Phá Vỡ Silo Để Tăng Tốc Chuyển Đổi Số

Chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu của thời đại và có tầm quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp hoạt động, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc, hợp lý hóa quy trình và mang lại giá trị cho khách hàng. Tuy nhiên, theo McKinsey, chuyển đổi số là một chặng đường có nhiều thách thức. Có đến hơn 70% hành trình chuyển đổi số thất bại và các “silo quy trình” được coi là nguyên nhân sâu xa. Báo cáo của Dimension Data CX Benchmarking chỉ ra rằng 54% doanh nghiệp cho biết các quy trình trải nghiệm khách hàng được tổ chức và quản lý theo silo.

Silo là gì?

Silo trong doanh nghiệp là tình trạng các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động độc lập với các quy trình và mục tiêu riêng. Mặc dù silo có thể hiệu quả đối với những bộ phận hoạt động riêng lẻ, nhưng nhìn chung silo chính là “thủ phạm” gây ra gián đoạn thông tin, làm chậm quá trình ứng dụng công nghệ mới và hướng đến chuyển đổi số.

3 loại silo phổ biến đang cản trở quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bao gồm Data silo, Technology silo và Departmental silo.

Data silo

Data silo là một tập hợp dữ liệu được kiểm soát bởi một nhóm/bộ phận/phòng ban và bị tách biệt với phần còn lại của tổ chức.

Các Data silo chính là rào cản của việc chia sẻ thông tin và cộng tác giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức, tạo ra sự không nhất quán về dữ liệu và dữ liệu trùng lặp.. Theo thời gian, sự không đồng bộ về dữ liệu làm chất lượng dữ liệu bị ảnh hưởng, khiến các nhà lãnh đạo khó có cái nhìn tổng thể và toàn diện về doanh nghiệp.

Các Data silo đang ngày càng phá hủy dữ liệu lành mạnh của doanh nghiệp và ngăn cản sự tiếp cận của doanh nghiệp đối với lợi ích của chuyển đổi số. (Nguồn: techopedia.com)

Technology silo

Technology silo là các công nghệ/phần mềm trong cùng một tổ chức nhưng không được tích hợp và thống nhất trong cùng một hệ thống để chia sẻ thông tin với nhau và chỉ được phép truy cập bởi một nhóm/bộ phận/phòng ban duy nhất trong tổ chức.

Ví dụ, nếu bộ phận sản xuất và logistics trong một doanh nghiệp sản xuất sử dụng các phần mềm khác nhau để quản lý hoạt động thì dữ liệu sẽ không được đồng bộ trên hệ thống, dẫn tới tình trạng đứt gãy trong quy trình vận chuyển và xử lý hàng hóa.

Dun & Bradstreet và Forrester Consulting chỉ ra rằng 72% công ty thừa nhận rằng đối mặt với Technology silo và việc quản lý các nền tảng CRM ở các quốc gia khác nhau là vô cùng khó khăn. Các doanh nghiệp tuyên bố rằng thách thức lớn nhất để đạt được mục tiêu về sales và marketing là quản lý và chia sẻ dữ liệu.

Departmental silo

Departmental silo trong doanh nghiệp là việc các bộ phận làm việc đơn lẻ với các biệt ngữ, quy trình riêng biệt và chỉ tập trung vào các mục tiêu riêng thay vì hướng đến mục tiêu chung và sự phát triển của toàn doanh nghiệp.

Departmental silo cản trở sự hợp tác trong công việc, đồng thời lãng phí tài nguyên do sự không thống nhất về chia sẻ dữ liệu và công nghệ giữa các phòng ban. Theo Planview, trung bình một team lãng phí hơn 20 giờ mỗi tháng do các silo về giao tiếp và chia sẻ.

Bên cạnh đó, departmental silo tưởng chừng như vô hại nhưng chúng lại thường âm thầm “hủy hoại” doanh nghiệp bởi các nhà lãnh đạo thường không nhận thức được rằng khi các silo ngày càng chồng chất, chúng sẽ khiến doanh thu sụt giảm, sự đổi mới bị hạn chế và gây gián đoạn tiến trình chuyển đổi số. Ngoài ra, khi mỗi bộ phận trong một tổ chức theo đuổi mục tiêu khác nhau thì việc xây dựng một doanh nghiệp thống nhất, toàn vẹn trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Departmental silo là vấn đề nghiêm trọng, cản trở sự phát triển vững bền của doanh nghiệp. (Nguồn: thepowerscompany.com)

4 cách để phá vỡ silo

Thúc đẩy hợp tác trong toàn bộ doanh nghiệp

Để khuyến khích sự gắn kết và hợp tác trong toàn bộ tổ chức, chìa khóa chính là xây dựng mục tiêu chung, cho phép tất cả nhân viên kết nối và cộng tác, dù ở các bộ phận và phòng ban khác nhau. 

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo chủ chốt nên dành thời gian tham dự các cuộc họp chiến lược, khuyến khích nhân viên mọi bộ phận thảo luận để chia sẻ các ý tưởng và sáng kiến đổi mới, cũng như cách thức để đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể tạo ra các dự án chung yêu cầu nhiều bộ phận cùng hợp tác, kết hợp KPIs để theo dõi và đánh giá mức độ hợp tác của nhân viên với nhau. Điều này sẽ thúc đẩy một môi trường tích cực, toàn vẹn, khuyến khích nhân viên tạo ra các kết nối sâu sắc hơn với tổ chức.

Sự hợp tác chéo giữa các bộ phận cần được khuyến khích để mang lại môi trường làm việc tích cực, vẹn toàn. (Nguồn: raconteur.net)

Nâng tầm và hợp nhất quy trình 

Xây dựng quy trình làm việc toàn diện là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tác vụ kinh doanh lặp đi lặp lại, hạn chế khả năng xảy ra lỗi và silo, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban. Bằng cách khuyến khích nhân viên kết nối với những người từ phòng ban khác, họ có nhiều cơ hội để thấu hiểu cách doanh nghiệp vận hành và tầm nhìn chung của toàn bộ doanh nghiệp. 

Chinh phục Tự động hóa thông minh

Tự động hóa thông minh (IA), giải pháp công nghệ tận dụng sức mạnh của RPA và AI để tăng cường khả năng tự động hóa, là một bước tiến cần thiết để doanh nghiệp phá vỡ các rào cản của silo và mở rộng tiến trình chuyển đổi số. 

Để xây dựng một quy trình hiệu quả, các doanh nghiệp có thể bắt đầu với Khai thác tác vụ và Khai thác quy trình để phân tích, khám phá dữ liệu, tạo quy trình tự động hóa và trực quan hóa cách thức hoạt động của quy trình kinh doanh. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh, chính xác, đi sâu vào quy trình, từ đó chỉ ra những bất cập, tắc nghẽn trong quy trình cần xử lý. 

Để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần tận dụng RPA để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, khuyến khích người và bot liên minh để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn. Trong một số trường hợp, bot RPA không chỉ xử lý dữ liệu mà còn đảm bảo quy trình làm việc gắn kết bằng việc tạo thông báo nhắc nhở tới những người liên quan.

RPA có thể thúc đẩy sự cộng tác giữa người và máy, đồng thời đẩy mạnh quy trình toàn diện trong doanh nghiệp. (Nguồn: cxtoday.com)

Bên cạnh đó, việc tích hợp sức mạnh của AI đóng vai trò thiết yếu trong việc hợp nhất các quy trình đơn lẻ, đồng thời tăng cường tính đồng bộ và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Các thuật toán AI có thể thu thập dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, theo dõi và phân tích cấu trúc dữ liệu để chỉ ra các nút thắt và silo trong quy trình để xử lý, tạo điều kiện cho việc xây dựng workflow liền mạch, thông suốt. 

Đọc thêm: Tự Động Hóa Thông Minh 2023: Các Doanh Nghiệp Đang Áp Dụng Chiến Lược Nào?

Quản lý thay đổi hiệu quả

“Con người là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình hiện đại hóa”, ông Bùi Đình Giáp, CEO của akaBot chia sẻ tại phiên Panel Discussion II chủ đề “Fast-Tracking Application Modernisation and Embracing Agility in Digital Enterprise” tại sự kiện FutureCIO Malaysia Conference 2023. Cũng tại sự kiện, ông Giáp nhấn mạnh trọng tâm của chuyển đổi số là thay đổi tư duy, hành vi của con người, cách nhân viên và khách hàng tương tác hiệu quả với hệ thống của doanh nghiệp.

Ông Bùi Đình Giáp chia sẻ tại sự kiện FutureCIO Malaysia Conference 2023

Đồng thời, điều quan trọng là tạo văn hóa tôn vinh, khen thưởng nhân viên vì đạt được mục tiêu, nhấn mạnh sự hợp tác trong công việc mang lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên thể hiện các ý tưởng, sáng kiến mang tính xây dựng, cũng như trang bị cho nhân viên kỹ năng và tư duy phù hợp để sẵn sàng cho hành trình chuyển đổi số đầy thách thức phía trước.  

Tham khảo

The B2B Data Activation Priority: Mature Firms Reap Benefits Of Data Activation

You Shall Not Pass: Silos Must Be Broken Down For Successful Digital Transformation

Perspectives on transformation