RPA – Giải Pháp Hàng Đầu Giúp Tối Ưu Quy Trình Ngân Hàng Việt

Ứng dụng RPA trong tối ưu quy trình ngân hàng là một trong những bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng. RPA tham gia vào giải quyết các quy trình lặp đi lặp lại tại cả khối front-end và back-end đã trở thành một xu hướng, nhận được sự quan tâm của nhiều nhà băng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết, cơ bản để các ngân hàng có thể dễ dàng bắt đầu hành trình chuyển đổi số với RPA.

Xem thêm: RPA trong chuỗi cung ứng: Cơ hội và thách thức

1. Tối ưu quy trình ngân hàng bằng RPA

Theo định nghĩa từ Gartner, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một công cụ tăng năng suất cho phép người dùng cấu hình một hoặc nhiều kịch bản (một số nhà cung cấp còn gọi là “bots”) để tự động kích hoạt một tổ hợp phím cụ thể. Nói cách khác, robots RPA có thể mô phỏng việc thực hiện các tác vụ văn phòng lặp đi lặp lại trên máy tính của con người.

Đối với riêng ngành ngân hàng, RPA đóng vai trò như một công cụ đắc lực giúp giải quyết những quy trình có tính quy tắc cao như nhập liệu, đối chiếu dữ liệu hay trả lời email khách hàng… Công nghệ này là một phần quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của các ngân hàng, đặc biệt trong bối cảnh các giải pháp ngân hàng số, tiền ảo, thanh toán không tiền mặt và các hình thức kinh doanh mới đang phát triển mạnh.

Trên thực tế, nhu cầu của các ngân hàng đối với tối ưu quy trình ngân hàng bằng RPA là rất lớn. Thống kê chỉ ra rằng ngành Ngân hàng – Tài chính – Bảo hiểm (BFIS) đứng đầu danh sách thị phần RPA toàn thế giới với 29% vào năm 2020. Cũng trong năm này, thị trường RPA toàn cầu được định giá 1,57 tỷ USD và được dự đoán sẽ đạt mức tăng trưởng kép hàng năm là 32,8% trong giai đoạn 2021 – 2028.

2. Lợi ích khi sử dụng RPA trong lĩnh vực ngân hàng

Các ngân hàng đang nhận được những lợi ích to lớn nhờ việc ứng dụng RPA vào các quy trình nghiệp vụ. Tại các nhà băng, số lượng các tác vụ lặp đi lặp lại theo quy trình cứng nhắc là khá lớn. Do đó, RPA trở thành một giải pháp công nghệ nổi trội giúp tối ưu quy trình ngân hàng:

• Tối ưu hoá chi phí: Việc RPA tham gia hỗ trợ đa dạng các phòng ban giúp ngân hàng thực thi các quy trình nhanh hơn. Cụ thể, các ngân hàng có thể tiết kiệm tới 50% chi phí  nhờ tự động hoá một vài quy trình vận hành nhất định, cùng lúc cải thiện năng suất và chất lượng công việc.
• Hỗ trợ quản lý nội bộ và quản lý rủi ro hiệu quả: Các nhân viên ngân hàng khó tránh khỏi sai sót khi phải xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ. Còn với RPA thì đây là một giải pháp hữu hiệu giúp giảm thiểu tối đa các sai sót, tuân thủ nhất quán.
• Chống rửa tiền: RPA hỗ trợ các khâu thu thập và xác thực thông tin khách hàng, sàng lọc và xây dựng hồ sơ khách hàng của quy trình AML và KYC, từ đó hạn chế rủi ro gian lận, tiết kiệm tới 40% công sức của nhân viên và hơn 135.000 giờ làm việc mỗi năm.
• Xử lý nghiệp vụ kế toán: Việc quản lý tài khoản và lập hoá đơn sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn với RPA. Bộ phận kế toán không còn phải lo lắng về việc sai sót khi nhập liệu, hay dữ liệu không đồng bộ trên các hệ thống, độ chính xác của thông tin có thể lên tới 100%.
• Cải thiện tính tuân thủ: Khảo sát từ Accenture vào năm 2016 cũng cho thấy 73% số người tham gia nhận định RPA là công nghệ chủ chốt làm tăng tính tuân thủ, một yếu tố quan trọng hàng đầu đối với các ngân hàng. Thật vậy, RPA hoạt động 24/7 với độ chính xác gần như tuyệt đối, nâng cao chất lượng quy trình tuân thủ.

3. Thách thức cho ngành ngân hàng khi ứng dụng RPA

Tối ưu quy trình ngân hàng bằng RPA đã mở ra những cơ hội mới cho ngành ngân hàng khi các nhân viên có nhiều thời gian để tập trung trí lực vào những công việc đem lại giá trị cao hơn. Tuy nhiên, để thu về những hiệu quả tích cực và tận dụng tối đa cơ hội, các nhà băng phải vượt qua các thách thức như:

• Ngại thay đổi: Hầu hết các ngân hàng đang dừng lại ở mức độ thử nghiệm RPA ở quy mô nhỏ. Sự cứng nhắc trong tư duy và ngại thích ứng với thay đổi trong phương thức quản lý mới là lý do chính cản trở các ngân hàng truyền thống tự động hoá mạnh mẽ hơn.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình và tổ chức không phù hợp: Chuẩn hóa quy trình, một trong những bước đầu tiên khi ứng dụng RPA, đã khiến không ít nhà băng lúng túng. Ngoài ra, việc phân bổ nguồn lực chưa hiệu quả và những yếu kém trong quản lý có thể khiến chiến dịch triển khai RPA của ngân hàng thất bại.
• Khả năng tương thích với cơ sở hạ tầng có sẵn: Các hệ thống đang được sử dụng tại các ngân hàng truyền thống đã hoạt động trong một thời gian dài. Với lượng lớn dữ liệu đang được lưu trữ trong các hệ thống, việc thay đổi cơ sở hạ tầng để phù hợp với công nghệ mới sẽ gây ra gánh nặng về chi phí cho các nhà băng.

Nhìn chung, để vượt qua những khó khăn trên, các ngân hàng cần phối hợp với nhà cung cấp chuyên nghiệp và thấu hiểu ngân hàng để đưa ra những kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có những dự tính về phân bổ nguồn lực sau khi triển khai tối ưu quy trình ngân hàng bằng RPA và đảm bảo cơ sở hạ tầng sẵn sàng cho việc ứng dụng công nghệ.

Để có cái nhìn chi tiết hơn về những thách thức của các ngân hàng khi ứng dụng RPA, vui lòng  tìm hiểu thêm tại đây.

4. Các nghiệp vụ ngân hàng có thể áp dụng RPA

Theo Gartner, có tới 80% các nhà lãnh đạo ngành tài chính đã ứng dụng RPA hoặc có kế hoạch đưa RPA vào xử lý các quy trình trong tổ chức của mình. Như đã đề cập, các ngân hàng có nhiều quy trình nghiệp vụ phù hợp với các tiêu chí ứng dụng RPA. Một vài nghiệp vụ tiêu biểu có thể được tự động hoá bao gồm:

• Tự động hoá dịch vụ khách hàng: Việc giải quyết các yêu cầu lập tài khoản hay yêu cầu cho vay đều có thể được RPA bots xử lý, đảm bảo phản hồi trong thời gian thực, giảm thời gian quay vòng xuống vài giây. Ngoài ra, với sự hỗ trợ của NLP (lập trình ngôn ngữ tư duy), chatbot có thể nghe hiểu ngôn ngữ tự nhiên và trả lời câu hỏi như con người, tiết kiệm 20% thời gian xử lý cuộc gọi trung bình.
• Tự động hóa khoản chi: RPA tham gia tự động hoá các khâu chiết xuất và xác thực thông tin, xử lý thanh toán. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đọc thông tin từ bản sao dạng số và chuyển thông tin đến hệ thống RPA để xác thực. Nếu có bất kỳ lỗi nào xảy ra, RPA bots tự động thông báo cho người phụ trách để xử lý kịp thời.
• Tự động hoá khối back office ngân hàng: Khối back-office tại các ngân hàng phụ thuộc nặng nề vào giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, khi RPA hỗ trợ các nghiệp vụ như chuyển tiền, duyệt hồ sơ tín dụng, tạo báo cáo kết quả kinh doanh, quản lý ngân quỹ và quản lý rủi ro, từ đó cải thiện hiệu suất, hiệu quả cũng như cắt giảm chi phí nhân sự cho doanh nghiệp.

5. Quy trình áp dụng RPA

Một quy trình áp dụng RPA trong tối ưu quy trình ngân hàng về cơ bản sẽ gồm 3 bước sau đây:

• Bước 1: Đánh giá kỹ lưỡng: Việc đầu tiên là đánh giá kỹ lưỡng tất cả các quy trình vận hành trong toàn bộ các phòng ban để xác định đâu là “ứng cử viên” phù hợp với RPA.
• Bước 2: Tạo use-case kinh doanh: Ở bước này, các ngân hàng cần xây dựng bộ khung tự động hoá RPA cho phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty, cân nhắc kĩ cả những rủi ro và giá trị mà ngân hàng hy vọng sẽ đạt được sau tự động hoá. Cụ thể, ngân hàng cần đưa ra những kỳ vọng thực tế về tỷ suất hoàn vốn sau khi triển khai RPA.
• Bước 3: Chuẩn bị một chiến lược thực hiện toàn diện: Cuối cùng, các nhà băng cần có một quy trình triển khai toàn diện phù hợp với nhu cầu đã đặt ra, đánh dấu các phần cụ thể sẽ được tự động hoá, xác định chính xác những vai trò mà robot sẽ đảm nhiệm, từ đó lập trình theo kế hoạch này. Trong quá trình triển khai, các ngân hàng phải đảm bảo các nhân sự và phòng ban có liên quan đang phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ.

6. akaBot cung cấp giải pháp RPA cho các ngân hàng Việt

Trên thị trường hiện nay, akaBot nổi bật như một giải pháp tự động hoá quy trình bằng robot tiên phong tại Việt Nam. Đây cũng là sản phẩm đã nhận được những đánh giá tích cực từ các tổ chức uy tín như Gartner Peer Insight hay G2, cùng sự tin tưởng của hơn 200 đối tác chiến lược đến từ 13 quốc gia và vùng lãnh thổ. akaBot cung cấp dịch vụ RPA hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động trong đa dạng các lĩnh vực như bán lẻ, logistics và tài chính – ngân hàng.

Vậy akaBot có những thế mạnh nào?

• Giải pháp của người Việt: akaBot được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư người Việt, do đó thấu hiểu thị trường Việt Nam và những khó khăn các ngân hàng trong nước đang gặp phải, dễ dàng đưa ra những chiến lược và lời khuyên phù hợp, hiệu quả.
• Sự linh hoạt của giải pháp “may đo”: Mỗi giải pháp akaBot mang đến đều dựa trên nhu cầu và câu chuyện của mỗi doanh nghiệp, nhờ vậy mà giải quyết đúng “điểm đau” và đem lại sự hài lòng cao tới các đơn vị đối tác.
• Tốc độ triển khai nhanh chóng và mức chi phí hợp lý: akaBot ứng dụng phương pháp luận “Fast to Mass” với mục đích triển khai nhanh chóng để doanh nghiệp thấy rõ hiệu quả của giải pháp trước khi ứng dụng ở quy mô lớn. Mức chi phí tự động hoá với akaBot cũng được đánh giá là cạnh tranh hơn rất nhiều so với các giải pháp từ nước ngoài.

Đối với ngành ngân hàng nói riêng, akaBot đã có cơ hội hợp tác với rất nhiều “ông lớn” trong ngành. Câu chuyện thành công dưới đây sẽ cho thấy sự vượt trội của giải pháp tối ưu quy trình ngân hàng bằng RPA đến từ akaBot trong việc giải quyết vấn đề mà các ngân hàng đang vướng mắc.

Khách hàng: 

Ngân hàng thương mại cổ phần có mạng lưới hơn 100 chi nhánh và phòng giao dịch trải dài khắp 30 tỉnh thành trên cả nước. Định hướng của ngân hàng là tiên phong trong các xu hướng hiện đại của ngành ngân hàng, mục tiêu trở thành ngân hàng số đứng đầu Việt Nam.

Bối cảnh và thách thức: 

Trung bình mỗi ngày, phòng tài chính – kế toán tại trụ sở chính cần làm việc với hơn 5,000 hoá đơn đầu vào với thời gian là 5 phút/hoá đơn. Cụ thể, các nhân viên ngân hàng cần:

• Tổng hợp và phân loại hoá đơn đầu vào từ email và các hệ thống có liên quan
• Đọc và phân loại thông tin trên hoá đơn
• Tra cứu thông tin hóa đơn  website Tổng cục Thuế và kiểm tra tính hợp lệ
• Đồng bộ thông tin với hệ thống quản lý hoá đơn nội bộ của ngân hàng, đối soát các thông tin chi tiết, lưu trữ & xác nhận hóa đơn đã được đối soát, chứng thực.
• Tổng hợp và thông báo tới các chi nhánh hoặc bộ phận liên quan

Khối lượng công việc là rất lớn khi hàng tháng, ngân hàng có hơn 100.000 hoá đơn đầu vào dưới các dạng văn bản cứng hoặc hoá đơn điện tử (hình ảnh, bản scan, v.v…). Điều này không chỉ gây ra tốn kém về chi phí nhân sự và thời gian mà còn khiến công việc trở nên nhàm chán.

Giải pháp của akaBot: 

Tự động hóa quy trình với akaBot đã tham gia tự động hoá toàn bộ các bước trong quy trình xử lý hoá đơn, từ bước tổng hợp phân loại hoá đơn, đọc và bóc tách thông tin đến truy cập website của Tổng cục Thuế để đối soát và đồng bộ dữ liệu. Đối với những hoá đơn nằm ngoài phạm vi định nghĩa, robot chỉ mất từ 5 – 10 phút để tự định nghĩa thêm.

Kết quả: Sau một thời gian triển khai, ngân hàng đã thu về những con số ấn tượng:

• 5000+ hóa đơn đầu vào được xử lý mỗi ngày
• 99% là mức độ chính xác
• 1-2 tuần để cài đặt và cấu hình, tiết kiệm thời gian triển khai.
• 95% thời gian làm việc được tiết kiệm nhằm phục vụ các công việc có giá trị hơn.

Có thể thấy, các giải pháp RPA nói chung và akaBot nói riêng là sản phẩm công nghệ tiềm năng, giúp tối ưu quy trình ngân hàng, cải thiện tính tuân thủ và bảo mật thông tin, đem lại dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và đạt được nhiều thành công mới. Để tìm hiểu thêm về tự động hoá ngành tài chính – ngân hàng hoặc muốn dùng thử phần mềm RPA vui lòng để lại thông tin bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline +84 (24) 3 768 9048.