Quản lý dữ liệu nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng nhưng tốn nhiều thời gian đối với phòng nhân sự. Các quy trình thủ công thường dẫn đến sự thiếu hiệu quả, sai sót và chậm trễ, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu ngày càng tăng. Tự động hóa chính là “chìa khóa” giúp tối ưu hóa quy trình này! Mang lại sự chính xác và hiệu quả, cho phép các đội ngũ nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Table of Contents
Những khó khăn trong quy trình quản lý dữ liệu nhân sự thủ công
Quy trình tốn thời gian
Nhân viên phòng nhân sự thường mất hàng giờ để nhập liệu thủ công, cập nhật hồ sơ và đảm bảo tuân thủ các quy định luôn thay đổi. Những công việc như nhập thông tin nhân viên, theo dõi các thay đổi và xác minh độ chính xác có thể dẫn đến chậm trễ đáng kể. Theo nghiên cứu, các đội ngũ nhân sự dành từ 40% đến 60% thời gian cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và mang tính thủ công như vậy, làm giảm quỹ thời gian dành cho các sáng kiến chiến lược có thể thúc đẩy tổ chức phát triển.
Lỗi thủ công do con người
Những sai sót như nhập dữ liệu trùng lặp, thông tin không chính xác hoặc thiếu dữ liệu là những vấn đề phổ biến trong quá trình quản lý dữ liệu nhân sự thủ công, gây ra những ảnh hưởng đáng kể đến bảng lương, tuân thủ quy định và hồ sơ nhân viên.
Theo một nghiên cứu của Tạp chí Kế toán (Journal of Accountancy), tỷ lệ lỗi do con người trong việc nhập liệu thủ công có thể dao động từ 1% đến 5%. Mặc dù con số này có vẻ nhỏ, nhưng những lỗi này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng về chi phí. Ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô la cho doanh nghiệp. Một nghiên cứu gần đây của Gartner cũng chỉ ra rằng các tổ chức ước tính trung bình tổn thất khoảng 15 triệu đô la mỗi năm do chất lượng dữ liệu kém.
Khó khăn trong việc truy cập dữ liệu theo thời gian thực
Khi các đội ngũ nhân sự phụ thuộc vào quy trình thủ công, việc cập nhật dữ liệu thường bị chậm trễ, khiến cho việc truy xuất các thông tin chính xác và kịp thời trở nên khó khăn. Sự chậm trễ này có thể làm chậm quá trình ra quyết định, đặc biệt trong các đánh giá hiệu suất nhân viên, kiểm toán tuân thủ hoặc lập kế hoạch nguồn lực. Nếu không có khả năng truy cập ngay lập tức vào dữ liệu thời gian thực, phòng nhân sự sẽ gặp khó khăn trong việc phản ứng nhanh trước nhu cầu kinh doanh thay đổi hoặc các xu hướng mới nổi, dẫn đến sự kém hiệu quả và lỡ mất cơ hội.
Tự động hóa có thể tối ưu hóa hoạt động quản lý dữ liệu nhân sự như thế nào
Tự động hóa có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của việc quản lý dữ liệu nhân sự qua nhiều cách khác nhau.
Tối ưu hóa nhập liệu và xử lý dữ liệu
Tự động hóa giảm thiểu việc nhập liệu thủ công bằng cách tích hợp các hệ thống nhân sự khác nhau, cho phép cập nhật theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót do con người. Ví dụ, các hệ thống tự động có thể đăng tin tuyển dụng, đánh giá CV, lên lịch phỏng vấn và quản lý quy trình tuyển dụng. Ngoài ra, hệ thống còn tính toán và báo cáo các chỉ số KPI tuyển dụng, giúp các chuyên viên nhân sự có thêm thời gian tập trung vào các sáng kiến chiến lược.
Nâng cao khả năng truy cập và báo cáo
Với tự động hóa, các đội ngũ nhân sự có thể nhanh chóng truy cập dữ liệu nhân viên và tạo báo cáo với nỗ lực tối thiểu. Điều này hỗ trợ phân tích dữ liệu theo thời gian thực, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo các chỉ số quan trọng luôn sẵn sàng để cung cấp thông tin cho tổ chức.
Tăng tốc quy trình onboard và offboard
Tự động hóa đơn giản hóa quy trình onboard bằng cách tự động thu thập tài liệu, lên lịch các buổi đào tạo và quản lý thông tin nhân viên mới. Hệ thống sẽ gửi các thông tin cần thiết cho nhân viên mới và soạn thảo hợp đồng lao động dựa trên yêu cầu của phòng nhân sự. Trong quá trình offboard, tự động hóa quản lý các yêu cầu bàn giao, hủy kích hoạt tài khoản người dùng và cung cấp thông tin cần thiết cho phòng ban liên quan, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
Giảm thiểu sai sót trong quản lý đào tạo, lương và phúc lợi
Tự động hóa giảm thiểu sai sót trong việc quản lý đào tạo, lương và phúc lợi bằng cách tạo và lưu trữ dữ liệu lương bổng định kỳ. Các hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu chấm công và kiểm tra bảng lương để đảm bảo tính chính xác. Họ cũng theo dõi việc tham gia các khóa đào tạo và tạo báo cáo tiến độ, nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của bộ phận nhân sự.
Bằng cách tận dụng tự động hóa, phòng nhân sự có thể tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu nhân sự, giảm bớt gánh nặng hành chính và tập trung vào các hoạt động chiến lược đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
Câu chuyện thành công và bài học rút ra từ công ty hàng đầu
Tại Hội nghị Số hóa Nhân sự (HR-Digitalisation Conference), bà Evgenia Popovidchenko, Giám đốc Nhân sự tại Unilever, đã chia sẻ về việc tích hợp thành công các bot HR vào quản lý nhân sự của công ty từ năm 2016 thông qua hợp tác với RPA.
Bằng việc áp dụng phương pháp ESOAR (Loại bỏ, Chuẩn hóa, Tối ưu hóa, Tự động hóa, Robot hóa), Unilever đã nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí khoảng 82.000 euro nhờ tự động hóa các nhiệm vụ như xử lý dữ liệu và sa thải nhân viên, giảm thời gian nhập liệu từ 13 phút xuống còn 3 phút. Một chương trình thử nghiệm tuyển dụng thực tập sinh bằng bot đã tăng số lượng ứng tuyển lên gấp bốn lần, đạt tỷ lệ đóng vị trí trống 100%, thời gian phản hồi ứng viên nhanh hơn gấp năm lần, và giảm chi phí tuyển dụng đến 35%. Sáng kiến này đã đơn giản hóa quy trình tuyển chọn và làm cho trải nghiệm của ứng viên trở nên hấp dẫn hơn thông qua các tính năng như thuyết trình qua video.
Kinh nghiệm của Unilever mang đến những bài học quan trọng cho các tổ chức đang tìm cách tự động hóa quy trình nhân sự. Nâng cao trải nghiệm ứng viên với các tính năng sáng tạo có thể tăng tỷ lệ ứng tuyển và củng cố thương hiệu tuyển dụng. Các công ty nên tận dụng phân tích dữ liệu để ra quyết định chính xác hơn, đầu tư vào đào tạo để đảm bảo nhân viên thoải mái với các công cụ mới và ưu tiên tuân thủ các quy định về dữ liệu. Quản lý thay đổi hiệu quả và cam kết cải tiến liên tục là yếu tố quan trọng để tự động hóa thành công.
akaBot (FPT) – Giải pháp tự động hóa thông minh
Nhìn chung, câu chuyện của Unilever cho thấy rằng một cách tiếp cận tập trung vào người dùng có thể hiện đại hóa đáng kể các chức năng nhân sự và mang lại kết quả ấn tượng.
Từ những kinh nghiệm thực tế, có thể thấy rằng hợp tác với các công ty công nghệ uy tín là yếu tố quan trọng để thiết lập quy trình tự động hóa hiệu quả. akaBot (FPT) là một giải pháp bạn có thể cân nhắc. Với 4.000 khách hàng doanh nghiệp tại 21 quốc gia (tính đến quý 3/2024) và được các tổ chức hàng đầu như Gartner Peer Insights, Everest Group và IDC đánh giá cao về năng lực, akaBot có khả năng tùy chỉnh các giải pháp tự động hóa thông minh để phù hợp với nhu cầu và thách thức riêng của bộ phận nhân sự của bạn.
Kết luận
Các quy trình thủ công thường dẫn đến kém hiệu quả, sai sót và chậm trễ, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu ngày càng tăng. Tự động hóa sẽ chuyển đổi những quy trình này thành các quy trình làm việc tinh gọn, chính xác và hiệu quả, giúp đội ngũ nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược. Bằng cách áp dụng tự động hóa, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác và tính tin cậy trong việc quản lý dữ liệu nhân sự, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Liên hệ ngay hôm nay để khám phá cơ hội này!
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
