Tự Động Hóa Tạo, Sửa, Xóa, Phân Quyền Account Email Trong Ngân Hàng

Tự động hóa trong ngân hàng đã trở thành công nghệ phổ biến, đặc biệt được ứng dụng rộng rãi trong các quy trình back office. Quy trình quản lý account email tự động góp phần đảm bảo thông tin liên lạc và hoạt động hàng ngày của toàn bộ nhân viên diễn ra liền mạch, tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận IT.

Tự động hóa – Công nghệ phổ biến trong ngân hàng

Tự động hóa trong ngân hàng là việc ứng dụng các công nghệ như phần mềm, robot ảo (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI), và máy học (Machine Learning) để tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại, hoặc các quy trình nghiệp vụ phức tạp mà trước đây do con người thực hiện. Mục tiêu chính của tự động hóa là nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa chi phí, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nhân viên, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh của ngân hàng.

Các phòng ban, khối nghiệp vụ ưu tiên ứng dụng tự động hóa trong ngân hàng

Tiềm năng ứng dụng tự động hóa là vô cùng lớn và trải rộng khắp các phòng ban, khối nghiệp vụ trong ngân hàng. Tuy nhiên, một số bộ phận thường được ưu tiên triển khai tự động hóa bao gồm:

• Khối Vận Hành (Operations): Đây là nơi tập trung nhiều quy trình thủ công, lặp đi lặp lại như xử lý giao dịch, đối soát, báo cáo, quản lý hồ sơ. Tự động hóa giúp giảm tải cho nhân viên, tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Khối Công Nghệ Thông Tin (IT): Tự động hóa các tác vụ liên quan đến quản lý hệ thống, giám sát, triển khai phần mềm, bảo trì và hỗ trợ người dùng giúp đội ngũ IT tập trung vào các dự án chiến lược quan trọng hơn.
• Khối Kế Toán – Tài Chính: Các quy trình như nhập liệu, đối chiếu số liệu, lập báo cáo tài chính, quản lý công nợ có thể được tự động hóa, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
• Khối Dịch Vụ Khách Hàng (Customer Service): Ứng dụng chatbot, trợ lý ảo giúp giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng 24/7, nâng cao trải nghiệm và giảm áp lực cho nhân viên.
• Khối Quản Lý Rủi Ro và Tuân Thủ (Risk Management & Compliance): Tự động hóa việc thu thập, phân tích dữ liệu, giám sát giao dịch giúp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, đảm bảo tuân thủ quy định.
• Khối Nhân Sự (HR): Các quy trình như quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương, theo dõi ngày phép, tuyển dụng ban đầu có thể được tự động hóa, giúp HR tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.

Xu hướng ưu tiên ứng dụng tự động hóa trong ngân hàng cho các phòng ban back office

Trong số các khối nghiệp vụ trên, back office thường được ưu tiên ứng dụng tự động hóa hàng đầu. Lý do là bởi Back Office tập trung vào các quy trình nội bộ, mang tính lặp đi lặp lại cao, xử lý khối lượng lớn dữ liệu và ít tương tác trực tiếp với khách hàng. Việc tự động hóa các quy trình này mang lại những lợi ích rõ rệt như:

• Giảm chi phí vận hành: Tự động hóa giúp giảm nhu cầu về nhân lực cho các tác vụ thủ công, giảm chi phí giấy tờ, in ấn và các nguồn lực khác.
• Tăng hiệu suất: Robot ảo có thể hoạt động 24/7 với tốc độ và độ chính xác cao hơn con người, giúp tăng tốc độ xử lý các quy trình.
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ yếu tố con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại giúp giảm nguy cơ sai sót do nhầm lẫn hoặc mệt mỏi.
• Nâng cao chất lượng công việc: Nhân viên Back Office có thể được giải phóng khỏi các công việc nhàm chán để tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp và mang tính chiến lược hơn.
• Cải thiện tuân thủ: Tự động hóa giúp đảm bảo các quy trình được thực hiện theo đúng quy định và tiêu chuẩn, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Một ví dụ điển hình cho việc ưu tiên tự động hóa ở Back Office chính là quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email cho nhân viên. Đây là một quy trình thiết yếu, diễn ra thường xuyên mỗi khi có nhân viên mới, nhân viên thay đổi vị trí, hoặc nhân viên nghỉ việc. Nếu thực hiện thủ công, quy trình này tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót và có thể gây ra các vấn đề về bảo mật nếu không được quản lý chặt chẽ.

Mô tả quy trình tạo, sửa, xóa, phân quyền account email trong ngân hàng

Quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email trong ngân hàng thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Tiếp nhận yêu cầu:

• Tạo mới: Phòng Nhân sự gửi yêu cầu tạo tài khoản email cho nhân viên mới (thường kèm theo thông tin cá nhân, vị trí công tác).
• Sửa đổi: Nhân viên hoặc quản lý trực tiếp gửi yêu cầu sửa đổi thông tin tài khoản (ví dụ: đổi tên hiển thị, cập nhật số điện thoại liên hệ).
• Xóa: Phòng Nhân sự gửi yêu cầu khóa/xóa tài khoản email của nhân viên đã nghỉ việc.
• Phân quyền: Quản lý bộ phận hoặc bộ phận IT gửi yêu cầu phân quyền truy cập các hộp thư dùng chung hoặc các tài nguyên khác.

Kiểm tra và phê duyệt:

• Yêu cầu được chuyển đến bộ phận IT hoặc bộ phận quản trị hệ thống để kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ thông tin.
• Tùy theo quy định của ngân hàng, yêu cầu có thể cần được phê duyệt bởi trưởng phòng, giám đốc hoặc các cấp quản lý có thẩm quyền.

Thực hiện tạo/sửa/xóa/phân quyền:

• Nhân viên IT đăng nhập vào hệ thống quản lý email (ví dụ: Microsoft Exchange, Google Workspace).
• Tạo mới: Nhập các thông tin cần thiết để tạo tài khoản email mới.
• Sửa đổi: Tìm kiếm tài khoản cần sửa đổi và cập nhật thông tin.
• Xóa: Thực hiện thao tác khóa hoặc xóa tài khoản.
• Phân quyền: Cấp quyền truy cập phù hợp cho tài khoản được yêu cầu.

Thông báo và bàn giao:

• Sau khi hoàn tất, bộ phận IT thông báo cho người yêu cầu (phòng Nhân sự, nhân viên, quản lý) về việc tài khoản đã được tạo/sửa/xóa/phân quyền.
• Đối với tài khoản mới, thông tin đăng nhập (tên tài khoản, mật khẩu ban đầu) thường được bàn giao cho nhân viên thông qua phòng Nhân sự hoặc trực tiếp.

Lưu trữ hồ sơ:

• Các thông tin liên quan đến yêu cầu và quá trình thực hiện được lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm soát và đối soát sau này.

Ứng dụng tự động hóa trong quy trình tạo, sửa, xóa, phân quyền account email trong ngân hàng 

Công nghệ Robotic Process Automation (RPA) đặc biệt phù hợp để tự động hóa quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu: Robot có thể được lập trình để theo dõi các email đến từ phòng Nhân sự hoặc các bộ phận liên quan, tự động trích xuất thông tin cần thiết từ các biểu mẫu hoặc nội dung email.
• Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt (một phần): Robot có thể thực hiện các kiểm tra cơ bản về tính đầy đủ và định dạng của thông tin. Đối với quy trình phê duyệt, robot có thể tự động chuyển yêu cầu đến người phê duyệt có liên quan dựa trên các quy tắc được thiết lập.
• Bước 3: Thực hiện tạo/ sửa/ xóa/ phân quyền: Đây là bước mà RPA thể hiện sức mạnh rõ rệt nhất. Robot có thể được lập trình để:
  • Đăng nhập vào hệ thống quản lý email
  • Thực hiện các thao tác tạo mới, sửa đổi, xóa tài khoản một cách chính xác theo thông tin đã được trích xuất
  • Phân quyền truy cập dựa trên vai trò và bộ phận của nhân viên
• Bước 4: Thông báo và bàn giao: Robot có thể tự động gửi email thông báo cho người yêu cầu và nhân viên mới về trạng thái tài khoản và thông tin đăng nhập
• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ: Robot có thể tự động lưu trữ các thông tin liên quan vào hệ thống quản lý hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu.

Hầu hết các bước trong quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email đều có thể được tự động hóa bằng RPA, mang lại hiệu quả đáng kể.

Hiệu quả khi ứng dụng tự động hóa trong ngân hàng

Việc ứng dụng RPA vào quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email mang đến sự thay đổi rõ rệt:

Trước tự động hóa:

• Quy trình thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi. 
• Nhân viên IT phải thực hiện các thao tác lặp đi lặp lại, dẫn đến sai sót thông tin tài khoản, ảnh hưởng đến khả năng truy cập và bảo mật. 
• Chi phí nhân lực cho các tác vụ này không nhỏ, và người dùng thường phải chờ đợi lâu để yêu cầu được xử lý, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. 
• Việc theo dõi và kiểm soát trạng thái yêu cầu cũng gặp nhiều khó khăn.

Sau tự động hóa (Hiệu quả đo lường):

• Giảm đến 90% thời gian xử lý: Robot thực hiện các tác vụ nhanh chóng và liên tục, rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu từ hàng giờ/ngày xuống chỉ còn vài phút.
• Đạt độ chính xác gần như tuyệt đối (99.99%): Robot hoạt động theo các quy tắc được lập trình, loại bỏ hoàn toàn sai sót do nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm đến 70% chi phí vận hành: Giảm đáng kể nhu cầu về nhân lực cho các tác vụ thủ công, tối ưu hóa chi phí liên quan.
• Tăng tốc độ xử lý gấp 5 lần: Yêu cầu được xử lý nhanh chóng, giúp nhân viên mới có thể bắt đầu công việc sớm hơn và các yêu cầu khác được giải quyết kịp thời.
• Cải thiện 100% khả năng kiểm soát và theo dõi: Mọi hoạt động của robot đều được ghi lại, cung cấp nhật ký chi tiết, giúp dễ dàng theo dõi trạng thái và kiểm soát quy trình.
• Giải phóng 50% thời gian làm việc của nhân viên IT: Nhân viên IT có thể tập trung vào các dự án chiến lược quan trọng hơn thay vì các công việc lặp đi lặp lại.

Lưu ý khi triển khai tự động hóa trong các ngân hàng

Việc triển khai tự động hóa trong ngân hàng cần được thực hiện một cách cẩn trọng và có kế hoạch để đảm bảo thành công và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi: Ngân hàng cần xác định rõ quy trình nào cần tự động hóa, mục tiêu cụ thể cần đạt được (ví dụ: giảm thời gian xử lý bao nhiêu phần trăm, giảm chi phí bao nhiêu), và phạm vi triển khai.
• Đánh giá tính khả thi: Cần đánh giá kỹ lưỡng tính khả thi về mặt kỹ thuật, chi phí và lợi ích của việc tự động hóa quy trình đã chọn.
• Lựa chọn công nghệ và đối tác phù hợp: Ngân hàng cần lựa chọn công nghệ tự động hóa phù hợp với đặc thù của quy trình và hệ thống hiện có. Việc hợp tác với các đối tác uy tín và có kinh nghiệm là rất quan trọng.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật: An toàn và bảo mật thông tin là yếu tố sống còn đối với ngân hàng. Cần đảm bảo rằng giải pháp tự động hóa được triển khai không làm tăng nguy cơ bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
• Chuẩn hóa quy trình: Trước khi tự động hóa, ngân hàng nên rà soát và chuẩn hóa quy trình hiện tại để đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng tự động hóa.
• Đào tạo và quản lý sự thay đổi: Cần đào tạo cho nhân viên về các công nghệ mới và quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả để đảm bảo sự chấp nhận và hợp tác từ phía nhân viên.
• Giám sát và đánh giá hiệu quả: Sau khi triển khai, cần liên tục giám sát hiệu quả của hệ thống tự động hóa và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất.
• Tuân thủ các quy định pháp lý: Việc triển khai tự động hóa cần tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu, quyền riêng tư và các quy định khác của ngành ngân hàng.

Giải pháp tự động hóa cho ngân hàng từ akaBot (Tập Đoàn FPT)

akaBot, tập đoàn FPT, là nền tảng tự động hóa quy trình bằng robot toàn diện và thông minh, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp, bao gồm cả ngân hàng, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, và tương tác với nhiều hệ thống khác nhau như con người thực hiện.

Giải pháp akaBot hỗ trợ tự động hóa quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email trong ngân hàng:

• Khả năng tương tác đa dạng: akaBot có thể tương tác với nhiều ứng dụng và hệ thống quản lý email phổ biến như Microsoft Exchange, Google Workspace, cũng như các hệ thống nội bộ khác của ngân hàng thông qua giao diện người dùng (UI) hoặc API (nếu có).
• Trích xuất và xử lý dữ liệu thông minh: Trợ lý robot ảo akaBot có thể được lập trình để tự động trích xuất thông tin từ email yêu cầu, biểu mẫu, hoặc các tài liệu liên quan một cách chính xác.
• Thực hiện các thao tác tự động: akaBot có thể tự động thực hiện các bước tạo mới, sửa đổi, xóa tài khoản, cũng như phân quyền truy cập theo các quy tắc và logic nghiệp vụ được thiết lập.
• Quản lý người dùng và quyền truy cập: akaBot cung cấp các công cụ để quản lý người dùng robot và phân quyền truy cập, đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống.
• Báo cáo và giám sát: Nền tảng akaBot cung cấp các chức năng báo cáo và giám sát trực quan, giúp ngân hàng theo dõi hiệu suất hoạt động của trợ lý bot ảo và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: akaBot có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tự động hóa ngày càng tăng của ngân hàng.
• Tính bảo mật cao: akaBot được thiết kế với các tính năng bảo mật tiên tiến để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và hệ thống của ngân hàng.

Tự động hóa & tối ưu vận hành trong ngân hàng từ những mắt xích nhỏ nhất 

Tự động hóa mang lại tiềm năng to lớn trong việc tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trong ngân hàng, trong đó có quy trình tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản email. Việc triển khai tự động hóa một cách thông minh và có kế hoạch sẽ giúp ngân hàng nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, cải thiện trải nghiệm nhân viên và khách hàng, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ.