Với nhu cầu tuyển dụng liên tục và số lượng lớn, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc xử lý ứng viên và duy trì chất lượng tuyển dụng. Nghiên cứu của Workable chỉ ra rằng 52% doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng trên 100 nhân viên mỗi năm gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình onboarding, khiến tự động hóa trở thành xu hướng không thể bỏ qua.
Table of Contents
Thách thức trong quy trình onboarding tại doanh nghiệp quy mô lớn
Khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô lớn, quá trình onboarding nhân viên mới trở thành một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức.
- Chất lượng tuyển dụng: Doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực lấp đầy các vị trí nhanh chóng, đồng thời đảm bảo mỗi ứng viên đều phù hợp với vai trò được giao. Đây là một thách thức đòi hỏi sự khéo léo trong việc kết hợp giữa hiệu suất tuyển dụng và độ chính xác trong lựa chọn ứng viên.
- Nhầm lẫn và sai sót: Với số lượng nhân sự lớn, việc quản lý thông tin, tài liệu, quy trình và nhiệm vụ trở nên phức tạp, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình onboarding. Điều này có thể gây ra lãng phí thời gian, công sức và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Quản trị thông tin: Các doanh nghiệp lớn thường có lượng thông tin cần quản lý rất lớn, từ hồ sơ nhân sự, chính sách, quy trình đến tài liệu đào tạo. Việc lưu trữ, tìm kiếm và cập nhật thông tin một cách hiệu quả là một thách thức lớn.
- Bảo mật thông tin: Khi số lượng nhân sự tăng, việc đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân, dữ liệu công ty trở nên phức tạp hơn. Các rủi ro như rò rỉ thông tin, truy cập trái phép… cần được xử lý cẩn thận.
- Thiếu tính cá nhân hóa: Khi phải ứng phó với số lượng lớn nhân viên mới, các doanh nghiệp thường áp dụng một chiến lược chung, gần như khuôn mẫu để truyền đạt thông tin. Cách tiếp cận này có thể không tạo được tác động mạnh mẽ như phương pháp onboarding được cá nhân hóa.
Các phương pháp truyền thống thường là tổ chức nhiều buổi onboarding, dẫn đến sự chậm trễ đáng kể và gây quá tải cho nhân viên HR. Việc phụ thuộc vào các hệ thống lỗi thời như bảng tính, email và tài liệu giấy càng làm trầm trọng thêm vấn đề. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để quá trình onboarding của mỗi nhân viên diễn ra suôn sẻ trong bối cảnh tuyển dụng số lượng lớn?
Tự động hóa – Giải pháp cải thiện quy trình onboarding
Để giải quyết những thách thức trên, nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng sang giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) cho quy trình onboarding.
Luồng tự động hóa của giải pháp RPA
Bước 1: Gửi thông tin chào mừng và hướng dẫn
Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, bot sẽ tự động kích hoạt chuỗi email chào mừng được cá nhân hóa, cung cấp thông tin chi tiết về quá trình onboarding. Các email bao gồm các hướng dẫn cần thiết giúp nhân viên mới có cái nhìn tổng quan về công việc và tạo cảm giác được chào đón.
Bước 2: Thu thập và xác minh tài liệu
RPA bot hỗ trợ thu thập tài liệu cần thiết thông qua các kênh an toàn, tích hợp công nghệ xử lý văn bản thông minh OCR/ IDP để quét và xác minh tính hợp lệ của tài liệu. Sau khi xác minh, bot tự động đồng bộ hóa các thông tin này vào hệ thống HR và tạo hệ thống dữ liệu tập trung. Điều này không chỉ tăng tốc quy trình mà còn giảm thiểu sai sót phát sinh từ việc nhập liệu thủ công.
Bước 3: Lên kế hoạch và giao nhiệm vụ
Bot tiếp tục hỗ trợ trong việc lên kế hoạch các hoạt động cho ngày đầu tiên như tham quan văn phòng, buổi đào tạo và hội nhập. Bot tự động điều phối với các phòng ban như HR, IT, tài chính và hành chính để đảm bảo tất cả hoạt động được sắp xếp hợp lý.
Bước 4: Tích hợp và xử lý thông tin trong hệ thống tài chính
Sau khi hoàn thành việc xác minh tài liệu, bot tự động chuyển dữ liệu vào hệ thống tài chính để xử lý thông tin lương. Mọi thông tin liên quan đến lương của nhân viên mới đều được cập nhật chính xác trong hệ thống ngân hàng, giúp thanh toán lương nhanh chóng và chính xác. Việc này đồng thời cũng giảm tải công việc cho bộ phận tài chính và hành chính, tạo niềm tin cho nhân viên về tính chuyên nghiệp của công ty.
Bước 5: Hỗ trợ liên tục với chatbot
Chatbot cung cấp các câu trả lời tức thì cho các câu hỏi liên quan đến chính sách công ty, quyền lợi và các thắc mắc khác về quy trình làm việc. Nhân viên mới sẽ luôn có được câu trả lời chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao trải nghiệm onboarding.
Giá trị vượt trội từ giải pháp tự động hóa trong quy trình onboarding
Độ chính xác và bảo mật cao
Giải pháp tự động hoá mang lại giá trị vượt trội về độ chính xác và tính nhất quán trong quy trình làm việc. Báo cáo từ IBM chỉ ra rằng, triển khai RPA trong các quy trình HR giúp giảm 80% lỗi nhập liệu. Với RPA, dữ liệu được nhập chính xác và đồng bộ trên tất cả hệ thống, giảm thiểu sai sót và duy trì tuân thủ quy định. Điều này đặc biệt quan trọng trong quy trình onboarding vốn cần thu thập và quản lý dữ liệu nhân viên. Tự động hóa không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp lý mà còn tăng cường bảo mật để bảo vệ thông tin nhân viên.
Giảm tải gánh nặng hành chính
Việc tự động hóa các công việc lặp lại như nhập liệu, điền mẫu, và quản lý tài liệu giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho doanh nghiệp. Nhờ tốc độ và độ chính xác vượt trội của RPA, đội ngũ HR có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, đòi hỏi sự tương tác của con người. Quy trình onboarding cũng sẽ diễn ra trơn tru và nhanh chóng đưa nhân viên mới vào guồng làm việc.
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Theo Gallup, các tổ chức với quy trình onboarding hiệu quả cải thiện 82% khả năng giữ chân nhân viên mới và tăng 70% năng suất của họ. Bằng cách tự động hóa các tác vụ hành chính, HR có thể xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn với nhân viên mới và nâng cao sự hài lòng của họ trong trải nghiệm onboarding.
Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quy trình onboarding với tự động hoá
Santander là công ty dịch vụ tài chính hàng đầu tại Argentina, quản lý 3,7 triệu khách hàng với khối tài sản 11,6 tỷ USD và 8.200 nhân viên. Với quy mô lớn, Santander cần một lực lượng lao động đông đảo để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Ngân hàng đã giảm quy trình onboarding nhân viên từ 6 tuần xuống chỉ còn 2 ngày nhờ triển khai RPA. Các bot tự động thông báo cho các phòng ban liên quan, thu thập thông tin cần thiết, thiết lập tài khoản và thực hiện các kiểm tra tuân thủ – những tác vụ trước đây đòi hỏi nhiều nỗ lực thủ công. Việc cắt giảm đáng kể thời gian onboarding này đã dẫn đến việc tăng điểm NPS (Net Promoter Score) của nhân viên mới, giúp Santander thu hút và giữ chân nhân tài.
Tự động hóa đã chứng minh hiệu quả trong việc tối ưu hóa quy trình onboarding và quản lý vận hành tại các doanh nghiệp lớn, như trường hợp của Santander. Đối với các doanh nghiệp đang đối mặt với thách thức trong bối cảnh tuyển dụng số lượng lớn, RPA mở ra một hướng đi mới đầy tiềm năng. Trong tương lai, sự kết hợp giữa RPA và các công nghệ trí tuệ nhân tạo sẽ tiếp tục nâng cao khả năng quản lý, không chỉ trong onboarding mà còn trên toàn bộ quy trình vận hành của tổ chức.
Tham khảo:
Transforming Employee Onboarding with RPA: A Step-by-Step Guide
Streamline Onboarding with RPA: Best Practices & Tools
The Ultimate Guide to High-Volume Recruiting [2024]
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
