Top 5 Khối Nghiệp Vụ Tiên Phong Ứng Dụng Tự Động Hoá Trong Ngân Hàng

Giao dịch ngân hàng qua điện thoại tại Việt Nam sẽ được kỳ vọng có mức tăng trưởng là 400% vào năm 2025 (Theo IDC). Bằng cách sử dụng các phần mềm tự động hóa trong việc lập tài khoản, số tài khoản mới có thể tăng thêm 50% với 8 ngân hàng hàng đầu tại Việt Nam. 8 ngân hàng hàng đầu tại Việt Nam đặt việc hiện đại hóa hệ thống ngân hàng lõi và hệ thống thanh toán là 2 ưu tiên hàng đầu. 

Trước làn sóng tự động hoá, ứng dụng công nghệ vào tối ưu vận hành, việc đầu tiên các lãnh đạo ngân hàng cần xây dựng là lộ trình tự động hoá. Có rất nhiều căn cứ để xây dựng lộ trình này, như: nhu cầu của khách hàng và thị trường, thực tế nội bộ nhân viên và hệ thống hiện tại của ngân hàng, các yếu tố khách quan như kinh tế – xã hội… 

5 khối nghiệp vụ ưu tiên triển khai tự động hoá giai đoạn 1 

Đây là những khối nghiệp vụ có khả năng áp dụng tự động hoá cao do tính chất nghiệp vụ tương đối đơn giản, với tác vụ lặp đi lặp lại; tài liệu, dữ liệu, văn bản sử dụng cho nghiệp vụ có tính chất quy chuẩn, có cấu trúc. Do đó, khi triển khai tự động hoá nói chung, RPA nói riêng, ngân hàng nhanh chóng hoàn thành và nhìn thấy những kết quả rõ nét.

Trung tâm thẻ 

Các nghiệp vụ ưu tiên triển khai tự động hoá: Tra soát khiếu nại thẻ, Nhận file incoming/ outgoing thẻ quốc tế, Nâng hạn mức thẻ. 

Ví dụ, trong bước đăng ký – bước đầu tiên của quy trình mở thẻ, RPA giúp thu thập dữ liệu và tham gia vào quy trình định danh khách hàng (KYC) với nhiệm vụ xác minh tài liệu, đánh giá người đăng ký dựa trên mức độ rủi ro, và đưa ra quyết định với sự trợ giúp của Trí tuệ nhân tạo (AI). Sau khi yêu cầu mở thẻ được chấp thuận, ngân hàng sẽ tiến hành một quy trình liền mạch bao gồm cá thể hóa, phân phối và kích hoạt thẻ nhờ sự trợ giúp của RPA. Giải pháp công nghệ này cũng có thể xử lý nhiều tác vụ khác nhau như xác minh, xem xét và xác thực lại các hồ sơ không đạt, cũng như tự động xác định các tài khoản quá hạn. Trong trường hợp phát hiện các hành vi đáng ngờ, RPA có khả năng khóa thẻ và tự động thông báo cho người đại diện dịch vụ khách hàng để xử lý. Có thể thấy, phạm vi ứng dụng của RPA trong các quy trình xử lý thẻ là khá rộng.

Khối tài chính 

Là một bộ phận quan trọng thiết yếu, yêu cầu tuân thủ và tính chính xác cao, dữ liệu có cấu trúc, khối tài chính dễ dàng ứng dụng RPA sớm. Trưởng bộ phận của khối tài chính các ngân hàng đứng trước bài toán cần giải quyết triệt để: đảm bảo nhân viên không làm thêm giờ liên tục, không bị nhàm chán và áp lực bởi công việc; đồng thời vẫn cần đảm bảo phục vụ khách hàng không gián đoạn. Báo cáo vi phạm nguồn, nhập hoá đơn điện tử, hạch toán treo tài khoản, theo dõi số dư dự trữ bắt buộc… là những nghiệp vụ có thể ưu tiên tự động hoá. 

Khối vận hành 

Khối vận hành đóng vai trò “huyết mạch”, duy trì hoạt động của các bộ phận tiếp xúc trực tiếp hoặc phục vụ khách hàng. Đây là một trong những khối có nhiều quy trình có thể triển khai sớm tự động hoá. Top quy trình đó bao gồm: Duyệt điện CITAD, cắt nợ thẻ tín dụng, cập nhật thông tin khách hàng, chấm tài khoản treo đối soát giao dịch, hạch toán merchant quốc tế… 

Khối pháp chế 

Tra soát giao dịch đáng ngờ, loại bỏ cảnh báo sai giao dịch đáng ngờ trên hệ thống… là những quy trình có thể ưu tiên tự động hoá. Với đặc thù tác vụ rất phức tạp, cần so sánh và kiểm tra nhiều trường thông tin, quy trình này tạo ra khối lượng công việc khổng lồ cho nhân viên nghiệp vụ: 4.000 – 6.000 giao dịch/ ngày, 10 phút/ giao dịch. Khi tự động hoá được đưa vào triển khai, hệ thống lọc bỏ bớt các cảnh báo sai với giao dịch đáng ngờ, giảm còn 1.000 – 2.000 giao dịch/ngày, giảm tải đáng kể cho khối nghiệp vụ, nhờ đó chất lượng công việc tăng đáng kể, nhân viên có thể tập trung vào các công việc khác có giá trị hơn. 

Khối quản trị rủi ro 

Trong khối nghiệp vụ này, ngân hàng có thể triển khai tự động hoá cho những quy trình như: Quản lý rủi ro kinh doanh vàng và ngoại hối. Khi triển khai tự động hoá 100%, quy trình này giúp giảm tới 60% khối lượng công việc cho nhân sự phụ trách, những công việc cần 30-60 phút để hoàn thành có thể giảm xuống còn 5 phút. Giá trị quan trọng nhất khi ứng dụng RPA là giảm triệt để rủi ro của ngân hàng trong các mảng kinh doanh nêu trên. 

Giá trị của việc triển khai tự động hoá nhanh trong ngân hàng 

Theo báo cáo Công nghệ tài chính và Ngân hàng 2025 của Bankbase và IDC, trong vòng 5 năm tới, hơn 63% người tiêu dùng sẵn sàng chuyển sang sử dụng ngân hàng kỹ thuật số (neo-banks) hay quỹ tín dụng kỹ thuật số. Những dữ liệu này cho thấy các ngân hàng và quỹ tài chính cần có những chuẩn bị cần thiết để tham gia vào cuộc đua số hóa, khi các dự án chuyển đổi số sẽ được đặt lên hàng đầu. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một trong những công cụ quan trọng của cuộc cách mạng chuyển đổi số này. RPA giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhu cầu thích ứng nhanh của ngân hàng và nguồn lực hạn chế hiện có. RPA cũng giúp back-end (vốn chậm thích ứng) có thể bắt kịp front-end (phát triển rất nhanh và mạnh mẽ), từ đó ngân hàng có cơ sở để tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Triển khai tự động hoá nhanh giúp ngân hàng không mất thời gian cho một chiến dịch dài hơi. Theo phương pháp này, ngân hàng chỉ cần ứng dụng tốt tự động hoá RPA tại một hoặc một vài khối nghiệp vụ, cho kết quả nhanh, dễ dàng đối chiếu. Sau đó, “câu chuyện thành công” của một phòng ban có thể dễ dàng lan toả động lực, nhu cầu cũng như kế hoạch hành động tới các phòng ban khác. 

Theo kinh nghiệm triển khai của akaBot, một bộ quy trình “tiên phong” ứng dụng tại Top 5 khối nghiệp vụ trên có thể gồm 3-5 quy trình, triển khai chỉ từ 6 tuần. Thời gian để nhìn thấy kết quả trước & sau tối thiểu là 01 tháng (khi bot đã chạy ổn định, thích nghi với điều kiện vận hành thực tế, kèm điều chỉnh của khối nghiệp vụ). Triển khai tự động hoá nhanh không yêu cầu nhân sự phải thành thạo công nghệ thông tin, không đòi hỏi đào tạo lâu và phức tạp… Nhân viên nghiệp vụ đơn giản chỉ cần phối hợp với đơn vị triển khai để dựng lại quy trình thông thường, thiết kế sự hiện diện của trợ lý bot ảo nằm ở đâu trong quy trình đó.