Trong kỷ nguyên chuyển đổi số hiện nay, nhu cầu về tự động hóa và tối ưu vận hành đã trở nên rất thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, bao gồm cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI). Cùng khám phá ngay những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp FDI phải đối mặt khi triển khai tự động hóa, cũng như cách mà tự động hóa có thể thúc đẩy những cải tiến đáng kể cho tổ chức.
Cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp FDI trong việc ứng dụng tự động hóa để tối ưu vận hành
Cơ hội
Đi trước, đón đầu trong công nghệ
Việc sớm áp dụng các công nghệ có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí và thời gian. Theo một khảo sát của Deloitte, các công ty sau khi vượt qua giai đoạn thử nghiệm áp dụng tự động hóa thông minh đã tiết kiệm được trung bình 32% chi phí. Thống kê này nhấn mạnh tác động sâu rộng của tự động hóa đối với hiệu quả vận hành. Bằng cách giảm thiểu các quy trình thủ công và tối ưu hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tái phân bổ nguồn lực cho các sáng kiến chiến lược hơn, qua đó nâng cao năng suất tổng thể.
Nâng cao sự hài lòng của nhân viên
Theo Báo Cáo The Future Of Work (OECD), 50% công việc hiện nay có thể tự động hóa, cho thấy tiềm năng to lớn của tự động hóa trong việc tăng năng suất lao động. Nghiên cứu từ Vertin System cho thấy 71% người lao động ưa chuộng việc sử dụng công nghệ để thay thế các công việc thủ công và tốn nhiều sức lực. Đáng chú ý, 72% nhân viên ít căng thẳng có điều kiện tiếp cận công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả. Những số liệu này mở ra các cơ hội kinh doanh mới, vì việc cải thiện sự hài lòng của nhân viên có thể nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
Linh hoạt trước sự thay đổi
Việc áp dụng tự động hóa giúp doanh nghiệp sẵn sàng thích ứng với những thay đổi. Theo KanbanZone, khi quy trình càng được tối ưu, chu kỳ kinh doanh càng nhanh. Từ đó kết quả nhanh hơn, tiết kiệm nguồn lực, cuối cùng giúp doanh nghiệp tăng trưởng. Một lợi ích quan trọng khác là nguyên tắc cải tiến liên tục. Khả năng cải thiện quy trình và không ngừng nâng cao lợi tức đầu tư là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt.
Thách thức
Chi phí đầu tư ban đầu cao
Chi phí đầu tư, triển khai, đào tạo nhân sự là thách thức cho nhiều doanh nghiệp. Các công ty cần tiến hành phân tích chi phí – lợi ích toàn diện. Từ đó hiểu rõ giá trị lâu dài của những khoản đầu tư này. Ngoài ra, việc tìm kiếm các lựa chọn tài chính và thiết lập các quan hệ đối tác chiến lược có thể giúp phân bổ chi phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc áp dụng các công nghệ cần thiết và cải thiện hiệu quả vận hành. (Valet Wireless).
Sự hạn chế của lực lượng lao động
Theo báo cáo của Đại Biểu Nhân Dân, mặc dù chất lượng của lực lượng lao động Việt Nam đang dần cải thiện. Với tỷ lệ lao động được đào tạo tăng lên hàng năm và đạt 26,2% đối với những người có bằng cấp hoặc chứng chỉ, nhiều chuyên gia nhận định rằng thị trường lao động vẫn chưa phát triển kịp với tốc độ và yêu cầu của tăng trưởng kinh tế, xã hội. Lực lượng lao động thường có khả năng thích ứng, chủ động và linh hoạt thấp, đặc biệt khi đối mặt với những cú sốc như đại dịch COVID-19, cho thấy nhiều thách thức lớn. Ví dụ như, việc tìm việc làm cho gần 2 triệu lao động rời khỏi thị trường lao động đã trở thành một vấn đề cấp bách.
Thách thức trong bảo trì và nâng cấp
Để đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật và bảo trì đúng cách, các doanh nghiệp phải hợp tác chặt chẽ với các đối tác và nhà cung cấp đáng tin cậy. Đồng thời đi trước bằng cách áp dụng những giải pháp và công nghệ tiên tiến. Đây là một thách thức không nhỏ, nhất là khi sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mang đến những lo ngại lớn về an ninh mạng. Trong bối cảnh này, các doanh nghiệp phải cân bằng giữa đổi mới và quản lý rủi ro, khiến việc bảo trì và an ninh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Các trường hợp sử dụng tự động hóa – tối ưu hóa vận hành trong doanh nghiệp FDI
- Tự động hóa quy trình bán hàng: Các công việc như quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn hàng, thường lặp đi lặp lại, rất phù hợp cho tự động hóa thông minh. Điều này không chỉ tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng và giảm chi phí nhân công mà còn hạn chế sai sót. Một số doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ đã giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 20-30 phút xuống còn 3-5 phút, qua đó tăng năng suất đáng kể.
- Thanh toán tự động: Kế toán và giao dịch viên ngân hàng thường mất nhiều thời gian xử lý các tác vụ lặp lại như thanh toán và chuyển khoản. Việc áp dụng tự động hóa giúp xử lý giao dịch nhanh hơn, cải thiện trải nghiệm khách hàng và đảm bảo độ chính xác cao.
- Quản lý dữ liệu: Trong quản lý dữ liệu, nhiều công việc lặp lại như tiếp nhận thông tin và lưu trữ hóa đơn có thể tự động hóa. Điều này giúp giảm thời gian thu thập và xử lý dữ liệu, đồng thời hỗ trợ xác minh thông tin và đối chiếu với cơ sở dữ liệu hiện có.
- Tạo báo cáo và thông báo: Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng tự động hóa để tạo báo cáo, gửi email và phát hành thông báo nội bộ, tăng cường hiệu quả truyền tải thông tin và giảm tải công việc cho nhân viên.
- Quản lý quan hệ khách hàng: Tự động hóa cho phép nhập thông tin khách hàng tự động và tạo các bộ dữ liệu chi tiết, giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào các công việc chuyên môn hơn. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ giải quyết nhanh các vấn đề khách hàng đơn giản.
- Xử lý tài liệu và hóa đơn: Tự động hóa việc xử lý tài liệu có thể quét thông tin từ các hóa đơn ở bất kỳ định dạng nào, đối chiếu dữ liệu và đảm bảo tuân thủ pháp lý, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
- Tự động hóa bảng lương: Phòng nhân sự có thể sử dụng tự động hóa để theo dõi thời gian và tính lương chính xác, giảm thiểu sai sót trong quy trình tính lương và đảm bảo chi trả kịp thời, chính xác cho nhân viên.
Lời khuyên cho việc tự động hóa trong doanh nghiệp FDI
Xác định và xây dựng chiến lược
Theo Microsoft, khi triển khai tự động hóa trong các doanh nghiệp FDI, việc ưu tiên các quy trình lặp đi lặp lại, tốn thời gian và có tiềm năng cao trong việc nâng cao hiệu quả là rất quan trọng. Bắt đầu với các tác vụ như nhập liệu, xử lý đơn hàng, tính lương và quản lý hóa đơn, những công việc có thể được tự động hóa với ít sự can thiệp của con người. Doanh nghiệp sẽ ngay lập tức giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Ngoài ra, hãy tập trung vào những quy trình cốt lõi của doanh nghiệp và có tính lâu dài, đảm bảo lợi tức đầu tư bền vững.
Chọn đối tác phù hợp
Như Warren Buffett đã nói, “Hợp tác không chỉ là một hợp đồng pháp lý giữa hai cá nhân bình đẳng. Đó là một liên minh tình cảm giữa hai người cam kết vì sự thành công của nhau.” Quan điểm này cho thấy tầm quan trọng của niềm tin lẫn nhau và mục tiêu chung trong bất kỳ mối quan hệ đối tác nào.
Một đối tác phù hợp không chỉ mang lại chuyên môn kỹ thuật. Họ còn phải có sự đồng điệu với tầm nhìn thành công của doanh nghiệp bạn trong hành trình tự động hóa. Họ cần hiểu rõ những thách thức riêng của doanh nghiệp. Từ đó, có những sự hợp tác để xây dựng các giải pháp tùy chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả và đổi mới. Ngoài ra, đối tác phù hơp sẽ là người đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình tự động hóa, đảm bảo cả hai bên đều cam kết đạt được kết quả mong muốn.
akaBot (FPT) là một đối tác đáng tin cậy để hiện thực hóa mục tiêu tự động hóa toàn diện này. Với định hướng trở thành giải pháp Hyperautomation toàn diện cho các doanh nghiệp trên toàn cầu, akaBot cung cấp đầy đủ các dịch vụ RPA bao gồm đánh giá và chứng minh khái niệm (PoC), triển khai, vận hành, bảo trì và hỗ trợ 24/7. Nền tảng này còn tích hợp AI với các tùy chọn triển khai linh hoạt, từ tại chỗ đến trên đám mây, hỗ trợ OCR và khả năng đàm thoại, giọng nói. Với đội ngũ chuyên gia và dịch vụ hỗ trợ liên tục, akaBot đáp ứng hiệu quả các nhu cầu tự động hóa của doanh nghiệp.
Thử nghiệm thí điểm trước khi triển khai toàn diện
Như đã đề cập ở trên, một dự án thí điểm thường bắt đầu với một bản kế hoạch kinh doanh, phác thảo mục tiêu, phương pháp và các chỉ số thành công của dự án. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu giảm thời gian kiểm thử hồi quy từ một tuần xuống còn một ngày, một mục tiêu thực tế hơn có thể là giảm 20% số bài kiểm thử xuống 50% (Software Testing Genius).
Như Bill Gates đã nói: “Quy tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một quy trình hiệu quả sẽ phóng đại hiệu quả đó. Quy tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một quy trình không hiệu quả sẽ phóng đại sự không hiệu quả.” Các dự án thí điểm cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình trước khi áp dụng tự động hóa trên diện rộng, giảm thiểu rủi ro về sự không hiệu quả và tối đa hóa các lợi ích tiềm năng.
Luôn theo dõi kết quả
Để đảm bảo các sáng kiến tự động hóa đạt được hiệu quả tối ưu. Việc theo dõi chặt chẽ các KPI và phân tích chi phí – lợi ích là vô cùng quan trọng. Đánh giá chất lượng thực hiện, tần suất phát sinh hay quy trình thay thế đều cần chú trọng. Những thông tin thu thập được sẽ giúp xác thực thiết kế quy trình ban đầu. Từ đó, cung cấp cơ sở để điều chỉnh, cải tiến quy trình một cách liên tục, tạo ra một vòng lặp hoàn thiện.
Kết luận
Đẩy mạnh tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp FDI chủ động khám phá ra tiềm năng công nghệ mới. Việc đón nhận hành trình này sẽ giúp tối ưu hóa sản xuất nguồn lực. Ngoài ra, còn nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Hãy cùng chúng tôi tiên phong trên hành trình này ngay hôm nay! Liên hệ tại: akaBot
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!