kỹ sư công nghệ chắc chuyên môn, dày kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ.

Case study thực tế từ 1 công ty viễn thông đã lựa chọn akaBot cho thấy, akaBot chính là giải pháp hợp lý nhất khi các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông cần tối ưu quy trình làm việc.

Thông tin khách hàng:

Nhà cung cấp dịch vụ viễn thông di động, băng thông rộng, cố định cho khu vực dân cư và thương mại với hơn 50 chi nhánh trên 10 quốc gia, với quy mô doanh nghiệp lên đến gần 75.000 nhân viên.

Nhu cầu của doanh nghiệp:

Nhu cầu: Doanh nghiệp cần cải thiện năng suất quy trình làm việc, nhằm mang đến những dịch vụ tốt hơn
Khách hàng muốn quy trình “Nhập và nhập hóa đơn” được tự động hóa

Thách thức đối mặt:

Hoạt động nhập liệu thủ công – Dữ liệu được nhập từ dạng giấy sang hệ thống được kế thừa
Công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán và tốn thời gian
Sai lầm nhỏ của con người gây ra việc cập nhật hệ thống và cung cấp dịch vụ muộn

Giải pháp RPA từ akaBot:

Sau khi nhận thấy những khó khăn, thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt và trải qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu kỹ đặc thù của công ty, akaBot đã xử lý vấn như sau:

Tại trụ sở khách hàng: BrSe và đội ngũ BA tư vấn, thu thập yêu cầu, lập hồ sơ và chuyển giao cho đội ngũ tại Việt Nam
Tại Việt Nam: Đội ngũ phát triển phần mềm nhận tài liệu và triển khai robot phần mềm
Xây dựng robot để tự động trích xuất dữ liệu từ biểu mẫu giấy và nhập vào hệ thống kế thừa
Chuyển đổi quy trình truyền thông: Đọc hóa đơn -> Đăng nhập vào hệ thống AS400 -> Nhập dữ liệu -> Gửi thông báo thành Scan hóa đơn -> Xuất dữ liệu nhờ OCR -> Xác thực dữ liệu -> Nhập dữ liệu vào AS400 -> Gửi thông báo.

Kết quả:

Robot tiết kiệm thời gian nhập 10.000 hóa đơn mỗi tháng và giúp giảm thiểu nỗ lực nhập liệu thủ công, vốn sẽ tốn khoảng 4.000 giờ mỗi năm. Giải pháp giảm cho doanh nghiệp 70% áp lực công việc và giảm 70% thời gian xử lý hóa đơn. Bên cạnh đó, tỷ lệ sai sót xuống gần như bằng 0 (0.01%) và thời gian phản hồi trung bình giảm từ 3 phút xuống 1 phút.

Như vậy, lợi ích của RPA trong ngành viễn thông là không thể phủ nhận, và việc ứng dụng RPA vào lĩnh vực này cũng mang lại nhiều lợi ích cho các nhà cung cấp dịch vụ. Điều này là minh chứng rõ rệt cho việc, nếu muốn phát triển vượt bậc và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông cần phải dần chuyển đổi số, thay đổi các quy trình truyền thống với những giải pháp tự động hóa hiệu quả.

Nguồn: