Ngân Hàng Xử Lý 100.000 Hóa Đơn Đầu Vào/ Tháng – Tự Động Hóa Tới 95% Với UBot Invoice Từ akaBot

Thông tin khách hàng 

Ngân hàng thương mại cổ phần có mạng lưới Chi nhánh/Phòng giao dịch rộng khắp trên cả nước, với hơn 100 Chi nhánh/PGD đặt tại 30 tỉnh, thành phố trong cả nước. Đây là ngân hàng tiên phong trong các xu hướng dịch vụ ngân hàng hiện đại, hướng tới mục tiêu trở thành Ngân hàng số số một tại Việt Nam. 

Thách thức

Ngân hàng có 100.000+ hóa đơn đầu vào/ tháng (hàng năm tăng trung bình 10-20%), bao gồm hóa đơn giấy (bản cứng), hóa đơn điện tử. Hóa đơn đầu vào (bản pdf, scan, hình ảnh… của hóa đơn giấy; bản mềm của e-invoice) từ hơn tất cả các chi nhánh sẽ gửi về phòng tài chính – kế toán tại trụ sở chính (HO) qua email để đối soát. 

Mỗi ngày, phòng tài chính – kế toán HO cần xử lý 5.000+ hóa đơn đầu vào/ ngày. Mỗi hóa đơn cần xử lý trong vòng 5 phút:

• Tổng hợp & phân loại hoá đơn đầu vào từ các nguồn: email, hệ thống quản lý hoá đơn nội bộ, hệ thống quản lý hoá đơn của nhà cung cấp…
• Đọc & bóc tách thông tin trên hoá đơn đầu vào 

• Truy cập Website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
• Đồng bộ với hệ thống quản lý hoá đơn nội bộ của ngân hàng – đối soát các thông tin chi tiết của hóa đơn như: giá trị trên hóa đơn, giá trị VAT… từ đó lưu trữ & xác nhận thông tin hóa đơn đã được đối soát, chứng thực.
• Tổng hợp & thông báo tới các chi nhánh & bộ phận liên quan 

Nhược điểm của việc xử lý hóa đơn đầu vào theo cách làm truyền thống:

• Phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn thông tin với số lượng lớn 
• Tra cứu, đối soát thủ công số lượng lớn hóa đơn dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn
• Công việc thủ công gây nhàm chán, tốn thời gian & công sức trong khi không tạo ra nhiều giá trị (nhưng vẫn phải đảm bảo vận hành chính xác & tuân thủ) 

Giải pháp 

Ngân hàng đã lựa chọn giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào UBot Invoice – một sản phẩm trong hệ sinh thái giải pháp akaBot từ FPT Software. 

• Tự động tổng hợp & phân loại hoá đơn đầu vào từ các nguồn: email, hệ thống quản lý hoá đơn nội bộ, hệ thống quản lý hoá đơn của nhà cung cấp… theo thời gian thực. 
• Tự động đọc & bóc tách thông tin trên hoá đơn đầu vào 
• Tự động truy cập Website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
• Tự động đồng bộ với hệ thống quản lý hoá đơn nội bộ của ngân hàng – đối soát các thông tin chi tiết của hóa đơn như: giá trị trên hóa đơn, giá trị VAT… từ đó lưu trữ & xác nhận thông tin hóa đơn đã được đối soát, chứng thực.
• Hệ thống UBot Invoice sẽ định nghĩa độ chính xác cho từng trường thông tin trên hóa đơn. Nếu thông tin trên hóa đơn vượt ngưỡng đã định nghĩa, thông tin được xác định là hợp lệ. Nếu thông tin không đạt ngưỡng, hệ thống sẽ tự động gửi email yêu cầu bổ sung thông tin.
• Hệ thống tự cải thiện độ chính xác theo dữ liệu & thời gian chạy thực tế của các hoá đơn. 
• Với những hoá đơn không thuộc phạm vi đã được định nghĩa, UBot Invoice hỗ trợ tự định nghĩa thêm một cách nhanh chóng, chỉ từ 5-10 phút. 

Lý do ngân hàng lựa chọn giải pháp UBot Invoice từ akaBot:

• Khả năng xử lý đa dạng loại hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn giấy (bản scan, pdf, hình ảnh…). 
• Năng lực triển khai với khối lượng hóa đơn lớn lên tới 5 triệu+ hóa đơn/ năm.  
• Hệ sinh thái giải pháp công nghệ từ akaBot với khả năng tương thích cao, tích hợp & mở rộng tạo điều kiện cho ngân hàng triển khai các ứng dụng tự động hóa khác. 
• Khả năng triển khai linh hoạt theo yêu cầu (định nghĩa thêm với hoá đơn không thuộc phạm vi định nghĩa ban đầu). 

Kết quả 

• Xử lý lên tới 5000+ hóa đơn đầu vào/ ngày 
• Mức độ chính xác lên tới 99%
• Thời gian triển khai chỉ từ 1-2 tuần cho việc cài đặt & cấu hình
• Nhân viên phòng tài chính – kế toán tiết kiệm 95% thời gian, do đó có thể tập trung vào những công việc có giá trị hơn 

Tiềm năng mở rộng của giải pháp 

Giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào UBot Invoice từ akaBot có thể được ứng dụng mở rộng cho Phòng xử lý & quản lý nợ trong nghiệp vụ tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp hiện đang là khách hàng của ngân hàng, từ đó có cơ sở đánh giá tình trạng hoạt động của doanh nghiệp. 

Ngân hàng có hàng trăm khách hàng doanh nghiệp được quản lý bởi Phòng xử lý & quản lý nợ. Mỗi doanh nghiệp có khoảng 1,5 – 2 triệu hóa đơn đầu vào/ năm. Thông thường, nhân viên phòng xử lý & quản lý nợ bị quá tải trong thao tác kiểm tra hóa đơn đầu vào của các doanh nghiệp khách hàng & vận hành báo cáo. 

Với năng lực của UBot Invoice, 100% khách hàng doanh nghiệp sẽ được giám sát tình trạng hoạt động thời gian thực, giảm rủi ro cho ngân hàng, tăng cường tính tuân thủ trong vận hành quản lý nợ & thanh toán… theo hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp. 

UBot Invoice là phần mềm tự động kiểm tra, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu và đồng bộ dữ liệu hàng nghìn hoá đơn chỉ trong 1 click. UBot Invoice thuộc hệ sinh thái akaBot – là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Vui lòng tìm hiểu thêm về UBot Invoice tại đây.