Kinh tế toàn cầu đang trải qua giai đoạn biến đổi đáng kể. Lạm phát gia tăng, gián đoạn chuỗi cung ứng và thị trường lao động thắt chặt đang gây áp lực cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Trong môi trường này, tối ưu hóa chi phí hoạt động đã trở thành ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp và thành công lâu dài.
Table of Contents
Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa chi phí hoạt động
Một nghiên cứu gần đây của McKinsey cho thấy hơn 70% giám đốc điều hành tin rằng việc tối ưu hóa chi phí hoạt động sẽ là động lực chính cho lợi nhuận trong vài năm tới. Lý do như sau:
- Nâng cao lợi nhuận: Bằng cách tinh gọn hoạt động và giảm chi phí không cần thiết, các doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực để đầu tư vào các sáng kiến tăng trưởng và cải thiện lợi nhuận ròng.
- Cải thiện dòng tiền: Hoạt động được tối ưu hóa dẫn đến quản lý dòng tiền tốt hơn, cho phép các doanh nghiệp vượt qua suy thoái kinh tế và nắm bắt các cơ hội có giá trị.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí sẽ có vị thế tốt hơn để cạnh tranh trong môi trường thị trường đầy thách thức.
- Lợi ích về tính bền vững và môi trường: Nhiều chiến lược tối ưu hóa chi phí cũng góp phần vào tính bền vững môi trường, giảm thiểu chất thải và tiêu thụ tài nguyên.
Những cách tối ưu hóa chi phí hoạt động
Không có giải pháp hoàn hảo để tối ưu hóa chi phí. Phương thức tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số chiến lược then chốt có thể được triển khai để đạt được mức giảm chi phí đáng kể.
Phân tích và tái thiết kế quy trình
Bước đầu tiên là nắm rõ hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Thực hiện phân tích kỹ lưỡng các quy trình kinh doanh để xác định các lĩnh vực kém hiệu quả, tắc nghẽn và không cần thiết. Xem xét áp dụng các nguyên tắc quản lý tinh gọn để tối ưu hóa quy trình làm việc và loại bỏ lãng phí.
Áp dụng tự động hóa và công nghệ
- Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): RPA tự động hóa các tác vụ theo quy tắc, lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên để tập trung vào công việc chiến lược hơn. Bên cạnh đó, đây là công cụ mạnh mẽ để các doanh nghiệp đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí cao hơn. Ví dụ, TPBank (Việt Nam) đã chọn giải pháp RPA của akaBot và đạt được ROI gấp đôi với khoản đầu tư nhỏ, tiết kiệm khoảng 45 nhân viên và giảm chi phí vận hành lên tới 40%.
- Điện toán đám mây: Điện toán đám mây cung cấp giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho nhu cầu về cơ sở hạ tầng CNTT và phần mềm. Doanh nghiệp có thể truy cập tài nguyên theo nhu cầu, loại bỏ việc phải đầu tư ban đầu vào phần cứng và phần mềm.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất hoạt động. Doanh nghiệp có thể tận dụng thông tin này để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa chi phí.
- Trí tuệ nhân tạo (AI): AI có thể tự động hóa các tác vụ phức tạp, cải thiện quy trình ra quyết định và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực. Mặc dù việc triển khai AI đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu, nhưng tiềm năng tiết kiệm chi phí lâu dài là đáng kể.
Quản lý và thương lượng với nhà cung cấp
Xem xét và đàm phán lại hợp đồng với các nhà cung cấp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể khám phá các lựa chọn thay thế cung cấp giá tốt hơn hoặc mức độ dịch vụ cao hơn.
Quản lý hàng tồn kho
Tối ưu hóa mức tồn kho có thể giảm chi phí lưu kho và giảm thiểu nguy cơ lỗi thời. Áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho Just-in-Time (JIT) để tinh giản việc kiểm soát kho và đảm bảo chỉ nắm giữ mức tồn kho cần thiết.
Các biện pháp sử dụng năng lượng hiệu quả
Đầu tư vào thiết bị và sử dụng năng lượng hiệu quả có thể giảm đáng kể mức tiêu thụ năng lượng và chi phí liên quan. Việc triển khai các chiến lược như chuyển sang đèn LED hoặc tối ưu hóa hệ thống sưởi ấm và làm mát có thể tạo ra sự khác biệt.
Giảm thiểu chất thải
Phân tích hoạt động của doanh nghiệp để xác định các khu vực xảy ra lãng phí, chẳng hạn như lãng phí vật liệu, năng lượng hoặc thời gian. Triển khai các chiến lược để giảm thiểu lãng phí bằng cách thúc đẩy các quy trình tinh gọn và sử dụng tài nguyên hiệu quả.
Thúc đẩy kỹ năng của nhân viên
Đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để trang bị cho họ các kỹ năng và kiến thức cần thiết để tối ưu hóa quy trình và góp phần vào các sáng kiến tiết kiệm chi phí.
Nâng cao văn hóa cải tiến liên tục
Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức, nơi nhân viên được khuyến khích để nâng cao hiệu quả làm việc và đề xuất các sáng kiến tiết kiệm chi phí.
Cân bằng chi phí và giá trị
Mặc dù giảm chi phí là mục tiêu chính, nhưng điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng giữa chi phí và giá trị. Cắt giảm chi phí bằng cách đánh đổi chất lượng hoặc sự hài lòng của khách hàng có thể mang lại tác dụng ngược về lâu dài.
Dưới đây là một số cách thức để duy trì sự cân bằng giữa chi phí và giá trị:
- Tập trung vào việc giảm chi phí chiến lược: Xác định các lĩnh vực mà việc giảm chi phí sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến các chức năng cốt lõi hoặc trải nghiệm của khách hàng.
- Đầu tư vào đổi mới: Đôi khi, các khoản đầu tư chiến lược vào công nghệ hoặc cải tiến quy trình có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí lâu dài và tạo ra giá trị gia tăng.
- Đo lường tác động: Theo dõi tác động của các sáng kiến giảm chi phí để đảm bảo rằng chúng không ảnh hưởng tiêu cực đến các khía cạnh quan trọng khác của doanh nghiệp.
Kết luận
Tối ưu hóa chi phí hoạt động không chỉ đơn giản là tiết kiệm tiền; đó là về việc xây dựng một doanh nghiệp linh hoạt và thích ứng hơn. Bằng cách thực hiện các chiến lược được nêu trên, các doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức kinh tế hiện tại và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Artificial Intelligence, Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 21 quốc gia, 8 ngành dọc (Tài chính – Ngân hàng, Bán lẻ, IT, Sản xuất, Logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), vinh danh trong báo cáo “Voice of the Customer” – Gartner Peer Insights. Ngoài ra, akaBot còn giành rất nhiều giải thưởng danh giá như “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, giải thưởng The Asian Banker 2021, danh hiệu Major Contender tại Everest RPA PEAK Matrix ® Assessment 2023…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
