Bài toán tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp luôn là vấn đề nan giải, đặc biệt trong bối cảnh hậu đại dịch hiện nay. Nếu muốn tồn tại và phát triển lâu dài, doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để tối ưu chi phí, tăng lợi nhuận. Với 10+ giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp được đề cập dưới đây, bài toán này sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, cùng tham khảo ngay!
Tối ưu hoá chi phí là gì?
Tối ưu hóa chi phí được hiểu như một nỗ lực diễn ra liên tục và không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Hành động này chủ yếu tập trung vào việc thúc đẩy chi tiêu, giảm thiểu các nguồn chi phí, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
Sự khác biệt giữa tối ưu hoá chi phí và giảm chi phí
Có sự khác nhau giữa giảm chi phí và tối ưu hóa chi phí. Giảm chi phí là quá trình cắt giảm ngân sách để tối đa hóa lợi nhuận, tạo ra những khoản tiết kiệm ngắn hạn. Ngược lại, tối ưu hóa chi phí là hành động liên tục, chủ yếu tập trung vào việc kinh doanh để thúc đẩy chi tiêu, cắt giảm những khoản chi không cần thiết, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.
Tác động của đại dịch COVID-19 đã buộc nhiều doanh nghiệp phải rơi vào tình trạng ‘thắt lưng buộc bụng’ khi hoạt động trở lại. Lúc này, làm thế nào để tối ưu hóa chi phí là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Với 10+ giải pháp được đề cập dưới đây, bài toán khó này đã tìm được lời giải.
Table of Contents
1. Áp dụng các phần mềm quản lý kinh doanh
Rõ ràng, công nghệ hiện đại sẽ trở thành trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí. Thay vì phải tổ chức những buổi họp trực tiếp, giờ đây doanh nghiệp có thể họp trực tuyến và cung cấp tài liệu dưới dạng kỹ thuật số để thay thế cho giấy tờ.
Những công cụ và tiện ích này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí, đồng thời cải thiện khả năng tập trung của nhân viên, nâng cao năng suất. Có thể nói ứng dụng những phần mềm công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được lượng lớn thời gian và ngân sách.
Các phần mềm phổ biến doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn để tối ưu hoá chi phí như: Trello, Openbravo, FastWork Việt Nam, Jira Software, Toggl, Workflow, RescueTime… Các phần mềm này sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động đang diễn ra, từ đó ban lãnh đạo sẽ có được cái nhìn cụ thể và khách quan về tổng thể doanh nghiệp.
2. Chú trọng tối ưu chi phí quảng cáo marketing
Một chiến lược marketing phù hợp là động lực thúc đẩy lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng các chiến lược có chi phí thấp nhưng hứa hẹn mang lại kết quả tích cực thay vì chạy đua theo những kế hoạch có mức phí khổng lồ.
Hãy bắt đầu một chiến lược dài hơi với việc xây dựng một trang blog có nội dung hấp dẫn và chạy quảng cáo miễn phí trên các trang mạng xã hội. Doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng đưa ra những đánh giá, nhận xét trước khi về lại đường link chính.
Có nhiều cách giúp doanh nghiệp bạn có thể nhanh chóng nhận được những lời nhận xét thật của khách hàng với mức giá dễ chịu hơn, bao gồm:
- Triển khai SEO và quảng cáo nội bộ thay vì sử dụng bên thứ ba
- Xây dựng lòng tin của khách hàng thông qua các đánh giá, đề xuất trên các trang uy tín như Quora, Reddit…
- Đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trên những nền tảng tập trung đông đảo nhóm khách hàng mục tiêu như Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Snapchat…
3. Liên kết với doanh nghiệp khác
Trong bối cảnh sự cạnh tranh đang diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp nhỏ, thường khó có thể đứng vững nếu hoạt động riêng lẻ. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ và vừa thì có thể cân nhắc việc liên kết với các doanh nghiệp khác để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.
Để triển khai giải pháp này, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đối tác cung cấp dịch vụ, sản phẩm hỗ trợ cho sản phẩm của mình. Ví dụ nếu công ty bạn cung cấp phần mềm máy tính thì có thể liên kết với các doanh nghiệp chuyên cung cấp phần cứng để bổ trợ nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể liên kết với những sàn thương mại điện tử để triển khai hình thức bán hàng trực tuyến song song với mô hình kinh doanh truyền thống.
4. Thuê ngoài cho một số công việc phù hợp
Thông thường, nhóm nhân sự ngoài đa phần là những người tham vọng, có chuyên môn cao và tập trung vào kết quả nhiều hơn. Việc sử dụng nhân sự ngoài giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được các khoản chi phí liên quan đến thiết bị văn phòng, chỗ ngồi, chính sách, quyền lợi nhân viên… mà hiệu quả vẫn tốt.
Theo kết quả của cuộc Khảo sát nhân sự toàn cầu năm 2020 của Deloitte, hơn 70% doanh nghiệp xác nhận rằng việc sử dụng nhân sự bên ngoài giúp họ có thể giảm chi phí trong nội bộ. Vì thế, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng phương án này để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng nhân lực ngoài, doanh nghiệp cần có được sự chuẩn bị kỹ càng để có thể trao đổi và làm việc cùng họ một cách hiệu quả nhất. Lúc này, các công cụ quản lý dự án, các buổi họp trực tuyến và những công cụ truy cập từ xa cùng các phần mềm quản lý thời gian hứa hẹn là trợ thủ đắc lực.
6. Thỏa thuận giá cả hợp lý với nhà cung cấp
Một doanh nghiệp nếu muốn tiết kiệm tối ưu hóa chi phí, họ cần có những người đàm phán giỏi. Nhóm người này hứa hẹn giúp bạn nhận được mức giá hợp lý từ các nhà cung cấp thông qua việc xây dựng mối quan hệ lâu dài cùng họ.
Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể tiến hành bàn lại mức lãi suất hàng năm. Đây là cách hứa hẹn giúp bạn có thể đẩy mức giá xuống thấp nhất có thể cũng như nhận được những điều khoản có lợi khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thanh toán đúng hạn và có sự trao đổi thẳng thắn, sòng phẳng với các nhà cung cấp để tạo sự thoải mái cho đôi bên. Đây là yếu tố tiên quyết nếu bạn muốn giải pháp này có thể tiếp tục phát huy khả năng trong những lần tới.
7. Tuyển dụng nhân viên chất lượng
Một nhân viên chất lượng hứa hẹn mang lại những lợi ích tuyệt vời cho công ty. Việc sử dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu về kỹ năng và không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp sẽ khiến bạn phải tốn một khoản tiền vô ích. Thay vì phải đối mặt với khả năng sa thải nhân viên, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc sử dụng nguồn nhân viên chất lượng để tạo ra những giá trị vượt trội.
8. Có một hệ thống quản lý chất lượng tốt
Một hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá tốt khi đảm bảo tập hợp đủ các yêu cầu cần thiết để tạo ra các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục. Với hệ thống này, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ, sản phẩm chất lượng đúng với nhu cầu của họ, từ đó gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Hiện nay, ISO 9001:2015 được xem là thước đo để đánh giá chất lượng được vận dụng trong mọi loại hình doanh nghiệp của nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây là công cụ được nhiều doanh nghiệp vận dụng để quản lý chất lượng hoạt động. Từ đó, các cấp lãnh đạo sẽ có được cái nhìn cụ thể, khách quan và kịp thời đưa ra những thay đổi, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
9. Cân nhắc chuyển đổi mô hình offline sang online
Quy mô của văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu muốn tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, giá thuê của một địa điểm lớn là thách thức nhất định. Thay vì sử dụng văn phòng với diện tích lớn, tại sao không chuyển sang những văn phòng nhỏ hơn và có không gian mở? Những thay đổi này sẽ góp phần đáng kể vào việc cải thiện chi phí của doanh nghiệp.
Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, tại sao doanh nghiệp không thử chuyển đổi mô hình offline sang online? Thay vì phải chi trả một khoản tiền lớn cho mặt bằng văn phòng, giờ đây bạn có thể tiết kiệm được một khoản nhất định.
Có nhiều công ty đã chứng minh sự thành công của họ không gắn liền với một văn phòng có diện tích ấn tượng, ví dụ như Buffer, Automattic, Basecamp và GitHub. Các công ty này đều sở hữu lượng nhân viên lên đến hàng trăm người và họ đều làm việc từ xa. Và tất nhiên, bạn không thể phủ nhận sự thành công mà họ đạt được trong suốt những năm qua.
Hiện nay, trên nền tảng internet đã được trang bị hầu như toàn bộ những chức năng kinh doanh. Nếu chuyển đổi sang mô hình online, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được thời gian với mức chi phí công nghệ thấp. Ngoài ra, việc không cần phải trả tiền thuê mặt bằng và các khoản thanh toán tiện ích khác mỗi tháng cũng chính là một điểm cộng của giải pháp này.
10. Kiểm soát các khoản chi tiêu tài chính
Có những doanh nghiệp hàng tháng phải chi trả một khoản tiền lớn cho những loại phí như thẻ tín dụng kinh doanh, thanh toán khoản vay chậm và những chính sách bảo hiểm. Do đó doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ những khoản chi tiêu tài chính này nếu muốn tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.
Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống thanh toán trực tuyến và lập những thiết lập cảnh báo, tránh tình trạng các hóa đơn lại quá hạn thanh toán. Sau đó, hãy yêu cầu ngân hàng có những tỷ lệ thấp hơn, đặc biệt nếu bạn đã sử dụng trong khoản thời gian dài.
Cụ thể, bạn có thể ghé đến ngân hàng và hỏi xem liệu họ có những hạng mức dành riêng cho doanh nghiệp hay không. Giải pháp này chính là bước đi thông minh và phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp nếu đi theo lộ trình dài hạn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem lại những chính sách bảo hiểm, chẳng hạn như đối chiếu các bên với nhau và những chính sách gộp (nếu có). Đừng quên tiến hành phân tích chi phí lợi ích để tránh những khoản nợ không cần thiết.
11. Tiến tới chuyển đổi số doanh nghiệp
Chuyển đổi số hứa hẹn mang đến nhiều lợi ích lý tưởng cho doanh nghiệp, bao gồm tối ưu hóa chi phí vận hành, tăng hiệu suất lao động. Quá trình này còn giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận nhóm khách hàng mục tiêu và cải thiện độ hài lòng của họ. Ngoài ra, chuyển đổi số còn có thể đưa ra những tài liệu cụ thể để nhóm lãnh đạo cấp cao có được những đánh giá khách quan, từ đó kịp thời điều chỉnh và tăng khả năng cạnh tranh.
Để tiến tới chuyển đổi số, ngay từ đầu doanh nghiệp cần xác định rõ đây là quá trình dài hơi và là sự thay đổi trên quy mô lớn với nền tảng là các công nghệ hiện đại. Bước đầu tiên của chuyển đổi số chính là quá trình số hóa và áp dụng giải pháp Tự động hóa Quy trình Robot (RPA). Nếu muốn có được lộ trình chuyển đổi phù hợp với thực tiễn, doanh nghiệp cần nhận được sự hỗ trợ từ các bên giàu kinh nghiệm để quá trình diễn ra thuận lợi.
akaBot là đơn vị tiên phong trong việc triển khai giải pháp Tự động hóa Quy trình Robot (RPA), hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt. Giải pháp akaBot thúc đẩy tự động hóa các nghiệp vụ đơn giản, sử dụng robot phần mềm để thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại.
Trải qua gần 4 năm ra mắt thị trường, akaBot đã đồng hành cùng hơn 200 doanh nghiệp trong và ngoài nước trong công cuộc chuyển đổi số với những tên tuổi lớn như Mizuho, HSBC, Vietcombank, Central Retail tại Việt Nam, v.v…
Tối ưu hóa chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc tồn tại và phát triển về lâu dài của doanh nghiệp. Với 10+ giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp được đề cập phía trên, giờ đây bài toán này đã có lời giải đáp. Để được tư vấn chi tiết hơn, vui lòng liên hệ hotline: +84 (24) 3 768 9048 hoặc điền form đăng ký để nhận được những tư vấn chi tiết nhất tại đây.
