Những Lưu Ý RPA Business Analyst Cần ‘Dắt Túi’ Khi Làm Việc Với Khách Hàng

Business Analyst được định nghĩa là vị trí “cầu nối” đem khách hàng đến với giải pháp công nghệ có thể giải quyết được vấn đề của họ. Song, với đặc thù của ngành RPA – xoay chuyển liên tục giữa các dự án khác nhau, vì vậy BA trong ngành này cũng cần có những lưu ý đặc biệt hơn khi làm việc với khách hàng. 

Đọc thêm: Cẩm nang kiến thức RPA Business Analyst A-Z

Bạn Vân Anh – Business Consultant tại akaBot đã có những chia sẻ thực tế về những lưu ý trong từng giai đoạn làm việc với khách hàng. Theo Vân Anh, là người đứng giữa bộ phận kỹ thuật (Dev) và khách hàng, RPA Business Analyst phải đảm bảo được điều kiện tiên quyết đối với các thông tin mình đưa ra là: Đầy đủ – Chính xác – Mạch lạc. Để đạt được các yếu tố đó và hạn chế các rủi ro sai thông tin trong các dự án RPA, BA cần lưu ý các điểm sau:

Giai đoạn 1: Trước khi lấy yêu cầu

– Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ & thực hiện khảo sát: BA cần tìm hiểu trước thông tin sơ bộ về quy trình nghiệp vụ cần khảo sát, để chuẩn bị trước về lộ trình cũng như bộ câu hỏi cho khách hàng trong khảo sát.

– Tính toán các trường hợp ngoại lệ: BA cần dự tính được các trường hợp ngoại lệ có thể xảy ra khi User/ Bot thực hiện quy trình đó, sau đó tiến hành xác nhận thông tin với User trong quá trình khảo sát.

– Gửi yêu cầu đến người dùng về các thông tin, dữ liệu cần chuẩn bị cho buổi khảo sát trước ít nhất 02 ngày để đảm bảo khảo sát diễn ra hiệu quả và đầy đủ các kịch bản, trường hợp.

Giai đoạn 2: Lấy yêu cầu 

BA cần dẫn dắt người dùng đi theo lộ trình khảo sát mình đã đặt ra để đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết. Đây là giai đoạn cực kì quan trọng, vì vậy các thông tin BA thu thập nên đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau:

• Dữ liệu đầu vào của mỗi bước là gì? Nguồn dữ liệu ở đâu?
• Các hệ thống, ứng dụng mà User tương tác để thực hiện các bước đó? Có rủi ro gì cho Robot khi tương tác với các hệ thống này không?
• Luồng vận hành dự kiến sau khi áp dụng Bot: Người dùng thao tác phần nào? Bot tự động phần nào?
• Yêu cầu đầu ra đối với mỗi bước (Đầu ra là báo cáo lưu tại folder chỉ định hay email thông báo hoàn thành từ bot,…)

Sau khi nhận được thông tin từ khách, BA cần xác nhận lại ý hiểu của mình để đảm bảo hiểu đúng những gì khách mô tả. Lưu ý rằng, toàn bộ thông tin nên được được lưu lại theo một hình thức nào đó, ví dụ: Meeting minutes, Meeting video record, file ghi âm (cần xác nhận của khách hàng khi tiến thành ghi âm, đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối).

Đọc thêm: Những KPI Quan Trọng Trong Công Việc Của RPA Business Analyst

Giai đoạn 3: Sau khi lấy yêu cầu

Đây là giai đoạn viết tài liệu, các yêu cầu về quy trình tự động của khách sẽ được mô tả trong Tài liệu mô tả quy trình (Process Definition Document hay PDD). Sự mạch lạc trong PDD sẽ là yếu tố được yêu cầu cao nhất trong giai đoạn này. PDD cần đảm bảo các thông tin:

• Mô tả chung về mục đích, ý nghĩa quy trình nghiệp vụ, tần suất thực hiện
• Sơ đồ quy trình trước khi tự động hóa
• Sơ đồ quy trình sau tự động hóa
• Mô tả chi tiết logic thực hiện quy trình của bot

Ở giai đoạn này, BA nên lưu ý: 

• Các mục thể hiện logic chi tiết cần được đánh số, đặt tên, trình bày theo thứ tự tương ứng với các bước trên sơ đồ để người đọc gồm User và Developer dễ theo dõi.

• Do logic code bot thường là If/ Then/ Else nên logic mô tả trong PDD cũng nên trình bày theo hướng “Nếu … Thì … Còn không thì …” để developer có thể dễ dàng thiết kế bot và không bị bỏ sót logic.
• BA cần tổ chức cuộc họp để giải thích PDD với User và xác nhận lại toàn bộ thông tin để tránh hiểu nhầm giữa 2 bên, nếu không sẽ bị mất thời gian điều chỉnh sau này.

Tóm lại, BA là người đóng vai trò cực kì quan trọng ở giai đoạn đầu vào cho một dự án RPA, cũng như đảm bảo chất lượng & tính xuyên suốt về mặt thông tin trong việc triển khai các quy trình tự động hóa. Việc tiếp xúc thường xuyên với khách hàng cũng sẽ là cơ hội để BA hoàn thiện hơn mỗi ngày về tư duy & cách làm việc, tuy nhiên, bạn cũng nên nắm rõ những lưu ý để đảm bảo công việc trôi chảy hơn, tránh mất thời gian của khách & gián đoạn trong triển khai. 

Để được chia sẻ thêm về các kinh nghiệm thực tế, bạn đừng quên tham gia vào RPA Vietnam Community nhé!

Cùng khám phá thêm những thông tin hữu ích về công việc RPA Business Analyst và các vị trí khác với Hành Trình Nhập Môn RPA – Cuốn e-book dành riêng cho những “người ngoại đạo” yêu thích và muốn thử sức với ngành RPA, đúc kết những kinh nghiệm thực chiến từ chính đội ngũ nhân sự tại akaBot. Download e-book ngay!