Ứng Dụng Tự Động Hóa Trong Bài Toán Phân Phối Thuốc Ngành Dược Phẩm

Trong ngành dược phẩm được quản lý chặt chẽ, nơi độ chính xác và sự tuân thủ đóng vai trò cốt lõi, tự động hóa đang trở thành giải pháp đột phá. Hãy cùng tìm hiểu cách công nghệ này mang lại sự thông minh và hiệu quả vượt trội cho toàn ngành.

Đặc thù phân phối ngành dược

Quy trình phân phối sản phẩm dược phẩm là một hệ thống đa chiều được thiết kế để đảm bảo an toàn và hiệu quả. Những đặc điểm nổi bật bao gồm:

Sự phức tạp của quy trình phân phối dược phẩm

Phân phối dược phẩm nổi bật với sự phức tạp do tính chất nhạy cảm của sản phẩm và các yêu cầu quy định nghiêm ngặt. Theo PNR Pharma, quy trình này bao gồm việc quản lý hệ thống IRT cho các thử nghiệm lâm sàng, đảm bảo độ chính xác trong xử lý đơn hàng, lựa chọn đối tác vận chuyển tuân thủ quy định và duy trì kiểm soát nhiệt độ chặt chẽ để bảo toàn chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, nhu cầu phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan, bao gồm nhà sản xuất, nhà phân phối và đối tác logistics, càng làm tăng thêm độ phức tạp, đòi hỏi kế hoạch chi tiết và giám sát theo thời gian thực.

Đảm bảo tuân thủ cao nhờ quản lý chặt chẽ

Sự phức tạp trong việc tuân thủ quy định toàn cầu của ngành dược phẩm bắt nguồn từ yêu cầu đáp ứng các quy định đa dạng và thường mâu thuẫn giữa các quốc gia. Mỗi khu vực, như FDA của Hoa Kỳ, Cơ quan Dược phẩm Châu Âu (EMA), PMDA của Nhật Bản và Cục Quản lý Dược Việt Nam, đều có bộ yêu cầu riêng đối với việc phê duyệt, sản xuất và phân phối thuốc, với sự khác biệt đáng kể khi các công ty dược phẩm muốn xuất khẩu hoặc kinh doanh quốc tế (World Pharma Today). Ngoài ra, các công ty dược phẩm còn phải điều hướng qua các quy định về hải quan và thương mại, bao gồm thuế quan và luật thương mại quốc tế, ảnh hưởng đến việc vận chuyển nguyên liệu thô và sản phẩm hoàn chỉnh.

Chuyên môn – Yếu tố cốt lõi của đảm bảo chất lượng

Theo Management Sciences for Health, chất lượng của sản phẩm dược phẩm cuối cùng chịu ảnh hưởng từ nguyên liệu đầu vào, thiết bị và trình độ chuyên môn kỹ thuật tham gia vào quy trình sản xuất và đóng gói. Khác với các sản phẩm tĩnh, thuốc là một sản phẩm động, với các đặc tính như màu sắc, độ đặc, và cấu trúc hóa học có thể thay đổi từ khi sản xuất đến khi sử dụng. Hệ thống đảm bảo chất lượng trong chuỗi cung ứng dược phẩm đảm bảo rằng mỗi loại thuốc đến tay bệnh nhân đều an toàn, hiệu quả và đạt tiêu chuẩn chất lượng phù hợp. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động kỹ thuật và quản lý, bao gồm đánh giá tài liệu sản phẩm, thực hiện các kiểm tra kiểm soát chất lượng và giám sát hiệu suất của sản phẩm.

Giải pháp tự động hóa cho các quy trình thuộc khâu phân phối

Tự động hóa quy trình phân phối có thể nâng cao đáng kể hiệu suất và độ chính xác ở nhiều giai đoạn khác nhau trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là một số trường hợp ứng dụng tiêu biểu của tự động hóa trong phân phối:

• Quản lý tồn kho: Tự động theo dõi và bổ sung hàng hóa để duy trì mức tồn kho tối ưu và giảm thiểu sai sót thủ công.
• Quản lý logistics: Cải thiện việc lập tuyến đường, lên lịch và theo dõi giao hàng nhằm tăng hiệu quả và đảm bảo thời gian vận chuyển.
• Xử lý đơn hàng: Tinh giản quy trình nhập liệu, xác minh và thực hiện đơn hàng để nâng cao tốc độ và độ chính xác khi giao sản phẩm.
• Theo dõi và thông báo lô hàng: Cung cấp thông tin theo dõi lô hàng theo thời gian thực và tự động gửi thông báo đến khách hàng về trạng thái đơn hàng cũng như cập nhật giao hàng.
• Xử lý hóa đơn và thanh toán: Tinh giản quy trình tạo, xác minh và phê duyệt hóa đơn, cũng như xử lý thanh toán để cải thiện độ chính xác tài chính và giảm gánh nặng hành chính.
• Tiếp nhận nhà cung cấp: Tự động hóa việc đăng ký và xác minh tài liệu của nhà cung cấp để đơn giản hóa quy trình tiếp nhận và tuân thủ.
• Giám sát tuân thủ: Tự động hóa việc giám sát các yêu cầu quy định nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn ngành và tránh bị phạt.

Đối tác đáng tin cậy trong triển khai tự động hóa cho các công ty dược phẩm

Để thành công trong hành trình chuyển đổi số, nhiều công ty dược phẩm như GONSA đã hợp tác với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ hàng đầu, điển hình là SAP S/4HANA và akaBot của FPT IS.

GONSA, một nhà phân phối lớn các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, trước đây phải dựa vào quy trình thủ công để xử lý hàng nghìn hóa đơn và đơn hàng mỗi tháng. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt trong các kỳ kế toán quan trọng. Với việc tự động hóa xác minh hóa đơn bằng akaBot, công ty đã tối ưu hóa quy trình như đối chiếu thông tin nhà cung cấp, số lô sản phẩm, và ngày hết hạn với hệ thống ERP SAP trên nền tảng đám mây. Các hóa đơn chính xác được xử lý tự động, trong khi những điểm sai lệch được đánh dấu để kiểm tra, giúp giảm thời gian xử lý xuống chỉ còn 1–2 phút mỗi hóa đơn và loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người.

Tác động đột phá của akaBot còn mở rộng sang quy trình mua hàng của GONSA. Các nhiệm vụ như xử lý lệnh giữ tín dụng hoặc bổ sung hàng tồn kho đều được tự động hóa. Hệ thống kiểm tra giới hạn tín dụng mỗi 30 phút và kích hoạt các lệnh mua hàng kịp thời, thay thế hoàn toàn các can thiệp thủ công. Nhờ tự động hóa toàn diện từ đầu đến cuối trong các phòng ban kế toán và mua hàng, GONSA tiết kiệm được tới 1.100 giờ làm việc mỗi tháng, đảm bảo độ chính xác 100% và tạo điều kiện để nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và có giá trị cao hơn.

Về akaBot

Với những thành tựu nổi bật, akaBot là đối tác tự động hóa đáng tin cậy, cung cấp dịch vụ toàn diện, tích hợp AI và hỗ trợ 24/7, trở thành giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp tìm kiếm tự động hóa thông minh trên toàn cầu.

Được thiết kế như một giải pháp tự động hóa thông minh toàn diện, akaBot cung cấp đầy đủ dịch vụ RPA, bao gồm đánh giá, thử nghiệm ý tưởng (PoC), triển khai, vận hành, bảo trì và hỗ trợ 24/7. Giải pháp tích hợp AI một cách liền mạch, hỗ trợ triển khai linh hoạt trên nền tảng tại chỗ hoặc đám mây, cùng với các tính năng OCR, hội thoại và nhận diện giọng nói. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ từ đầu đến cuối, akaBot sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu tự động hóa đa dạng.

Liên hệ ngay để khám phá tiềm năng tự động hóa cho doanh nghiệp dược phẩm của bạn!