Với các cấp quản lý, tăng hiệu suất công việc cho nhân viên và toàn doanh nghiệp luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu để giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển bền vững. Nhưng làm sao để tăng được hiệu suất công việc nhanh chóng? Cùng akaBot khám phá ngay 9 cách hiệu quả được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng ngay sau đây!
Trước khi tìm hiểu về cách làm, chúng ta cần tránh một số sai lầm phổ biến về hiệu suất công việc sau:
- Sai lầm thứ nhất – bận rộn tương đương với làm việc năng suất. Một nhân viên làm việc miệt mài không ngơi tay thường tạo thiện cảm cho các quản lý bởi sự chăm chỉ. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, những nhân viên này bận rộn do thiếu khả năng sắp xếp công việc hợp lý hoặc làm việc kém hiệu quả dẫn đến kéo dài thời gian.
- Sai lầm thứ hai – yêu cầu nhân viên cần phải đa nhiệm. Theo giáo sư Strayer giảng dạy Tâm lý học tại Đại học Utah (Mỹ), não bộ con người hầu như không thể xử lý được dung lượng thông tin quá lớn trong cùng thời gian; chỉ khoảng 2% có thể làm việc đa nhiệm mà hiệu quả.
- Sai lầm thứ ba – quản lý nghĩ làm việc tại nhà kém hiệu quả hơn làm việc tại công ty. Tuy nhiên, thực tế lại đang chứng minh hiệu quả của việc làm tại nhà ngày càng được nâng cao khi nhà quản trị biết cách giao việc và tạo động lực cho nhân viên.
Tránh được những tư duy, lối suy nghĩ sai lầm trên về hiệu quả công việc thì các quản lý hoàn toàn có thể áp dụng thành công 9 cách giúp tăng hiệu suất công việc cho nhân viên sau đây!
1. Có mục tiêu hợp lý, rõ ràng và công khai
Khi mục tiêu rõ ràng, minh bạch và được giải thích rõ ràng với toàn bộ đội nhóm thì nhân viên sẽ nắm rõ được nội dung, chỉ tiêu công việc cũng như cách thức, phương hướng để hoàn thành tốt công việc đó. Một mục tiêu rõ ràng còn hạn chế hiện tượng hiểu sai, nhầm lẫn nhiệm vụ gây gián đoạn, mất thời gian. Mục tiêu công khai còn giúp nhân viên các bộ phận dễ theo dõi và hợp tác tốt với nhau, tạo ra môi trường làm việc thuận lợi hơn.
Với cách làm này, để nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên tốt nhất quản lý cần chú ý:
- Khi đưa ra một công việc cần phải xác định được mục tiêu và trình bày rõ ràng để nhân viên hiểu.
- Sau khi quản lý trình bày thì hãy chủ động hỏi lại và để nhân viên trình bày theo đúng ý hiểu của họ. Từ đó mới tránh được những hiểu nhầm không đáng có, góp phần giúp nhân viên hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
2. Xây dựng cơ chế lương thưởng phù hợp
Việc xây dựng cơ chế lương thưởng phù hợp sẽ tạo động lực rất lớn cho nhân viên luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cũng như đảm bảo gắn bó lâu dài hơn với công ty.
Doanh nghiệp cần đưa ra bản nội dung công bố cơ chế lương thưởng công khai, minh bạch để nhân viên có thể theo dõi và có động lực làm việc. Nhân viên nên được khuyến khích làm việc bởi những mức lương thưởng nhất định cho từng vị trí, từng dự án. Khi nhân viên làm việc mang lại hiệu quả cao trong thời gian dài, công ty nên cân nhắc việc tăng lương dựa trên kết quả hoạt động.
3. Chú trọng việc tạo động lực cho nhân viên
Việc chú trọng tạo động lực cho nhân viên trong suốt quá trình làm việc là yếu tố quan trọng mà các quản lý nên chú tâm thực hiện.
Quản trị hiệu suất công việc và tạo động lực thường xuyên sẽ giúp nhân viên đảm bảo tiến độ cũng như hiệu quả công việc, từ đó, đưa ra những sửa đổi, bổ sung kịp thời phù hợp. Tần suất đánh giá công việc nên được tăng lên, thay vì 1-2 lần/năm thì cần có đánh giá hàng quý, hàng tháng và hàng tuần. Tuy nhiên, việc quản trị này không nên quá phức tạp, chiếm nhiều thời gian, công sức và ảnh hưởng tới tiến độ làm việc của nhân viên.
Động lực làm việc là yếu tố quan trọng quyết định sự cam kết lâu dài cũng như hiệu suất của nhân viên trong suốt quá trình làm việc. Hiểu về động lực giúp công ty đưa ra được những chiến lược quản trị bền vững, kết nối chặt chẽ tinh thần làm việc của nhân viên.
4. Chú trọng dẫn dắt, đào tạo và đồng hành cùng nhân viên
Đầu tư vào đào tạo luôn là sự đầu tư đúng đắn để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự. Đây là cách hiệu quả giúp nhân viên luôn được nhắc nhở về phát triển kỹ năng, chuyên môn của bản thân song song với việc phục vụ mục tiêu chung của toàn công ty.
Có rất nhiều phương pháp đào tạo để đồng hành cùng nhân sự như đào tạo nội bộ định kỳ, luân phiên thay đổi, hướng dẫn tại chỗ, đào tạo nội bộ bên ngoài công việc, đào tạo thông qua các hội thảo chia sẻ…
Ví dụ: Thông qua những buổi thảo luận, chương trình hội thảo về nhiều chủ đề gần gũi, thu hút có thể giúp nhân viên nâng cao khả năng giao tiếp, khả năng ra quyết định,… đồng thời truyền động lực và cảm hứng cho nhân viên từ đó giúp tăng hiệu suất công việc.
5. Ưu tiên trao quyền và tạo thói quen tự chủ cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên là một phương pháp “một công đôi việc” vừa giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tập trung vào tối ưu hiệu suất quản lý, vừa mang lại cho nhân viên cơ hội thử thách bản thân, nâng cao năng lực và khả năng tự chủ.
Hầu hết nhân viên khi làm việc trong một công ty đều cân nhắc đến cơ hội phát triển cá nhân và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Khi được trao quyền quyết định và tự sáng tạo trong một số công việc, nhân viên cho biết họ cảm thấy bản thân được trân trọng, hài lòng và gắn kết hơn với công ty. Tình trạng nghỉ việc cùng được giảm thiểu khá nhiều nhờ phương án này, đồng thời hiệu suất làm việc trong quá trình lao động của nhân sự cũng được nâng cao.
6. Học cách lắng nghe và thấu hiểu nhân viên
Không chỉ là một giải pháp, lắng nghe nhân viên là một kỹ năng nên được hình thành và rèn luyện trong suốt quá trình bạn gắn bó với nhân viên và doanh nghiệp của mình. Vì chỉ khi lắng nghe nhân viên, bạn mới thật sự hiểu rõ được các vấn đề đang tồn tại và liên tục nâng cao hiệu suất công việc của toàn bộ hệ thống nhân sự. Để lắng nghe nhân viên một cách tốt nhất, các nhà quản lý có thể tham khảo các lưu ý sau đây:
- Lắng nghe một cách chân thành
- Lắng nghe tập trung và bày tỏ sự tôn trọng với nhân viên đưa ra ý kiến. Càng tỏ ra trân trọng, bạn càng khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến trong những lần tiếp theo, tạo ra một văn hóa cởi mở, có tính xây dựng.
- Biết im lặng đúng lúc. Giữ im lặng giúp nhà quản lý kiểm soát suy nghĩ và cảm xúc tốt hơn, đồng thời hiểu rõ hơn ý kiến đối phương.
- Đưa ra các ý kiến cá nhân một cách chân thành, rõ ràng, dưới góc nhìn tôn trọng ý kiến nhân viên.
7. Thúc đẩy văn hoá “vượt giới hạn”
Văn hóa “vượt giới hạn” là văn hóa liên tục thúc đẩy nhân viên sáng tạo và làm việc hết mình, mạnh dạn thử các vai trò và nhiệm vụ mới. Để tạo nên văn hóa này, nền tảng từ phía doanh nghiệp phải là niềm tin vững chắc dành cho nhân viên, giúp nhân viên tin tưởng hơn vào bản thân và các sự hỗ trợ mình có được, từ đó mạnh dạn thử sức cũng như nỗ lực làm việc tạo ra kết quả tốt.
Bên cạnh đó, các nhà quản lý cũng phải sẵn sàng chấp nhận các rủi ro có thể phát sinh. Nhân viên không ngại trải nghiệm, doanh nghiệp sẽ không ngừng tiến xa. Rủi ro là một phần không thể thiếu trong hành trình phát triển mạnh mẽ này.
8. Hướng dẫn nhân viên những cách tăng năng suất hiệu làm việc
Tiếp theo, doanh nghiệp cần có những chỉ dẫn càng cụ thể càng tốt, giúp nhân viên cảm thấy được đồng hành sâu sát và dễ dàng tự tối ưu công việc của mình. Cụ thể, các nhà quản lý có thể tham khảo các phương pháp sau đây:
- Sử dụng to-do-list (lên kế hoạch làm việc trong ngày). Việc này giúp nhân viên hệ thoogns được nhiệm vụ, không bị bỏ sót hay nhầm lẫn và gia tăng tốc độ làm việc.
- Làm việc trong khoảng 90 phút. Theo lý thuyết các chu kỳ Ultradian, đây là khoản thời gian tối ưu để làm việc hiệu quả và nhân viên cần được nghỉ ngơi khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và tiếp tục công việc thay vì làm việc liên tục.
- Có những giờ nghỉ ngắn trong thời gian làm việc.
- Áp dụng quy tắc 2 phút: Nếu một việc chỉ tốn khoảng 2 phút để hoàn thành, hãy làm ngay lập tức thay vì trì hoãn, để công việc chất đống và quay lại làm từng việc sau.
- Tranh thủ làm các công việc nhỏ, ít yêu cầu tư duy như trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, đọc tài liệu các khoảng thời gian trống lúc chờ đợi. Thói quen này giúp nhân viên làm các công việc quan trọng tập trung và đạt kết quả tốt hơn.
9. Tăng hiệu suất công việc của nhân viên bằng công nghệ
Cuối cùng, cũng là một trong những xu hướng hành đầu giúp doanh nghiệp tăng năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên, đó chính là đầu tư vào các phần mềm, công cụ hỗ trợ. Hiện nay có rất nhiều công việc được sử dụng rộng rãi như các công cụ to-do-list để quản lý tác vụ, các công cụ theo dõi thời hạn như Google Calendar, các công cụ quản lý thời gian và hiệu suất như Pomodoro, các ứng dụng lưu trữ, quản lý dự án, ghi chú,…
Mang tính quy mô và hệ thống hơn phải kể đến là ứng dụng công nghệ tự động hóa đang được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp, giúp nhân viên giảm thiểu các phần việc kém quan trọng, lặp đi lặp lại để dành thời gian và trí tuệ cho những công việc đòi hỏi tư duy nhiều hơn. Cụ thể, RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) là công nghệ đang ứng dụng thực tế tại nhiều ngân hàng lớn ở Việt Nam như TPBank, HDBank…, giúp tăng hiệu suất làm việc và mức độ hài lòng của nhân viên đến 70%.
Lời kết
Có thể thấy, tăng năng suất nhân viên nắm vai trò chủ chốt trong thúc đẩy hiệu quả vận hành và luôn là mối quan tâm của các doanh nghiệp. Mong rằng, 9 cách hiệu quả giúp tăng hiệu suất công việc cho nhân viên trên đây đã giúp các nhà quản lý có thêm các phương án để lựa chọn và áp dụng phù hợp trong công ty mình.