6 Lợi Ích Hàng Đầu Của Tự Động Hóa Quy Trình Thanh Toán

Nhu cầu tự động hóa quy trình thanh toán ở các công ty đang ngày càng lớn do những lợi ích ấn tượng mà doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng vào tối ưu vận hành. Cụ thể hơn, bài viết dưới đây sẽ phân tích 6 lợi ích tiêu biểu hàng đầu mà tự động hóa quy trình thanh toán mang lại cho doanh nghiệp.

1. Tự động hóa quy trình thanh toán là gì?

Tự động hóa thanh toán là một giải pháp tích hợp cho phép các tổ chức thực hiện thanh toán bằng séc, ACH, thẻ ảo và chuyển khoản. Điều này đưa tự động hóa lên một bước xa hơn so với giải pháp mua hàng – thanh toán (Procure To Pay – P2P) – chỉ cho phép thanh toán cho nhà cung cấp sau khi nhận và xử lý hóa đơn.

Mặc dù nhân viên ở nhiều công ty vẫn còn hoài nghi về việc tự động hóa có khả thi hay tạo ra khác biệt đáng kể nào không thì tự động hóa đã bắt đầu chứng minh được “năng lực” của mình. 

Theo McKinsey & Company, hiện nay 89% nhiệm vụ liên quan đến đặt và nhận đơn đặt hàng và 93% chức năng xử lý thanh toán đã có thể được tự động hóa, hứa hẹn tạo ra bước đột phá về thanh toán trong hoạt động doanh nghiệp.

Mức độ tự động hóa có thể ứng dụng trong quy trình thanh toán
Mức độ tự động hóa có thể ứng dụng trong quy trình thanh toán

Ví dụ trong lĩnh vực ngân hàng, tự động hóa được sử dụng trong quy trình thanh toán có thể truy xuất thông tin cần thiết của từng chủ tài khoản từ cơ sở dữ liệu khổng lồ, giúp toàn bộ quy trình xác minh trở nên đơn giản và dễ dàng. Khi khách hàng yêu cầu đóng tài khoản ngân hàng và từ chối các đơn đăng ký thẻ tín dụng, tự động hóa cũng có thể xử lý nhanh gọn, hỗ trợ nhân viên giảm nhẹ công việc rõ rệt.

2. 6 lợi ích của tự động hoá quy trình thanh toán

Quy trình thanh toán là một phần không thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, với khối lượng giao dịch lớn, cách thực hiện truyền thống lại là quy trình cản trở doanh nghiệp tăng tốc. Cùng tìm hiểu 6 lợi ích mà tự động hóa sẽ mang lại cho doanh nghiệp khi ứng dụng với quy trình này. 

2.1. Thời gian xử lý một chu kỳ thanh toán nhanh hơn 

Đối với đội ngũ AP (Xử lý các khoản phải trả – Account Payable), thời gian chính là tiền bạc. Quy trình càng tự động hóa, tinh gọn và hiệu quả, công ty sẽ càng nhận được nhiều lợi nhuận đầu tư và các nhà cung cấp sẽ được thanh toán nhanh chóng hơn. Tóm lại, khi xử lý hóa đơn nhanh hơn thì công ty không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thu được nhiều chiết khấu từ việc thanh toán sớm. 

Theo Báo cáo AP & Vốn lưu động của PayStream Advisors, 31% số người được hỏi cho biết việc định tuyến thủ công các hóa đơn để thanh toán và phê duyệt khiến việc thu được chiết khấu thanh toán sớm là bài toán khó giải. Tuy nhiên, với tự động hóa quy trình thanh toán hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian xử lý một chu kỳ và cho phép tối ưu hóa vốn lưu động của mình.

Tự động hóa tăng tốc thời gian xử lý một chu kỳ thanh toán
Tự động hóa tăng tốc thời gian xử lý một chu kỳ thanh toán

2.2. Tiết kiệm chi phí 

Một nghiên cứu về tài khoản phải trả của Tạp chí CFO cho biết có sự khác biệt lớn trong chi phí xử lý thanh toán giữa các công ty Hoa Kỳ, dao động từ $2,07 đến $10 cho mỗi giao dịch. Và sự khác biệt này đến từ việc áp dụng tự động hóa quy trình thanh toán.

Các công ty đạt được mức chi phí dưới 3 đô la/giao dịch đã triển khai một số hình thức tự động hóa xử lý thanh toán. Các tác giả của nghiên cứu đưa ra nhận định “Những công ty này từ lâu đã đầu tư vào công nghệ để tự động hóa các khoản phải trả và khoản phải thu, cắt giảm đáng kể nhân sự quản lý dòng tiền ra – vào”. 

Chi phí trên mỗi hóa đơn theo nghiên cứu của Tạp chí CFO
Chi phí trên mỗi hóa đơn theo nghiên cứu của Tạp chí CFO

Độ chênh lệch không nhỏ này nhân lên với số lượng giao dịch lớn của doanh nghiệp sẽ tạo ra một khoản lợi lớn, thậm chí là khổng lồ. Các đơn vị sẽ chịu “thiệt thòi” nhiều về khả năng cạnh tranh nếu không ứng dụng tự động hóa và vẫn tiếp tục duy trì hệ thống vận hành thủ công cồng kềnh.

2.3. Phòng chống gian lận

Séc đến nay vẫn là phương thức thanh toán thường xuyên bị tấn công bởi các hành vi gian lận. Theo “Báo cáo tình trạng tài khoản phải trả năm 2020”, 57% số người được hỏi cho biết họ đã nhận được hóa đơn giả hoặc gian lận. Ước tính có khoảng 81% công ty là mục tiêu của gian lận thanh toán (2019), theo khảo sát Kiểm soát và Gian lận Thanh toán của AFP. 

Thực tế này càng khẳng định tầm quan trọng của việc áp dụng tự động hóa quy trình thanh toán để gia tăng bảo mật an toàn cho các dữ liệu nhạy cảm bằng công nghệ.

Tự động hóa tăng cường phòng chống gian lận cho quy trình thanh toán
Tự động hóa tăng cường phòng chống gian lận cho quy trình thanh toán

2.4. Giảm rủi ro

Tự động hóa đang được các công ty dẫn đầu ngành tận dụng hết mức nhằm giảm rủi ro thanh toán trùng lặp và quá hạn. Các sai sót trong quy trình AP không chỉ tiêu tốn thời gian quý giá của doanh nghiệp, tạo ra các khoản thanh toán trùng lặp, mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ với các nhà cung cấp. 

2.5. Tăng mức độ hài lòng của nhà cung cấp

Tự động hóa quy trình thanh toán giúp nhà cung cấp nắm được trạng thái các giao dịch hiển thị rõ ràng theo thời gian thực thông qua cổng thông tin, do đó giảm thời gian nhà cung cấp phải truy vấn phía AP của doanh nghiệp và có được trải nghiệm tốt hơn.

Tiết kiệm thời gian cho phía nhà cung cấp, nâng cao trải nghiệm của họ
Tiết kiệm thời gian cho phía nhà cung cấp, nâng cao trải nghiệm của họ

Ngoài ra, việc tự động hóa xử lý thanh toán cũng khiến chu kỳ thanh toán ngắn hơn, đồng nghĩa với việc nhà cung cấp được thanh toán nhanh hơn và có thể giảm số ngày bán chưa thanh toán (Days Sales Outstanding – DSO). 

3. Tiêu chí chọn giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán 

Một nền tảng tự động quy trình thanh toán tốt cần mang lại khả năng tự động hóa toàn diện, đẩy nhanh tốc độ xử lý giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp và giúp nhân sự làm việc hiệu quả hơn. 

Vì thế khi cân nhắc hợp tác các đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp đáp ứng nhiều nhất có thể những lợi ích sau:

  • Tinh giản: Nhiều chức năng được tập hợp lại thành một quy trình làm việc liên kết, bao gồm mua hàng, ký hợp đồng, tìm nguồn cung ứng và quản lý nhiệm vụ.
  • Có hướng dẫn: Quá trình xử lý thanh toán phải diễn ra trong một hệ thống được hướng dẫn với các thông báo, xác nhận, lời nhắc và cảnh báo.
  • Thực thi: Các quy trình phải được thực thi theo logic của phần mềm, đảm bảo hỗ trợ tuân thủ từ đầu đến cuối, bao gồm cả sự tuân thủ đến từ nhà cung cấp.
  • Theo dõi: Nền tảng phải cung cấp khả năng theo dõi chi tiết trong nhiều danh mục như hợp đồng, nhà cung cấp và danh mục chi tiêu.
  • Cải tiến trải nghiệm người dùng: Giao diện phải dễ sử dụng mà không cần đào tạo lại quy mô lớn và lý tưởng nhất là ở định dạng tự phục vụ, doanh nghiệp có thể dễ dàng cung cấp cho cả khách hàng nội bộ và bên ngoài.
Cần đưa ra bộ tiêu chí để lựa chọn giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán phù hợp
Cần đưa ra bộ tiêu chí để lựa chọn giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán phù hợp

Có thể thấy công nghệ tự động hóa xử lý thanh toán phù hợp sẽ giúp công ty tăng năng suất ngay lập tức. Không chỉ loại bỏ trục trặc trong liên lạc, tự động hóa cho phép doanh nghiệp bạn hỗ trợ dịch vụ khách hàng tốt hơn. 

Trong các giải pháp tự động hoá quy trình thanh toán hiện nay thì RPA đang ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là trong tối ưu quy trình của các doanh nghiệp tài chính ngân hàng.

Tiên phong về các giải pháp RPA, akaBot – FPT Software là công nghệ “make-in-Vietnam” đạt tiêu chuẩn quốc tế, thuộc top 19 nền tảng RPA hàng đầu theo bình chọn bởi Gartner, 6 nền tảng RPA phổ biến nhất toàn cầu do Software Reviews xếp hạng. 

Hiện nay, akaBot đang là nhà cung cấp dịch vụ RPA và đối tác chiến lược cho hơn 3200 khách hàng trên 13 quốc gia. Am hiểu thị trường Việt Nam và nghiệp vụ các ngành, akaBot cam kết mang lại cho các doanh nghiệp giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán tối ưu, phù hợp nhất, giúp doanh nghiệp tạo ra bước bứt phá trong hiệu quả kinh doanh.

Với đội ngũ chuyên nghiệp hơn 400 kỹ sư và chuyên gia công nghệ cũng như hệ sinh thái công nghệ top đầu Việt Nam, akaBot luôn đi theo tôn chỉ “Fast to Mass” – triển khai nhanh chóng giúp các doanh nghiệp tăng tốc vận hành tức thời!

Chiến lược triển khai nhanh 6 bước của akaBot giúp doanh nghiệp tăng tốc tối ưu vận hành

Có thể nói, sự phát triển của tự động hóa quy trình thanh toán đang mang lại những cơ hội lớn, tạo ra những sự chuyển mình trong vận hành của mọi doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp quan tâm đến tự động hóa quy trình thanh toán và tối ưu vận hành doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin hữu ích tại https://akabot.com/vi/tai-nguyen/ hoặc để được tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ hotline +84 (24) 3 768 9048

0 Share
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Subscribe to Our Newsletter
Donec euismod arcu vel neque volutpat, sed ullamcorper tortor blandit. Spendisse potenti lacus neque.