RPA Trong Dịch Vụ Tài Chính | Bức Tranh Tổng Thể Đến Chi Tiết

Trở thành một trong những công nghệ được tìm hiểu nhiều nhất những năm qua, RPA trong dịch vụ tài chính có gì khiến các ngân hàng và tổ chức tài chính quan tâm đến vậy? Tham khảo ngay bài viết sau để có góc nhìn toàn diện về RPA trong lĩnh vực tài chính từ xu hướng, các cơ hội – thách thức đến cụ thể các trường hợp triển khai thành công.

Xu hướng sử dụng RPA trong lĩnh vực tài chính 

RPA, viết tắt của Robotic Process Automation (Tự động hóa quy trình bằng robot) được hiểu đơn giản là các robot có khả năng hỗ trợ con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó giúp con người có nhiều thời gian và cơ hội hơn cho những nhiệm vụ có tính sáng tạo, linh hoạt và tư duy.

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu tiếp tục được đẩy nhanh cùng với sự nổi lên của các đối thủ mới – những công ty Công nghệ Tài chính (Fintech) đã tạo nên một sức ép lớn cho các doanh nghiệp. Buộc các doanh nghiệp tài chính, ngân hàng phải xúc tiến ứng dụng công nghệ, liên tục nâng cao trải nghiệm người dùng. 

Xu hướng sử dụng RPA trong lĩnh vực tài chính
Xu hướng sử dụng RPA trong lĩnh vực tài chính

Ngày nay, các tổ chức tài chính phải đáp ứng được nhu cầu tiếp cận dịch vụ tài chính một cách dễ dàng, nhanh chóng của khách hàng, trong khi vẫn duy trì mức chi phí cạnh tranh. Tin vui là tất cả những điều này trở nên khả thi với trợ lực RPA. RPA đang giúp các tổ chức tài chính cung cấp 24/7 nhiều dịch vụ quan trọng, sở hữu các quy trình với khả năng hỗ trợ và phản hồi ngay lập tức (real-time) cũng như sử dụng nhân sự một cách chiến lược hơn.

Ý nghĩa của RPA trong lĩnh vực tài chính 

Dễ thấy, với các hoạt động thực hiện thủ công chiếm đến 1/3 các hoạt động vận hành, các tổ chức tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán,… là những đơn vị có khả năng thu lợi lớn từ RPA. Do sở hữu những hệ thống lớn với các quy trình vô tận liên quan đến tìm kiếm, đối sánh, so sánh và lưu trữ dữ liệu nên bất cứ sai lầm nhỏ nào cũng sẽ gây tốn kém, hao tổn thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp tài chính. 

Các tổ chức tài chính có khả năng thu lợi lớn nhờ tối ưu vận hành với RPA
Các tổ chức tài chính có khả năng thu lợi lớn nhờ tối ưu vận hành với RPA

Trong khi đó, nếu áp dụng RPA thì dự kiến có thể đảm nhận thực hiện 10-25% quy trình nghiệp vụ chính xác đến 100%, mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp tài chính.

Các công việc trong ngành tài chính có thể áp dụng RPA

Có vô số các quy trình của ngành tài chính có thể ứng dụng tự động hóa quy trình, từ đó tăng tốc hoạt động một cách ấn tượng. Tiêu biểu có thể kể đến các nghiệp vụ sau đây.

Tạo báo cáo tự động

Tạo báo cáo tuân thủ cho các giao dịch gian lận dưới dạng hoạt động đáng ngờ (SAR) là hoạt động thường ngày của các ngân hàng và tổ chức tài chính. Thông thường, các nhân viên phải đọc tất cả các báo cáo, lọc các cảnh báo giao dịch đáng ngờ và điền vào biểu mẫu SAR. Với khối lượng báo cáo khổng lồ, đây là nghiệp vụ đòi hỏi lượng nhân sự và thời gian xử lý lớn với đặc điểm dễ sai sót.

Còn nếu áp dụng RPA thì bot sẽ có khả năng thực hiện 100% quy trình từ đọc báo cáo đến trích xuất thông tin yêu cầu và điền vào biểu mẫu SAR. 

RPA giảm tải đến 70% cảnh báo sai và đảm bảo 100% tính chính xác cho quy trình tạo báo cáo tự động
RPA giảm tải đến 70% cảnh báo sai và đảm bảo 100% tính chính xác cho quy trình tạo báo cáo tự động

Xác minh danh tính với KYC

Xác minh danh tính là một bước quan trọng trong các dịch vụ tài chính để đảm bảo quyền lợi và bảo mật của khách hàng. Theo phương thức gặp mặt truyền thống, khách hàng cần đưa ra giấy tờ tùy thân (CMT/CCCD, hộ chiếu hoặc tương đương). Với sự xuất hiện của RPA và định danh trực tuyến eKYC, tất cả những gì khách hàng cần chỉ còn là một thiết bị có camera (máy tính, máy tính bảng, di động…) được kết nối Internet. Độ chính xác được đảm bảo và tác vụ trở nên “dễ thở” hơn bao giờ hết.

Tiếp nhận khách hàng

Tiếp nhận khách hàng tại ngân hàng cũng là một quy trình cồng kềnh và tiêu tốn chi phí lớn, chủ yếu do các tài liệu nhận dạng cần được xác minh thủ công. Lời giải cho bài toán này cũng chính là các giải pháp định danh khách hàng KYC áp dụng công nghệ RPA, cụ thể là sử dụng thị giác máy tính (CV) và nhận dạng ký tự quang học thông minh (OCR) để trích xuất thông tin liên quan và xác thực danh tính qua đối chiếu với đơn đăng ký khách hàng. Nếu không có sự khác biệt nào khi so sánh tự động, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào cổng quản lý khách hàng.

Chống rửa tiền (AML)

Một báo cáo gần đây của Booz Allen Hamilton cho biết các nhà phân tích chống rửa tiền thường chỉ dành 10% thời gian của họ cho việc phân tích. Phần lớn nỗ lực của họ, gần 75%, dành cho việc thu thập dữ liệu và 15% còn lại cho tổ chức và nhập dữ liệu.

Quá trình này rất thủ công và mất khoảng từ 30 đến 40 phút để điều tra một trường hợp đơn lẻ tùy thuộc vào mức độ phức tạp và tính sẵn có của thông tin. Các tác vụ lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc này có thể dễ dàng tự động hóa với RPA, cho phép giảm hơn 60% thời gian quay vòng quy trình.

Ứng dụng RPA trong chống rửa tiền tiết kiệm đến 60% thời gian xử lý quy trình
Ứng dụng RPA trong chống rửa tiền tiết kiệm đến 60% thời gian xử lý quy trình

Mở tài khoản

Mở tài khoản là một quy trình phổ biến nhưng cũng khá cồng kềnh, nặng tính thủ công và dễ xảy ra các lỗi sao chép. Với khả năng làm việc với dữ liệu chuẩn xác đến 100%, sự có mặt của RPA mang lại khác biệt lớn. Robot tự động trích xuất thông tin từ các đơn đăng ký của khách hàng, chuyển đến các ứng dụng lưu trữ khác nhau, giúp giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí và đảm bảo không xảy ra lỗi.

Cho vay thế chấp

Cho vay là một trong những nghiệp vụ trọng yếu của bất kỳ tổ chức tài chính nào, với đặc điểm tuân thủ chặt chẽ quy trình và có thể dễ dàng chuẩn hóa cho ứng dụng RPA. Cụ thể, trong quy trình vay thế chấp, RPA có thể đảm nhận từ bắt đầu khoản vay, xử lý tài liệu, so sánh tài chính đến kiểm soát chất lượng. Kết quả là các khoản vay được phê duyệt nhanh hơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Xử lý khoản vay

Chỉ 10-15 phút xử lý cho một khoản vay vốn rất mất thời gian là con số đáng kinh ngạc, chứng minh tiềm năng RPA sẽ “nâng tầm” ngành tài chính là vô cùng rộng mở. Công nghệ này đang ngày một hiểu quy trình hơn, và giúp ích cho ngành nhiều hơn những gì chúng ta nghĩ.

Đối soát

Quá trình đối soát ở ngân hàng sử dụng nguồn lực lớn do phải xử lý thủ công số lượng lớn các loại tài khoản, thanh toán, múi giờ và khớp giao dịch. Giải pháp RPA có thể tự động hóa nhiều bước thủ công, tuân thủ các tiêu chuẩn tài chính, đồng thời, giúp quản lý ngoại lệ và gia tăng một lớp bảo mật trong quy trình. Các sai số và khối lượng lớn dữ liệu đều được bot quản lý và khắc phục một cách hiệu quả.

Lợi ích của RPA trong tài chính 

Trong ngành tài chính nói riêng, lợi ích RPA mang lại cho doanh nghiệp vô cùng đa dạng, tác động lên doanh nghiệp ở mọi mặt và mỗi lúc một rõ ràng hơn.

RPA giúp nghiệp vụ “Tra cứu giao dịch nhập - xuất DHL” tiết kiệm thời gian đến 25 lần, giảm từ 100-150 giờ/tháng xuống chỉ còn 4 giờ/tháng
RPA giúp nghiệp vụ “Tra cứu giao dịch nhập – xuất DHL” tiết kiệm thời gian đến 25 lần, giảm từ 100-150 giờ/tháng xuống chỉ còn 4 giờ/tháng
  • Tiết kiệm chi phí: RPA giúp doanh nghiệp cắt giảm một khoản lớn gồm chi phí giờ làm việc của nhân sự được thay thế, phí xử lý lỗi thủ công phát sinh, phí mặt bằng…
  • Tăng năng suất, tăng doanh thu và dòng tiền: Quy trình vận hành khi có bot đều được tinh gọn từ khoảng 30-80%, giảm số lượng các tác vụ và loại bỏ hoàn toàn gián đoạn giữa các tác vụ. Quy trình chạy trơn tru với tính chính xác gần như tuyệt đối đẩy năng suất vận hành lên mức tối ưu giúp tăng năng suất, tăng doanh thu.
  • Nâng cao mức độ chính xác, giảm lỗi nhập dữ liệu, lỗi thủ công: Điểm vượt trội của công nghệ chính là làm việc không mỏi mệt, không giảm dần năng suất và gần như không mắc lỗi. Không nhầm lẫn và sai sót là điều các ngân hàng và tổ chức luôn hướng đến vì lợi ích của cả khách hàng và doanh nghiệp.
  • Đảm bảo vận hành không gián đoạn: Do robot là đội ngũ “nhân lực số” làm việc 24/7 không phân biệt ngày – đêm, không tan ca, không nghỉ ốm… Thời gian làm việc của robot mà một vòng lặp liên tục, độ trễ giữa các tác vụ cũng được giảm thiểu.
  • Dễ dàng triển khai: Nhiều công cụ RPA còn cho phép cơ chế kéo – thả, giúp quy trình nghiệp vụ ngân hàng nhanh chóng được tự động hóa mà không (hoặc ít) cần yêu cầu về mã hóa.
  • Dễ dàng mở rộng quy mô: Vì robot cho phép các tổ chức, ngân hàng quản lý khối lượng lớn các công việc trong giờ “cao điểm”, chúng có khả năng mở rộng cao, từ đó giúp doanh nghiệp phản ứng với mọi tình huống trong thời gian kỷ lục và đạt được những nguồn lợi lớn hơn.
  • Tăng cường bảo mật, giảm rủi ro và thất thoát (cho cả khách hàng và tổ chức tài chính): Các truy cập dữ liệu đều được kiểm soát tốt và thống kê lại. Việc triển khai RPA được kiểm soát bởi nhân viên xử lý hệ thống có các kỹ năng quản lý cả con người và máy móc.
  • Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Trải nghiệm khách hàng là một hành trình dài đòi hỏi nhiều yếu tố, từ chi phí dịch vụ tài chính hợp lý đến chất lượng dịch vụ hay đơn giản là thời gian giao dịch nhanh chóng, quy trình xử lý gọn gàng. Tất cả những điều này RPA đều làm rất tốt.
  •  
Tăng năng suất dẫn tới giúp doanh thu tăng và dòng tiền ổn định, dồi dào.
Tăng năng suất dẫn tới giúp doanh thu tăng và dòng tiền ổn định, dồi dào.

Thách thức gặp phải khi áp dụng RPA trong lĩnh vực tài chính 

Tuy mang lại lợi ích lớn, việc ứng dụng RPA trong ngành tài chính cũng đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải lưu tâm một số vấn đề để đảm bảo chiến dịch ứng dụng công nghệ diễn ra thành công suôn sẻ.

  • Chi phí đầu tư ban đầu cao: Các giải pháp RPA từ các đơn vị RPA lớn trên thị trường toàn cầu có giá khá cao, khoảng 10 – 20 nghìn đô tùy thuộc vào mức độ tự động hóa. Tin vui là hiện nay, Việt Nam đã có các giải pháp RPA được phát triển bởi người Việt với độ hoàn thiện cao, am hiểu nghiệp vụ doanh nghiệp nội địa với mức chi phí tiết kiệm. akaBot là một sản phẩm Việt tiêu biểu, đạt chuẩn quốc tế với mức chi phí tiết kiệm đến 3 lần.
  • Yêu cầu chuẩn hoá thông tin, dữ liệu đầu vào: Vì hoạt động theo lập trình định sẵn, RPA yêu cầu các nghiệp vụ của công ty tài chính phải được chuẩn hóa từ quy trình đến các dữ liệu đầu vào. 
  • Rủi ro hoạt động: Nhân viên nội bộ có thể lo lắng mất việc vào tay robot khi các quy trình đang được tự động hóa ngày càng nhiều bởi RPA. Tuy nhiên, điều này không đúng. RPA được tạo ra để giải phóng nhân viên và giúp họ phát triển công việc tốt hơn. Chuẩn bị tâm thế và kiến thức cho nhân viên sẽ khắc phục được vấn đề này.
  • Rủi ro về chất lượng dữ liệu: Chất lượng của dữ liệu cũng có thể bị ảnh hưởng vì RPA yêu cầu các tiêu chuẩn trong cách thức trình bày dữ liệu. Do đó, có rủi ro đối với chất lượng dữ liệu và cần phải phối hợp tốt giữa các cách thức hiển thị thông tin.
  • Yêu cầu thích nghi với hệ thống công nghệ thông tin hiện tại của tổ chức tài chính: Các hệ thống công nghệ thông tin, hạ tầng công nghệ tại ngân hàng thường đã được xây dựng từ lâu, với chi phí cao và những đặc thù riêng. Khi các công nghệ mới được đưa vào ứng dụng, tính tương thích cũng là lưu tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công nghệ/chuyển đổi số ngân hàng. Mọi sai khác đều dẫn đến tổn thất thời gian và nguồn lực khắc phục.
 Ứng dụng RPA trong ngành tài chính mang đến nhiều lợi ích
 Ứng dụng RPA trong ngành tài chính mang đến nhiều lợi ích

Làm thế nào để thực hiện RPA trong lĩnh vực tài chính

Để triển khai thành công một chiến dịch ứng dụng RPA, bên cạnh việc hiểu rõ về công nghệ này, các nhà lãnh đạo, quản lý có thể tham khảo tuân thủ quy trình 3 bước sau đây.

  • Bước 1 – Đánh giá: Ở bước đầu, cần tiến hành đánh giá và phân tích chi tiết để đưa ra danh sách các quy trình phù hợp cho việc triển khai RPA. Các công ty tài chính cần lập danh sách các hoạt động chính khả thi với RPA, tiếp theo là đánh giá tác động và mức độ khả thi của chúng.
  • Bước 2 – Tạo use-case kinh doanh: Để tạo được use-case phù hợp, doanh nghiệp nên dự trù chi phí kỹ lưỡng và đưa ra các mục tiêu khả thi. Bên cạnh đó, việc đối chiếu quy trình truyền thống với có RPA trên nhiều tiêu chí (thời gian, hiệu suất, nguồn lực cần thiết) sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về lợi ích và tính khả thi của RPA với quy trình đó.
  • Bước 3 – Chuẩn bị một chiến lược thực hiện toàn diện: Việc lựa chọn một đối tác công nghệ phù hợp rất quan trọng trong khâu đưa ra một chiến lược triển khai RPA. Đối tác RPA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả từ lên kế hoạch, triển khai đến duy trì/cập nhật hệ thống tự động quy trình, phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
Cần tuân thủ quy trình 3 bước áp dụng RPA
Cần tuân thủ quy trình 3 bước áp dụng RPA

akaBot cung cấp giải pháp RPA trong lĩnh vực tài chính cho doanh nghiệp Việt

Là nền tảng RPA tiên phong tại Việt Nam, akBot là thương hiệu Việt Nam tiêu chuẩn quốc tế với khách hàng trên 13 quốc gia thuộc đa dạng các lĩnh vực như tài chính – ngân hàng, bán lẻ, logistics, sản xuất… akaBot cung cấp các giải pháp RPA “may đo” am hiểu nghiệp vụ và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt Nam.

Ưu điểm của akaBot phải kể đến:

  • Am hiểu thị trường, đặc biệt thị trường APAC và Việt Nam với các đặc thù của ngành và nghiệp vụ. Trong lĩnh vực ngân hàng, akaBot đã có kinh nghiệm triển khai tự động hoá hơn 200 quy trình cho ngân hàng với cách thức triển khai nhanh, hiệu quả, đảm bảo ứng dụng thành công.
  • Mức chi phí hợp lý: akaBot đưa ra mức chi phí hợp lý so với sử dụng platform khác trên thị trường quốc tế trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm chuẩn quốc tế.
  • Cung cấp giải pháp tổng thể từ hỗ trợ nhanh đến đào tạo, bảo trì,… giúp các quy trình tự động hóa ở ngân hàng luôn được đảm bảo hoạt động trơn tru.
akaBot cung cấp giải pháp RPA trong lĩnh vực tài chính cho doanh nghiệp Việt
akaBot cung cấp giải pháp RPA trong lĩnh vực tài chính cho doanh nghiệp Việt

Dưới đây là một case study cụ thể trong ngành ngân hàng, giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có thể hình dung rõ hơn về ứng dụng của RPA.

Khách hàng: Ngân hàng lớn tại Việt Nam với gần 40 chi nhánh và 40 phòng giao dịch toàn quốc tính đến năm 2019.

Bối cảnh và thách thức: Bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và toàn ngành ngân hàng và sự gia nhập của các tập đoàn Fintech đẩy cạnh tranh lên mức đỉnh điểm. Khách hàng của ngân hàng là lớp trẻ với lối tư duy và yêu cầu mới đòi hỏi ngân hàng phải có những thay đổi ngay lập tức để thích ứng.

Giải pháp tự động hóa akaBot đã thực hiện: akaBot hợp tác với khách hàng không chỉ cải thiện mà còn chuyển đổi quy trình OM bằng cách tận dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Với tổng số hơn 200 bot được triển khai, akaBot hỗ trợ ngân hàng chuyển tất cả các quy trình back office sang các hệ thống robot, đảm bảo giảm đáng kể thời gian xử lý và loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết trong quy trình.

Kết quả:

  • Ngân hàng tiết kiệm đến 50 nhân sự khi mới áp dụng 1/3 tổng số bot của dự án
  • Ngân hàng đạt kết quả kinh doanh tăng gấp 2 lần so với trước khi đầu tư chỉ trong 1 năm ứng dụng.
  • Quy trình làm việc tăng hiệu suất vượt trội, giúp trải nghiệm khách hàng và giá trị thương hiệu đều gia tăng đáng kể.

Lời kết

Bài viết đã mang đến bức tranh tổng quan về RPA trong dịch vụ tài chính, từ xu hướng, ý nghĩa, các công việc cụ thể đến case study trực quan thực tế từ akaBot. Các doanh nghiệp tài chính hoàn toàn có thể “bắt tay” vào tự động hóa doanh nghiệp ngay hôm nay để tận dụng được nhiều cơ hội lớn đang mở ra với công nghệ này.

0 Share
Subscribe to Our Newsletter
Donec euismod arcu vel neque volutpat, sed ullamcorper tortor blandit. Spendisse potenti lacus neque.