5+ Lợi Ích Của RPA Trong Quản Lý Đơn Hàng

Với các doanh nghiệp sản xuất/bán lẻ, việc ứng dụng RPA trong quản lý đơn hàng mang đến lợi ích rõ nét nhất là rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 20 – 30 phút xuống chỉ còn vài giây. Bên cạnh đó, RPA còn hứa hẹn mang thêm những lợi ích lý tưởng gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

Xem thêm:

Table of Contents

Khó khăn trong việc quản lý đơn hàng truyền thống

Quản lý đơn hàng bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được sản phẩm, dịch vụ. Cụ thể, khi quản lý đơn hàng thì doanh nghiệp cần tiến hành điều phối toàn bộ quy trình như: thu thập đơn, kiểm kê, giao hàng…

Các bước trong một quy trình xử lý đơn hàng thông thường

Quy trình quản lý đơn hàng thường gồm ba bước sau:

Đặt hàng: Khách hàng tiến hành đặt đơn, sau đó nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận.
Xử lý: Nhân viên kho sẽ xác nhận chi tiết vận đơn, in hóa đơn và đóng gói, giao cho nhà vận chuyển.
Quản lý tồn kho: Mức tồn kho luôn được theo dõi chặt chẽ

Những hạn chế khi nhập liệu đơn hàng thủ công

Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu kinh doanh, mang lại lợi nhuận. Tuy nhiên, với phương pháp truyền thống thì đang gặp nhiều khó khăn:

Tốn thời gian, công sức cho việc xử lý thủ công đơn hàng: Trung bình một nhân viên sẽ tốn 20 – 30 phút để xử lý 1 đơn hàng do khối lượng công việc lớn: xác nhận đơn hàng, chọn size, màu, mã sản phẩm, phân loại thông tin…
Tốn nhiều chi phí nhân sự: Do để xử lý 1 đơn hàng thủ công sẽ cần nhiều nhân sự: nhân viên xác nhận đơn, nhân viên kho, nhân viên vận chuyển… Ngoài ra việc nhân sự xử lý một đơn hàng trong thời gian dài cũng gây lãng phí chi phí.
Khả năng sai sót về dữ liệu cao: Tình trạng này có thể xảy ra trong quá trình xuất – nhập dữ liệu do thao tác thủ công, lỗi của phần mềm cũ… Việc sai sót sẽ dẫn đến nhầm lẫn đơn hàng, tốn chi phí, công sức, mất thiện cảm với khách hàng….
Thông tin hàng tồn không được cập nhật kịp thời dẫn đến dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hoá. Dư thừa sẽ dẫn đến việc hàng hoá lỗi thời và khó bán. Còn thiếu hụt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp…
Phức tạp hơn với những doanh nghiệp quy mô lớn: Nếu là doanh nghiệp lớn thì có nhiều hình thức phân phối như: bán lẻ, bán qua nhà phân phối, bán qua đại lý cấp 1, cấp 2… nên sẽ khiến việc quản lý đơn hàng gặp khó khăn hơn nhiều.
Phụ thuộc lớn vào nhân viên: Nếu ứng dụng phương thức truyền thống, doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhân viên. Điều này vô tình trở thành khó khăn nếu nhân viên không đến văn phòng (nghỉ ốm, nghỉ bận việc cá nhân…) hoặc xảy ra tình trạng nhân sự ra vào liên tục.

Sự kết hợp giữa con người và RPA là xu thế tất yếu của thời cuộc

Lợi ích của RPA trong quản lý đơn hàng

Có thể thấy rằng việc vận dụng quản lý đơn hàng truyền thống đang gặp khá nhiều bất lợi và dần trở nên không còn phù hợp. Các doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ cần một hướng đi mới để có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, vượt xa đối thủ.

Đây là lúc mà các doanh nghiệp nên lựa chọn RPA trong quản lý đơn hàng, phần mềm robot này sẽ giúp mang đến những lợi ích nổi bật sau:

Tiết kiệm thời gian

Các robot RPA sẽ tham gia quản lý đơn hàng, từ xác minh đơn hàng, lấy dữ liệu, kiểm tra địa chỉ thanh toán, giao hàng và xử lý các thông tin liên quan đến khách hàng khác. Toàn bộ quy trình chỉ mất vài giây với độ chính xác cao thay vì phải tốn từ 20 đến 30 phút như trước.

Ví dụ: Một công ty sản xuất hàng đầu thế giới cần xử lý 300.000 đơn hàng mỗi ngày, hầu hết đơn hàng đều được xử lý thủ công hoặc chỉ dừng ở mức bán tự động tiêu tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp.

Sau đó, nhờ áp dụng RPA trong quản lý kho hàng, việc đọc các file PDF, xử lý thông tin trên nhiều cổng dữ liệu, chuyển thông tin lên hệ thống ERP… được xử lý nhanh gọn. RPA đã giúp giảm thời gian xử lý mỗi đơn hàng từ vài phút xuống còn vài giây.

Việc ứng dụng RPA trong quản lý đơn hàng mang lại nhiều lợi ích lý tưởng cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí

RPA được thiết kế để xử lý tần suất công việc cao, thay thế cho lượng lớn nhân sự và rút ngắn thời gian thực hiện. Thay vì phải trả chi phí cho nhân sự làm việc ngoài giờ, hoặc tuyển dụng nhiều nhân sự chỉ để thực hiện các tác vụ thủ công, doanh nghiệp có thể đầu tư chi phí này cho các vị trí nhân sự chất lượng hơn, thực hiện những công việc quan trọng và có giá trị hơn.

Theo các chuyên gia RPA, việc ứng dụng tự động hóa vào quy trình có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 60% chi phí vận hành. Có một thống kê từ akaBot cho thấy, chi phí cho một bot chỉ bằng 1/3 chi phí cho một nhân sự trong năm đầu tiên, bằng 1/5 chi phí cho một nhân sự trong năm thứ hai.

Đảm bảo vận hành liên tục, không gián đoạn

Việc áp dụng RPA trong quản lý đơn hàng có thể giúp đảm bảo việc vận hành không bị gián đoạn vì hạn chế sự can thiệp của con người. Phương pháp quản lý truyền thống thì dễ gặp các tình trạng: nhân viên xin nghỉ ốm, giải lao giữa giờ, đợt dịch cần làm việc tại nhà… dẫn đến gián đoạn công việc.

Một điều quan trọng khác là nhân viên chỉ có thể làm việc 8 tiếng/ngày, trong khi robot có thể làm liên tục 24/24. Vì vậy, việc áp dụng robot sẽ giúp đảm bảo nhịp độ công việc được vận hành liên tục, không gián đoạn.

Tăng mức độ chính xác

Con người có thể mắc lỗi nhập liệu, sai sót thời gian, số tiền, số lượng,… tuy nhiên, robot thường không mắc lỗi. Ví dụ như akaBot, một trong những nền tảng, giải pháp chuyển đổi số có khả năng giảm thiểu tỷ lệ sai sót gần như bằng 0. Giảm thiểu sai sót là cách giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro, thất thoát, cũng như giảm áp lực rủi ro cho nhân viên nghiệp vụ.

Áp dụng RPA giúp tăng mức độ chính xác khi xử lý đơn hàng do robot thường không mắc lỗi

Quản lý dữ liệu và báo cáo thời gian thực

Các bot RPA còn có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo, đo lường với bảng biểu, biểu đồ khoa học từ việc thu thập dữ liệu trong thời gian rất ngắn, sau đó gửi cho quản lý và các bộ phận có liên quan. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể kịp thời nắm bắt thông tin về doanh thu, hiệu quả, tiến độ… và đưa ra những sự điều chỉnh kịp thời.

Có thể kể đến Unilever – công ty được mệnh danh là ‘Người khổng lồ tự chuyển đổi để tăng tốc’ này đã đầu tư vào công nghệ số như: phát triển nền tảng số riêng để phục vụ báo cáo kết quả và đánh giá hiệu quả công việc cũng như áp dụng RPA trong quản lý đơn hàng.

Năm 2019, Unilever đã tích lũy được 900 triệu hồ sơ của người tiêu dùng cá nhân. Sau đó, các bot RPA đã chia thành những nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau và tiến hành triển khai hướng tiếp thị, có các thông điệp phù hợp riêng với từng nhóm.

Những hành động này đã giúp cho lãnh đạo cấp cao có nhiều chỉ số để theo dõi các báo cáo để có cái nhìn tổng thể và kịp thời điều chỉnh. Hướng đi này đã giúp Unilever tiếp tục giữ vững vị trí thứ nhất trong bảng xếp hạng các chuỗi cung ứng hàng đầu của Gartner vào năm 2018.

Unilever được mệnh danh là ‘Người khổng lồ tự chuyển đổi để tăng tốc

Dễ dàng mở rộng quy mô

Theo lối phát triển truyền thống, tăng trưởng doanh thu luôn đi liền với tăng trưởng nhân sự. Tuy nhiên, khi ứng dụng số hóa với RPA, doanh nghiệp có thể không tăng nhiều về nhân sự nhưng vẫn có khả năng tăng năng suất, rút ngắn thời gian vận hành, phục vụ nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng trưởng doanh thu.

Theo một khảo sát của Deloitte, trên 90% doanh nghiệp đã triển khai RPA đạt được kỳ vọng về tính linh hoạt và mở rộng quy mô.

Thách thức khi áp dụng RPA trong quản lý đơn hàng

Mặc dù RPA mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng việc áp dụng RPA trong quản lý đơn hàng vẫn gặp một số thách thức như:

Mức chi phí đầu tư ban đầu cao
Bắt buộc phải chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào, quy trình quản lý đơn hàng hiện có…

Tuy nhiên, vẫn luôn có giải pháp cho những thách thức này. Là đơn vị đi đầu trong cung cấp giải pháp RPA cho các doanh nghiệp Việt, akaBot có kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp khắc phục những thách thức này.

Với sự tự chủ về nền tảng công nghệ, akaBot có khả năng đưa ra chính sách giá linh hoạt, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn license gói dịch vụ triển khai. Hợp tác cùng akaBot, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư khoảng 30 – 50% so với các giải pháp nước ngoài.
akaBot được thiết kế tùy chỉnh cho từng bài toán cụ thể tại mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam.
Ngoài ra, đội ngũ akaBot đã có kinh nghiệm triển khai thực tế tại 200+ doanh nghiệp, khả năng hỗ trợ 24/7, đào tạo chuyển giao, v.v… nên sẽ đảm bảo kết quả như kỳ vọng của doanh nghiệp.

Việc ứng dụng RPA trong quản lý đơn hàng cũng đặt doanh nghiệp trước những thách thức nhất định

akaBot cung cấp giải pháp RPA trong quản lý đơn hàng

akaBot là đơn vị tiên phong trong việc triển khai giải pháp Tự động hóa Quy trình Robot (RPA) cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Giải pháp akaBot thúc đẩy tự động hóa các nghiệp vụ đơn giản, sử dụng robot phần mềm để thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại.

Các ưu điểm của akaBot bao gồm:

Cung cấp giải pháp linh hoạt sử dụng trong ngành bán lẻ: Có thể tự động hóa các hoạt động từ đơn giản đến phức tạp như xử lý đơn hàng, trả lời email tự động, thu thập thông tin khách hàng…
Xây dựng quy trình tự động hóa nhanh dựa trên quy trình gốc, không can thiệp tới hạ tầng công nghệ hiện tại

Tiết kiệm chi phí 30 – 50% so với việc ứng dụng giải pháp của các đơn vị nước ngoài

Đội ngũ kỹ thuật viên, tư vấn viên am hiểu quy trình nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm triển khai thực tế giúp bám sát quy trình triển khai dự án, sẵn sàng hỗ trợ 24/7, đào tạo chuyển giao, onsite…

Khách hàng được dùng thử trong vòng 2 tháng trước khi quyết định lựa chọn akaBot và được hỗ trợ, tư vấn trong suốt thời gian trải nghiệm.

akaBot cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp áp dụng RPA trong quản lý đơn hàng một cách linh hoạt

Câu chuyện thực tế từ 01 doanh nghiệp sản xuất đã lựa chọn akaBot cho thấy đây là sự lựa chọn hợp lý khi doanh nghiệp cần tối ưu vận hành.

Thông tin khách hàng:

Là doanh nghiệp tập trung vào bốn ngành chính gồm: robot, điện, thiết bị điện nặng và công nghệ tự động hóa.

Bối cảnh và thách thức:

Với lượng lớn người dùng và nhà cung cấp tại hơn 100 quốc gia, doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu khâu nhận đơn hàng và đẩy lên hệ thống bằng ứng dụng tự động hóa. Quy trình xử lý cũ tương đối rườm rà với khâu kiểm tra, tải về các file đặt hàng mới, chia file thành nhiều mục tương ứng, kiểm tra dữ liệu trong danh sách đơn đặt hàng và tra soát trường hợp ngoại lệ trước khi gửi đến bộ phận lên kế hoạch và cập nhật danh sách mới.

Giải pháp tự động hoá từ akaBot:

Sau khi nhận thấy những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, trải qua quá trình tìm hiểu kỹ về đặc thù của doanh nghiệp, akaBot tư vấn doanh nghiệp sử dụng quy trình bot tự động xử lý đơn hàng như sau:

Tự động mở mail và lưu về thành đơn đặt hàng mới, sau đó đánh dấu tình trạng mail là ‘Đã đọc’
Lưu đơn đặt hàng vào các danh mục, chia thành 2 danh mục bao gồm INTERUPTER đối với file Interupter PO và danh mục SPACER đối với file Spacer PO
Tạo file báo cáo đặt hàng mới với tên PO_Report File, sau đó kiểm tra danh sách các đơn đặt hàng 2020 và các thông tin đi kèm. Kế đó kiểm tra các trường hợp ngoại lệ (gồm giá, số lượng, mã số, số trường hợp, chính sách thanh toán) và chia thành hai danh sách gồm Normal Case và Special Case, cập nhật trong file PO_Report File.
Gửi PO_Report cho những người liên quan.

Kết quả:

Sau khi áp dụng RPA, các đơn hàng của doanh nghiệp đã được xử lý và đẩy lên hệ thống bằng ứng dụng tự động hóa một cách tối ưu, không xảy ra tình trạng sai hoặc thiếu thông tin. Các báo cáo được gửi đến những bên liên quan một cách nhanh chóng, kịp thời.

Như vậy, việc ứng dụng RPA trong quản lý đơn hàng rõ ràng đã mang đến nhiều lợi ích lý tưởng cho doanh nghiệp. Điều này đã chứng minh được chuyển đổi số là xu hướng tất yếu cũng như một lần nữa khẳng định, nếu doanh nghiệp muốn bắt kịp đối thủ, họ cần phải thay đổi ngay từ lúc này.

Bên cạnh nghiệp vụ quản lý đơn hàng tự động, RPA còn góp mặt vào nhiều khâu của khối bán lẻ – sản xuất, giúp doanh nghiệp chuyển đổi số linh hoạt và thích ứng nhanh với thị trường. Doanh nghiệp bán lẻ có thể tìm hiểu về tự động hóa – tối ưu vận hành tại đây.

Nguồn: