Tự Động Hóa Chấm Báo Cáo Liệt Kê Giao Dịch, Đóng Chứng Từ và Nhắc Nhở Hoàn Thiện Chứng Từ

Tự động hóa chấm báo cáo liệt kê giao dịch, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ không chỉ giúp ngân hàng nâng cao hiệu quả vận hành mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho đội ngũ nhân viên nghiệp vụ. Trong bối cảnh ngành tài chính ngân hàng Việt Nam không ngừng đổi mới và hướng tới sự hiệu quả tối ưu, tự động hóa ngân hàng đang trở thành một xu hướng tất yếu, mang đến những chuyển biến tích cực trong nhiều quy trình nghiệp vụ. Giải pháp giúp nâng cao tính chính xác của dữ liệu kế toán, đảm bảo tuân thủ quy định và hiệu suất làm việc của khối nghiệp vụ. 

Quy trình chấm báo cáo liệt kê giao dịch, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ trong các ngân hàng tại Việt Nam

Quy trình chấm báo cáo liệt kê giao dịch, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ bao gồm nhiều bước phức tạp và tốn thời gian:

1. Tập hợp báo cáo và liệu kê giao dịch: Nhân viên phải thu thập các báo cáo liệt kê giao dịch từ nhiều hệ thống khác nhau (core banking, hệ thống thanh toán, các hệ thống giao dịch chuyên biệt). Các báo cáo này thường ở nhiều định dạng khác nhau (Excel, CSV, PDF in ra).
2. Chấm và đối chiếu giao dịch: Nhân viên tiến hành so sánh từng giao dịch trên báo cáo liệt kê với các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sao kê tài khoản, chứng từ giao dịch tại quầy…). Việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ cao để phát hiện sai sót hoặc thiếu sót.
3. Đánh dấu và ghi nhận kết quả: Sau khi đối chiếu, nhân viên đánh dấu các giao dịch đã khớp và ghi nhận các trường hợp sai lệch hoặc thiếu chứng từ vào các bảng theo dõi thủ công (thường là Excel).
4. Tập hợp và sắp xếp chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi được đối chiếu sẽ được tập hợp, sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo mã giao dịch để chuẩn bị cho việc đóng gói.
5. Đóng gói và lưu trữ chứng từ: Nhân viên tiến hành đóng gói các chứng từ đã được đối chiếu và sắp xếp vào các bó, hộp theo quy định của ngân hàng. Việc này bao gồm việc đánh số, ghi nhãn và chuyển đến bộ phận lưu trữ.
6. Theo dõi tình trạng hoàn thiện chứng từ: Đối với các giao dịch thiếu chứng từ, nhân viên phải theo dõi thủ công (qua email, điện thoại hoặc các bảng tính) để nhắc nhở các bộ phận liên quan hoặc khách hàng bổ sung chứng từ.
7. Báo cáo tình hình chấm và đóng chứng từ: Định kỳ, nhân viên phải tổng hợp báo cáo về tiến độ chấm, số lượng chứng từ đã đóng và tình trạng hoàn thiện chứng từ, thường được thực hiện thủ công trên Excel.

Thách thức vận hành khi thực hiện thủ công

Việc thực hiện thủ công quy trình này trong các ngân hàng Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức đáng kể:

• Tốn kém thời gian và nguồn lực: Nhân viên phải dành rất nhiều thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại như thu thập, đối chiếu, đánh dấu và sắp xếp chứng từ. Điều này làm giảm hiệu suất làm việc và lãng phí nguồn lực con người.
• Sai sót do yếu tố con người: Quá trình đối chiếu và nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, bỏ sót giao dịch hoặc ghi nhận không chính xác, ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu kế toán và báo cáo.
• Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý: Việc theo dõi tiến độ chấm, tình trạng đóng chứng từ và việc hoàn thiện chứng từ thiếu sót trở nên phức tạp và dễ bị bỏ quên khi thực hiện thủ công.
• Thời gian hoàn thành quy trình kéo dài: Do sự phức tạp và tính thủ công của các bước, thời gian để hoàn thành việc chấm báo cáo, đóng chứng từ và thu thập đầy đủ chứng từ thường kéo dài, ảnh hưởng đến thời gian khóa sổ kế toán.
• Áp lực lên nhân viên nghiệp vụ: Khối lượng công việc lớn, tính chất lặp đi lặp lại và áp lực về thời gian có thể gây căng thẳng và giảm động lực làm việc của nhân viên.
• Khó khăn trong việc đảm bảo tuân thủ: Việc kiểm soát tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ và thời hạn hoàn thiện chứng từ trở nên khó khăn hơn khi quy trình được thực hiện thủ công.

Quy trình chấm báo cáo liệt kê giao dịch, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ sau khi ứng dụng tự động hóa (RPA)

Với sự hỗ trợ của giải pháp tự động hóa RPA (Robotic Process Automation), quy trình này có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn:

1. Tự động thu thập báo cáo và liệu kê giao dịch:

• Bot tự động đăng nhập vào các hệ thống nghiệp vụ khác nhau (core banking, hệ thống thanh toán…) theo lịch trình hoặc khi có báo cáo mới.
• Bot tự động tải xuống và chuyển đổi các báo cáo liệt kê giao dịch sang định dạng chuẩn (ví dụ: Excel).

2. Tự động chấm và đối chiếu giao dịch:

• Bot đọc dữ liệu từ báo cáo liệt kê giao dịch và dữ liệu từ các hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử hoặc các file dữ liệu chứng từ đã được số hóa.
• Bot thực hiện so sánh các trường dữ liệu quan trọng (mã giao dịch, số tiền, thời gian giao dịch…) giữa báo cáo và chứng từ theo các quy tắc được cấu hình.
• Bot ghi nhận kết quả đối chiếu (khớp, không khớp) vào hệ thống quản lý.

3. Tự động đánh dấu và ghi nhận kết quả:

• Bot tự động đánh dấu các giao dịch đã khớp trên hệ thống.
• Bot tự động ghi nhận các trường hợp không khớp hoặc thiếu chứng từ vào danh sách theo dõi và phân loại theo lý do (ví dụ: thiếu chứng từ, sai lệch số tiền…).

4. Tự động tập hợp và chuẩn bị đóng chứng từ điện tử:

• Bot tự động tập hợp các chứng từ điện tử đã được đối chiếu thành các gói theo quy tắc đóng gói của ngân hàng.
• Bot tự động tạo các file metadata (thông tin mô tả) cho từng gói chứng từ.

5. Tự động nhắc nhở hoàn thiện chứng từ:

• Bot dựa trên danh sách các giao dịch thiếu chứng từ, bot tự động gửi email nhắc nhở đến các bộ phận liên quan hoặc khách hàng theo mẫu đã được thiết lập.
• Bot theo dõi trạng thái phản hồi và cập nhật thông tin vào hệ thống. Có thể thiết lập các mức độ nhắc nhở khác nhau (ví dụ: nhắc lần 1 sau X ngày, nhắc lần 2 sau Y ngày…).

6. Tự động tạo báo cáo:

• Bot tự động tổng hợp và tạo các báo cáo về tiến độ chấm, số lượng chứng từ đã đóng (điện tử), tỷ lệ khớp giao dịch và tình hình hoàn thiện chứng từ (số lượng đã nhắc, số lượng đã hoàn thiện, số lượng còn thiếu).
• Bot gửi báo cáo đến các cấp quản lý theo lịch trình định sẵn.

Giá trị của giải pháp tự động hóa trong quy trình chấm báo cáo, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ 

Việc ứng dụng tự động hóa RPA vào quy trình chấm báo cáo, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ mang lại những giá trị to lớn cho cả ngân hàng và nhân viên nghiệp vụ:

Đối với Ngân Hàng:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm đến 80-90% thời gian thực hiện các tác vụ thủ công, giúp ngân hàng tiết kiệm đáng kể chi phí nhân lực.
• Nâng cao độ chính xác: Giảm thiểu 99% sai sót do yếu tố con người trong quá trình đối chiếu và nhập liệu.
• Tăng cường hiệu suất: Nhân viên có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Cải thiện khả năng theo dõi và quản lý: Dễ dàng theo dõi tiến độ, tình trạng chứng từ và hiệu quả làm việc thông qua hệ thống tự động.
• Đảm bảo tuân thủ tốt hơn: Hệ thống tự động tuân thủ các quy trình và quy định về lưu trữ và hoàn thiện chứng từ một cách nhất quán.
• Thời gian khóa sổ kế toán nhanh hơn: Quy trình được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, giúp rút ngắn thời gian khóa sổ kế toán.

Đối với Nhân Viên Nghiệp Vụ:

• Giảm tải công việc lặp đi lặp lại: Giải phóng khỏi các tác vụ nhàm chán và tốn thời gian.
• Giảm áp lực và căng thẳng: Có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công việc mang tính chuyên môn và phân tích cao hơn.
• Tăng độ chính xác trong công việc: Giảm nguy cơ mắc lỗi và chịu trách nhiệm về các sai sót thủ công.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Có thể hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác hơn, góp phần vào thành công chung của ngân hàng.
• Tăng sự hài lòng trong công việc: Khi công việc trở nên hiệu quả và ít áp lực hơn, sự hài lòng và gắn bó với ngân hàng cũng tăng lên.

Giải pháp akaBot dành cho ngân hàng: Tự động hóa vượt trội, am hiểu nghiệp vụ

akaBot là một nền tảng tự động hóa toàn diện, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu tối ưu vận hành trong doanh nghiệp. Với kinh nghiệm triển khai thành công cho hơn 30 ngân hàng và các tổ chức tài chính trong và ngoài nước, akaBot tự tin mang đến giải pháp tự động hóa chuẩn quốc tế, đồng thời am hiểu sâu sắc nghiệp vụ đặc thù của ngành ngân hàng tại Việt Nam.

Năng lực akaBot:

• Giải pháp toàn diện, linh hoạt và mạnh mẽ: akaBot cung cấp một nền tảng RPA mạnh mẽ, kết hợp với các công nghệ tiên tiến như Machine Learning, AI… có khả năng tự động hóa các quy trình phức tạp trong ngân hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.
• Am hiểu nghiệp vụ ngành ngân hàng: Với kinh nghiệm làm việc sâu rộng với các ngân hàng, đội ngũ chuyên gia của akaBot hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ, các thách thức và các yêu cầu tuân thủ đặc thù của ngành.
• Năng lực triển khai toàn hàng trong ngân hàng: akaBot có khả năng triển khai các giải pháp tự động hóa lên tới 500+ quy trình trong 1 ngân hàng, phủ rộng tại tất cả các phòng ban (quy mô toàn hàng), đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trên diện rộng.

Với akaBot, ngân hàng có thể tự động hóa hiệu quả quy trình chấm báo cáo liệt kê giao dịch, đóng chứng từ và nhắc nhở hoàn thiện chứng từ, cũng như nhiều quy trình nghiệp vụ khác, giúp tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu quả và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho cả nhân viên và khách hàng.

Định hướng ứng dụng tự động hóa tối ưu vận hành ngân hàng

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu về hiệu suất, độ chính xác, cũng như trải nghiệm khách hàng ngày càng cao, định hướng ứng dụng tự động hóa trong các quy trình vận hành của ngân hàng tại Việt Nam đang trở nên ngày càng rõ ràng và cấp thiết. Thay vì chỉ tập trung vào một vài quy trình đơn lẻ, các ngân hàng đang có xu hướng tiếp cận tự động hóa một cách chiến lược và toàn diện hơn. Theo báo cáo của akaBot, trong giai đoạn 2019-2024, hơn 10.000 robot ảo đã được triển khai cho gần 30 ngân hàng và tổ chức tài chính tại Việt Nam. Nhiều ngân hàng top đầu đã đạt đến mức độ tự động hóa cao, với đa số các quy trình vận hành hàng ngày, có số lượng xử lý lớn được xử lý hoàn toàn bởi bot.  

Định hướng này bao gồm việc xác định các quy trình cốt lõi, các “điểm nghẽn” gây lãng phí thời gian và nguồn lực, cũng như các quy trình tiềm ẩn rủi ro sai sót cao để ưu tiên tự động hóa. Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng RPA, các ngân hàng đang dần tích hợp các công nghệ thông minh hơn như Trí tuệ Nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning) vào các quy trình phức tạp hơn, từ phân tích dữ liệu khách hàng, đánh giá rủi ro tín dụng đến cá nhân hóa trải nghiệm dịch vụ. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống vận hành thông minh, linh hoạt và có khả năng tự động thích ứng với những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Việc này đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc vào hạ tầng công nghệ, phát triển đội ngũ nhân sự có kỹ năng về tự động hóa và xây dựng một lộ trình triển khai rõ ràng, từng bước hiện thực hóa tầm nhìn về một ngân hàng số hóa hoàn toàn.

Theo số liệu từ akaBot, việc triển khai RPA đã giúp các ngân hàng Việt Nam tiết kiệm từ 80-95% thời gian xử lý giao dịch, đối soát và vận hành thẻ, đồng thời giảm thiểu đến 99% rủi ro sai sót từ các thao tác thủ công. Khối lượng công việc mà robot ảo thực hiện có thể quy đổi tương đương 12.000 giờ lao động mỗi năm, tương đương với 40-60 nhân sự làm việc. Điều này cho thấy tiềm năng to lớn của tự động hóa trong việc nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa chi phí cho ngành ngân hàng Việt Nam.