Ứng dụng RPA trong quản lý kho hàng hứa hẹn sẽ mang đến những hiệu quả đáng mơ ước cho doanh nghiệp bán lẻ như: tối ưu hoá quy trình, tăng năng suất, dễ dàng quản lý và cải thiện trải nghiệm khách hàng… Chi tiết hơn, tại sao ứng dụng tự động hoá RPA lại đang trở thành xu hướng hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất, bán lẻ? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!
Xem thêm:
- Ý nghĩa của rpa trong tài chính không thể bỏ qua
- RPA trong chuỗi cung ứng | Tổng hợp thông tin A – Z
- Tối ưu quy trình ngân hàng Việt: Từ tổng quan tới chi tiết
Table of Contents
Tầm quan trọng của quản lý kho hàng
Hiểu một cách đơn giản thì quản lý kho hàng bao gồm tất cả các hoạt động tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho như: nhập hàng, xuất hàng, chuyển kho, kiểm kê… Những công việc này rất phức tạp nhưng nếu quản lý hiệu quả sẽ đảm bảo tính liên tục của quy trình sản xuất – bán hàng, từ đó giúp tối ưu chi phí, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Đặc biệt khi mô hình bán hàng đa kênh omni-channel đang trở thành xu thế sẽ khiến các mặt hàng đa dạng hơn và số lượng hàng hóa tăng lên nhanh chóng, đồng nghĩa với việc kho bãi cũng cần được mở rộng. Trong bối cảnh đó, quản lý kho hàng càng quan trọng hơn để doanh nghiệp có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, với doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ thì hàng hoá trong kho luôn là những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp (thậm chí có thể chiếm đến 40 – 50% tổng giá trị tài sản). Vì thế việc quản lý kho hàng hiệu quả luôn là vấn đề cấp thiết trong quản trị sản xuất của doanh nghiệp.
Quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò quyết định trong hoạt động của các doanh nghiệp bán lẻ
Quản lý kho hàng quan trọng như vậy nhưng việc quản lý bằng biểu mẫu Excel, sổ sách hay các phần mềm truyền thống đang lộ rõ nhiều điểm bất cập như:
- Khó khăn trong kiểm soát thông tin như: hàng hoá ra vào, lưu trữ dữ liệu, trích xuất, báo cáo… Đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn có nhiều kho hàng hoặc đang có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh.
- Tiềm ẩn khả năng sai sót về dữ liệu cao do lỗi của thao tác nhập liệu, sao chép dữ liệu thủ công hay lỗi của phần mềm cũ. Việc sai sót không chỉ khiến chất lượng dịch vụ đi xuống, gây mất thiện cảm với khách hàng, mà còn làm phát sinh quy trình hoàn trả tốn kém.
- Tốn nhiều thời gian: Do các hoạt động như xử lý thủ công đơn hàng, kiểm kê hàng tồn kho… thường mất nhiều thời gian do khối lượng công việc lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.
- Sắp xếp hàng hóa kém khoa học khiến công tác theo dõi, quản lý trở nên khó khăn, dẫn đến sai sót thậm chí hao hụt, mất mát hàng hóa.
- Thời gian cập nhật thông tin lâu, ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của quá trình phân phối và sản xuất, do các bộ phận không nắm rõ tình hình kho hàng trong thời gian thực.
- Gây gián đoạn vận hành do các phương pháp trên phụ thuộc rất lớn vào con người, cụ thể trong thời điểm giãn cách xã hội, nhân viên không thể đến văn phòng làm việc, hay khi có thay đổi trong cơ cấu nhân sự, cần đào tạo mới.
Có thể thấy, các phương pháp cũ tuy đơn giản, dễ ứng dụng nhưng đã kém hiệu quả, thậm chí có thể là một trở ngại. Giờ đây, các doanh nghiệp bán lẻ cần nhiều hơn một ứng dụng tin học văn phòng hay các thao tác thủ công nhằm quản lý kho hàng hiệu quả hơn.
Quản lý kho hàng bằng các phương pháp truyền thống gây khó khăn cho doanh nghiệp bán lẻ
Lợi ích và thách thức khi ứng dụng RPA vào quản lý kho hàng
Để tìm kiếm một giải pháp thay thế cho phương pháp quản lý kho hàng truyền thống, nhiều doanh nghiệp bán lẻ đã bắt đầu ứng dụng công nghệ RPA. Những ưu điểm và nhược điểm dưới đây sẽ đưa đến một cái nhìn cụ thể hơn về công nghệ này.
Lợi ích khi ứng dụng RPA vào quản lý kho hàng
Thực tế cho thấy, RPA đã đem đến những hiệu quả vượt trội và hoàn toàn khắc phục những điểm yếu của phương pháp quản lý kho hàng trước đây, cụ thể như sau:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
- RPA giúp quản lý hàng hóa trong thời gian thực, nhờ đó tối ưu hàng tồn kho, giảm thời gian quay vòng của hàng hóa, tận dụng tối đa kho hàng, tiết kiệm chi phí kho bãi hay vận tải.
- Ngoài ra, RPA có thể thay thế con người thực hiện nhiều quy trình mang tính lặp đi lặp lại, từ đó nhân viên được giải phóng khỏi các tác vụ thủ công, có cơ hội tập trung thời gian và tài năng vào các công việc đem lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Cụ thể, việc ứng dụng RPA trong quản lý kho hàng đã giúp các doanh nghiệp bán lẻ tiết kiệm tới 70% thời gian quản lý hàng hóa và khoảng 1 triệu USD mỗi năm.
RPA đã đem lại những thay đổi đáng kể cho hoạt động quản lý kho hàng
Nâng cao hiệu suất
Robot phần mềm có khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn. Theo thống kê của akaBot, sản phẩm RPA đem lại năng suất vượt trội với khả năng xử lý gấp 500% con người. Ngoài ra, làm việc liên tục 24/7 với hiệu suất cao, tốc độ xử lý nhanh chóng cũng là một điểm mạnh lớn của công nghệ này. Nhờ vậy thông tin về tình trạng hàng hóa luôn được cập nhật nhanh chóng và thường xuyên.
Tăng mức độ chính xác
Nếu như con người dễ mắc phải sai sót trong các thao tác thủ công, robot của RPA lại hoạt động theo một kịch bản có sẵn và hầu như không gây ra sai sót. Cụ thể, trong nghiệp vụ truyền dữ liệu từ các hệ thống SAP sang hệ thống quản lý hàng hóa trung tâm, RPA giúp cải thiện chất lượng dữ liệu và nâng cao độ chính xác lên tới 100%.
Đảm bảo vận hành liên tục, không gián đoạn và tối ưu vận hành
Cách làm cũ phụ thuộc nặng nề vào con người, do đó tiềm ẩn nguy cơ gián đoạn vận hành. Việc ứng dụng robot phần mềm giúp đảm bảo các tác vụ được xử lý liên tục 24/24 thay vì chỉ 8 tiếng một ngày như khi sử dụng lao động thủ công. Việc nhân viên xin nghỉ hay không thể đến văn phòng làm việc đều không ảnh hướng tới tiến độ công việc.
Thách thức khi ứng dụng RPA vào quản lý kho hàng
Bất kỳ giải pháp công nghệ nào cũng có những mặt tích cực và hạn chế. RPA cũng không phải ngoại lệ. Trong lĩnh vực bán lẻ, giải pháp công nghệ này bộc lộ những điểm bất cập sau:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao
- Yêu cầu chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào, hay quy trình quản lý kho hàng hiện có
- Yêu cầu thích nghi với hệ thống CNTT hiện tại của tổ chức doanh nghiệp…
Việc ứng dụng RPA vào quản lý kho hàng cũng đem lại nhiều thách thức, khiến doanh nghiệp e dè
Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng những thách thức trên đều có thể được khắc phục. Và akaBot – đơn vị tiên phong trong cung cấp các giải pháp RPA cho các doanh nghiệp Việt Nam, chính là một giải pháp.
- akaBot mang tới dịch vụ chất lượng cao với mức chi phí hợp lý. Các doanh nghiệp trong nước có thể tiết kiệm đến 50% chi phí đầu tư khi đồng hành cùng akaBot thay vì các đối tác nước ngoài.
- akaBot cung cấp giải pháp “may đo” phù hợp với bài toán của từng doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình trước khi triển khai tự động hóa.
- Đội ngũ nhân sự Việt giàu kinh nghiệm, thấu hiểu doanh nghiệp và thị trường trong nước, từ đó đưa ra những tư vấn chính xác và phù hợp.
Các lĩnh vực triển khai RPA trong quản lý kho hàng
RPA sử dụng nguồn lao động ảo, bao gồm các robot làm việc trên máy tính, hỗ trợ con người giải quyết các tác vụ lặp đi lặp lại liên quan đến xử lý giấy tờ, yêu cầu và dữ liệu. Do đó, đối với quy trình quản lý kho hàng, RPA không thể tham gia toàn bộ mọi hoạt động, cụ thể là các công việc chân tay như sắp xếp lại kho hay vận chuyển hàng hóa.
Mặc dù vậy, phạm vi ứng dụng của công nghệ này vẫn là rất lớn. Cụ thể, RPA tham gia tích cực vào các nghiệp vụ sau:
- Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và hóa đơn
- Tự động gửi thông báo/ cảnh báo qua email hoặc SMS
- Tự động hóa trong quá trình thông tin, giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng
- Tự động hóa quy trình thu mua và quản lý hàng tồn kho
- Tạo thông báo bảo dưỡng đối với các thiết bị vận hành trong kho sử dụng tự động hóa
- Tạo thông báo bảo dưỡng và lời nhắc nộp thuế bằng tự động hóa
- Tự động hóa quy trình thiết lập thời gian giao hàng và theo dõi lô hàng với RPA
- Tự động hóa các hoạt động tài chính…
RPA tham gia tích cực vào nhiều tác vụ trong quy trình quản lý kho hàng
akaBot – Giải pháp RPA trong quản lý kho hàng
akaBot là nền tảng ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình doanh nghiệp bằng robot (RPA). Hiện nay, akaBot đang là nhà cung cấp dịch vụ RPA cho hơn 200 khách hàng và đối tác chiến lược tại trên 13 quốc gia. Giải pháp này cũng vinh dự đạt được nhiều giải thưởng quan trọng, như Giải vàng Stevie Awards 2020, top 10 Sản phẩm Công nghệ Việt Nam Sao Khuê 2020.
akaBot là một trong sáu nền tảng RPA phổ biến nhất toàn cầu
akaBot là giải pháp tối ưu, giải quyết thành công những mối lo của doanh nghiệp bán lẻ khi sử dụng RPA trong tự động hóa quy trình quản lý kho hàng.
- Cung cấp “giải pháp may đo,” có tính tùy chỉnh cao: Từng bài toán thực tế, từng quy trình từ đơn giản đến phức tạp đều được tự động hóa một cách linh hoạt với akaBot.
- Tối ưu tốc độ triển khai tự động hóa, đạt hiệu quả từ 3 tuần cho 5 tác vụ, vượt trội hơn so với các giải pháp RPA trên thị trường.
- Tiết kiệm từ 30 – 50% chi phí so với việc ứng dụng các sản phẩm RPA nước ngoài.
- Phiên bản dùng thử 2 tháng mang tới trải nghiệm RPA miễn phí và dịch vụ hỗ trợ tận tình trong suốt thời gian dùng thử.
- Đội ngũ 400 kỹ sư công nghệ dày dặn kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ tại chỗ. Dịch vụ hỗ trợ 24/7, cùng Cộng đồng tài năng RPA lớn nhất Việt Nam luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.
Là một ngành dọc, hoạt động bán lẻ có sự tham gia của nhiều nghiệp vụ, quy trình từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau, như kế toán tài chính, nhân sự, logistics, quản lý, v.v…, và là một “mảnh đất” đầy tiềm năng cho tự động hóa. Nhằm triển khai hiệu quả giải pháp RPA tại các doanh nghiệp bán lẻ, akaBot ứng dụng chiến lược Fast To Mass với 3 giai đoạn, cụ thể như sau:
- Giai đoạn 1: Fast Automation: akaBot cung cấp dịch vụ tư vấn và chọn lọc chính xác các tác vụ cần tối ưu nhất trong doanh nghiệp, thực hiện triển khai nhanh chóng, và đem lại hiệu quả rõ rệt.
- Giai đoạn 2: Khảo sát, Lập kế hoạch: akaBot tham gia hỗ trợ các công tác truyền thông nội bộ, như tổ chức workshop và khảo sát, xác lập KPI và lên danh sách ý tưởng nhằm phục vụ kế hoạch triển khai diện rộng.
- Giai đoạn 3: Mass Automation: akaBot đồng hành trong các khâu tổ chức nguồn lực, triển khai liên tục và áp dụng đồng bộ giải pháp RPA trong toàn doanh nghiệp.
Fast to Mass chính là chiến lược triển khai RPA hiệu quả cho các doanh nghiệp bán lẻ mà akaBot xây dựng
Có thể thấy, sự xuất hiện của RPA trong quản lý kho hàng đã đem lại những thay đổi quan trọng. Ngoài giải quyết những bất cập của phương pháp truyền thống, công nghệ này cũng mang lại những lợi ích vượt trội về mặt chi phí và hiệu suất. Với xu hướng ứng dụng RPA đang phổ biến toàn cầu, việc ứng dụng các giải pháp RPA như akaBot chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp bán lẻ “tăng sức đề kháng” và đạt được những thành tựu lớn.
Để có cái nhìn cụ thể hơn về RPA trong quản lý kho hàng và về giải pháp tối ưu vận hành và tự động hóa quy trình ngành bán lẻ, quý doanh nghiệp vui lòng tìm hiểu tại đây.
Tham khảo:
