Tự động hóa kế toán sản xuất đang dần lan tỏa sức ảnh hưởng đến các phòng ban hỗ trợ (back office), mang đến một cuộc cách mạng về hiệu quả và năng suất. Trong số đó, bộ phận kế toán đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ nhờ ứng dụng công nghệ, cụ thể là những quy trình có khối lượng lớn như xử lý khoản phải thu và khoản phải trả. Giải pháp giúp bộ phận kế toán giải phóng nguồn lực, giảm thiểu sai sót và tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.
Table of Contents
Ứng dụng tự động hóa quy trình trong phòng ban kế toán – công ty sản xuất
Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic Process Automation – RPA) đang nổi lên như một công cụ mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, mà trước đây thường do con người thực hiện. Trong bối cảnh phòng ban kế toán của các công ty sản xuất, nơi có vô số các nghiệp vụ mang tính chu kỳ và đòi hỏi độ chính xác cao, RPA mở ra những chân trời mới về hiệu quả hoạt động.
Các lĩnh vực tiềm năng ứng dụng RPA trong kế toán sản xuất là vô cùng đa dạng. Từ việc xử lý hóa đơn mua hàng và bán hàng (nhập liệu, đối chiếu thông tin), đối chiếu ngân hàng (so khớp giao dịch, phát hiện sai lệch), quản lý tài sản cố định (tính khấu hao, theo dõi biến động), lập báo cáo tài chính (thu thập dữ liệu, tổng hợp số liệu) cho đến việc xử lý các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu và khoản phải trả, RPA đều có thể đóng vai trò như một “trợ lý ảo” đắc lực, giúp nhân viên kế toán giảm bớt gánh nặng công việc mang tính lặp lại và tập trung vào các hoạt động phân tích, kiểm soát và đưa ra quyết định.
Thách thức vận hành của quy trình xử lý khoản phải thu, khoản phải trả thủ công
Việc xử lý khoản phải thu và khoản phải trả theo phương pháp thủ công trong các công ty sản xuất thường tiềm ẩn nhiều thách thức, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động và dòng tiền của doanh nghiệp:
Khoản phải thu: Quy trình thủ công thường bắt đầu bằng việc theo dõi các hóa đơn đã xuất cho khách hàng bằng bảng tính hoặc sổ sách. Việc theo dõi và gửi nhắc nhở thanh toán thường tốn nhiều thời gian và dễ bị bỏ sót, đặc biệt khi số lượng khách hàng và hóa đơn lớn. Việc đối chiếu thanh toán giữa số tiền nhận được và các hóa đơn tương ứng cũng là một công việc phức tạp và dễ sai sót. Hơn nữa, việc xử lý nợ quá hạn đòi hỏi nhiều công sức trong việc liên lạc, đốc thúc và theo dõi, dẫn đến chậm trễ trong việc thu hồi nợ và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Việc thiếu một hệ thống quản lý lịch sử thanh toán chi tiết cũng gây khó khăn trong việc đánh giá rủi ro tín dụng của khách hàng.
Khoản phải trả: Tương tự, quy trình xử lý khoản phải trả thủ công bắt đầu từ việc nhận và nhập hóa đơn từ nhà cung cấp, một công việc tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót trong nhập liệu và tính toán. Việc kiểm tra và phê duyệt thanh toán thường trải qua nhiều cấp bậc và có thể bị chậm trễ do thiếu thông tin hoặc quy trình phê duyệt rườm rà. Việc lập phiếu chi và theo dõi lịch thanh toán thủ công cũng đòi hỏi sự cẩn trọng cao để tránh nguy cơ thanh toán trễ (gây ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp) hoặc thanh toán trùng lặp (gây thất thoát tài chính). Việc quản lý lịch thanh toán một cách thủ công cũng khiến việc dự báo dòng tiền trở nên khó khăn hơn.
Các nghiên cứu và thống kê từ nhiều nguồn cho thấy rõ những bất cập của quy trình thủ công. Nhân viên kế toán có thể dành trung bình 20-30% thời gian làm việc chỉ để thực hiện các tác vụ nhập liệu và xử lý dữ liệu thủ công liên quan đến khoản phải thu và phải trả, thời gian này lẽ ra có thể được sử dụng cho các hoạt động phân tích và chiến lược quan trọng hơn. Tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập liệu hóa đơn thủ công có thể lên đến 3-5%, dẫn đến các sai lệch trong báo cáo tài chính và các vấn đề liên quan đến thanh toán.
Thời gian trung bình để xử lý một hóa đơn đầu vào (từ khi nhận đến khi thanh toán) có thể kéo dài từ 5-10 ngày khi thực hiện thủ công, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Đáng chú ý, các doanh nghiệp có quy trình quản lý khoản phải thu thủ công thường mất trung bình 45-60 ngày để thu hồi các khoản phải thu, một khoảng thời gian đáng kể làm ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng tái đầu tư của doanh nghiệp.
Quy trình tự động hoá kế toán sản xuất – xử lý khoản phải thu, khoản phải trả
Tự động hóa xử lý khoản phải thu:
- Tạo và gửi hóa đơn tự động: Khi một đơn hàng được hoàn thành và xuất kho, hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán tích hợp sẽ tự động tạo hóa đơn dựa trên dữ liệu bán hàng đã được ghi nhận. Hóa đơn này sau đó sẽ được tự động gửi đến địa chỉ email của khách hàng theo định dạng chuẩn.
- Theo dõi thanh toán tự động: Hệ thống sẽ tự động theo dõi trạng thái thanh toán của từng hóa đơn, kết nối với các cổng thanh toán hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để cập nhật thông tin thanh toán theo thời gian thực. Trạng thái thanh toán (đã thanh toán, chưa thanh toán, quá hạn) sẽ được hiển thị rõ ràng trên hệ thống.
- Gửi nhắc nhở thanh toán tự động: Dựa trên các quy tắc được thiết lập (ví dụ: nhắc nhở trước hạn thanh toán 3 ngày, nhắc nhở khi quá hạn 7 ngày), hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở thanh toán định kỳ đến những khách hàng có hóa đơn sắp đến hạn hoặc đã quá hạn. Nội dung email có thể được cá nhân hóa và bao gồm thông tin chi tiết về hóa đơn cần thanh toán.
- Đối chiếu thanh toán tự động: Khi khách hàng thực hiện thanh toán, hệ thống sẽ tự động đối chiếu các khoản tiền nhận được với các hóa đơn tương ứng dựa trên các thông tin như số hóa đơn, số tiền và ngày thanh toán. Quá trình đối chiếu này diễn ra nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian và sai sót so với việc đối chiếu thủ công.
- Báo cáo khoản phải thu tự động: Hệ thống có khả năng tự động tạo ra các báo cáo chi tiết về tình hình khoản phải thu, bao gồm tuổi nợ của từng hóa đơn, danh sách các khoản nợ quá hạn, và các phân tích khác giúp bộ phận kế toán và quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá rủi ro và đưa ra các quyết định thu hồi nợ hiệu quả.
Tự động hóa xử lý khoản phải trả:
- Nhận và nhập hóa đơn tự động: Khi hóa đơn từ nhà cung cấp được gửi đến (dưới dạng giấy hoặc file PDF), hệ thống có thể sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động trích xuất các dữ liệu quan trọng từ hóa đơn, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn, danh mục hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng tiền. Dữ liệu này sau đó sẽ được tự động nhập vào hệ thống kế toán.
- Kiểm tra và phê duyệt thanh toán tự động: Hệ thống có thể được cấu hình để tự động đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng. Nếu thông tin khớp, hóa đơn sẽ tự động được chuyển đến quy trình phê duyệt thanh toán dựa trên các quy tắc và luồng phê duyệt đã được thiết lập trong hệ thống (ví dụ: hóa đơn dưới một số tiền nhất định được phê duyệt tự động, hóa đơn lớn hơn cần phê duyệt của quản lý cấp cao hơn).
- Lập phiếu chi và thực hiện thanh toán tự động: Sau khi hóa đơn được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu chi và lên lịch thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận với nhà cung cấp. Hệ thống cũng có thể tự động thực hiện thanh toán điện tử thông qua các kênh kết nối với ngân hàng.
- Theo dõi lịch thanh toán tự động: Hệ thống sẽ tự động theo dõi lịch thanh toán của tất cả các khoản phải trả và gửi cảnh báo đến bộ phận kế toán về các khoản sắp đến hạn, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý dòng tiền và thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.
- Báo cáo khoản phải trả tự động: Hệ thống có khả năng tự động tạo ra các báo cáo về tình hình khoản phải trả, bao gồm danh sách các khoản sắp đến hạn, các khoản đã quá hạn (nếu có) và các phân tích khác giúp quản lý dòng tiền và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Giá trị giải pháp tự động hóa kế toán sản xuất – xử lý khoản phải thu, khoản phải trả
Việc tự động hóa quy trình xử lý khoản phải thu và khoản phải trả mang lại những giá trị vô cùng to lớn cho các công ty sản xuất:
- Giảm thời gian xử lý: Tự động hóa giúp rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để xử lý hóa đơn (cả đầu vào và đầu ra), thực hiện đối chiếu thanh toán và các nghiệp vụ liên quan. Theo các nghiên cứu, việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn có thể giúp giảm thời gian xử lý trung bình từ 60-80%, giải phóng nhân viên kế toán khỏi các công việc mang tính lặp lại.
- Giảm chi phí: Bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công, doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhân công, giảm thiểu sai sót dẫn đến các chi phí khắc phục hậu quả và tối ưu hóa các quy trình thanh toán. Các doanh nghiệp triển khai tự động hóa khoản phải trả có thể giảm chi phí xử lý hóa đơn lên đến 50-70%.
- Cải thiện độ chính xác: Tự động hóa loại bỏ các lỗi do nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác trong quá trình đối chiếu và thanh toán. Tự động hóa đối chiếu ngân hàng có thể giảm thời gian thực hiện từ vài giờ xuống chỉ còn vài phút, với độ chính xác gần như tuyệt đối, giúp phát hiện sớm các sai lệch và gian lận.
- Tăng tốc độ thu hồi nợ: Việc tự động hóa quy trình nhắc nợ giúp doanh nghiệp thu hồi các khoản phải thu nhanh hơn, cải thiện dòng tiền và giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Các hệ thống tự động hóa quy trình nhắc nợ có thể giúp giảm thời gian thu hồi nợ trung bình từ 10-20 ngày.
- Nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền: Tự động hóa giúp doanh nghiệp quản lý lịch thanh toán cả đầu vào và đầu ra một cách hiệu quả hơn, giảm nguy cơ thanh toán trễ hoặc trùng lặp, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và cải thiện khả năng dự báo tài chính.
- Giải phóng nguồn lực: Việc tự động hóa các tác vụ mang tính lặp lại cho phép nhân viên kế toán dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động phân tích dữ liệu, kiểm soát nội bộ và tham gia vào việc xây dựng các chiến lược tài chính, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp. Các bộ phận kế toán áp dụng RPA có thể giải phóng trung bình 20-30% thời gian làm việc của nhân viên.
Tự động hóa – Nền tảng vững chắc cho bộ phận kế toán hiệu quả và chiến lược
Trong bối cảnh tự động hóa sản xuất đang ngày càng trở thành xu hướng chủ đạo, việc ứng dụng tự động hóa vào bộ phận kế toán, đặc biệt là trong quy trình xử lý khoản phải thu và khoản phải trả, không chỉ là một giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn là một bước đi chiến lược để giải phóng nguồn lực và tập trung vào các hoạt động mang tính phân tích và hoạch định. Những lợi ích thiết thực mà tự động hóa mang lại, từ việc giảm chi phí và thời gian xử lý đến nâng cao độ chính xác và cải thiện quản lý dòng tiền, đã chứng minh vai trò không thể thiếu của nó trong việc xây dựng một bộ phận kế toán vững mạnh và đóng góp vào sự thành công chung của doanh nghiệp sản xuất. Việc nhận ra và tận dụng tiềm năng to lớn của tự động hóa trong các phòng ban back office là một bước đi khôn ngoan, giúp các công ty sản xuất đạt được hiệu quả hoạt động toàn diện và tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong kỷ nguyên số.
