RPA in-house không phải là điều bất khả thi, tuy nhiên sẽ chỉ phù hợp cho những công ty có đội ngũ IT/ chuyển đổi số giàu kinh nghiệm. Bài viết này đề cập nhiều hơn tới các yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp triển khai RPA hiệu quả, tránh những vấn đề trở ngại, dù doanh nghiệp: (1) thuê vendor trọn gói, (2) tìm một nhà cung cấp nền tảng kết hợp một đơn vị triển khai, (3) kết hợp các vendor bên ngoài với đội ngũ in-house hoặc (4) triển khai in-house hoàn toàn. Hãy luôn coi dự án RPA như một dự án in-house, luôn làm chủ trạng thái dự án, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào yếu tố bên ngoài. Có như vậy bạn mới thúc đẩy quá trình ứng dụng RPA trong doanh nghiệp triển khai diễn ra thuận lợi.

1. Cần có tư duy rõ ràng về lộ trình RPA

Nguồn: akaBot

• Chiến lược chuyển đổi tự động hóa: RPA không chỉ đơn thuần là trích xuất và di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp cần hiểu rõ những mục đích và yếu tố muốn cải thiện thông qua RPA, ví dụ như cải thiện chất lượng, tăng sự chặt chẽ trong quy trình, hay nâng cao trải nghiệm dịch vụ và nhân viên, v.v… Có rất nhiều cách RPA có thể làm để thay đổi doanh nghiệp của bạn, và mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách áp dụng khác nhau, đem lại hiệu quả khác nhau.
• Tạo dựng bản đồ chiến lược: Sau khi đã xác nhận được phương hướng, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình tận dụng RPA, bao gồm thu hoạch ngắn hạn và chiến lược cải tiến dài hạn. Từ việc cân nhắc bắt đầu áp dụng RPA như thế nào và ở đâu, cho đến xây dựng hệ thống lao động “ảo” và tất cả những thứ liên quan, như: Tool, PoC (Proof of Concept), Pilots, PD (Production Deployment), CoE (Center of Excellence), v.v… Có nhiều thứ phải nghĩ hơn bạn tưởng!
• Lựa chọn công cụ: Bạn cần đảm bảo rằng công cụ và bên thứ 3 (vendor) bạn lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bởi vì, mỗi vendor có một thế mạnh khác nhau, có vendor làm tốt hơn với phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning), vendor khác có thể mạnh hơn ở OCR (Optical Character Recognition). Kết quả của những bản đồ và chiến lược bên trên sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả chọn lựa này.
• Xây dựng năng lực triển khai của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp đơn thuần chỉ “bê” những bots từ nơi này ghép sang nơi khác thì hiệu quả sẽ chỉ đạt được trong phút chốc mà không hề lâu dài. Có rất nhiều yếu tố như con người, quy trình, bối cảnh kinh doanh, nền tảng IT, hệ thống quản trị và bảo trì, tính bảo mật, khả năng kiểm toán, mô hình cam kết và mô hình phân phối cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo khả năng ứng dụng một bot thành công. Không chỉ vậy, khả năng sử dụng bot và đào tạo nhân sự sử dụng bot cũng vô cùng quan trọng trong việc quyết định độ thành công khi áp dụng RPA.
• Liên tục bảo trì và cải tiến: Khi doanh nghiệp đã triển khai các bots vào quy trình làm việc, có một điều quan trọng cần lưu ý rằng việc bảo dưỡng, nâng cấp các bots cần được thực thi thường xuyên. Điều này sẽ cần một đội ngũ lớn nhân viên IT và các phòng ban liên quan hiểu rõ về công nghệ RPA nói chung và các bots áp dụng tại doanh nghiệp nói riêng. Để đảm bảo lợi ích nhận về liên tục tăng trưởng, việc bảo dưỡng và nâng cấp RPA là điều không thể thiếu.

2. IT cần có hiểu biết nền tảng về công nghệ RPA

Tuy không cần có kiến thức sâu rộng về phương pháp thiết kế, xây dựng và triển khai bot RPA như một RPA developer, tất cả nhân viên IT trong doanh nghiệp vẫn cần một lượng kiến thức nền tảng về công nghệ RPA để có thể sử dụng thành thạo trong quá trình làm việc chung. Tại FPT Software, khóa học E-learning “akaBot Development Foundation” cung cấp tất cả kiến thức nền tảng về công nghệ RPA và cách ứng dụng RPA trong doanh nghiệp. Đây là khóa học E-learning được thiết kế dành cho những người làm việc trong môi trường công nghệ, đặc biệt là nhân viên IT.

Nguồn: Internet

3. Outsource bên thứ 3 (vendor) cung cấp dịch vụ RPA

Hiện nay, với khối lượng kiến thức và kỹ năng “đồ sộ” của công nghệ RPA, các doanh nghiệp thông thường rất khó để có thể đào tạo một đội ngũ in-house thông thạo về RPA. Vì vậy, việc outsourcing cho vendor là một lựa chọn thích hợp. Vendor sẽ có cái nhìn chuyên nghiệp và toàn cảnh bức tranh của doanh nghiệp, từ đó tư vấn sản phẩm phù hợp, hỗ trợ, đào tạo nhân sự kiến thức về RPA và cách tối ưu làm việc với các bots. 

Nguồn: 

• Do It Yourself RPA (Robotic Process Automation) – Is it really worth it?
• Understanding the Role of an RPA developer