Tự động hóa ngành bán lẻ: Xử lý hóa đơn đầu vào nhanh và chính xác hơn

Tự động hóa ngành bán lẻ giúp xử lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Thách thức vận hành liên quan tới việc xử lý thủ công hóa đơn đầu vào trong các doanh nghiệp bán lẻ & FMCG

Trong ngành bán lẻ và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), quy trình xử lý hóa đơn đầu vào đóng vai trò cực kỳ quan trọng, bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến việc thanh toán mà còn tác động đến dòng tiền và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng và nhu cầu cao, việc xử lý thủ công hóa đơn đầu vào đã trở thành một thách thức lớn. Dưới đây là các vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Khối lượng hóa đơn lớn

Mỗi ngày, các doanh nghiệp bán lẻ và FMCG phải xử lý một lượng lớn hóa đơn đầu vào từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Với quy mô hoạt động lớn và số lượng hóa đơn không ngừng gia tăng, việc xử lý thủ công dễ dẫn đến tình trạng quá tải. Điều này có thể gây ra những sai sót trong quá trình nhập liệu, từ đó dẫn đến việc chậm trễ trong quy trình thanh toán và ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ với nhà cung cấp.

Nguy cơ sai sót và thiếu sót

Sai sót là một vấn đề phổ biến khi nhập liệu thủ công, đặc biệt khi số lượng hóa đơn cần xử lý là quá lớn. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong quá trình nhập liệu cũng có thể dẫn đến việc đối chiếu sai giữa hóa đơn và đơn đặt hàng hoặc hàng hóa nhận được. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý tài chính mà còn làm mất uy tín của doanh nghiệp trong mắt nhà cung cấp.

Chi phí và thời gian xử lý cao

Việc xử lý thủ công hóa đơn không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn yêu cầu nguồn lực lớn từ phía nhân sự. Nhân viên phải dành nhiều giờ làm việc để nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn. Điều này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn kéo dài thời gian xử lý, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thanh toán kịp thời. Nếu quá trình này bị trì hoãn, doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề về dòng tiền và mất cơ hội đàm phán với các nhà cung cấp.

Khó khăn trong quản lý và lưu trữ tài liệu

Hóa đơn cần phải được lưu trữ an toàn trong thời gian dài để đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán. Tuy nhiên, việc tìm kiếm và truy xuất hóa đơn khi cần thiết lại tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi doanh nghiệp phải đối mặt với số lượng tài liệu lớn. Điều này không chỉ làm chậm trễ quy trình làm việc mà còn tăng nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.

Giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào trong ngành FMCG

Trước những thách thức đáng kể trong việc xử lý thủ công hóa đơn đầu vào, các doanh nghiệp bán lẻ và FMCG đang tìm đến các giải pháp tự động hóa như một phương pháp tối ưu để cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Tự động hóa không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý mà còn mang lại nhiều lợi ích khác, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.

Quy trình 

• Thu thập hóa đơn: Hóa đơn từ nhà cung cấp được nhận dưới dạng giấy hoặc kỹ thuật số và quét để chuẩn bị cho xử lý.
• Nhận dạng và trích xuất dữ liệu (OCR & AI): Sử dụng công nghệ OCR để nhận dạng và trích xuất thông tin từ hóa đơn, như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, và tổng số tiền.
• Đối chiếu dữ liệu: Hệ thống tự động so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) hoặc biên nhận hàng hóa để phát hiện sai lệch.
• Phê duyệt hóa đơn: Hóa đơn đối chiếu thành công được phê duyệt tự động qua hệ thống ERP tích hợp.
• Lưu trữ và quản lý: Hóa đơn được lưu trữ kỹ thuật số, đảm bảo dễ dàng truy xuất và tuân thủ quy định pháp lý.
• Báo cáo và phân tích: Hệ thống tự động tạo báo cáo và phân tích dữ liệu hóa đơn để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định.

Lợi ích của tự động hóa

Tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành:

• Tăng tốc độ xử lý: Hệ thống tự động có thể xử lý hàng ngàn hóa đơn chỉ trong vài phút, so với hàng giờ hoặc thậm chí là hàng ngày nếu thực hiện thủ công. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn nhanh chóng hơn, cải thiện dòng tiền và khả năng thanh toán kịp thời.
• Giảm thiểu sai sót: Với sự hỗ trợ của OCR và AI, hệ thống có thể nhận diện và nhập liệu chính xác, giảm thiểu các lỗi do con người gây ra. Điều này cũng bao gồm việc tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và hàng hóa nhận được, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong toàn bộ quy trình.
• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên quan đến nhân sự cho việc nhập liệu và kiểm tra hóa đơn. Đồng thời, việc xử lý nhanh chóng và chính xác cũng giúp tránh được các khoản phí phạt do chậm thanh toán hoặc sai sót.
• Cải thiện quản lý và truy xuất dữ liệu: Hóa đơn được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số và có thể dễ dàng tra cứu

Câu chuyện thành công: Central Retail tại Việt Nam

Central Retail đã có mặt tại thị trường Việt Nam từ năm 2012 và không ngừng mở rộng hoạt động, hiện sở hữu 38 trung tâm thương mại và 260 cửa hàng trên toàn quốc. Với tầm nhìn và sứ mệnh trở thành nhà bán lẻ đa kênh hàng đầu, tập trung vào khách hàng và phát triển bền vững, Central Retail tại Việt Nam (CRV) đã nỗ lực duy trì vị thế dẫn đầu.

Với lượng lớn khách hàng và nhà cung cấp, CRV phải đối mặt với áp lực xử lý và khớp 1,8 triệu hóa đơn mỗi năm, một quy trình đòi hỏi 75 nhân viên làm việc toàn thời gian, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc hàng năm. Công việc lặp đi lặp lại và đơn điệu này có nguy cơ làm tăng tỷ lệ nghỉ việc, đặc biệt là trong những giai đoạn cao điểm.

Để nâng cao hiệu quả vận hành, CRV đã triển khai công nghệ tự động hóa do akaBot phát triển cho quy trình xử lý hóa đơn. Giải pháp akaBot dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán hiện có của CRV, cho phép thực hiện các thao tác nhanh chóng. Các tác vụ lặp đi lặp lại được thực hiện bởi bot tự động, giúp giảm thiểu sai sót. Nhờ ứng dụng tự động hóa akaBot, CRV đã tiết kiệm 10 tỷ VNĐ chi phí xử lý hóa đơn trong 5 năm và giảm 90.000 giờ làm việc hàng năm.

Tự động hóa trong xử lý hóa đơn để tăng cường cạnh tranh

Việc tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào đóng vai trò then chốt trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong ngành bán lẻ và FMCG. Tự động hóa không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. 

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến là yếu tố cần thiết để các doanh nghiệp duy trì và phát triển bền vững. Do đó, các doanh nghiệp nên nhanh chóng triển khai các giải pháp tự động hóa để tăng cường khả năng cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu thị trường một cách hiệu quả hơn.