Tự động hóa quy trình nhân sự là việc sử dụng bot phần mềm thay thế con người trong các tác vụ hành chính có tính quy luật, lặp đi lặp lại. Theo UiPath, tự động hóa quản lý nhân sự giúp tiết kiệm 40% thời gian cho nhân sự, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động cho phòng Nhân sự. Con số này đã phần nào giải thích lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng tự động hoá vào cải thiện hoạt động nội bộ.
Trong đó, có 5 nhóm công việc được doanh nghiệp ứng dụng tự động hoá quy trình nhân sự nhiều nhất và cũng mang lại lợi ích cao nhất. Cùng tìm hiểu ngay!
Table of Contents
1. Tự động hóa trong tuyển dụng
Tự động hóa trong tuyển dụng thường sử dụng với các công việc: xử lý hồ sơ xin việc, đơn đăng ký, tự động gửi email xác nhận, từ chối, mời phỏng vấn và thu thập các dữ liệu cần thiết khác trong quá trình tuyển dụng… Nhờ vậy, nhân viên nhân sự sẽ giảm thời gian làm các công việc lặp lại, từ đó tập trung nhiều hơn vào giai đoạn phỏng vấn, giúp gia tăng chất lượng tuyển dụng.
Tự động hóa cũng giúp giảm chi phí tuyển dụng vì đã tối ưu quy trình. Hơn nữa, nhờ tự động hóa trải nghiệm của ứng viên cũng được cải thiện và có phần mới mẻ hơn.
Hãy cùng điểm qua một số quy trình tuyển dụng có thể tự động hóa:
- Tìm nguồn cung và danh sách ứng viên: RPA kết hợp với từ khóa có thể giúp xử lý dữ liệu về ứng viên mà họ đăng trên các website; xác minh lý lịch, so sánh thông tin với mô tả công việc để xuất ra danh sách ứng viên phù hợp và theo dõi thêm.
- Tự động sàng lọc hồ sơ, danh sách ứng viên: Bot phần mềm có thể xử lý sàng lọc hồ sơ, danh sách ứng viên trong vài phút thay vì hàng giờ như trước. Các bot cũng có thể được lập trình để tự động gửi email mời phỏng vấn với ứng viên phù hợp hoặc từ chối với ứng viên không phù hợp.
- Xử lý đơn xin việc: Bot phần mềm xử lý đơn xin việc của ứng viên, so sánh thông tin trong hồ sơ với các yêu cầu sẵn có để thiết lập danh sách ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng.
2. Tự động hoá trong quản lý nhân sự
Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí và tăng tốc độ thích ứng cho nhân viên tại doanh nghiệp.
Có thể ứng dụng tự động hóa quy trình với bot tại nhiều công việc trong quản lý nhân sự, bao gồm:
- Theo dõi danh sách nhân viên: Việc này đảm bảo cơ sở dữ liệu nhân viên có tính nhất quán và chuyên nghiệp hơn. Từ đó giúp ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự có thể theo dõi các công tác tổ chức lao động, thanh toán tiền lương… thuận tiện và chính xác hơn.
- Theo dõi chấm công: RPA cho phép kiểm tra chéo với các hệ thống tracking để quản lý thời gian làm việc của nhân sự và nhanh chóng báo cho quản lý nếu xuất hiện sai sót hoặc thông tin không nhất quán.
- Hỗ trợ nhân viên mới: Có thể lập trình các bot RPA để tự động để tạo tài khoản người dùng mới, email, quyền truy cập ứng dụng, các thiết bị của công ty cho nhân sự mới. Bot cũng có thể tự động gửi cho nhân sự mới tài liệu về quy trình làm việc, quy tắc, thông tin làm việc.
- Kết thúc hợp đồng: Bot phần mềm tự động lấy dữ liệu, tạo văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng và gửi xác nhận cho các bên có liên quan đồng thời thu hồi các dữ liệu từ nhân sự như thông tin đăng nhập, quyền truy cập. Sau đó bot tự động lưu trữ tài liệu xác nhận chấm dứt hợp đồng.
- Quản lý nghỉ có lương: Tự động hóa cho phép tự động kiểm tra số dư nghỉ phép của nhân sự, xác định đơn xin nghỉ của nhân sự đã được phê duyệt hay chưa và nhập liệu vào sổ theo dõi làm căn cứ tính lương. Những tác vụ này được bot thực hiện với tính tuân thủ và độ chính xác cao.
3. Tự động hoá trong quản lý tiền lương, phúc lợi nhân viên
Ứng dụng tự động hóa trong quản lý tiền lương, phúc lợi có thể giảm thiểu lỗi, tăng tốc độ xử lý, rút ngắn thời gian tính toán và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Hơn nữa, tự động hoá quy trình nhân sự trong quản lý tiền lương, phúc lợi nhân viên cho phép doanh nghiệp giảm chi phí quản lý tối đa.
Hiện, các doanh nghiệp thường ứng dụng tự động hóa quy trình với bot tại những tác vụ trong quản lý tiền lương, phúc lợi nhân viên như sau:
- Tính toán lương thưởng: Bot phần mềm tự động tính lương dựa trên phân tích dữ liệu chấm công, dữ liệu về chế độ riêng của từng nhân sự. Từ đó cải thiện độ chính xác và bảo mật cho dữ liệu lương thưởng.
- Quản lý phúc lợi nhân viên: Bot phần mềm cho phép tự động xác định nhân sự đã đủ điều kiện để hưởng phúc lợi hay chưa hoặc sửa phúc lợi phù hợp theo dữ liệu cập nhật về nhân sự. Hoạt động quản lý phúc lợi nhân viên sẽ không còn là ác mộng đối với bộ phận nhân sự.
Ví dụ: Tại một đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự, 6 nhân sự toàn thời gian mất khoảng 60 giờ để xử lý bảng lương mỗi tháng. Sau khi triển khai tự động hóa với bot phần mềm, tự động xử lý các thông tin tính lương đã đạt được những thành tựu: đạt ROI (Return on Investment) sau 4 tháng, giảm 60% chi phí nhân viên, tỷ lệ lỗi thực đạt 0% và thời gian xử lý giảm 85%.
4. Tự động hoá trong quản lý chi phí công tác
Áp dụng tự động hoá quy trình nhân sự trong quản lý chi phí công tác cho phép giảm thiểu sai sót, tăng tốc lập báo cáo chi phí công tác; đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện chính sách chi phí công tác. Hơn nữa, tự động hóa còn giúp giảm gian lận hoặc vi phạm của nhân sự; quản lý hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Những công việc quản lý chi phí công tác có thể tự động hóa như:
- Báo cáo, phê duyệt chi phí: Bot phần mềm tự động quét và phân tích dữ liệu, tập hợp chi phí giúp lập báo cáo đơn giản, nhanh chóng. Bot còn có khả năng xuất báo cáo thông minh để phân tích các chỉ số tài chính, so sánh hiệu suất quản lý chi phí, nhận diện khuynh hướng chi tiêu trong chi phí công tác…
- Nộp thuế: Bot phần mềm có thể tự xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp phù hợp với quy định hiện hành mà doanh nghiệp phải tuân thủ. Bot phần mềm cũng giúp việc khai thuế diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Nhân sự thuế cũng nhanh chóng được cập nhật nếu xuất hiện rủi ro, sai sót cần kiểm tra.
5. Tự động hóa quy trình quản lý hiệu suất nhân sự
Tự động hóa theo dõi hiệu suất của nhân viên cho phép hợp lý hóa và đổi mới quy trình quản lý hiệu suất nhân viên. Nhờ tự động hóa, nhân sự quản lý hiệu suất giảm bớt được gánh nặng “công việc giấy tờ hành chính”. Hơn nữa, tự động hóa quy trình quản lý hiệu suất nhân sự còn đưa ra các đánh giá nhân viên đảm bảo tính chính xác và độ nhất quán.
Thông qua các đánh giá này, lãnh đạo doanh nghiệp xem xét được hiệu suất nhân sự trong quá khứ và tìm lời giải cho bài toán cải thiện hiệu suất nhân sự nhằm tối ưu lợi nhuận doanh nghiệp.
Các hoạt động có thể áp dụng tự động hoá quy trình nhân sự trong doanh nghiệp để quản lý hiệu suất nhân viên bao gồm:
- Quản lý thời gian: Bot phần mềm có khả năng thu thập và phân tích đồng thời kiểm tra chéo dữ liệu thời gian làm việc của nhân sự. Nhờ vậy, giúp giảm lượng thời gian chuẩn bị dữ liệu để tính lương, loại bỏ các sai sót trong bảng lương giúp theo dõi và quản lý chi phí lao động hiệu quả.
- Theo dõi hiệu suất của nhân viên: Bot phần mềm tổng hợp dữ liệu hiệu suất làm việc của nhân sự từ các nguồn và phân tích, xuất báo cáo nếu cần. Từ đó, hoạt động xác định mức tăng lương, tiền thưởng, hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng cho mỗi nhân viên diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn…
RPA – Giải pháp tự động hóa trong quản lý nhân sự
Theo Gartner, dự kiến, doanh thu năm 2021 của phần mềm tự động hóa quy trình với bot toàn cầu sẽ đạt 1.89 tỷ đô la Mỹ, tăng 19.5% so với năm 2020. Còn theo Forrester, “Đến năm 2020 thì cứ 4 nhân sự thông tin sẽ có 1 người được bot phần mềm hỗ trợ”. Điều này cho thấy các tổ chức lớn nhỏ trên toàn thế giới đều nhìn ra được lợi ích khi ứng dụng tự động hóa quy trình bằng RPA.
Với ứng dụng RPA trong quy trình nhân sự, doanh nghiệp có thể thu về hàng loạt những lợi ích ấn tượng như tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện hiệu suất…
Tại thị trường Việt Nam hiện nay có giải pháp tự động hóa quy trình nhân sự với bot nằm trong hệ sinh thái công nghệ của FPT – akaBot. Đây là giải pháp tự động hóa tiên phong, ra đời với sứ mệnh đồng hành và giúp doanh nghiệp trong, ngoài nước tăng tốc tự động hóa.
akaBot đã đồng hành cùng hơn 200 doanh nghiệp trong và ngoài nước, tại 13+ quốc gia. Một trong các ví dụ điển hình tin tưởng lựa chọn giải pháp RPA của akaBot tại Việt Nam là ngân hàng Tiên Phong – TPBank. Ngân hàng đã triển khai hơn 200 bot phần mềm, đạt được nhiều kết quả khả quan hơn cả mong đợi và đang trong tiến trình nghiên cứu triển khai thêm.
Ngoài lợi thế về chi phí đầu vào, akaBot còn có lợi thế về năng lực am hiểu thị trường và doanh nghiệp trong nước và đặc biệt là hệ thống giải pháp đa dạng, phù hợp với yêu cầu, điều kiện của nhiều doanh nghiệp.
Kính mời Quý Doanh nghiệp quan tâm đến tự động hoá quy trình nhân sự hãy gọi điện ngay đến hotline: +84 (24) 3 768 9048 hoặc điền form đăng ký để nhanh chóng nhận được tư vấn từ akaBot.
