Tự Động Hóa Trong Phòng Nhân Sự Và Hành Chính: Quản Lý Chấm Công Và Xử Lý Tiền Lương

Các phương pháp truyền thống trong việc quản lý chấm công và xử lý tiền lương thường dễ mắc sai sót, tốn thời gian và chi phí. Tự động hóa mang đến một giải pháp hiệu quả và chính xác hơn, giúp các phòng Nhân sự nâng cao năng suất, giảm bớt gánh nặng hành chính và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động. Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại đầy biến động, tự động hóa đã trở thành một nhu cầu thiết yếu, đặc biệt là trong các phòng Nhân sự và Hành chính.

Cách phòng Nhân sự và Hành chính áp dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động

Ứng dụng AI 

Theo nghiên cứu của Gartner, 38% lãnh đạo phòng Nhân sự đã bắt đầu khám phá hoặc triển khai các giải pháp AI nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho tổ chức của họ. Xu hướng này sẽ tiếp tục phát triển, khi 76% lãnh đạo Nhân sự cảnh báo rằng các tổ chức không áp dụng AI trong vòng 12 đến 24 tháng tới có nguy cơ bị tụt lại phía sau. Một số trường hợp ứng dụng AI:

• Sàng lọc CV/ hồ sơ ứng tuyển: AI có thể phát hiện các thành kiến trong quy trình tuyển dụng, đảm bảo tính công bằng. Thuật toán phân tích các yêu cầu công việc để tìm ra những CV tốt nhất, bao gồm cả những CV trước đây bị bỏ sót. Từ năm 2016, Unilever đã sử dụng AI và khoa học thần kinh trong tuyển dụng, minh chứng cho hiệu quả của AI.

• Phân tích Nhân sự: AI có thể dự báo các xu hướng trong các chỉ số nhân sự, như tỷ lệ nghỉ việc, mức độ hài lòng của nhân viên và tỷ lệ vắng mặt. AI cũng có thể đưa ra các khuyến nghị cụ thể nhằm giải quyết các thách thức về nhân sự và cải thiện kết quả.

• Học tập và phát triển chuyên môn: AI có thể đề xuất các mô-đun đào tạo cá nhân hóa dựa trên dữ liệu nhân viên, tạo điều kiện cho việc thăng tiến sự nghiệp.

• Chương trình hỗ trợ nhân viên cá nhân hóa: Chatbot AI có thể cung cấp hỗ trợ và tài nguyên bảo mật cho nhân viên, giúp giải quyết các vấn đề như căng thẳng, kiệt sức và cân bằng công việc – cuộc sống.

Ứng dụng Tự động hóa

Theo The Hackett Group, 65% doanh nghiệp đã triển khai giải pháp RPA trong bộ phận Nhân sự của họ. Những công cụ tự động hóa này đang giúp tinh giản các công việc lặp đi lặp lại, giải phóng các chuyên gia Nhân sự để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn như quản lý tài năng và phát triển nhân viên.

Bằng cách giảm tải các công việc thủ công, các phòng Nhân sự có thể hoạt động hiệu quả hơn và trở nên linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Một số trường hợp ứng dụng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng cho phòng ban này bao gồm:

• Quản lý dữ liệu: Quy trình này tự động thu thập, trích xuất dữ liệu từ các tài liệu giấy vào định dạng điện tử dễ dàng truy cập bằng công nghệ hiện đại.
• Tuyển dụng & hội nhập nhân viên mới: Tự động hóa sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và xử lý quy trình hội nhập giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và nâng cao trải nghiệm của ứng viên.
• Đào tạo và phát triển: Tự động hóa việc phân phối tài liệu, theo dõi tiến độ và đề xuất các cơ hội học tập phù hợp cho từng cá nhân.
• Quản lý hiệu suất: Tối ưu hóa quy trình đánh giá, lập kế hoạch phát triển và kế hoạch kế nhiệm hỗ trợ quá trình ra quyết định chính xác hơn.
• Quản lý quy trình nghỉ việc: Tự động hóa quy trình từ chức giúp đảm bảo các thủ tục cần thiết được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.

Trường hợp sử dụng tự động hóa chấm công và xử lý tiền lương

Ngoài các trường hợp kể trên, quản lý chấm công và xử lý tiền lương là hai lĩnh vực quan trọng mà tự động hóa có thể mang lại nhiều lợi ích cho phòng Nhân sự và Hành chính. Đây là những công việc thường lặp lại hàng ngày. Hai “ứng cử viên” sáng giá cho việc tự động hóa

Tự động hóa quản lý chấm công

• Loại bỏ nhập liệu thủ công: Bằng cách tự động hóa quy trình, RPA loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu đáng kể rủi ro sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Cập nhật theo thời gian thực: Dữ liệu chấm công được cập nhật liên tục, cung cấp cho đội ngũ Nhân sự quyền truy cập tức thì vào thông tin chính xác và kịp thời.

Tự động hóa quy trình xử lý tiền lương

• Tự động tạo báo cáo: RPA có thể tự động tạo các báo cáo tiền lương định kỳ theo yêu cầu của quy định pháp luật địa phương.
• Đối chiếu và kiểm tra: Hồ sơ chấm công được đối chiếu tự động với dữ liệu tiền lương để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Điều này giúp ngăn ngừa các lỗi và sự sai lệch trong quá trình xử lý lương.
• Quản lý đào tạo: RPA có thể tự động theo dõi đăng ký và tham gia các khóa đào tạo của nhân viên, gửi thông báo và nhắc nhở, tạo báo cáo tiến độ, và quản lý chấm công trong các buổi đào tạo định kỳ.

Bài học kinh nghiệm & lời khuyên cho việc ứng dụng tự động hóa hiệu quả

Kỳ vọng phi thực tế và tư duy “một giải pháp cho tất cả”

Theo Forbes, có từ 30% đến 50% các dự án tự động hóa quy trình bằng robot trên toàn cầu thất bại vì nhiều lý do. Một trong những nguyên nhân chính là do thiếu mục tiêu rõ ràng hoặc đặt ra kỳ vọng không thực tế. Tự động hóa không nên chỉ là một xu hướng mà doanh nghiệp tham gia theo người khác. Nếu không có tầm nhìn cụ thể và chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp có thể sẽ cần điều chỉnh lớn sau này.

Rơi vào tư duy “một giải pháp cho tất cả” cũng là hậu quả của việc thiếu tầm nhìn. Nghĩ rằng một giải pháp tự động hóa có thể giải quyết tất cả vấn đề là một công thức dẫn đến thất bại. Nhu cầu tự động hóa, loại giải pháp, và mức độ tự động hóa phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Để tự động hóa hiệu quả, cần có một cách tiếp cận được điều chỉnh phù hợp.

Đào tạo nhân viên không đúng cách

Theo khảo sát của PwC, 55% nhà tuyển dụng lo ngại sự thiếu hụt kỹ năng số sẽ cản trở sự đổi mới. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đầu tư vào đào tạo nhân viên và thúc đẩy truyền thông rõ ràng về việc triển khai tự động hóa. Khi nhân viên được đào tạo có hệ thống về các công nghệ mới, 70% báo cáo rằng họ tự tin hơn trong việc sử dụng công nghệ hiệu quả (Psico Smart). Đầu tư vào đào tạo giúp nhân viên xem tự động hóa là công cụ hữu ích, không phải là mối đe dọa. Họ sẽ được trang bị tốt hơn để khai thác lợi ích của tự động hóa và vượt qua các thách thức có thể phát sinh.

Lựa chọn công cụ phù hợp

Đây là một quyết định mang tính chiến lược và có ảnh hưởng sâu rộng về mặt tài chính. Mặc dù chi phí ban đầu có thể đáng kể, nhưng lợi ích kinh tế dài hạn thường vượt trội hơn. Theo Deloitte Insights, giảm chi phí là động lực chính cho nhiều tổ chức áp dụng tự động hóa thông minh. Để tránh lãng phí đầu tư, việc lựa chọn các công cụ phù hợp với mục tiêu kinh doanh, giúp tinh giản quy trình và giảm thiểu sai sót của con người là vô cùng quan trọng.

Với hơn 4.000 khách hàng doanh nghiệp tại 21 quốc gia (tính đến Q3 2024) và được các tập đoàn lớn như Gartner, Everest Group và IDC công nhận, akaBot FPT đã khẳng định mình là nhà cung cấp tự động hóa hàng đầu. Bằng cách cung cấp các giải pháp hyperautomation được tùy chỉnh theo nhu cầu và thách thức cụ thể của các doanh nghiệp đa dạng, akaBot FPT tự hào giới thiệu những giải pháp chuyên biệt của mình ra thị trường sôi động.

Bước tiếp theo

Trong bối cảnh kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, tự động hóa không còn là một lựa chọn xa xỉ mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu để doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh. Điều này đặc biệt có lợi cho các phòng ban như Nhân sự và Hành chính, nơi thường phải xử lý các công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian.

Đừng bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng! Liên hệ akaBot FPT ngay để khám phá cách tự động hóa tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp.