Giờ công ty bạn đã quyết định bắt đầu quá trình chuyển đổi số, bước quan trọng tiếp theo là tiến hành lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ tự động hóa phù hợp. Trong một báo cáo từ một chuỗi bài từ International Data Corporation (IDC) đã chỉ ra sáu yếu tố quan trọng một nhà cung cấp dịch vụ tự động hóa cần có. Sử dụng những yếu tố này để đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn sẽ dẫn đến một kết quả khả quan.

Nguồn: FlexJobs

1. Khả năng để hoàn thành những kết quả kinh doanh mong muốn

Khi bắt đầu một dự án, các doanh nghiệp cần hiểu và tìm ra những vấn đề mấu chốt và kết quả mong muốn. Có được những vấn đề và mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp phát triển một kế hoạch thông suốt và dễ dàng hơn khi thảo luận với nhà cung cấp. Một khảo sát từ IDC chỉ ra rằng khả năng đạt kết quả kinh doanh mong muốn nằm trong top ba những yếu tố khi lựa chọn nhà cung cấp ở những doanh nghiệp tài chính hàng đầu khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Những nhà cung cấp có thể hoàn thành những kết quả kinh doanh mong muốn là những công ty có thể đưa ra mô hình hoạt động mục tiêu (TOM), bao gồm cơ cấu tự động hóa, tỷ suất hoàn vốn (ROI), các rủi ro, khoảng cách chi phí, vai trò và trách nhiệm, cũng như cơ cấu quản lý và quản lý rủi ro. Những kế hoạch này cần làm rõ tính thiết thực, khả năng mở rộng và đổi mới trong tương lai. Hơn nữa, một yếu tố quan trọng khi đánh giá năng lực nhà cung cấp là sự cam kết với khách hàng từ quá trình khám phá đến thực hiện.

2. Nhận dạng và tối ưu hóa quy trình

Một sai lầm nhiều doanh nghiệp mắc phải là cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Điều này tạo ra một sự thay đổi lớn cho các công ty và có thể gây ra nhiều gián đoạn không cần thiết. Các doanh nghiệp nên xác định một kế hoạch dài hạn cho từng quy trình dựa trên các đề xuất từ nhân viên và cấp trên. Đây là nơi các nhà cung cấp dịch vụ sẽ đến để cung cấp cho khách hàng của họ một ma trận ưu tiên, xác định các điểm nghẽn và lỗ hổng, xác định ROI dự kiến ​​và các lợi ích khác.

Không phải tất cả các quy trình đều có thể giữ nguyên khi tự động hóa. Chúng cần được thiết kế lại và tối ưu hóa. Tuy nhiên, quá trình này gây ra nhiều gián đoạn, tốn kém và thời gian vì đây là quá trình nâng cao hệ thống. Theo IDC, điều quan trọng là cần tái thiết kế và hợp lý hóa các quy trình thông qua nhiều phương pháp và công cụ khác nhau như Lean, Six Sigma và tái thiết kế quy trình kinh doanh (BPR). Các nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể sử dụng các công cụ khám phá và khai thác quy trình dựa trên AI để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho quá trình này.

Nguồn: Open Access Government

3. Khả năng cung cấp quy mô toàn doanh nghiệp

Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp tài chính chỉ thực hiện dưới 15 quy trình và một số doanh nghiệp còn thậm chí ít hơn 15 nhiệm vụ. Tuy nhiên, hiện thực này đang dần thay đổi khi nhiều doanh nghiệp đang tìm cách áp dụng RPA hoặc chuyển đổi tự động hóa trên quy mô toàn doanh nghiệp. Việc sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ và RPA trên đám mây sẽ giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và hoàn thành mục tiêu nhanh hơn với chi phí thấp hơn. Ngày càng có nhiều công ty thành lập Trung tâm Xuất sắc nội bộ (COE) để thúc đẩy và truyền đạt những phương pháp tốt nhất về tự động hóa và cho phép công ty quản lý và kiểm soát, bảo mật và kiểm toán mạnh mẽ hơn đối với quy trình và nhân lực. Sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau trong công ty cũng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và đảm bảo quản lý thay đổi của tổ chức.

4. Bảo mật, quản trị và hỗ trợ sau triển khai – những điều cốt lõi

Một mối quan tâm mà nhiều doanh nghiệp có là các vấn đề về bảo mật, quản trị và tuân thủ. Trái với suy nghĩ thông thường, robot cải thiện độ chính xác và tính nhất quán, đảm bảo tuân thủ tốt hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn cần theo dõi và kiểm soát hoạt động của cả robot và người dùng. Các công ty có thể kiểm soát quyền truy cập bằng cách cấp quyền truy cập thích hợp cho những người dùng được ủy quyền để sử dụng bot và dữ liệu nhạy cảm. Một hệ thống quản trị sẽ đảm bảo những hoạt động của robot và con người sẽ được xem xét và đánh giá liên tục. Các tổ chức cũng phải đảm bảo rằng các lợi ích được đo lường, báo cáo và thực hiện như dự kiến. Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách phát triển các robot để đo hiệu suất của các robot khác.

Nguồn: Aristi Ninja

5. Trí tuệ được hỗ trợ bởi công nghệ AI và các công cụ đột phá

Trong hầu hết các doanh nghiệp tài chính trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, các nhiệm vụ tự động đang được áp dụng tự động hóa ở một mức cơ bản. Theo một cuộc khảo sát gần đây của IDC, các công nghệ AI và các công cụ sáng tạo mới chỉ được áp dụng cho dưới 10% các tác vụ tự động. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch để tích hợp việc sử dụng RPA, tự động hóa thông minh, AI và các công cụ đột phá khác để cung cấp những giá trị kinh doanh, trải nghiệm của khách hàng và nhân viên một cách xuất sắc. Trong năm 2019, ngày càng nhiều tổ chức áp dụng xử lý tài liệu thông minh cho các việc đăng ký thẻ tín dụng, thế chấp, xử lý chuyển tiền, tài liệu thế chấp, thỏa thuận khách hàng và công ty cũng như các văn bản pháp lý liên quan đến duy trì tài khoản.

6. Nguồn nhân lực và hỗ trợ hệ sinh thái mạnh mẽ

Để thực hiện tất cả các kế hoạch và công cụ tự động hóa cần một đội ngũ tốt. Đây có thể là một thách thức ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương do sự gia tăng nhu cầu và thiếu hụt lao động có kỹ năng cao. IDC tin rằng sự thành công của một dự án tự động hóa được đo lường bằng cách một nhà cung cấp dịch vụ triển khai quản lý chất lượng nguồn lực và sự luân chuyển nhân viên của mình trong suốt thời gian của dự án. Hơn nữa, các doanh nghiệp cần đánh giá cách nhà cung cấp dịch vụ đào tạo cho nhân viên của doanh nghiệp để hiểu, sử dụng và dẫn dắt các dự án tự động hóa. Hỗ trợ hệ sinh thái cũng là một khía cạnh quan trọng khi đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ. Một hệ sinh thái mạnh mẽ sẽ thúc đẩy nhu cầu về giải pháp dịch vụ tự động hóa. Có nhiều đối tác trong một hệ thống sẽ cung cấp các dịch vụ và công nghệ liên quan bổ sung cho các tính năng và chức năng của các giải pháp.

Nguồn:

IDC Perspective: Six Capabilities from Leading RPA Service Providers That Advance Financial Services Institutions Toward Intelligent Automation