Process Mining Là Gì?

Để đạt được mục tiêu tối ưu quy trình, các doanh nghiệp đã và đang ứng dụng nhiều giải pháp công nghệ, trong đó có tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), AI (Trí tuệ nhân tạo) và gần đây là Process Mining.. Process Mining là gì và tại sao công nghệ này lại được hơn 90% các doanh nghiệp tại Đức coi là bước số hóa quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của họ? Cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây.

Process Mining là gì và hoạt động như thế nào? 

Theo Gartner, Process Mining là “kỹ thuật dùng để khám phá, quản trị và cải thiện các quy trình thực tế (không phải các quy trình được xây dựng dựa trên phán đoán, hay giả định) bằng cách trích xuất các thông tin có sẵn từ các nhật ký sự kiện (event logs) của hệ thống thông tin”.

Giải thích một cách đơn giản, Process Mining sử dụng dữ liệu từ các hệ thống kinh doanh có sẵn tại doanh nghiệp, như CRM và vạch ra hệ thống quy trình một cách chân thực. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định các điểm không hiệu quả, các cơ hội tự động hóa và hệ thống hóa vận hành doanh nghiệp.

Process Mining đào sâu vào các quy trình doanh nghiệp, đưa ra một cái nhìn chân thực về quy trình (Nguồn: media.baamboozle.com)

Các khả năng cơ bản của Process Mining 

Theo Gartner, Process Mining có khả năng thực hiện một loạt các nhiệm vụ sau:

• Tự động khám phá quy trình (trích xuất mô hình quy trình từ event log)
• Kiểm tra tính phù hợp (kiểm tra độ sai lệch giữa mô hình và log)
• Đi sâu khai thác các hệ thống trong tổ chức và mạng xã hội
• Tự động xây dựng các mô hình mô phỏng
• Mở rộng mô hình
• Sửa lỗi trong mô hình
• Dự đoán các trường hợp
• Đưa ra đề xuất dựa trên lịch sử quy trình.

Tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng Process Mining 

“Nếu mọi người nhìn thấy tất cả các biến thể quy trình qua Process Mining và hiểu được cách mọi thứ hoạt động trong quy trình, như lần đầu tiên thấy tuyết rơi, họ sẽ hoàn toàn kinh ngạc.”  

Wil van der Aalst – Cha đẻ của Process Mining

Như đã nhắc đến ở trên, tối ưu hóa quy trình là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp hướng tới. Tuy nhiên, theo giáo sư Wil van der Aalst, các doanh nghiệp thường gặp một vấn đề lớn về mặt nhận thức: họ không hiểu quy trình đang gặp vấn đề gì, và ở đâu. Trên thực tế, các quy trình được phát triển trên kế hoạch sẽ chỉ đạt được mức tinh gọn như mong muốn trong môi trường lý tưởng, và có đến 75% quy trình doanh nghiệp được hoàn thành dựa trên các thao tác rời rạc, không theo hệ thống. Mặt khác, nhiều doanh nghiệp lại chỉ chú trọng vào tối ưu các quy trình trên giấy và đầu tư rất ít vào cải thiện hoặc đào sâu vào quy trình thực tế, do họ không biết có tồn tại sự khác biệt lớn giữa 2 quy trình này. Đó là lí do các doanh nghiệp này tuột mất nhiều cơ hội quý giá giúp tối ưu quy trình vận hành.

Đọc thêm: RPA Và Process Mining – Bộ Đôi Hoàn Hảo Trong Tự Động Hóa Quy Trình

Những lợi ích Process Mining mang lại cho doanh nghiệp

Process Mining đưa ra những cái nhìn chân thực, chính xác, đi sâu vào quy trình. Chính những hiểu biết này được coi là nền tảng cho bất cứ sáng kiến tối ưu hệ thống nào của doanh nghiệp. Cụ thể, Process Mining hỗ trợ:

• Chuẩn hóa quy trình và hệ thống hóa kết quả kinh doanh: Bằng việc vẽ ra bức tranh chân thực về quy trình doanh nghiệp, Process Mining mở ra các cơ hội tối ưu và chỉ ra những điểm bất cập, tắc nghẽn trong quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận dụng những hiểu biết thu được từ Process Mining để xây dựng các bước chuẩn hóa, tinh gọn và hiệu quả. 
• Cải thiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian: Process Mining có khả năng tạo ra các event log chỉ rõ ai là người thực hiện và mất bao lâu để hoàn thành quy trình. Như vậy, doanh nghiệp dễ dàng hình dung một quy trình lý tưởng sẽ diễn ra như thế nào để điều chỉnh quy trình hiện tại, từ đó nâng cao độ hiệu quả cũng như tối ưu nguồn tài nguyên. 
• Phát hiện các cơ hội ứng dụng công nghệ: Process Mining hoạt động như một máy chụp X-quang “quét” qua toàn bộ quy trình. Công nghệ này dễ dàng phát hiện các tác vụ phù hợp nhất để tự động hóa, hoặc gợi ý doanh nghiệp về các sự kết hợp công nghệ dựa trên những thông tin nó thu thập được. Ngoài ra, khi đưa Process Mining vào đầu quy trình tự động hóa, doanh nghiệp có một nền tảng quy trình chuẩn hóa, chính xác trước khi đưa RPA bots vào tự động hóa, nhờ khả năng chỉ ra các lỗi trong quy trình của Process Mining.
• Thực hiện “shift-left”: Trong giới công nghệ, đặc biệt là kiểm thử phần mềm, “shift-left” không còn là thuật ngữ xa lạ, ám chỉ các nỗ lực tối ưu sớm, thay vì sửa sai sau quy trình đã được thực hiện. Nhờ Process Mining, doanh nghiệp có khả năng phát hiện và quản lý liên tục các lỗi trong quy trình để có những chiến lược tối ưu sớm và giảm thiểu rủi ro.
• Tận dụng tối đa nguồn dữ liệu: Đây cũng là một vấn đề lớn mà các doanh nghiệp quan tâm. Thay vì tập trung vào lưu trữ và phân tích dữ liệu, các doanh nghiệp có thể tiến xa hơn với Process Mining khi đào sâu vào quy trình thực tế và có được những cái nhìn mang tính hành động, chiến lược để nâng cao hiệu quả quy trình. 

Ứng dụng Process Mining là một bước đi quan trọng để tự động hóa quy trình doanh nghiệp theo hướng tối ưu, chính xác, hướng tới chuyển đổi số toàn diện doanh nghiệp. Liên hệ akaBot để trải nghiệm giải pháp kết hợp RPA và Process Mining từ akaBot x Soroco ngay hôm nay!

Nguồn:

1. Definition of Process Mining
2. What Process Mining Is, and Why Companies Should Do It
3. Process Mining
4. 11 Benefits of Process Mining in 2022