Tự động hóa xử lý định mức nguyên vật liệu – BOM (Bill of Materials) trong sản xuất là một bước tiến mới trong tối ưu vận hành doanh nghiệp sản xuất. Từ việc lập kế hoạch sản xuất chi tiết, quản lý quá trình mua sắm nguyên vật liệu thông minh, tính toán chi phí sản xuất chính xác đến việc kiểm soát mức tồn kho tối ưu, BOM đóng vai trò nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và lợi nhuận của các công ty sản xuất. Tự động hóa quy trình nêu trên giúp nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và cuối cùng là giảm thiểu chi phí sản xuất một cách đáng kể.
Table of Contents
Thách thức vận hành khi xử lý BOM thủ công trong sản xuất
Trong nhiều công ty sản xuất, quy trình xử lý BOM vẫn còn dựa trên các phương pháp thủ công, sử dụng bảng tính Excel hoặc các công cụ quản lý đơn giản. Mặc dù quen thuộc, những phương pháp này tiềm ẩn nhiều thách thức vận hành đáng kể:
Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dòng dữ liệu về tên nguyên vật liệu, mã bộ phận, số lượng, đơn vị tính… là một quá trình dễ dẫn đến lỗi về số lượng, mã bộ phận sai lệch hoặc các thông tin kỹ thuật không chính xác. Chỉ một sai sót nhỏ trong BOM cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, từ việc đặt mua sai nguyên vật liệu, sản xuất sai sản phẩm, đến lãng phí thời gian và chi phí.
Tốn thời gian: Quá trình tạo mới một BOM phức tạp, cập nhật các thay đổi thiết kế sản phẩm và tìm kiếm thông tin trong các BOM thủ công thường đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của các kỹ sư thiết kế, kỹ sư sản xuất và nhân viên quản lý vật tư. Thời gian này lẽ ra có thể được sử dụng cho các hoạt động mang tính sáng tạo và chiến lược hơn.
Thiếu tính nhất quán: Khi nhiều người cùng tham gia vào việc tạo và chỉnh sửa BOM trên các bảng tính riêng lẻ, rất dễ xảy ra tình trạng các phiên bản BOM khác nhau tồn tại ở nhiều nơi, gây khó khăn trong việc đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và dẫn đến việc sử dụng các phiên bản lỗi thời, gây ra các vấn đề trong sản xuất.
Khó khăn trong việc quản lý thay đổi: Trong môi trường sản xuất liên tục cải tiến và thay đổi thiết kế sản phẩm, việc theo dõi và cập nhật các thay đổi này một cách thủ công và đảm bảo rằng tất cả các BOM liên quan đều được cập nhật một cách chính xác là một quá trình vô cùng phức tạp và dễ bỏ sót. Việc không quản lý thay đổi hiệu quả có thể dẫn đến việc sản xuất các sản phẩm lỗi thời hoặc sử dụng sai nguyên vật liệu.
Hạn chế khả năng cộng tác: Việc chia sẻ và cộng tác trên các BOM thủ công thường gặp nhiều khó khăn. Các phiên bản BOM có thể bị khóa khi một người đang chỉnh sửa, việc theo dõi các thay đổi của từng người trở nên phức tạp, làm chậm tiến độ công việc và gây ra sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận như thiết kế, sản xuất và mua hàng.
Khó tích hợp với các hệ thống khác: BOM được quản lý thủ công thường khó hoặc không thể tích hợp một cách hiệu quả với các hệ thống quản lý khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) hay MRP (Hoạch định Nhu cầu Vật tư). Sự rời rạc trong luồng thông tin này dẫn đến việc thiếu đồng bộ giữa dữ liệu thiết kế, dữ liệu sản xuất và dữ liệu mua hàng, gây ra những bất cập trong việc lập kế hoạch và quản lý.
Để giải quyết những thách thức trên, tự động hóa sản xuất mang đến một giải pháp tối ưu thông qua việc ứng dụng các hệ thống phần mềm chuyên dụng được thiết kế để quản lý BOM một cách hiệu quả và chính xác. Các hệ thống PLM (Product Lifecycle Management), ERP (Enterprise Resource Planning) với các module quản lý BOM tích hợp, và các phần mềm quản lý BOM độc lập cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để tự động hóa nhiều khía cạnh của quy trình xử lý BOM.
Quy trình xử lý BOM tự động hóa trong sản xuất
- Tạo BOM tự động: Với sự tích hợp giữa hệ thống CAD (Computer-Aided Design) được sử dụng bởi bộ phận thiết kế và hệ thống PLM hoặc ERP, BOM có thể được tạo tự động ngay khi bản thiết kế sản phẩm hoàn thành. Hệ thống sẽ tự động trích xuất thông tin về các bộ phận, nguyên vật liệu và số lượng từ bản vẽ kỹ thuật, loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công.
- Quản lý phiên bản và thay đổi tự động: Hệ thống tự động theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của BOM theo thời gian, ghi lại lịch sử thay đổi chi tiết, bao gồm người thực hiện, thời gian và nội dung thay đổi. Khi có bất kỳ thay đổi nào về thiết kế sản phẩm, hệ thống sẽ tự động thông báo cho tất cả các bên liên quan (ví dụ: bộ phận sản xuất, mua hàng) để đảm bảo mọi người đều làm việc với phiên bản BOM mới nhất.
- Liên kết BOM với các hệ thống khác: Một trong những lợi ích lớn nhất của tự động hóa BOM là khả năng liên kết BOM một cách liền mạch với các hệ thống ERP và MRP. Khi BOM được cập nhật trong hệ thống PLM, thông tin này sẽ tự động được đồng bộ hóa với hệ thống ERP/MRP, đảm bảo dữ liệu nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp, từ việc lập kế hoạch mua hàng, quản lý tồn kho đến lập kế hoạch sản xuất.
- Phân tích chi phí tự động: Hệ thống có thể tự động tính toán chi phí sản xuất dựa trên thông tin chi tiết trong BOM và giá thành hiện tại của các nguyên vật liệu và bộ phận. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về chi phí sản xuất ở từng giai đoạn và đưa ra các quyết định về giá cả và tối ưu hóa chi phí hiệu quả hơn.
- Tạo báo cáo BOM tự động: Hệ thống có khả năng tự động tạo ra nhiều loại báo cáo BOM khác nhau, chẳng hạn như BOM theo từng cấp độ lắp ráp, BOM so sánh giữa các phiên bản, báo cáo về sự khác biệt giữa BOM thiết kế và BOM sản xuất thực tế. Các báo cáo này cung cấp thông tin hữu ích cho việc phân tích, kiểm soát và đưa ra các quyết định quản lý.
- Cộng tác và phê duyệt trực tuyến: Các hệ thống quản lý BOM tự động thường cung cấp một nền tảng trực tuyến để các bộ phận liên quan (thiết kế, sản xuất, mua hàng, chất lượng) có thể cộng tác và phê duyệt BOM một cách hiệu quả. Các quy trình phê duyệt có thể được thiết lập linh hoạt, đảm bảo rằng mọi thay đổi BOM đều được xem xét và phê duyệt bởi những người có trách nhiệm.
Giá trị của tự động hóa xử lý BOM trong sản xuất
Việc tự động hóa quy trình xử lý BOM mang lại những giá trị vô cùng to lớn cho các công ty sản xuất:
- Giảm sai sót: Bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa việc nhập liệu thủ công và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, các công ty triển khai hệ thống quản lý BOM tự động thường ghi nhận mức giảm lỗi BOM trung bình từ 80-90%. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề liên quan đến sản xuất sai, mua sai nguyên vật liệu và các chi phí phát sinh do sai sót.
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa giúp rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để tạo mới và cập nhật BOM. Thời gian tạo BOM mới có thể giảm từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ sau khi triển khai hệ thống tự động hóa, giải phóng thời gian cho các kỹ sư và nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
- Nâng cao hiệu quả: Việc quản lý BOM chính xác và kịp thời giúp cải thiện hiệu quả của các quy trình liên quan như mua hàng (đặt hàng đúng số lượng, đúng thời điểm), lập kế hoạch sản xuất (dựa trên BOM chính xác) và quản lý tồn kho (duy trì mức tồn kho tối ưu).
- Giảm chi phí: Việc giảm sai sót trong BOM giúp giảm chi phí do lãng phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất lại và chi phí thời gian chờ đợi do thiếu nguyên vật liệu hoặc sử dụng sai nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sử dụng BOM tự động hóa có thể giảm chi phí nguyên vật liệu do sai sót và lãng phí từ 5-10%.
- Cải thiện khả năng quản lý thay đổi: Tự động hóa quy trình thay đổi BOM giúp doanh nghiệp quản lý các thay đổi thiết kế sản phẩm một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng tất cả các bộ phận liên quan đều được thông báo và làm việc với phiên bản BOM mới nhất. Thời gian xử lý thay đổi BOM có thể giảm từ 50-70%.
- Tăng cường cộng tác: Nền tảng trực tuyến của các hệ thống quản lý BOM tự động giúp cải thiện sự phối hợp và giao tiếp giữa các bộ phận như thiết kế, sản xuất và mua hàng, đảm bảo mọi người đều có cùng một nguồn thông tin chính xác và kịp thời. Tự động hóa BOM giúp cải thiện độ chính xác của dự báo nhu cầu nguyên vật liệu lên đến 15-20%, nhờ vào dữ liệu BOM chính xác và được cập nhật thường xuyên.
Tự động hóa sản xuất – Nền tảng cho quản lý BOM chính xác và hiệu quả
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu về hiệu quả sản xuất ngày càng cao, việc tự động hóa xử lý BOM không còn là một lựa chọn mà là một yếu tố then chốt để các công ty sản xuất tối ưu hóa hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh. Những lợi ích rõ ràng về giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện khả năng quản lý thay đổi đã chứng minh giá trị to lớn của việc ứng dụng tự động hóa sản xuất vào quy trình quản lý BOM. Các doanh nghiệp sản xuất cần nhận ra tiềm năng to lớn này và mạnh dạn đầu tư vào các hệ thống quản lý BOM tự động để xây dựng một nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất chính xác, hiệu quả và tối ưu hóa chi phí.
