Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tự động hóa phòng Nhân sự (HR) đã trở thành một yếu tố quan trọng trong việc chuyển đổi các hoạt động truyền thống. Khi các công ty nỗ lực nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lỗi thủ công, tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại cho phép HR tập trung vào những sáng kiến chiến lược thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Table of Contents
Những thách thức trong vận hành phòng Nhân sự truyền thống
Các quy trình phòng nhân sự bao gồm nhiều hoạt động quan trọng, từ thiết kế công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên đến quản trị thành tích và đãi ngộ. Một quy trình nhân sự hiệu quả là nơi công nghệ, cấu trúc, con người và quy trình phối hợp chặt chẽ để tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Điều này giúp phát triển “vốn con người”, phát huy kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức của nhân viên.
Tuy nhiên, mô hình vận hành truyền thống còn gặp nhiều trở ngại, do phần lớn quy trình phòng Nhân sự thường gắn với giấy tờ. Quy trình nhập liệu thủ công, xử lý giấy tờ và lưu trữ hồ sơ không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Thêm vào đó, việc quản lý dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau gây khó khăn trong việc tổng hợp, phân tích và đưa ra quyết định kịp thời.
Sự phức tạp của các quy định pháp luật về lao động đặt ra thách thức lớn về tuân thủ đối với nhân viên Nhân sự. Một sai sót nhỏ trong quản lý thông tin có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng. Các quy trình tuyển dụng và onboarding cũng gặp cảnh “gánh nặng hành chính”. Do phụ thuộc vào quy trình thủ công, quá trình này thường kéo dài, ảnh hưởng đến tốc độ phát triển và hiệu quả của doanh nghiệp.
Giải pháp tối ưu hoá quy trình phòng Nhân sự
Tự động hóa quy trình robot (RPA) được xem là giải pháp tối ưu để giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại. Dưới đây là một số ứng dụng của RPA trong vận hành quy trình phòng Nhân sự:
- Tuyển dụng và onboarding: Tự động hóa sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và xử lý thủ tục nhập việc, giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và nâng cao trải nghiệm ứng viên.
- Quản lý dữ liệu: Tích hợp các hệ thống nhân sự, tự động cập nhật thông tin, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
- Quản lý lương thưởng: Tự động tính toán lương, xác thực chấm công, xử lý yêu cầu chi phí, giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tuân thủ.
- Đào tạo phát triển: Tự động hóa việc cung cấp tài liệu, theo dõi tiến độ và đề xuất cơ hội học tập phù hợp cho từng cá nhân.
- Quản lý hiệu suất: Tối ưu hóa quy trình đánh giá, lập kế hoạch phát triển và kế hoạch kế nhiệm, hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.
- Quản lý offboarding: Tự động hóa quy trình nghỉ việc, đảm bảo hoàn tất các thủ tục cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, phòng Nhân sự có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn, khuyến khích sự tham gia của nhân viên và thúc đẩy hiệu quả của tổ chức.
Kinh nghiệm triển khai tự động hóa phòng Nhân sự từ những doanh nghiệp hàng đầu
Coca-Cola Canada Bottling với hơn 5.500 nhân viên tại Canada đã thành lập một đội ngũ Tự Động Hóa Thông Minh để triển khai công nghệ RPA và tạo ra một bản thử nghiệm trong vòng 48 giờ. Kết quả là công ty đã tự động hóa 11 quy trình trong chưa đầy một năm, tiết kiệm khoảng 7.500 giờ công làm việc và cải thiện độ chính xác. Nổi bật là công nhân số hóa Homer – trợ lý tự động hóa quy trình tải lên các biểu mẫu tuân thủ EPA, đảm nhận tương đương khối lượng công việc của hai nhân viên.
Walmart, gã khổng lồ bán lẻ toàn cầu, đã áp dụng RPA với hơn 500 bot để tự động hóa các tác vụ như trả lời câu hỏi của nhân viên, lấy thông tin từ tài liệu kiểm toán, theo dõi luồng hàng tồn kho và xác định các mặt hàng chậm tiêu thụ. Sau khi triển khai RPA, Walmart cải thiện năng suất và độ chính xác của nhiều quy trình, như xử lý hơn 200 triệu tài khoản phải thu đến 2,3 triệu bảng lương nhân viên, giúp tiết kiệm khoản chi phí lớn.
Công ty dược phẩm AstraZeneca triển khai RPA để tự động hóa các quy trình HR như tiếp nhận nhân viên, xử lý bảng lương và quản lý phúc lợi. Nhờ áp dụng RPA, AstraZeneca đã tinh giản quy trình HR, cải thiện độ chính xác và giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược. Công ty đã báo cáo tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể, cùng với sự hài lòng cao hơn từ nhân viên.
Việc áp dụng giải pháp tự động hóa trong phòng nhân sự không chỉ giúp giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Câu chuyện thành công từ các công ty lớn như Coca-Cola, Walmart và AstraZeneca cho thấy tự động hóa không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố thiết yếu để nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.
Điều này đặt ra câu hỏi cho các nhà lãnh đạo cấp cao về cách ứng dụng tự động hóa để thúc đẩy sự đổi mới và tạo ra giá trị mới. Đầu tư vào giải pháp tự động hóa phòng nhân sự sẽ mang lại lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Tham khảo:
What does robotic process automation mean for HR operations?
RPA in human resources: 10 use cases, examples & best tools
Common Pain Points in HR: How Product Management, Lean, and Agile Can Help
