Khám phá cách tự động hóa quản lý nhà cung cấp tối ưu hóa chuỗi cung ứng bán lẻ, tăng tốc độ xử lý, giảm áp lực nhân sự và đảm bảo vận hành liên tục.
Table of Contents
Chuỗi cung ứng bán lẻ và vai trò then chốt của quản lý nhà cung cấp
Chuỗi cung ứng của một nhà bán lẻ là một mạng lưới phức tạp bao gồm nhiều quy trình và đối tác khác nhau, từ việc tìm kiếm nguồn hàng, mua sắm, vận chuyển, lưu trữ đến phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Trong đó, việc quản lý và làm việc hiệu quả với các nhà cung cấp đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chi phí đầu vào, thời gian giao hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
Các quy trình liên quan tới chuỗi cung ứng của nhà bán lẻ và quản lý nhà cung cấp:
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Xác định nhu cầu về hàng hóa, nghiên cứu thị trường, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, uy tín và khả năng hợp tác.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng: Thảo luận về các điều khoản mua bán, giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và các cam kết khác, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.
- Quản lý đơn đặt hàng: Tạo và gửi đơn đặt hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng, xác nhận lịch giao hàng và xử lý các thay đổi hoặc hủy đơn hàng.
- Quản lý giao nhận hàng hóa: Theo dõi quá trình vận chuyển, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa khi nhận, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.
- Quản lý hóa đơn và thanh toán: Xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng và biên nhận, thực hiện thanh toán theo đúng thời hạn và điều khoản.
- Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã thỏa thuận (ví dụ: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, khả năng phản hồi), từ đó đưa ra quyết định về việc duy trì hoặc thay đổi đối tác.
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì kênh liên lạc hiệu quả, giải quyết các vấn đề phát sinh, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững.
- Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng: Nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhà cung cấp (ví dụ: gián đoạn nguồn cung, vấn đề chất lượng) và xây dựng các kế hoạch ứng phó.
Nhu cầu cấp thiết về tự động hóa bán lẻ để tối ưu chuỗi cung ứng
Việc quản lý nhà cung cấp và các quy trình liên quan trong chuỗi cung ứng một cách thủ công thường gặp phải nhiều thách thức, gây ra sự chậm trễ, tốn kém chi phí và tăng nguy cơ gián đoạn hoạt động. Do đó, tự động hóa trở thành một nhu cầu cấp thiết để:
- Tăng tốc độ xử lý: Tự động hóa giúp loại bỏ các bước thủ công tốn thời gian, đẩy nhanh quá trình xử lý đơn đặt hàng, giao nhận và thanh toán.
- Giảm áp lực nhân sự: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp tốt hơn.
- Đảm bảo chuỗi cung ứng không đứt gãy: Tự động hóa giúp theo dõi sát sao các quy trình, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra cảnh báo, từ đó giảm thiểu nguy cơ gián đoạn nguồn cung.
- Vận hành không gián đoạn: Quy trình tự động hóa hoạt động liên tục 24/7, đảm bảo các hoạt động quan trọng không bị trì hoãn.
- Kịp thời phục vụ vận hành: Thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác, giúp các bộ phận liên quan có thể đưa ra quyết định kịp thời để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Tự động hóa và ứng dụng trong bán lẻ
Tự động hóa (Automation) là việc sử dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ và quy trình mà trước đây cần đến sự can thiệp của con người. Mục tiêu là tăng hiệu quả, giảm chi phí, nâng cao độ chính xác và giải phóng nhân lực.
Ứng dụng tự động hóa trong bán lẻ (Retail Automation) bao gồm việc sử dụng các công nghệ như phần mềm, robot, trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT) để tự động hóa các quy trình khác nhau trong hoạt động bán lẻ, từ quản lý kho, bán hàng, marketing đến quản lý khách hàng và chuỗi cung ứng, bao gồm cả quản lý nhà cung cấp.
Quy trình tự động hóa quản lý nhà cung cấp
Việc ứng dụng tự động hóa vào quy trình quản lý nhà cung cấp trong bán lẻ có thể được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tự động hóa tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
- Sử dụng các nền tảng trực tuyến và phần mềm quản lý nhà cung cấp tích hợp AI để tìm kiếm và sàng lọc các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập (ví dụ: chứng nhận, năng lực sản xuất, đánh giá từ các doanh nghiệp khác).
- Hệ thống tự động thu thập và so sánh thông tin về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản khác từ nhiều nhà cung cấp.
- Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá rủi ro và tiềm năng hợp tác với từng nhà cung cấp.
Bước 2: Tự động hóa đàm phán và ký kết hợp đồng:
- Sử dụng các nền tảng thương mại điện tử B2B tích hợp công cụ đàm phán tự động dựa trên các quy tắc và giới hạn đã được thiết lập.
- Phần mềm quản lý hợp đồng tự động hóa quá trình tạo, gửi, theo dõi và ký kết hợp đồng điện tử, giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến giấy tờ.
- Hệ thống tự động lưu trữ và quản lý tất cả các hợp đồng, đảm bảo dễ dàng truy cập và theo dõi các điều khoản.
Bước 3: Tự động hóa quản lý đơn đặt hàng:
- Hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tự động tạo đơn đặt hàng dựa trên mức tồn kho hiện tại, dự báo nhu cầu và các quy tắc đặt hàng đã được thiết lập.
- Đơn đặt hàng được tự động gửi đến nhà cung cấp thông qua EDI (Electronic Data Interchange) hoặc các cổng thông tin trực tuyến.
- Hệ thống tự động theo dõi trạng thái đơn hàng, nhận thông báo xác nhận từ nhà cung cấp và cập nhật lịch giao hàng.
- Tự động xử lý các thay đổi hoặc hủy đơn hàng dựa trên các quy tắc đã được định nghĩa.
Bước 4: Tự động hóa quản lý giao nhận hàng hóa:
- Sử dụng các hệ thống theo dõi vận chuyển (tracking system) tích hợp để theo dõi vị trí và thời gian giao hàng dự kiến.
- Khi hàng hóa được nhận, hệ thống sử dụng các thiết bị quét (barcode scanner, RFID reader) để tự động kiểm tra số lượng và đối chiếu với đơn đặt hàng.
- Trong một số trường hợp, robot kiểm tra chất lượng có thể được sử dụng để đánh giá hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
- Hệ thống tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho và ghi nhận thông tin giao nhận.
Bước 5: Tự động hóa quản lý hóa đơn và thanh toán:
- Nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử (e-invoice) thông qua EDI hoặc các cổng thông tin.
- Hệ thống tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và biên nhận hàng hóa.
- Sử dụng các quy trình phê duyệt thanh toán tự động dựa trên các quy tắc đã được thiết lập.
- Hệ thống tự động thực hiện thanh toán điện tử theo đúng thời hạn và điều khoản đã thỏa thuận.
- Tự động ghi nhận và quản lý các giao dịch thanh toán.
Bước 6: Tự động hóa đánh giá hiệu suất nhà cung cấp:
- Hệ thống tự động thu thập dữ liệu về hiệu suất của nhà cung cấp (ví dụ: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ lỗi chất lượng, thời gian phản hồi).
- Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tạo báo cáo đánh giá hiệu suất tự động, so sánh với các tiêu chí đã thỏa thuận.
- Hệ thống có thể tự động gửi thông báo hoặc cảnh báo nếu hiệu suất của nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
Bước 7: Tự động hóa quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp:
- Sử dụng các nền tảng quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier Relationship Management) để duy trì kênh liên lạc hiệu quả, tự động hóa việc gửi thông báo và yêu cầu thông tin.
- Hệ thống có thể tự động lên lịch các cuộc họp đánh giá hiệu suất định kỳ và theo dõi các vấn đề phát sinh.
Bước 8: Tự động hóa quản lý rủi ro chuỗi cung ứng:
- Sử dụng các công cụ phân tích rủi ro dựa trên AI để dự đoán các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhà cung cấp (ví dụ: tình hình tài chính, sự kiện địa chính trị).
- Hệ thống có thể tự động đề xuất các biện pháp phòng ngừa và xây dựng các kế hoạch ứng phó tự động khi rủi ro xảy ra.
Giá trị giải pháp tự động hóa bán lẻ – quản lý nhà cung cấp
Việc ứng dụng tự động hóa vào quy trình quản lý nhà cung cấp mang lại những giá trị đáng kể cho các nhà bán lẻ:
- Giảm chi phí mua hàng: Tự động hóa tìm kiếm và so sánh giá có thể giúp giảm chi phí mua hàng từ 5% đến 15%.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Tự động hóa quản lý đơn đặt hàng có thể giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 30% đến 50%.
- Giảm lỗi trong giao nhận: Tự động hóa kiểm tra hàng hóa có thể giảm tỷ lệ lỗi trong giao nhận từ 15% đến 25%.
- Tăng hiệu quả xử lý hóa đơn: Tự động hóa quản lý hóa đơn và thanh toán có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 40% đến 60%.
- Cải thiện hiệu suất nhà cung cấp: Theo dõi và đánh giá hiệu suất tự động giúp tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp từ 10% đến 20%.
- Giảm nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng: Tự động hóa theo dõi và quản lý rủi ro có thể giảm nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng từ 5% đến 10%.
- Tiết kiệm thời gian của nhân viên: Tự động hóa các tác vụ thủ công có thể giảm thời gian làm việc của nhân viên liên quan đến quản lý nhà cung cấp từ 20% đến 30%, cho phép họ tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Giao tiếp hiệu quả và quy trình minh bạch hơn nhờ tự động hóa có thể tăng mức độ hài lòng của nhà cung cấp lên đến 15%.
Tự động hóa quản lý nhà cung cấp không chỉ là một xu hướng mà là một yêu cầu tất yếu để các nhà bán lẻ xây dựng một chuỗi cung ứng mạnh mẽ, linh hoạt và hiệu quả. Bằng cách tự động hóa các quy trình từ tìm kiếm đến thanh toán và đánh giá, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, tăng tốc độ xử lý, giảm thiểu rủi ro và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đối tác cung cấp, đảm bảo nguồn cung ổn định và kịp thời phục vụ hoạt động kinh doanh liên tục.
