Sự luân chuyển nhân sự đặt ra những thách thức đáng kể, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hiệu quả để giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin của công ty, dẫn đến tổn thất lớn. Offboarding bot nổi lên như một xu hướng hiện đại, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình nghỉ việc thông suốt cho nhân viên, giải quyết thách thức về lỗ hổng thông tin khi nhân sự rời đi.
Table of Contents
Từ vấn đề cần được quan tâm…
Việc offboarding đã từng là quy trình thủ công tốn thời gian. Bộ phận nhân sự và nhóm công nghệ thông tin thường xử lý những nhiệm vụ này, bao gồm nhiều hành động lặp đi lặp lại trên các hệ thống và phòng ban khác nhau. Tính chất thủ công của những quy trình này không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn tăng nguy cơ sai sót và chậm trễ. Hơn nữa, việc đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu càng làm tăng thêm tính phức tạp cho quá trình này.
Mặt khác, sự luân chuyển nhân sự, đều có thể dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu và gián đoạn hoạt động. Theo một nghiên cứu của Viện Ponemon, các mối đe dọa nội bộ, bao gồm cả nhân viên nghỉ việc, chiếm một phần đáng kể trong các vi phạm dữ liệu. Báo cáo nhấn mạnh rằng 60% các tổ chức gặp phải tình trạng mất dữ liệu hoặc bị đánh cắp do các nhân viên cũ gây ra. Xu hướng đáng báo động này nhấn mạnh đến nhu cầu cấp thiết về quy trình offboarding chuẩn hóa để giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân viên nghỉ việc.
Giải pháp: Sự ra đời của offboarding bot
Offboarding bot là một giải pháp công nghệ được thiết kế để đơn giản hóa và bảo mật quy trình offboarding, do đó giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Dưới đây là cách bot offboarding có thể giải quyết những thách thức:
Quản lý quyền truy cập tự động
- Quản lý truy cập dựa trên vai trò: Bot có thể tự động thu hồi quyền truy cập vào các hệ thống và dữ liệu nhạy cảm dựa trên vai trò và trách nhiệm của nhân viên nghỉ việc.
- Kiểm soát tập trung: Cung cấp kiểm soát tập trung đối với quyền truy cập, đảm bảo rằng nhân viên cũ không thể truy cập vào thông tin quan trọng sau khi nghỉ việc.
Chuyển giao kiến thức và tài liệu
- Thu thập kiến thức: Bot hỗ trợ việc ghi chép và chuyển giao các kiến thức và quy trình quan trọng trước khi nhân viên nghỉ việc.
- Kho lưu trữ kiến thức: Bot có thể tạo ra một kho thông tin trung tâm, nơi những nhân viên nghỉ việc có thể đóng góp thông tin chi tiết và tài liệu có lợi cho những người kế nhiệm.
Tuân thủ và bảo mật
- Tuân thủ dữ liệu: Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu bằng cách quản lý quyền truy cập và xử lý thông tin nhạy cảm một cách an toàn.
- Kiểm tra và giám sát: Cung cấp các bản ghi kiểm tra và khả năng giám sát để theo dõi quyền truy cập và hoạt động liên quan đến nhân viên nghỉ việc.
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên
- Chuyển đổi suôn sẻ: Cải thiện trải nghiệm offboarding cho nhân viên bằng cách hướng dẫn họ thực hiện các bước cần thiết và đảm bảo họ hoàn thành các nhiệm vụ được yêu cầu.
- Cơ chế phản hồi: Cho phép nhân viên cung cấp phản hồi về quá trình nghỉ việc.
Hiệu quả về chi phí
- Giảm chi phí: Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ offboarding, các công ty có thể giảm chi phí hành chính liên quan đến quy trình thủ công và giảm thiểu tổn thất tài chính do vi phạm dữ liệu.
Những phương pháp triển khai offboarding bot
Để triển khai hiệu quả bot offboarding, hãy cân nhắc các biện pháp sau:
- Hợp tác: Bao gồm các phòng ban CNTT, nhân sự và pháp lý để đảm bảo quy trình offboarding toàn diện tuân thủ các quy định.
- Đào tạo: Cung cấp đào tạo cho nhân viên và quản lý về cách sử dụng bot offboarding hiệu quả.
- Cải tiến liên tục: Cập nhật và tinh chỉnh quy trình offboarding thường xuyên dựa trên phản hồi và các mối đe dọa bảo mật đang phát triển.
- Tích hợp: Tích hợp bot với các hệ thống nhân sự hiện có và các khung hệ thống bảo mật để tối đa hóa hiệu quả.
Case study: Triển khai bot offboarding để ngăn chặn mất mát dữ liệu và đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp
Là một ngân hàng số hàng đầu tại Việt Nam, doanh nghiệp này đã triển khai giải pháp bot offboarding để giảm thiểu mất mát dữ liệu và rủi ro bảo mật trong quá trình offboarding nhân viên.
Quá trình triển khai
Quá trình triển khai bao gồm một số bước chính:
- Đọc email thông báo nghỉ việc: Bot sẽ đọc các email thông báo nghỉ việc từ hộp thư đến của phòng Nhân sự.
- Kiểm tra ngày nghỉ việc: Bot kiểm tra xem ngày nghỉ việc có muộn hơn ngày hiện tại hay không. Nếu có, bot sẽ lưu thông tin nghỉ việc của nhân viên vào cơ sở dữ liệu và đợi đến ngày nghỉ việc để tiến hành.
- Thực hiện các tác vụ tự động: Nếu ngày nghỉ việc bằng ngày hiện tại, bot sẽ thực hiện các tác vụ sau:
- Vô hiệu hóa tài khoản của nhân viên nghỉ việc.
- Ngắt kết nối internet của nhân viên nghỉ việc.
- Xóa người dùng khỏi tất cả các nhóm mà họ tham gia và thu hồi quyền truy cập vào các thư mục trên ổ đĩa dùng chung.
- Đóng bất kỳ ứng dụng nào mà người dùng đang sử dụng.
- Chặn gửi email nội bộ và ngoại bộ.
- Xóa tên máy tính.
- Vô hiệu hóa email của nhân viên nghỉ việc trong hệ thống trao đổi thư.
- Báo cáo chi tiết: Sau khi hoàn thành, bot sẽ tổng hợp thông tin và gửi báo cáo chi tiết qua email.
Kết quả
Việc triển khai bot offboarding mang lại những kết quả đáng kể:
- Tự động hóa 100% quy trình offboarding
- Số lượng email xử lý hàng ngày: 3-5 email/ngày
- Số nhân sự được xử lý hàng ngày: 5-10 người
- Giảm thời gian xử lý từ 5-7 phút/trường hợp xuống còn 2 phút/trường hợp (tiết kiệm 70% thời gian)
Kết luận
Việc áp dụng bot offboarding thể hiện cách tiếp cận chủ động để giải quyết các thách thức liên quan đến việc nghỉ việc của nhân viên và mất dữ liệu của tổ chức. Các công ty có thể giảm thiểu rủi ro đáng kể và duy trì tính liên tục hoạt động bằng cách tự động hóa quản lý quyền truy cập, tạo điều kiện chuyển giao kiến thức, đảm bảo tuân thủ và nâng cao trải nghiệm offboarding.
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Artificial Intelligence, Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 21 quốc gia, 8 ngành dọc (Tài chính – Ngân hàng, Bán lẻ, IT, Sản xuất, Logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), vinh danh trong báo cáo “Voice of the Customer” – Gartner Peer Insights. Ngoài ra, akaBot còn giành rất nhiều giải thưởng danh giá như “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, giải thưởng The Asian Banker 2021, danh hiệu Major Contender tại Everest RPA PEAK Matrix ® Assessment 2023…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
