Top 5 Phòng Ban Trong Công Ty Chứng Khoán Nên Được Tự Động Hóa

Hiện nay, ngành tài chính – chứng khoán đang phải đối mặt với những thách thức như sự khan hiếm nguồn lực chất lượng cao, chi phí nhân sự tăng vọt cùng áp lực nâng cao hiệu suất để đáp ứng nhu cầu thị trường. Điều này tạo cơ hội cho việc tự động hóa quy trình bằng Robot (Robotic Process Automation – RPA), đặc biệt với tính ứng dụng cao trong TOP 5 phòng ban: khối Vận Hành, khối Trung Tâm CSKH, khối Dịch Vụ Khách hàng, khối Quản trị rủi ro và khối Đầu Tư.

Lợi ích của RPA đối với lĩnh vực chứng khoán

(Nguồn: Blockchain Simplified)

RPA về cơ bản là việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. RPA đã trở thành một trong những công nghệ được săn lùng nhiều nhất trong lĩnh vực ngân hàng trong 2 – 3 năm qua bởi những lợi ích nổi bật như:

• Dễ dàng tích hợp: Các công ty chứng khoán thường vận hành nhiều nền tảng cho các mảng khác nhau. Điều này khiến việc kết hợp tất cả nền tảng lại với nhau thành một hệ thống công nghệ thông tin là rất phức tạp, tốn thời gian và chi phí. Tuy nhiên, RPA lại là phần mềm không ủy thác, giúp công ty chứng khoán tự động hóa mà không cần tích hợp hệ thống phức tạp.
• Hỗ trợ toàn thời gian: RPA có thể hoạt động liên tục mà không giảm mức độ hiệu quả và độ chính xác. Điều này là yếu tố then chốt giúp mỗi công ty chứng khoán đạt được mức tăng năng suất từ 35-50% với hàng nghìn lệnh giao dịch, mua, bán, đầu tư…
• Triển khai và hoàn vốn nhanh chóng: Việc áp dụng RPA vào quy trình có thể được triển khai sau 2 –  6 tháng, tùy thuộc vào tính phức tạp của công việc. Ngoài ra, các công ty áp dụng RPA trong công việc thường có tỉ lệ hoàn vốn cho việc cài đặt chỉ trong 1 năm.
• Dễ sử dụng và quản lý: Sau quá trình triển khai, RPA sẽ ở dưới dạng các mã phần mềm, không đòi hỏi kỹ năng lập trình do đó các nhân viên/ quản lý trong doanh nghiệp có thể được đào tạo để dễ dàng ứng dụng.
• Kiểm soát hiệu quả chặt chẽ: Mọi quy trình do RPA thực hiện đều có thể được ghi lại chi tiết, có hệ thống với nguồn dữ liệu chính xác cao. Các yếu tố quan trọng này được sử dụng để tối ưu hóa công việc của các phòng ban trong công ty chứng khoán, sử dụng để tạo báo cáo và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

6 yếu tố để đánh giá mức độ ưu tiên ứng dụng RPA trong công việc lĩnh vực chứng khoán

RPA là công cụ tự động hóa nhằm cải thiện hiệu suất của các công việc có tính lặp đi lặp lại, theo quy trình sẵn và khối lượng lớn. Vì vậy khi cân nhắc ứng dụng RPA  vào các quy trình trong công ty, các nhà quản lý cần cân nhắc tới các quy trình sở hữu những yếu tố:

• Quy trình có tính thủ công cao và có tính lặp lại hoặc diễn ra theo tần suất cố định. 
• Quy trình có nguồn dữ liệu đầu vào tiêu chuẩn, đã được mã hóa hoặc có format chuẩn. Ví dụ như các file ở dạng Excel, Word, PDF, XML,…
• Các quy trình dựa trên quy tắc, đã có các hướng dẫn xử lý rõ ràng theo khuôn mẫu và chỉ cần đựa ra quyết định dựa trên các tiêu chuẩn đã được cài đặt.
• Các quy trình có tỷ lệ ngoại lệ thấp, không nhiều biến thể hoặc sự thay đổi.
• Quy trình đã có sự ghi chép dữ liệu ổn định, dễ dự đoán, không xảy ra nhiều biến cố.
• Các quy trình có tỉ lệ hoàn vốn cao.

Dựa vào các yếu tố trên, chúng ta sẽ dễ dàng lọc ra được các nghiệp vụ hoặc phòng ban có thể tối ưu hóa nhờ RPA một cách dễ dàng, có logic.

Ứng dụng thực tế RPA trong các nghiệp vụ chứng khoán

(Nguồn: FPT)

Khối Vận Hành

Trong các công ty chứng khoán, Khối Vận Hành là bộ phận xử lý những nghiệp vụ quan trọng, yêu cầu tính chính xác cao và tần suất thường xuyên. Do đó, những quy trình có thể ứng dụng tự động hóa nhờ RPA có thể kể đến:

• Bù trừ và thanh toán giao dịch chứng khoán
• Đối soát giao dịch
• Quản lý tài sản thế chấp

Hiện nay, MBSecurities – một trong những công ty chứng khoán hàng đầu cũng đã áp dụng RPA trong một số quy trình của khối vận hành, có thể kể đến như:  Báo cáo tổng hợp phí QLTS gửi các CN, Đối chiếu thông tin quyền VSD – MBS , Đối chiếu thông tin số dư VSD – MBS…

Khối Dịch vụ Khách hàng

Đây là bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng trong các việc đóng/ mở tài khoản chứng khoán và phân bổ thương mại. Bởi tính tiêu chuẩn cao và yêu cầu phản hồi nhanh chóng, kịp thời, RPA có thể góp sức trong các quy trình:  Báo cáo đóng mở tài khoản của tháng, Tổng hợp báo cáo tài khoản & dòng tiền theo tuần,….

Trung Tâm Chăm Sóc Khách Hàng

Cũng giống như khối Dịch vụ khách hàng, trung tâm CSKH là bộ phận tiếp nhận khối lượng công việc khổng lồ liên quan đến xử lý tài khoản giao dịch, vấn đề đăng nhập, cung cấp biểu mẫu & kê khai thuế, thay đổi pháp lý,… Bằng cách dần dần ứng dụng RPA vào các quy trình này, hiệu suất công việc sẽ tăng tới 85%, cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng.

Khối Đầu Tư

Khối Đầu Tư là phòng ban cần rất nhiều nguồn lực với việc quản lý các giao dịch, tiến hành đầu tư,… cần thực hiện thủ công và có tính cân nhắc giữa nhân sự. Tuy nhiên, đối với quy trình Tái cân bằng danh mục đầu tư hoặc Duy trì mô hình, sự tự động hóa bằng RPA là hoàn toàn khả thi và góp phần tăng hiệu quả, giảm khối lượng công việc gấp 2 lần.

Khối Tài chính & Quản trị rủi ro

Quy trình xác minh khách hàng & Chống rửa tiền (KYC & AML) của bất kì công ty chứng khoán nào đều là những quy trình cực kì quan trọng trong việc quản trị rủi ro và đảm bảo an toàn cho tài chính công ty. Đi đôi với quy trình này là nghiệp vụ Compliance – Những “người gác cổng” đảm bảo cho mọi chính sách, quy tắc của công ty được vận hành đúng và chính xác. Chính bởi tính quy chuẩn cao và đòi hỏi quy trình rõ ràng, đây là hai quy trình hoàn toàn phù hợp để áp dụng tự động hóa bằng robot.

Tổng kết lại, RPA ngày càng được nhiều công ty chứng khoán, ngân hàng và tổ chức tài chính sử dụng. Để triển khai RPA thành công, điều quan trọng là phải đánh giá được mức độ phù hợp của các quy trình công việc và tính khả thi trong việc áp dụng RPA cho từng phòng ban. Điều này không chỉ mang lại lợi ích thiết yếu cho lĩnh vực chứng khoán, mà còn có thể định hướng mang tính chất thời điểm về cách thức chuyển đổi từ RPA sang các công cụ thế hệ tiếp theo khác như AI, CPA (tự động hóa quy trình nhận thức) và hơn thế nữa.