Việc ứng dụng AI tại Malaysia đang tăng tốc nhanh chóng. Chỉ riêng trong năm 2025, mức độ ứng dụng AI đã tăng 35% so với cùng kỳ năm trước với khoảng 27% doanh nghiệp đã sử dụng AI. Tuy nhiên, dù tỷ lệ ứng dụng đang tăng, 73% doanh nghiệp vẫn chỉ sử dụng AI cho các tác vụ cơ bản, và chỉ một phần nhỏ có thể chuyển hóa AI thành tác động kinh doanh thực sự. Điều này đặt ra một câu hỏi quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp Malaysia hiện nay: không phải là có nên ứng dụng AI hay không mà là làm thế nào để AI thực sự phát huy hiệu quả.
Hành trình của Pastry Pro đưa ra một câu trả lời rõ ràng. Bằng cách tập trung vào một điểm nghẽn vận hành thay vì mở rộng một cách dàn trải, công ty đã biến tự động hóa thành giá trị có thể đo lường chứ không chỉ là thêm một công cụ mới.
Table of Contents
Về Pastry Pro: Quy mô, độ phức tạp và áp lực vận hành
Được thành lập vào năm 1984, Pastry Pro là một trong những nhà cung cấp nguyên liệu bánh và sản phẩm bánh kẹo lớn nhất Malaysia, phục vụ nhiều nhóm khách hàng trong hệ sinh thái F&B – từ khách sạn, nhà hàng đến nhà sản xuất và quán cà phê.
Với định vị là giải pháp một cửa cho nhu cầu làm bánh, công ty quản lý danh mục sản phẩm rộng lớn với hơn 8.000 SKU, được nhập từ hơn 40 nhà cung cấp toàn cầu.
Quy mô này là một lợi thế cạnh tranh nhưng đồng thời cũng tạo ra độ phức tạp lớn trong vận hành.
Khi tăng trưởng bắt đầu tạo áp lực lên vận hành
Khi Pastry Pro mở rộng hoạt động kinh doanh, độ phức tạp trong vận hành cũng tăng theo. Những gì từng hoạt động hiệu quả ở quy mô nhỏ bắt đầu bộc lộ hạn chế khi nhu cầu ngày càng lớn.
Công ty phải quản lý dữ liệu từ hàng nghìn nhà cung cấp, trong khi báo cáo tồn kho, tưởng chừng là một tác vụ thường nhật lại cần xử lý thủ công và mất khoảng 10 phút cho mỗi báo cáo. Nhìn bề ngoài, điều này có vẻ không quá nghiêm trọng. Nhưng khi lặp lại trong hoạt động hằng ngày, nó tạo ra một lực cản âm thầm đối với năng suất.
Quan trọng hơn, các quy trình thủ công này tạo ra một vấn đề nguy hiểm hơn nhiều so với sự kém hiệu quả: sự thiếu chắc chắn.
Khi dữ liệu phụ thuộc nhiều vào thao tác nhập liệu của con người, sai sót là điều khó tránh khỏi. Và khi sai sót đi vào quy trình vận hành, việc ra quyết định bị chậm lại, niềm tin vào dữ liệu suy giảm, còn khả năng mở rộng trở nên mong manh.
Điểm khởi đầu chính xác: Tự động hóa báo cáo tồn kho ở lõi vận hành
Thay vì mở rộng tự động hóa trên nhiều chức năng cùng lúc, Pastry Pro tập trung vào một quy trình có tác động cao: báo cáo tồn kho – và hợp tác với akaBot để triển khai.
Trước khi tự động hóa, quy trình này hoàn toàn thủ công. Nhân viên phải trích xuất dữ liệu tồn kho từ nhiều hệ thống, tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo, một tác vụ lặp lại, mất khoảng 10 phút cho mỗi báo cáo và phải thực hiện liên tục trong ngày.
Thông qua nền tảng RPA của AkaBot, quy trình này được tái cấu trúc toàn diện thành một quy trình tự động hóa hoàn chỉnh.
Các bot phần mềm được triển khai để:
- Trích xuất dữ liệu tồn kho từ các hệ thống nội bộ
- Tổng hợp và xác thực dữ liệu từ nhiều nguồn
- Tạo báo cáo tồn kho theo định dạng chuẩn
- Cập nhật đầu ra theo định dạng yêu cầu mà không cần con người can thiệp
Một quy trình từng rời rạc và thủ công đã trở thành quy trình tự động hóa hoàn toàn, vận hành theo quy tắc và chạy ngầm trong hệ thống. Vai trò của con người được giảm xuống còn giám sát các trường hợp ngoại lệ, thay vì trực tiếp thực hiện tác vụ.
Tác động đo lường được: Từ nỗ lực thủ công đến hiệu quả có thể mở rộng
Kết quả của tự động hóa không chỉ là cải thiện nhỏ lẻ mà mang tính cấu trúc.
Pastry Pro ghi nhận:
- Giảm tới 90% thời gian xử lý báo cáo tồn kho
- Độ chính xác tăng lên khoảng 99%, giúp giảm đáng kể sai sót do con người
Những cải thiện này trực tiếp chuyển hóa thành lợi ích vận hành.
Các quy trình trở nên nhanh hơn và nhất quán hơn, loại bỏ độ trễ do xử lý thủ công. Quan trọng hơn, công ty có được khả năng xử lý khối lượng vận hành ngày càng tăng mà không cần tăng nhân sự theo tỷ lệ tương ứng một lợi thế then chốt đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng.
Trong trường hợp này, tự động hóa không chỉ là một công cụ nâng cao năng suất. Nó trở thành một cơ chế mở rộng quy mô.
Từ tự động hóa đến vận hành thông minh và có khả năng mở rộng
Những gì Pastry Pro đạt được với RPA mới chỉ là điểm khởi đầu của một sự chuyển dịch lớn hơn.
Khi doanh nghiệp trưởng thành hơn trên hành trình tự động hóa, trọng tâm sẽ tự nhiên vượt ra ngoài việc tự động hóa các tác vụ đơn giản. Câu hỏi không còn là làm thế nào để tự động hóa công việc lặp lại, mà là làm thế nào để xây dựng một mô hình vận hành có thể suy nghĩ, thích ứng và mở rộng cùng doanh nghiệp.
Đây là lúc tự động hóa bắt đầu phát triển thành một năng lực mang tính chiến lược hơn.
Các tổ chức đang chuyển từ những bot riêng lẻ sang tự động hóa đầu cuối nơi dữ liệu luân chuyển liền mạch, AI hỗ trợ ra quyết định và quy trình vận hành với mức can thiệp tối thiểu của con người. Trong mô hình này, tự động hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tái định hình cách doanh nghiệp vận hành.
Tự động hóa không còn chỉ là công cụ nâng cao hiệu quả. Nó đang trở thành nền tảng cho cách các tổ chức hiện đại vận hành giúp doanh nghiệp mở rộng nhanh hơn, phản ứng linh hoạt hơn trước thay đổi và vận hành bền bỉ hơn trong một môi trường ngày càng phức tạp.
Bắt đầu hành trình tự động hóa cùng akaBot
Pastry Pro không bắt đầu bằng một chiến lược chuyển đổi quy mô lớn.
Họ bắt đầu từ một quy trình và chứng minh giá trị trước.
Cách tiếp cận tương tự hiện nay đã dễ áp dụng hơn.
AkaBot đang cung cấp giấy phép AkaBot Center miễn phí trong 1 năm cho các doanh nghiệp tại Malaysia, cho phép các tổ chức thiết lập môi trường tự động hóa và bắt đầu xây dựng use case mà không cần đầu tư ban đầu.
Thay vì mất nhiều tháng để lên kế hoạch, doanh nghiệp có thể đi thẳng vào triển khai — xác định một quy trình có tác động cao, tự động hóa quy trình đó và kiểm chứng kết quả trong vận hành thực tế.
Với nhiều doanh nghiệp, rào cản lớn nhất không phải là công nghệ.
Mà là bắt đầu từ đâu.
👉 Khám phá chương trình tại đây:
https://akabot.com/migration-01-year-free-akabot-center-license-my-id/
