Top 20 Quy Trình Ưu Tiên Tự Động Hoá Thay Đổi Toàn Diện Khối Nghiệp Vụ Ngân Hàng

Theo Thomson Reuters, có những ngân hàng chi tới 384 triệu USD mỗi năm cho quy trình định danh khách hàng (KYC). Theo ComTec, các ngân hàng ở Mỹ thường mất khoảng 50-53 ngày để xử lý khoản vay thế chấp. Những hạn chế theo bộ phận, khối nghiệp vụ như vậy thường sẽ được giải quyết tốt nhất tại tầng quản lý của bộ phận. Đó là lý do, bên cạnh ý tưởng tự động hoá, tối ưu vận hành từ lãnh đạo cấp cao đưa xuống, quản lý các phòng ban, khối nghiệp vụ chính là nhân tố định nghĩa nhu cầu, quyết định hướng đi cho chuyển đổi số của ngân hàng. 

Tự động hoá từ phòng ban nghiệp vụ để chuyển đổi số toàn diện 

Tại nhiều ngân hàng, lãnh đạo cấp cao hoặc bộ phận công nghệ thông tin chưa hẳn là nhân tố khởi sự cho ứng dụng công nghệ, tự động hoá. Dựa trên sự am hiểu bối cảnh làm việc, đặc thù nghiệp vụ, tự đánh giá chất lượng công việc, thực tế trải nghiệm của nhân viên…, quản lý phòng ban, người đứng đầu các khối nghiệp vụ sẽ chỉ ra điểm hạn chế, nhu cầu cấp thiết cần thay đổi, định hướng về cách giải quyết… 

Câu chuyện thực tế từ trưởng bộ phận Chuyển tiền trong nước, Phòng Thanh toán trong nước, Khối Vận Hành, trực thuộc một Ngân hàng thuộc tốp đầu về chuyển đổi số tại Việt Nam. Không chỉ là người tường tận nhất về quy trình Chuyển tiền ngân hàng nội địa/ Chuyển tiền liên ngân hàng, anh còn là người khá am hiểu về công nghệ, có khả năng tự nghiên cứu, lựa chọn các giải pháp công nghệ cho phòng ban, cũng là người có thẩm quyền đề xuất với lãnh đạo cấp trên về nhu cầu ứng dụng công nghệ trong công việc chuyên môn. 

Bộ phận Chuyển tiền trong nước trong nước cần xử lý một lượng thanh toán lớn, 5.000 – 6.000 giao dịch/ngày, được thực hiện bởi giao dịch viên và kế toán. Công việc này lặp đi lặp lại tương đối mất thời gian, trong khi yêu cầu quan trọng cho nghiệp vụ này là “nhanh & kịp thời”. 

Để triển khai tự động hoá hỗ trợ cho nghiệp vụ này, dựa trên những chính sách hợp tác giữa Ngân hàng và FPT, Mr. H đã đánh giá giải pháp tự động hoá RPA akaBot dựa trên 2 yêu cầu: tính ổn định và chi phí hợp lý. Quá trình thử nghiệm cho thấy bot làm thay nhân viên của bộ phận 100%, mỗi ngày nhân viên chỉ cần tới bật máy tính, khởi động bot là bot sẽ tự chạy, không cần kiểm tra giám sát liên tục, cũng chưa hề có lỗi gián đoạn do nguyên nhân phía sản phẩm hay vendor. Anh chia sẻ: “Đội ngũ nhân viên không gặp vướng mắc gì trong quá trình sử dụng bot. Mỗi ngày cứ đến bật máy là bot chạy, hoạt động đều và ổn định. Chi phí cho một bot tiết kiệm hơn chi phí cho một nhân sự chuyên trách”. 

Đề xuất 20 quy trình ưu tiên tự động hoá giúp nâng cao hiệu suất & trải nghiệm nhân viên phòng ban nghiệp vụ 

Trung tâm thẻ

1. Nhận dữ liệu giao dịch tiền về ngân hàng từ các tổ chức thẻ quốc tế (Incoming)
2. Nhận dữ liệu giao dịch tiền đi ngân hàng ứng cho các tổ chức thẻ quốc tế (Outgoing) 

Kết quả từ tự động hoá: 

• Triển khai tự động hoá nhanh chỉ từ 2,5 tuần 
• Tiết kiệm thời gian xử lý: 15 phút còn 3 phút/ sản phẩm 
• Xử lý tự động hoá 1000+ yêu cầu giao dịch/ ngày
• Đảm bảo SLA 100% 

Khối khách hàng cá nhân 

3. Kích vay tiêu dùng thẻ tín dụng 
4. Quản lý kết quả kinh doanh chi nhánh 
5. Thực hiện chương trình kích thích tiêu dùng thẻ tín dụng

Kết quả từ tự động hoá: 

• Giảm thời gian xử lý công việc (1 tuần còn 4 giờ, tiết kiệm 3-5 giờ/ tuần…)
• Giảm thiểu rủi ro do sai sót xuống còn 0.01%

Khối khách hàng doanh nghiệp 

6. Tổng hợp báo cáo thẻ khách hàng doanh nghiệp 
7. Tra soát incentive của cán bộ bảo hiểm 

Kết quả từ tự động hoá: 

• Giảm thời gian xử lý công việc (từ 6-11 giờ còn 10-15 phút)
• Tỷ lệ tự động hoá 70-100%

Khối quản trị rủi ro

8. Quản lý rủi ro trong kinh doanh vàng & ngoại hối 

Kết quả từ tự động hoá:

• Tiết kiệm 60% công việc cho nhân sự 
• Thời gian xử lý 30-60 phút chỉ còn 5 phút 
• Tự động hoá 100%

Khối tín dụng

9. Tổng hợp lịch họp hồ sơ tín dụng hàng tuần 
10. Đối soát bút toán phân hệ tín dụng 
11. Nhắc nhở user điền sai file 
12. Báo cáo dịch vụ nội bộ – KHDN, KHCN 

Kết quả từ tự động hoá:

• Tiết kiệm 75-80% thời gian xử lý công việc
• Hạn chế rủi ro bảo mật 

Khối pháp chế 

13. Gỡ cảnh báo sai giao dịch đáng ngờ 

Kết quả từ tự động hoá:

• Giảm tới 70% cảnh báo sai
• Đảm bảo chính xác 100%

Khối văn phòng 

14. Quy trình đối soát và thanh toán lương 

Kết quả từ tự động hoá:

• Tiết kiệm thời gian xử lý từ 40-50 phút chỉ còn 2 phút 
• Tránh 100% sai lệch thông tin 

Khối vận hành

15. Tra cứu giao dịch nhập – xuất DHL 
16. Tổng hợp báo cáo phí quản lý tài sản 
17. Tổng hợp báo cáo cơ sở tuần  
18. Ghi nhận các giao dịch tính dịch vụ nội bộ  
19. Cung Cấp Chứng Từ Cho NAPAS 
20. Chuyển Trạng Thái Luân Chuyển Thẻ & Đối Chiếu Ký Hậu Vận Đơn 

Kết quả từ tự động hoá:

• Tiết kiệm thời gian xử lý tác vụ tới 80%
• Giảm thiểu sai sót còn 0.01% 

Những giá trị thiết thực dành cho phòng ban khi ứng dụng tự động hoá

Ông Nguyễn Vĩnh Tuyên, Giám đốc khối CNTT Nam Á Bank chia sẻ: “Công nghệ phải đi vào đời sống”. Công nghệ giúp nhân viên đạt năng suất lao động cao hơn, đạt KPI, tiếp xúc khách hàng dễ dàng hơn; qua đó mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Đối với tổ chức, công nghệ và số hoá ngân hàng sẽ tiên phong về dẫn dắt sáng tạo đổi mới, hỗ trợ và thúc đẩy ý tưởng kinh doanh tốt hơn, giúp ngân hàng phát triển mô hình kinh doanh mới, hiện đại hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn.

Với tư cách đơn vị tư vấn cho các doanh nghiệp, bao gồm các ngân hàng tại Việt Nam, ông Võ Tấn Long, Giám đốc Chuyển đổi số, Công ty PwC Việt Nam khẳng định: “Ngân hàng cần thay đổi mô hình tương tác với khách hàng và mô hình vận hành truyền thống, bắt đầu từ việc ưu tiên tối ưu trải nghiệm khách hàng. Công nghệ chính là người trợ giúp đắc lực cho ngân hàng trong giai đoạn chuyển đổi này”. Khi triển khai tự động hoá RPA, phòng ban là một mắt xích trong chu trình khép kín phục vụ khách hàng. Phòng ban vận hành tốt, toàn bộ hành trình khách hàng sẽ được tối ưu. 

Tại nhiều ngân hàng thành công về chuyển đổi số như DBS (Singapore), sáng kiến tự động hoá, tối ưu quy trình cũng đi lên từ phòng ban. Thông qua việc lắng nghe tiếng nói từ các phòng ban nghiệp vụ, ngân hàng có cơ hội tối ưu vận hành lấy khách hàng làm trung tâm, lấy nhân viên làm nòng cốt, sâu sát nhất với thực tế và cập nhật nhất với thời cuộc.