Ứng dụng RPA đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh doanh nghiệp như: rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng… Vậy có thể ứng dụng RPA trong những công việc và lĩnh vực nào để đạt được các lợi ích trên? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!
Table of Contents
Xu hướng và hiệu quả của tự động hóa bằng RPA
RPA hay Robotic Process Automation có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là ứng dụng công nghệ tự động hóa được tạo ra để thực hiện những tác vụ thủ công mang tính lặp đi lặp lại theo chu kỳ, nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Chi tiết hơn, những lợi ích việc ứng dụng RPA mang đến:
- Cho phép kiểm soát quá trình hoạt động của cả doanh nghiệp
- Giúp tiết kiệm chi phí hoạt động và thời gian vận hành
- Giúp giải phóng nhân sự khỏi những công việc thủ công, từ đó nhân sự có thể tập trung vào các công việc quan trọng và có giá trị hơn
- Giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác cho công việc
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng…
Thị trường RPA được dự đoán sẽ đạt 2,9 tỷ USD vào năm 2021 theo Forrester. Đây cũng là top 10 công nghệ hot nhất trên thị trường trong những năm 2020s, theo Gartner.
Các quy trình, tác vụ phù hợp để ứng dụng RPA
Cách thức hoạt động của RPA là sẽ hoạt động trên tầng giao diện của trình duyệt, phần mềm… vì thế để ứng dụng được RPA, các tác vụ cần đảm bảo một số đặc tính như sau:
- Có tính thủ công, lặp đi lặp lại theo quy trình;
- Dễ xảy ra sai sót;
- Dựa trên quy tắc riêng của từng doanh nghiệp;
- Có liên quan nhiều đến dữ liệu số;
- Có tính khắt khe về thời gian và theo thời vụ.
Rất nhiều quy trình hay tác vụ tại các doanh nghiệp hiện nay sở hữu những đặc tính kể trên. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những quy trình, tác vụ này:
Xem thêm:
- RPA Career Talk #1: Thực tế công việc RPA Developer
- RPA, Machine Learning, AI: Sự Khác Biệt Là Gì Và Kết Hợp Ra Sao?
Tự động hóa quy trình bán hàng
Những công việc trong quy trình bán hàng như: quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng (tiếp nhận đơn, xác định và phân loại sản phẩm, kiểm tra kho, lập hồ sơ xuất kho…) đều là những công việc có tính thủ công, lặp đi lặp lại nên hoàn toàn có thể ứng dụng được RPA.
Lúc này, việc sử dụng RPA sẽ giúp tăng thời gian xử lý đơn hàng, giảm chi phí nhân sự, hạn chế tối đa việc sai sót… Thống kê cho thấy một số doanh nghiệp sản xuất/bán lẻ khi ứng dụng RPA đã giúp giảm thời gian xử lý một đơn hàng từ 20 – 30 phút xuống 3 – 5 phút, nâng cao năng suất.
Tự động thanh toán tiền, chuyển tiền
Kế toán doanh nghiệp, giao dịch viên ngân hàng hiện đang tốn rất nhiều thời gian để xử lý hàng trăm những tác vụ lặp đi lặp lại như: giao dịch thanh toán tiền, chuyển tiền, xử lý trích xuất dữ liệu hóa đơn thanh toán…
Khi áp dụng triển khai RPA đối với những tác vụ này sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, cải thiện trải nghiệm khách hàng, đồng thời còn đảm bảo tính chính xác cao, hạn chế xuất hiện trường hợp chuyển sai, thanh toán sai.
Quản lý dữ liệu
Trong quản lý dữ liệu có rất nhiều đầu việc mang tính lặp đi lặp lại có thể ứng dụng RPA là: tiếp nhận thông tin, lưu trữ các loại hóa đơn, nhập thông tin khách hàng, tổng hợp, báo cáo…
Khi ứng dụng RPA vào các tác vụ này sẽ giúp giảm thời gian thu thập, xử lý dữ liệu. Lý do là vì RPA có thể lấy thông tin ở nhiều định dạng khác nhau, từ nhiều bộ phận như bán hàng, marketing, nhân sự…
Đặc biệt, giải pháp RPA còn hỗ trợ tốt trong việc xác thực dữ liệu, kiểm tra chéo với cơ sở dữ liệu có sẵn công khai. Ví dụ, triển khai RPA trong hoạt động nhân sự, thực hiện kiểm tra chéo giữa thời gian đăng nhập trong mạng công ty với báo cáo vắng mặt của nhân sự để xác thực dữ liệu khai báo chấm công.
Tạo báo cáo, gửi email, thông báo nội bộ
Nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã lựa chọn RPA để thực hiện các công việc như: tạo báo cáo, gửi email, thông báo nội bộ… nhằm giảm tải cho nhân sự, nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin hơn.
Các tác vụ này sẽ được lập trình sẵn để có thể tự động tạo email hàng loạt dựa trên dữ liệu lấy từ nhiều hệ thống. Nhân sự sẽ không phải thực hiện lọc dữ liệu hay gửi thông báo, email một cách thủ công như trước mà có thời gian xử lý các công việc quan trọng khác.
Quản trị quan hệ khách hàng
CRM (Customer Relationship Management) bao gồm việc lưu lại dữ liệu khách hàng để sử dụng về sau, đánh giá chất lượng tiềm năng, gửi email/ sms thông báo và chăm sóc khách hàng sau bán. Những đầu việc này thay vì thực hiện thủ công có thể ứng dụng RPA để thu được các lợi ích như:
- Tự động nhập thông tin và xây dựng dữ liệu khách hàng có tính chi tiết cao. Nhờ đó, bộ phận sales có thể dành nhiều thời gian cho hoạt động bán hàng chuyên môn hơn.
- Cho phép tạo và nhận dữ liệu thanh toán chi tiết nhanh chóng sau khi khách hàng hoàn thiện thanh toán.
- Giải quyết nhanh các vấn đề đơn giản cho khách hàng như: tạo tài khoản, cấp thẻ ngân hàng, phản hồi các thắc mắc…
Những điều này sẽ hỗ trợ tối đa trong việc giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, nâng cao lợi ích và cải thiện tối đa trải nghiệm khách hàng.
Xử lý văn bản, chứng từ, tài liệu
Mục tiêu chính của việc đối chiếu văn bản, chứng từ kế toán là hồ sơ không xuất hiện sai sót. Để đảm bảo độ tin cậy, kế toán cần thực hiện so sánh các tài liệu, ví dụ, sổ tiền mặt và bảng sao kê ngân hàng. Việc thực hiện các hoạt động xác nhận, đối chiếu thông tin trên hóa đơn, ghi nhận phân tích một cách thủ công thường khiến nhân viên kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn.
Nếu áp dụng tự động hóa quy trình xử lý văn bản sẽ cho phép quét thông tin trên hóa đơn ở mọi định dạng. Sau đó, bot tự động phân tích, kiểm tra đối chiếu thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Quy trình tự động giúp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình đối soát thủ công.
Tự động hoá tính lương
Bộ phận nhân sự có lẽ là nơi xuất hiện nhiều quy trình thủ công nhất trong doanh nghiệp. Tiêu biểu phải kể đến hoạt động tính lương và trả lương. Để hạn chế nguy cơ xảy ra sai sót khi tính lương doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp RPA.
RPA có thể thực hiện lập bảng chấm công chi tiết cho từng nhân viên để phục vụ tính lương. Từ dữ liệu này cùng với các dữ liệu nhân sự khác, hệ thống tự động tính lương cho từng nhân viên một cách chính xác tuyệt đối.
4 lĩnh vực ứng dụng RPA phổ biến
Hiện nay, có 4 nhóm ngành chính có thể được coi là đại diện tiêu biểu phù hợp với việc ứng dụng RPA, bao gồm: sản xuất/ bán lẻ, tài chính ngân hàng, viễn thông, logistics.
Ứng dụng RPA trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng
Lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng có nhiều tác vụ thủ công có thể ứng dụng RPA như thu thập thông tin đầu vào, trao đổi thông tin và xử lý thông tin rút tiền, chuyển tiền, cho vay… Hơn nữa, các tác vụ trong lĩnh vực này đều yêu cầu hạn chế tối đa sai sót, cần có tính chính xác cao. Điều này cho thấy việc triển khai RPA trong lĩnh vực ngân hàng là rất phù hợp.
Tự động hóa với RPA sẽ giúp các doanh nghiệp tài chính, ngân hàng rút ngắn thời gian thu thập thông tin, tự động phân tích đối chiếu và xuất ra báo cáo, hạn chế tối đa sai sót…
Các công việc có thể ứng dụng RPA trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng:
- Cho vay thế chấp: Bot sẽ hỗ trợ kiểm tra lý lịch khách hàng để xử lý đơn đăng ký và gửi thông tin cho bộ phận có thẩm quyền cấp kinh phí cho vay. Đồng thời, bot cũng quản trị và giám sát khoản vay của khách hàng.
- Thanh toán: Cho phép khởi tạo và hồi phục lệnh thanh toán, xử lý thanh toán. Bot cũng giám sát cảnh báo và sàng lọc trước và sau khi lệnh thanh toán được thực hiện…
RPA trong lĩnh vực sản xuất/bán lẻ
Lĩnh vực sản xuất/bán lẻ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, xử lý hóa đơn, kiểm soát hàng tồn kho thủ công dẫn đến việc tốn kém chi phí mà hiệu quả lại không như mong đợi. Khi ứng dụng RPA sẽ giúp tăng năng suất bán hàng, giảm chi phí nhân sự, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 20 – 30 phút/đơn xuống còn 3 – 5 phút/đơn hàng…
Có thể tự động hóa với bot một số quy trình trong sản xuất/bán lẻ, bao gồm:
- Ứng dụng RPA để tạo BOM (Bill of Material) cho phép khách hàng tham khảo trước khi ra quyết định mua; tự động thu thập, xử lý dữ liệu để xuất báo cáo; hỗ trợ chăm sóc khách hàng với trả lời tự động những khiếu nại, phản ánh của khách hàng…
- Ứng dụng RPA để xử lý hóa đơn: quét, đọc và kiểm tra hóa đơn theo đơn đặt hàng, tự động gửi hóa đơn cho bộ phận liên quan, nhập hóa đơn vào hệ thống và đánh dấu hóa đơn sau khi hoàn tất đơn hàng…
RPA trong lĩnh vực viễn thông
Lĩnh vực viễn thông có các dịch vụ vận hành như hỗ trợ khách hàng, thanh toán, thực hiện đơn đặt hàng… Những quy trình lặp đi lặp lại này đang trở nên phức tạp và khó xử lý vì có hàng triệu người thuộc nhiều phân khúc khác nhau đăng ký sử dụng. Vì thế, nhiều doanh nghiệp viễn thông đã lựa chọn giải pháp RPA để vượt qua các thách thức trên.
Các trường hợp sử dụng RPA trong viễn thông bao gồm xử lý thanh toán, dịch vụ khách hàng, khả năng chuyển số, tăng tốc quá trình xác minh tài liệu và phân bổ SIM, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, quản lý dữ liệu… Cụ thể là:
- Quản lý mạng: Ứng dụng công nghệ RPA để quản lý sự cố, sự kiện và chẩn đoán để các kỹ sư mạng có thể tập trung sang các quy trình phức tạp hơn.
- Trả lời các câu hỏi của khách hàng: Các bot có thể giải đáp các thắc mắc đơn giản cho khách hàng hoặc chuyển hướng các câu hỏi phức tạp cho con người để có thể phục vụ khách hàng ngay lập tức, tăng trải nghiệm khách hàng.
RPA trong lĩnh vực Logistics
Logistics là một ngành rất phức tạp, bao gồm rất nhiều tác vụ được phối hợp nhịp nhàng, chẳng hạn như xử lý đơn đặt hàng, kiểm kê, lên lịch, theo dõi giao hàng… Vì thế ứng dụng RPA chính là mấu chốt thay đổi cuộc chơi trong tương lai của ngành này.
Các doanh nghiệp logistics chọn giải pháp tự động hóa với bot có thể giảm số lượng nhân sự, giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và nhanh chóng chuyển hàng cho khách. Đồng thời, ứng dụng RPA cũng giúp doanh nghiệp logistics cải thiện quy trình làm việc để giảm thiểu chi phí. Các ứng dụng cụ thể như:
- Quản lý vận chuyển: Các bot RPA sẽ theo dõi các đơn đặt hàng và cập nhật chi tiết từng đơn đặt hàng trên tất cả các hệ thống có liên quan, tạo thông báo cho khách hàng nếu có sự chậm trễ, cập nhật đơn đặt hàng theo thời gian thực.
- Hoạch định Cung và Cầu: Việc có đầy đủ thông tin bản ghi, bộ dữ liệu bán hàng, chỉ số thị trường và đơn đặt hàng sẽ giúp các nhà quản lý rút ngắn thời gian đưa ra dự báo và các kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Như vậy, có rất nhiều quy trình, tác vụ cũng như lĩnh vực ngành nghề khai thác được lợi ích từ việc ứng dụng RPA. Vì thế các doanh nghiệp đừng ngần ngại trong việc nghiên cứu, tìm kiếm và áp dụng triển khai RPA.
akaBot hiện là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp giải pháp tự động hóa RPA tại Việt Nam. Các giải pháp RPA của akaBOT có thể triển khai trong nhiều lĩnh vực từ logistics đến bán lẻ, viễn thông. Đặc biệt, khi triển khai giải pháp RPA của akaBot, quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn cụ thể bởi đội ngũ kỹ thuật viên, tư vấn viên am hiểu quy trình nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm triển khai thực tế.
Triển khai giải pháp tự động hóa là một trong những cách thức để doanh nghiệp chuyển đổi số trong kỷ nguyên công nghệ 4.0. Ứng dụng RPA trên thực tế mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực trong từng lĩnh vực, công việc cụ thể. Các doanh nghiệp hãy nhanh tay đăng ký sử dụng giải pháp tự động hóa tại đây.
Nguồn:
https://ubot.vn/ung-dung-cong-nghe-rpa-tai-sme/
https://www.guru99.com/robotic-process-automation-tutorial.html
